Versandlabels: Alles, was du wissen musst

Versandlabels sind ein wesentlicher Bestandteil der E-Commerce-Logistik. Egal, wir groß dein Onlineshop ist: fehlerhafte Versandlabels verursachen hohe Kosten und erschweren außerdem die Zustellung von Paketen. 

In diesem Beitrag klären wir alle Fragen rund um die Erstellung von Versandetiketten.

Was ist ein Versandlabel?

Ein Versandetikett ist viel mehr als nur ein langweiliger Adressaufkleber. Denn es enthält nicht nur alle Daten, die ein Zustelldienst benötigt, um eine Lieferung sicher von A nach B zu transportieren, sondern viele weitere wichtige Informationen. Dazu gehören unter anderem:

• Die Versandmethode: Zum Beispiel Standard, Express, Selbstabholung oder per Nachnahme – damit der Bote bzw. die Botin genau weiß, wo er oder sie das Paket abgeben soll oder ob er noch Geld kassieren muss.⁠

• Die Sendungsverfolgungsnummer: Denn nichts interessiert Onlineshopper:innen mehr, als der momentane Standort ihres Paketes.

• Die Paketmenge: Besonders wichtig, wenn eine Großbestellung auf mehrere Kartons aufgeteilt wird. So können Bot:in und Kund:in schnell auf Vollständigkeit überprüfen.

• Das Gewicht: Nicht nur für die anfallenden Kosten interessant, sondern auch für die Paketbot:innen, die den Karton vielleicht in den zehnten Stock tragen müssen.

• Das Datum: Von immenser Bedeutung für Bestellungen mit Mindesthaltbarkeit oder Terminfracht.

Dazu gesellen sich natürlich noch alle Daten, die du auch auf einem Standardbrief erwarten würdest. Also etwa die Adresse des Empfängers und des Absenders oder eine Validierung des bezahlten Portos. Werfen wir also mal einen genaueren Blick auf ein Versandlabel:
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⁠Lesetipp: Erfahre, warum Stücklisten dein Unternehmen vor Leerverkäufen und Co. bewahren.

Der Aufbau eines Versandlabels

Ein Versandetikett enthält also alle Informationen, die seine korrekte Zustellung gewährleisten, seine Verfolgung ermöglichen und die Erbringung der gebuchten Versanddienstleistungen garantieren. Die entsprechenden Elemente findest du auf dem Label fast jedes Zustelldienstes, in ihrem konkreten Aufbau allerdings können sie sich deutlich voneinander unterscheiden.

Beispielhaft haben wir uns daher ein Etikett des Carriers DPD herausgegriffen. So sieht es aus: 

⁠1) Schadensmeldefrist

Ein Hinweis der DPD, dass der Empfänger mögliche Transportschäden innerhalb von sieben Tagen nach Zustellung melden muss.

2) Adresse des Empfängers

Die vollständige Empfangsadresse; auf Wunsch inklusive einer Telefonnummer für den schnellen Informationsaustausch.⁠

3) Absender

Die Adresse des Absenders; vor allem für eine Retoure bei Unzustellbarkeit von Bedeutung.

4) Versanddepot

Die Kontaktdaten des zuständigen Paketzentrums der DPD. Wichtig bei Transportschäden oder falls der Paketbote bzw. die Paketbotin eine Frage hat.

5) Anzahl der Sendungsstücke und Sendungsgewicht

Wie bereits erwähnt, dienen sie vor allem der Überprüfung auf Vollständigkeit und der Transportsicherheit.

6) Matrixcode

Ein Matrixcode ist ein Barcode, der sich aus jeder Richtung lesen lässt. Dieser hier enthält die Sender- und Empfängeradresse sowie mögliche Routinginformationen.

7) Trackingnummer

Sie ist immer einzigartig und dient unter anderem der Sendeverfolgung und der Identifikation einzelner Lieferungen im Verteilzentrum.

8) Servicevermerk

Welcher Service für das Paket gebucht wurde. Das D steht hier für eine Standardlieferung innerhalb Deutschlands.

9) Empfangsdepot

Hier ist das erste Ziel unseres Paketes codiert: ein Verteilzentrum. Von dort aus wird es dann auf seinen Weg zum Empfänger gebracht.

