Was ist ein Warenwirtschaftssystem? Funktionen & Vorteile im Überblick

Das Wichtigste in Kürze 

• Ein Warenwirtschaftssystem (WWS) steuert Einkauf, Lagerhaltung und Verkauf zentral in einer Software, ohne Zettelwirtschaft, Excel-Listen oder getrennte Einzeltools
• Die Kernfunktionen sind Bestellwesen, Lagerverwaltung, Auftragsabwicklung, Wareneingangserfassung und Inventur, meist ergänzt durch Schnittstellen zu Shopsystemen, Kasse und Buchhaltung
• Ein WWS lohnt sich für Handelsunternehmen ab etwa 50-100 Bestellungen pro Tag oder sobald Excel und manuelle Prozesse zu Fehlern, Leerverkäufen oder Zeitverlust führen
• Der wichtigste Unterschied zum ERP: Ein WWS deckt nur den Warenfluss ab, ein ERP-System zusätzlich Buchhaltung, CRM, Produktion und Controlling
• Cloud-basierte WWS starten bei unter 100 € pro Monat, integrierte Lösungen für wachsende KMU liegen im mittleren dreistelligen bis vierstelligen Bereich

Was ist ein Warenwirtschaftssystem?  

Mit Hilfe strukturierter Prozesse kann der Warenfluss optimiert werden. Der effiziente Umgang mit Gütern, die Dokumentation der Bestands- und Bewegungsdaten sowie eine zielgerichtete Steuerung der Warenbewegungen sind entscheidend für effiziente Prozesse im Handel. So weißt du immer, wo sich deine Waren befinden, wie oft Artikel verkauft wurden und welche Waren oft zurückgeschickt werden. 

Welche sind die Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems? 

Ein Warenwirtschaftssystem stellt sicher, dass zu jedem Zeitpunkt die richtigen Waren am richtigen Ort und in den richtigen Mengen vorhanden sind. Dazu unterstützt ein Warenwirtschaftssystem in allen Prozessschritten vom Einkauf über die Lagerung bis hin zum Warenausgang. 

Eine Warenwirtschaftssoftware gibt dir Einblicke in den gesamten Warenfluss deines Unternehmens und hilft dir bei der Planung, Verwaltung und Steuerung deiner Güter. Entscheidend dafür sind geregelte Prozessabläufe, die automatisiert und unabhängig von den ausführenden Personen ablaufen können. Statt loser Zettelwirtschaft werden alle Vorgänge durch deine Warenwirtschaft digital erfasst. 

Neben den allgemeinen Vorteilen, die eine Warenwirtschaft mit sich bringt, werden gezielt einzelne Unternehmensbereiche bei den täglichen Aufgaben unterstützt. 

Vor- Nachteile eines Warenwirtschaftssystems 

Der Einsatz eines Warenwirtschaftssystems bringt wertvolle Vorteile mit sich. Vor allem die Ablösung komplizierter Excel-Lösungen, aufwendiger Workarounds und manueller Prozesse wird deinem Unternehmen spürbar mehr Zeit und einen besseren Überblick verschaffen. 

Allerdings ist der Einsatz von Warenwirtschaftssystemen auch mit ein paar Nachteilen verbunden. Vor allem, wenn es darum geht, das langfristige Wachstum des Unternehmens sicherzustellen, ist ein WWS nicht immer die optimale Lösung. 

Die Warenwirtschaft deckt, wie der Name bereits sagt, nur einen Teil des Unternehmens ab. Es ist keine vollumfängliche Business-Software, die die Planung, Verwaltung und Steuerung all deiner Ressourcen unterstützt. Die Gefahr besteht also darin, mit einem Warenwirtschaftssystem eine Insellösung zu schaffen und diese mit weiteren Software-Lösungen koppeln zu müssen. 

So entsteht ein System aus unterschiedlichen Einzellösungen für verschiedene Bereiche wie beispielsweise Materialwirtschaft, Buchhaltung und Kundenmanagement. Hinzukommt, dass für verschiedene Branchen wie zum Beispiel den Lebensmitteleinzelhandel strenge Anforderungen hinsichtlich der Mindesthaltbarkeitsdaten und Chargenverfolgung erfüllt werden müssen. 

