Mit der Workflow-Automatisierung zu einem erfolgreichen Unternehmen: So geht's

Manuelle Prozesse und unklare Vorgaben können auf Dauer belasten. Wiederkehrende und manuelle Aufgaben eignen sich jedoch hervorragend für die Workflow-Automatisierung. Automatisierte Arbeitsabläufe sorgen dank mehr Effizienz und Genauigkeit für erfolgreiche Unternehmen mit zufriedenen Mitarbeitenden. Je weniger Prozesse manuell ausgeführt werden müssen, desto mehr kannst du dich auf die wichtigen Dinge konzentrieren, die das Unternehmen weiter nach vorne bringen. Das gilt ebenso für deine Mitarbeitenden.

Die Automatisierung verschiedener Arbeitsabläufe hilft dir dabei, wichtige Prozesse zu optimieren und die Durchlaufzeiten zu minimieren. Wie du eine Workflow-Automatisierung nutzen kannst, welche Vorteile sie noch bringt und ob sich auch eine Software dafür eignet, erfährst du in diesem Artikel.

Was versteht man unter Workflow-Automatisierung?

Die Workflow-Automatisierung beschreibt den regelbasierten, automatisierten Ablauf von Geschäftsprozessen. Diese Prozesse werden in Teilarbeitsschritte zerlegt und es wird geprüft, welche manuellen Aufgaben zeitraubend und ineffizient sind. Diese können regelbasiert mithilfe von Technologien, Apps und weiteren Tools automatisiert werden.

Besonders beliebte Aufgaben, die automatisiert werden können, sind zum Beispiel:

• Lead Management

• Dateneingabe

• Prozesse in der Buchhaltung

• Aufgaben der Personalabteilung

• Marketingprozesse

Lesetipp: Du möchtest deinen Vertrieb automatisieren? Wir zeigen dir, wie genau das geht! 

Warum du automatisierte Workflows einführen solltest

Die Automatisierung deiner Workflows im Unternehmen hat einen klaren Vorteil: Die Steigerung der Effizienz. Abläufe und Arbeitsschritte laufen klar definiert und schneller ab. Daneben gibt es jedoch noch weitere Vorteile, die wir dir gern aufzeigen wollen.
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1. Vereinfachung von Prozessen

Wenn du die Arbeit und einzelne (Arbeits-)Schritte automatisierst, werden Prozesse standardisiert und nachvollziehbar. Die gesteigerte Transparenz sorgt dafür, dass Prozesse optimiert werden und jeder im Team weiß, was wann zu tun ist.
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2. Klare Verantwortlichkeiten

Die automatisierten Workflows im Unternehmen sorgen zudem dafür, dass Verantwortlichkeiten klar geregelt sind. Doppelte Bearbeitung oder das Vergessen kritischer Teilprozesse gehört damit der Vergangenheit an.
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3. Höhere Arbeitszufriedenheit deiner Mitarbeitenden

Die Automatisierung übernimmt manuelle, wiederkehrende Prozesse. Die übrig bleibenden Aufgaben sind interessanter und fordernder. Das steigert die Arbeitszufriedenheit und kann dir dabei helfen, deine Mitarbeitenden zu binden.

Lesetipp: In diesem Blog zeigen wir dir, wie dir ein Cloud-ERP bei der Automatisierung deines Business hilft und welche Vorteile du daraus ziehen kannst!
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4. Produktivitätssteigerung

Wenn weniger Zeit für wiederkehrende Aufgaben aufgebracht werden muss, können wichtigere Tätigkeiten in den Fokus rücken. Die Workflow-Automatisierung sorgt für eine höhere Produktivität im Unternehmen.
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5. Weniger Fehler

Überall wo Menschen Aufgaben erledigen, kommt es immer mal wieder zu Fehlern. Eintönige Aufgaben mit hohem Fehlerrisiko aufgrund geringerer Konzentration kannst du mit einer Workflow-Automatisierung praktisch eliminieren.

Zufriedene Mitarbeitende sind der Motor eines erfolgreichen Unternehmens und sollten nicht vergessen werden. Mit einer Automatisierung des Workflows schaffst du genau das: Zufriedene Mitarbeitende, die ihre Aufgaben genau erledigen und sich für das Unternehmen einsetzen!