10) Ausgangsrouten Sort

Diese Ziffer bezeichnet die Sortierroute im DPD-Depot des Versenders.

11) Servicecode und Labelursprung

Hier sind erneut der gebuchte Service, das Empfängerland und die Postleitzahl vermerkt. Darunter befinden sich Datum und Uhrzeit der Labelerstellung, der Name der dazu verwendeten Software und der Routendatenbank.

12) Eingangsrouten Sort

Dies ist die Tournummer. Mit ihrer Hilfe wird erkannt, zu welchem Zustellbezirk ein Paket gehört.

13) Barcode

Alle wichtigen Informationen werden zuletzt noch einmal als Barcode dargestellt. Er enthält unter anderem die Paketnummer, die Postleitzahl und das Empfängerland.

Lesetipp: Zentrale Strukturen erleichtern den Arbeitsalltag. Wir zeigen dir, wie du mit Fulfillment Tools deine Versanddokumente an einem Ort sammelst.

Ganz schön viele Informationen also und auf jeden Fall wesentlich mehr als nur eine Adresse. Im Grunde ist die komplette Reiseroute eines Pakets auf dem Label vermerkt. Da stellt sich doch direkt die Frage, wie du deine eigenen Versandetiketten erstellst, ohne jedes Mal auf der Postfiliale vorsprechen zu müssen. Also:

Wie erstelle ich Versandlabel selbst?

Die gute Nachricht zuerst: Du kannst vollständige Versandlabel problemlos selbst erstellen, ohne dabei zum Kugelschreiber greifen zu müssen. Alle Versanddienstleiter bieten dir Portale im Web an, auf denen du bequem alle Sender- und Empfängerdaten einträgst. Den Rest erledigt die Software.

Die schlechte Nachricht: So etwas wie ein Meta-Portal, das alle Carrier unter einem Dach zusammenfasst, existiert nicht. Arbeitest du mit mehreren Versanddienstleistern zusammen, musst du ihre Seiten im Web immer separat ansteuern.

Außerdem kannst du natürlich nicht so einfach deine Kundendaten aus deiner Shopsoftware importieren. Jede Adresse musst du von Hand eingeben. Wieviel Arbeit das bedeutet und wie schnell dir dabei Fehler unterlaufen können, kannst du dir sicher denken.

Dennoch; hast du dein Versandlabel erstellt, musst du es nur noch ausdrucken und aufkleben. Dazu die folgenden Hinweise:

Versandlabel drucken

Zustelldienste bestehen auf einer optimalen Lesbarkeit der gedruckten Versandlabel. In der Praxis bedeutet das: Tintenstrahldrucker sind nicht erlaubt! Denn bei diesen Geräten passiert es schnell, dass der Barcode verwischt und unleserlich wird. Stattdessen raten die Versender zu einem Laserdrucker oder speziellen Labelprintern.

Dass dir der Ausdruck auf selbstklebenden Etiketten gleichzeitig lästiges Hantieren mit Schere und Klebestift erspart, bedarf wohl keiner längeren Erklärung.
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⁠Lesetipp: In diesem Beitrag zeigen wir dir, welche Aspekte zu einem nachhaltigen Versand gehören und wie sie sich auf deinen Geschäftsalltag auswirken.

Versandlabel richtig anbringen

Weiterhin gilt es, die vier goldenen Regeln zur Anbringung des Labels zu beachten. Diese lauten:

1. Nicht über Eck anbringen: Das Etikett muss vollständig auf einer Fläche aufgeklebt werden. Es über eine Kante zu knicken ist nicht erlaubt.

2. Ebenmäßig aufkleben: Damit das Label maschinenlesbar ist, darf es keine Falten haben oder Blasen werfen.

3. Nicht überkleben: Ein Label darf durch nichts verdeckt werden. Also nicht erst die Paketmarke anbringen und dann das Paket mit ordentlich viel Klebeband verschließen.

4. Vorsicht bei Versandtaschen: Auch reflektierende Versandtaschen bereiten den Lasern einer Maschine Probleme. Daher immer auf nichtreflektierendes Material achten.