Funktionen eines Warenwirtschaftssystems 

Einkauf 

Das WWS steuert den kompletten Beschaffungsprozess: Bedarfsermittlung, automatische Bestellvorschläge beim Unterschreiten des Mindestbestands, Lieferantenanfragen, Bestellauslösung per E-Mail oder EDI und Rechnungsprüfung. Alle Kommunikation, Preise und Lieferzeiten laufen zentral im System zusammen, kein Suchen in Tabellen, kein manuelles Abgleichen.

Lagerverwaltung

Die Lagerverwaltung ist das Herzstück jedes WWS. Du siehst jederzeit, welche Artikel in welcher Stückzahl an welchem Lagerort liegen — inklusive Varianten wie Farben oder Grössen. Das System unterscheidet zwischen tatsächlichem und verfügbarem Bestand (offene Aufträge bereits berücksichtigt) und optimiert Kommissionierwege, Lagerplätze und mehrstufige Prozesse.

Verkauf & Auftragsabwicklung

Vom Angebot über die Auftragsbestätigung, Versandabwicklung und Rechnungsstellung bis zum Forderungsmanagement und Retourenprozess: Das WWS automatisiert jeden Schritt. Bestellungen aus Shop, Marktplatz oder B2B-Anfragen laufen zentral zusammen, das System erstellt automatisch Versandlabels, Lieferscheine und Rechnungen und triggert das Retourenmanagement.

Inventur

Für bilanzierungspflichtige Unternehmen ist die Inventur gesetzlich vorgeschrieben. Ein WWS unterstützt Stichtags-, laufende und Jahresinventur durch mobile Datenerfassung per Scanner oder Smartphone-App, statt manueller Zähllisten. Bei der Auswertung korrigiert das System auftretende Differenzen automatisch und bewertet die Waren bilanztechnisch korrekt.

Kassensystem-Integration

Für den stationären Handel muss das WWS nahtlos mit der Kasse (POS) kommunizieren. Jeder Verkauf an der Ladentheke aktualisiert sofort den zentralen Bestand — Voraussetzung für echten Omnichannel-Vertrieb ohne Datenverlust zwischen Filiale, Onlineshop und Marktplatz.

Zusammenspiel mit der Buchhaltung

Reine WWS koppeln sich meist über DATEV-Export mit externen Buchhaltungstools oder Steuerberatern. Integrierte Lösungen wie ein ERP bieten die Buchhaltung direkt im System — inklusive automatischer Übertragung von Rechnungen, Zahlungen und Gutschriften. Ergänzend liefert das WWS Reports und Kennzahlen für bessere und schnellere Entscheidungen.

Ab welcher Unternehmensgröße ist ein Warenwirtschaftssystem sinnvoll? 

 Vor ein paar Jahren waren Warenwirtschaftssysteme noch komplexe IT-Lösungen, die kleine Unternehmen sowohl finanziell als auch aufwandsseitig schnell überfordert haben. 

Dank einfacher Cloud-Software können aber bereits kleine Unternehmen von den Vorteilen eines Warenwirtschaftssystems profitieren. Wenn du bereits jetzt schon merkst, dass deine Excel-Lösungen und manuellen Prozesse zu Fehlern und langen Prozesslaufzeiten führen, solltest du über die Nutzung einer WaWi-Software nachdenken. 

⁠Kosten einer Warenwirtschaft 

Die Kosten eines Warenwirtschaftssystems variieren teilweise stark. Eine allgemeingültige Aussage ist schwer zu treffen. Wichtige Faktoren, die die Kosten beeinflussen, sind u.a.:

• Bereitstellungsart (On-Premise oder Cloud)
• Abrechnungsmodell (Abo-Modell oder Lizenzkauf)
• Unternehmensgröße
• Anforderungen des Unternehmens

Neben der reinen Softwarelösung musst du gegebenenfalls zusätzliche Anschaffungen wie beispielsweise Kassensysteme, Bondrucker oder Barcodescanner bedenken. Zusätzlich können je nach Software Betriebs- und Wartungskosten anfallen. Die Gesamtkosten (sog. Total Cost of Ownership, TCO) einer solchen Investition können daher höher ausfallen.

Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es? 