Bereiche deren Workflow du automatisieren kannst

Viele alltägliche Geschäftsprozesse können automatisiert werden. Dazu gehören vor allem die Bereiche Marketing, Personalwesen und Buchhaltung. Der folgende Überblick zeigt dir einige Beispiele für eine Automatisierung von Workflows.
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Workflow-Automatisierung im Marketing

Viele der gewöhnlichen Marketingaufgaben wie beispielsweise die Segmentierung oder das E-Mail-Marketing kannst du automatisieren. Damit ist es dir möglich, effektivere Marketingkampagnen zu erstellen und bessere Ergebnisse zu erzielen.
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Lesetipp: Du stehst vor der Herausforderung, dein Auftragsmanagement zu automatisieren? In unserem Blog findest du Tipps & Tricks, wie du deine Abschlussquote verdreifachst!
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Automatisierung im Personalwesen

Im Personalwesen kann vor allem Potenzial im gesamten Bewerbungsprozess gehoben werden. Das Screening von Lebensläufen sowie der Backgroundcheck der Bewerbenden kann durch Tools deutlich effizienter ablaufen und spart eine Menge Papierkram.

Weitere Vorteile für das Personalwesen sind folgende:

• Schnelle Datenverarbeitung und -eingliederung

• Niedrigere Kosten durch papierlose Vorgänge

• Einhaltung der Richtlinien für Mitarbeiterschutz und -gesundheit

• Effiziente Einstellungsverfahren⁠  

Workflow-Automatisierung in der Buchhaltung

In der Buchhaltung kommt es immer wieder zu wiederkehrenden Prozessen, die rationalisiert werden können. Der Kontenabgleich sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnungen können vereinfacht und Fehler reduziert werden.
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Lesetipp: Du möchtest dein eigenes Produkt im Supermarkt verkaufen? Wir zeigen dir, wie du die Supermarktregale eroberst!

5 Schritte zur Workflow Automation

Heutige Workflow Automation Software macht es einfach, die entsprechenden Prozesse im Unternehmen von händischen Abläufen zu befreien und die Arbeitsweise zu verändern. Um jedoch nicht an den Prozessen vorbei zu optimieren und die Akzeptanz bei deinen Mitarbeitenden zu fördern, solltest du ein paar Dinge beachten. In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie du deine Workflows automatisierst!

Workflow automatisieren: So gelingt's in der Praxis!

In der Praxis stehen dir verschiedene Software-Lösungen bereit, um deine Workflow-Automatisierung umzusetzen. Zum Teil konzentrieren sich diese Tools auf bestimmte Unternehmensbereiche oder Aufgaben. Möchtest du die Weichen auf Wachstum stellen und dein Business für die Zukunft aufstellen, sind solche Insellösungen für einzelne Teilgebiete jedoch kontraproduktiv.

Für eine umfassende Automatisierung deines Unternehmens ist es daher ratsam, auf ein entsprechendes ERP-System zu setzen. Damit musst du nicht auf einzelne Insellösungen in den unterschiedlichen Unternehmensbereichen setzen, sondern sorgst für eine ganzheitliche Automatisierung deiner Firma. Ein ERP gibt dir die Möglichkeit, dein Unternehmen als Ganzes zu betrachten und zu steuern.
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Lesetipp: Du fragst dich, ob du ein ERP kaufen oder mieten solltest? Wir haben die passende Antwort!
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Mit Xentral ERP kannst du verschiedene Bereiche in deinem Unternehmen automatisieren und organisieren:

• Vertrieb (z.B. Vertriebskanäle zentral steuern, Angebote automatisch erstellen)

• Produktion (z.B. Produkte & Produktion fehlerfrei verwalten, PIM nutzen)

• Logistik (z.B. Versand & Retouren automatisieren, Lieferanten anbinden)

• Finanzen & Controlling (z.B. KPIs überblicken, Finanzströme kontrollieren)

• Team & Projekt (z.B. Zeiterfassung, Projektplanung, nahtlose Team-Kommunikation)

• Schnittstellen & Erweiterungen (z.B. Shops, Marktplätze & Drittsysteme anbinden)⁠

Dazu gehören verschiedenste Funktionen, die dir vor allem administrative Aufgaben abnehmen und deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von monotone Arbeiten entlasten.

Alles in allem kann dir eine ERP-Software maßgeblich bei der Automatisierung von Workflows helfen und dafür sorgen, dass der Umstieg schnell und effizient vonstatten geht, damit du, dein Unternehmen und die Mitarbeitenden schnell von den Vorteilen profitieren könnt. 

Lesetipp: Du möchtest erfassen, wie effizient deine Workflow-Automatisierung funktioniert? Dann integriere die ERP Analytics von Xentral!

Die Workflow-Automatisierung bietet dir und deinem Unternehmen wertvolle Vorteile und verschafft dir endlich Zeit für die wichtigen Dinge: Deine Kund:innen und die strategische Entwicklung deines Business. Also worauf wartest du noch?