Mit dem Xentral Flow Editor Unternehmensprozesse selbst automatisieren – so geht's

Was passiert, wenn dein ERP schneller reagiert als dein Team? 

Aufträge wickeln sich selbst ab. Finanzdaten landen pünktlich beim Steuerberater. Bestände aktualisieren sich kanalübergreifend, bevor jemand auch nur einen Klick gemacht hat. Das ist keine Zukunftsvision, das ist das Ergebnis, wenn Xentral Flows im Einsatz ist.

Xentral Flows basieren auf einer einfachen, aber mächtigen Logik: Wenn Ereignis X eintritt, führe Aktion Y aus. Automatisch, sofort, ohne manuelle Auslöser. Während Xentral von Haus aus bereits starke Kernprozesse für Logistik, Lager und Verkauf mitbringt, erlauben dir Flows, diese Logik flexibel zu erweitern ohne das starre Korsett klassischer ERP-Systeme.

Jedes wachsende KMU stößt irgendwann an dieselbe Grenze: Aufträge steigen, aber die manuellen Klicks im Hintergrund fressen die Marge auf. Xentral Flows schließen genau diese Lücke.

Welche Prozesse lassen sich mit Xentral Flows sofort automatisieren? 

Du musst das Rad nicht immer neu erfinden. Schon seit einiger Zeit, stehen dir in unserer Workflow-Bibliothek zahlreiche vordefinierte Flows bereit, die du mit wenigen Klicks aktivieren kannst, um sofort Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren:

• KI-Produkttexte auf Knopfdruck: Erstellt beim Anlegen neuer Produkte sofort verkaufsstarke und SEO-optimierte Beschreibungen per KI.
• Intelligente Lager-Zuweisung: Ordnet Bestellungen basierend auf Lieferland oder Priorität vollautomatisch dem passenden Versandlager zu.
• Automatischer Margen-Schutz: Stoppt den Versand sofort, falls der Einkaufspreis über dem Verkaufspreis liegt, um Verlustgeschäfte zu verhindern.
• Feiertags-Anpassung: Verschiebt Liefertermine vor Feiertagen automatisch, um eine pünktliche Zustellung bei deinen Kund:innen zu garantieren.
• Massen-Rechnungsdruck: Generiert gesammelt alle Rechnungsbelege für eine Liste ausgewählter Aufträge in einem einzigen, zeitsparenden Schritt.
• Gratis-Beigaben-Trigger: Fügt Bestellungen ab einem definierten Mindestbestellwert automatisch ein kostenloses Extra hinzu, um den Warenkorbwert zu steigern.

ERP-Automatisierung selbst bauen: So funktioniert der Xentral Flow Editor 

Bisher konntest du Xentral Flows, wie gerade beschrieben, vor allem auf der „Konsum-Seite“ erleben: Du hast fertige Automatisierungen aus unserer Workflow-Bibliothek gratis aktiviert und im Dashboard überwacht. Wenn du jedoch einen Prozess anpassen oder eine ganz eigene Logik bauen wolltest, war das bisher ein Projekt für Xentral-Partner:innen im mächtigen Xentral Connect-Backend.

Das ändert sich jetzt. Wir bringen die Produktion direkt in deine Xentral-Oberfläche. Mit dem neuen Flow Editor für Kund:innen schließen wir die Lücke zwischen Standard und Individualisierung. Hier eine schematische Einordnung:

• Workflow-Bibliothek (No-Code): Ready-to-use Standard-Flows einfach per Klick aktivieren.
• Flow-Editor für Kunden (Low-Code): Beständige Bibliotheks-Flows im intuitiven Interface selbst anpassen oder neue Flows per Drag-and-drop von Grund auf neu bauen.
• Xentral Connect Backend (Partnerzugang): Bleibt die Heimat für hochkomplexe Integrationsprojekte, Scripting und tiefe Backend-Architekturen.

Das bedeutet für dich: Maximale Flexibilität, schnelle Anpassungen an neue Marktchancen und keine Wartezeiten auf externe Entwickler:innen.

Flow Editor oder KI-Agent: Wann nutzt du was? 

Regelbasierte Flows und KI-Agenten lösen grundlegend verschiedene Probleme und genau deshalb ersetzen sie sich nicht, sondern greifen ineinander. Ein Flow im Xentral Flows Editor arbeitet deterministisch: Die Regel ist fest definiert, das Ergebnis ist jedes Mal identisch und vollständig nachvollziehbar. Das macht Flows zur richtigen Wahl für alles, was Präzision und Wiederholbarkeit verlangt – DATEV-Exporte, Versandlabels, Bestandsabgleiche, Rechnungserstellung.

Ein KI-Agent im Agent Hub arbeitet anders: Er interpretiert, wägt ab und trifft Einschätzungen auf Basis von Wahrscheinlichkeiten. Das macht ihn stark überall dort, wo Eingaben unstrukturiert sind – eine Retouren-Mail, eine mehrdeutige Produktanfrage, eine Zahlung ohne eindeutige Referenz.

Der entscheidende Unterschied in der Praxis: Flows kosten bei Millionen von Transaktionen kaum Ressourcen, weil sie keine Interpretation brauchen. KI-Agenten verbrauchen mehr, liefern dafür aber Entscheidungen, die kein regelbasiertes System treffen könnte. Beide zusammen ergeben ein ERP, das sowohl präzise als auch intelligent arbeitet.

Dadurch, dass Xentral stets mehr zu einem KI-ERP wird, stellt sich für viele Händler:innen die Frage: Ersetzt KI jetzt klassische Workflows? Die klare Antwort lautet: Nein. Sie ergänzen sich perfekt.

Das Zusammenspiel in der Praxis: Flow trifft KI-Agent 

Die echte Magie entsteht, wenn beide Welten miteinander verschmelzen. Du kannst beispielsweise einen daten- und prozesssicheren Flow für dein Retourenmanagement aufsetzen. Für die 5 % der unklaren Edge-Cases (z. B. eine wütende, unstrukturierte Kunden-E-Mail) integrierst du in Zukunft einfach einen KI-Agenten als Prozessschritt in den Flow. Der Agent interpretiert den Text, schlägt die Lösung vor, und der deterministische Flow führt die Rückzahlung exakt aus.

Fazit 

Manuell ausgelöste Prozesse sind keine Kleinigkeit. Sie sind eine strukturelle Wachstumsbremse. Jeder Klick, der sich täglich wiederholt, ist Kapazität, die deinem Team für wichtigere Arbeit fehlt. Mit Xentral Flows automatisierst du regelbasierte Abläufe so, dass sie ohne dein Zutun laufen – zuverlässig, nachvollziehbar und skalierbar mit deinem Volumen. Die Flows Bibliothek liefert sofort einsatzbereite Automatisierungen für die häufigsten Prozesse im Handel. Der Flow Editor gibt dir die Kontrolle, eigene Logik zu bauen, ohne auf einen Entwickler zu warten. Und wo Regeln an ihre Grenzen stoßen, übernehmen KI-Agenten – nicht als Ersatz, sondern als Erweiterung. Das Ergebnis ist ein ERP, das nicht nur verwaltet, sondern mitarbeitet.