In diesem Video erfährst du, wie du in Xentral eine Adresse erstellen und mit allen wichtigen Einstellungen versehen kannst. Egal ob Kunde, Lieferant oder Mitarbeiter - mit Xentral hast du immer den Überblick über deine Adressen!

Was muss ich bei der Erstellung von Versandlabels sonst noch beachten?

Dass jeder Carrier sein eigenes Label-Süppchen kocht, haben wir bereits erwähnt. So vermerken DPD und UPS zum Beispiel die Anzahl der Sendungsstücke, bei DHL dagegen sucht man diese Information vergeblich. Oder anders ausgedrückt: Jeder Carrier bittet dich bei der Eingabe um andere Daten.

Besonderes Augenmerk ist dabei auf die sogenannten Zusatzinformationen zu legen – also Infos, die mit der internen Logistik des Carriers nichts zu tun haben, aber für deine Kund:innen eine große Rolle spielen können.

Mit diesen Extravermerken geht jeder Carrier anders um. GLS zum Beispiel stellt ein eigenes Feld auf dem Label bereit, bei anderen Anbietern sind sie gänzlich verboten. Wenn du deine Labels selbst erstellst, heißt es also immer auch: Aufpassen, was überhaupt auf das Etikett darf.

Lesetipp: Welche Arten der Kommissionierung es gibt und welche Verfahren und Methoden die wichtigste Rolle in der Logistik des Geschäftsalltags spielen, erfährst du in diesem Beitrag.
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⁠⁠Geht das Erstellen von Versandlabeln auch einfacher?

Klingt alles ziemlich lästig und arbeitsintensiv, oder? Teuer kann es dich auch zu stehen kommen, denn Versandlabels selbst zu schreiben bedeutet nicht nur eine große Menge an Arbeit – ein kleiner Zahlendreher in der Postleitzahl und die Retoure ist vorprogrammiert. Besser wäre es, die Aufgabe vollständig zu automatisieren…

Zum Beispiel mit Xentral. Und das geht so:

Zunächst bindest du unsere ERP-Platform an deine Shopsoftware an. Denn das erlaubt es dir, alle Kontaktinformationen einer Bestellung in einer zentralen Datenbank zu speichern und von dort natürlich auch wieder zu exportieren. Zum Beispiel in die Funktion für die automatisierte Erstellung von Paketmarken.⁠

Dort musst du nur einmalig deine Versanddienstleister anlegen. Vorlagen findest du bereits für Amazon, DHL, DPD, Fedex, GLS, GO!, Hermes, LogoiX, Parcelone, Post.AT, Post.CH, Sendcloud, Sevensenders, Shipcloud und UPS. Aber selbstverständlich kannst du auch neue Dienstleister definieren. Dabei hält Xentral sich streng an die Vorgabe der Carrier: Abgefragt und eingetragen werden nur die Informationen, die auf dem Standardetikett des Dienstleisters auch vorgesehen sind.

Einmal eingerichtet, verbindet sich unser System dann mit den Carriern deiner Wahl und leitet den Auftrag an sie weiter. Mit anderen Worten: Der gesamte Vorgang findet ab jetzt vollständig automatisiert statt, auch bei einer Multi-Carrier-Strategie. Deine Pick-Packer:innen müssen die Sendung nur noch scannen und sich das Versandetikett am Drucker abholen.

Kein Etikettenschwindel

Von den berittenen Postbot:innen des 16. Jahrhunderts sind wir also einen verdammt langen Weg gekommen. Aber auch heute kann das Erstellen eines Versandetiketts immer noch über Wohl und Wehe einer Lieferung entscheiden.

Lesetipp: Auch deine Rechnungen kannst du automatisch erstellen und versenden. Erfahre hier mehr über die ERP Buchhaltung!

Es gibt jede Menge, auf das du achten musst und Fehler passieren nur allzu leicht. Es sei denn, du automatisiert den Vorgang. Probiere gerne aus, wie einfach und vor allem zeitsparend das Erstellen von Paketmarken mit Xentral sein kann und teste uns für zwei Wochen kostenlos oder vereinbare direkt eine Demo und werde all deine Fragen los.