1. Geschlossene Systeme 

Geschlossene Warenwirtschaftssysteme umfassen sämtliche Funktionen der Warenwirtschaft wie Einkauf, Vertrieb, Produktion und Lagerhaltung und bilden diese in einem System ab. Das geschlossene System verfügt in der Regel über keine weiteren Schnittstellen zu anderen Systemen und fungiert als sogenannte Stand-Alone-Lösung.
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2. Offenes System 

Ein offenes Warenwirtschaftssystem umfasst die wichtigsten Funktionen wie beispielsweise den Warenein- und -ausgang. Zusätzliche Funktionen bieten Warenwirtschaftssysteme dieser Kategorie durch Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen. Beispielsweise können Funktionen wie das Bestellwesen und die Rechnungslegung mithilfe von Schnittstellen an die WaWi-Software angeschlossen werden.

3. Integrierte Systeme 

Die integrierte Warenwirtschaft bildet ähnlich wie ein geschlossenes System alle notwendigen Funktionen in einer Softwarelösung ab. Zudem können zusätzliche Schnittstellen zu externen Diensten wie beispielsweise Shop-Systemen, Lieferanten oder Banken genutzt werden. Damit werden Daten an Dritte übermittelt und es wird eine Kommunikation mit externen Partnern sichergestellt.

ERP-System vs. Warenwirtschaftssystem - Was ist der Unterschied?  

Ein Warenwirtschaftssystem deckt Einkauf, Lager und Verkauf ab. Ein ERP-System deckt zusätzlich Buchhaltung, Produktion, CRM, HR und Controlling ab, also das ganze Unternehmen statt nur des Warenflusses. Für reine Handelsunternehmen bis ca. 10 Mitarbeitende reicht oft ein WWS. Sobald mehrere Vertriebskanäle, Buchhaltung und CRM ins Spiel kommen, ist ein ERP die bessere Wahl.

👉 Ausführlicher Vergleich mit Vergleichstabelle: Warenwirtschaft vs. ERP

6 Tipps für eine effiziente Warenwirtschaft 

1. Definiere Waren- und Artikelgruppen: Erstelle eine Hierarchie deiner Waren und Artikel und sorge für einen guten Überblick. Beispielsweise kannst du Warengruppen wie bspw. Herrenoberbekleidung aufstellen und darunter Artikelgruppen wie bspw. T-Shirts und Hemden. Dies hilft dir später bei der Analyse und Auswertung.
2. Stelle einen standardisierten Prozess auf: Eine Standardisierung deines Warenflusses hilft dir dabei, typische Fehlerquellen im Vorhinein zu eliminieren und Arbeitsabläufe effizient zu gestalten. Sorge für klare Prozessbeschreibungen und definiere Zuständigkeiten deiner Mitarbeitenden.
3. Optimiere deine Lagerbestände: Ein Warenwirtschaftssystem ermöglicht dir ausführliche Analysen über gut bzw. schlecht laufende Artikel. Mithilfe sogenannter Renner-Penner-Listen kannst du Ladenhüter entfernen und für die gut laufenden Artikel immer genug Ware vorrätig haben.
4. Erstelle ein Konzept für die Inventur: Die Inventur ist ein wichtiger Bestandteil des Jahresabschlusses. Die physische Bestandsaufnahme kann jedoch zeit- und nervenaufreibend sein. Ein Warenwirtschaftssystem mit Inventurmodul und ein geeignetes Konzept können den Aufwand begrenzen.
5. Führe Lagerstichproben durch: Je nach Art deiner Waren sind Schwund oder Diebstahl ein Problem. Damit eventuell unnatürliche Bestandsveränderungen identifiziert werden, solltest du von Zeit zu Zeit Stichproben in deinem Lager durchführen. Dies kann dir auch im Rahmen der Inventur helfen.
6. Integriere andere Unternehmensbereiche: Für maximale Effizienz deiner Prozesse ist eine Integration anderer Unternehmensbereiche wie beispielsweise ein CRM für das Kundendatenmanagement oder die Anbindung an Fulfillment-Dienstleistern ein wichtiger Bestandteil. Ein ERP-System kann dir bei der ganzheitlichen Steuerung deines Unternehmens behilflich sein.