Work Smart, Not Hard – nützliche Business-Tools für ein effizienteres Arbeiten

In unserem Alltag haben wir oftmals mit digitalen Tools zu tun. Ob Smartphone, Smart Home oder Smart Work, die Digitalisierung hat dazu geführt, dass wir unser Leben mit nützlichen Tools einfacher und effizienter gestalten können. Die Vielzahl an Angeboten führt aber auch dazu, dass es schwer fällt zu entscheiden, welches Tool am besten zu einem passt. Vor allem Bei Tools für Unternehmen ist das eine wichtige und entscheidende Frage, denn ein ständiger Wechsel kann zu Problemen führen.
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⁠Als wir vor 10 Jahren unser Unternehmen gründeten, standen wir genau vor dieser Herausforderung. Wir waren auf der Suche nach Business-Tools, die für unsere Unternehmensgröße geeignet waren und im Rahmen unserer finanziellen Mittel lagen. Dabei stellte sich zunächst die Frage, welche Tools wir überhaupt benötigten. Wie sollten wir unser Tech-Stack aufbauen? Auf welche Tools konnten wir auf keinen Fall verzichten und welche waren nur „nice to have“? Fragen über Fragen, die zu stundenlangen Google-Recherchen und einigen Probeabos geführt haben.
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⁠Heute kann ich sagen, dass diese Lernphase sehr wichtig für die Entwicklung unseres Unternehmens war. Wir haben viel probiert und getestet und dadurch die Basis unseres Unternehmens geformt. Die Tools, die wir heute benutzen, sind der Grundstein unserer Firmenstruktur und erlauben uns, skalierbar zu wachsen.

Richtige Auswahl treffen – die entscheidenden Fragen stellen

⁠Wenn du dein Tech-Stack aufbaust, solltest du dir immer folgende drei Fragen stellen:

1. Welches konkrete Problem löst das Tool für mein Unternehmen?

2. Wie skalierbar ist es?

3. Was darf mich das Business-Tool kosten?

⁠Die Reihenfolge bei der Auswahl der Tools hängt immer von der Relevanz des zu lösenden Problems ab. Das heißt, am Anfang benötige ich zunächst grundlegende Tools, wie E-Mail, Telefon, Speicher, etc. Anschließend kommen, je nach Branche, weitere Tools dazu.
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⁠Ein wichtiger Punkt bei der Auswahl der richtigen Lösung ist das Testen. Viele Softwarehersteller bieten 7-14 Tage kostenlose Probeabos an. Zudem gibt es meist auch kostenfreie Pakete mit einem reduzierten Umfang, die dennoch das Grundproblem deines Anliegens lösen sollten. Diese Angebote sind sehr hilfreich und sollten definitiv vor einem Kauf wahrgenommen werden.
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⁠Beim Testen achte ich persönlich immer auf folgende Punkte:
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1. Ist das Tool wirklich für die Lösung meines Problems geeignet? Sprich, liegt der Fokus in der Lösung meines Problems oder ist es nur eine Zwischenlösung? Falls das Tool nicht in erster Linie auf das Lösen des Problems ausgerichtet ist, kann es sein, dass es sich bereits nach einem Update oder durch eigenes Wachstum der Firma ab einem gewissen Punkt nicht mehr eignet.

2. Lässt sich das Tool gut in meine aktuelle Struktur integrieren? Durch API-Schnittstellen können verschiedene Systeme sinnvoll miteinander verbunden werden. Viele neue innovative E-Commerce-Tools sind so ausgerichtet, dass sie mit marktführenden Softwareanbietern kompatibel sind. Falls das Tool für sich alleinstehend ist und keine Schnittstellen anbietet, ist es in der Regel kein gutes Zeichen, da es häufig nicht skalierbar ist.

3. Habe ich die finanziellen Mittel für das Tool? Viele Softwarehersteller bieten verschiedene Abopakete an. Damit versuchen sie jeder Unternehmensgröße etwas anzubieten. Das ist eine faire Lösung für Hersteller und Unternehmen, da man so je nach Wachstum ein Abopaket wählen kann. Entscheidend ist die Frage, ob das Grundproblem bereits in dem finanziell angemessenen Paket gelöst wird oder nicht. Falls nicht, kann es ein Zeichen dafür sein, dass sich das Produkt nicht eignet. Man sollte immer darauf achten, dass die Liquidität nicht durch die Auswahl des Tools unangemessen belastet oder sogar gefährdet wird.

⁠Wir haben uns bei der Auswahl der richtigen Business-Tools Zeit gelassen und viele verschiedene Anbieter getestet. Das hat zwar zu internem Aufwand und einigen Umstrukturierungen geführt, aber das Ergebnis war es wert. Die größte Herausforderung hatten wir hier bei unserer agilen Transformation, da nicht nur neue Tools implementiert, sondern ganze Arbeitsmethoden angepasst wurden.
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⁠Heute nutzen wir über 20 verschiedene Tools, die alle ein bestimmtes Problem für uns lösen. Im Folgenden zeige ich euch unser aktuelles Tech-Stack.

Unser Tech-Stack – Fokus auf Skalierbarkeit

Je nach Fachbereich und Aufgabengebiet haben wir mittlerweile unterschiedliche Tools, die wir verwenden. Dem übergeordnet sind unsere globalen Systeme, die fachbereichsübergreifend ihren im Einsatz sind. Hier ist unser Tech-Stack:

⁠People Operations

absence.io Mit diesem Tool verwalten wir unsere gesamten Abwesenheiten, Mitarbeiterinformationen und Zeiterfassungen. Vor allem die Teamkalender-Seite ist sehr hilfreich und zeigt einfach und übersichtlich an, wann welcher Mitarbeiter im Urlaub, auf Geschäftsreise oder krankgeschrieben ist. Über die Report- Funktion können unter anderem schnell Abwesenheitsreports gezogen werden, welche wir monatlich unserem Steuerbüro für die Lohnabrechnung zur Verfügung stellen.

⁠Marketing

Die Meta Business Suite ist aktuell unser wichtigstes Tool zum Erstellen und Verwalten von Werbekampagnen auf Facebook und Instagram. Wir nutzen Facebook-Werbung bereits seit über 8 Jahren und sie ist seitdem ein essenzielles Werkzeug für die Erzielung von Online-Shop-Umsatz bei unserer Marke Lobster & Lemonade.
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⁠Für die einfache und effiziente Planung von unseren Social-Media-Postings nutzen wir Loomly. Mit der integrierten Kalenderfunktion kann man je nach Tag und Uhrzeit Posts vorbereiten und freigeben. Die Kalenderfunktion (Planner) bietet mittlerweile die Meta Business Suite auch an, daher kann es sein, dass Tools wie Loomly es zukünftig schwer haben werden. Zurzeit ist der Nutzen für uns noch gegeben, da Postings mit Loomly einen internen Freigabeprozess durchlaufen können, was bei Meta noch nicht möglich ist.
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⁠Für unsere Newsletter-Kampagnen nutzen wir Mailchimp. Mailchimp zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass es leicht zu integrieren und einzusetzen ist. Kampagnen sind schnell aufgesetzt und die Reportings ermöglichen eine einfache und übersichtliche Kampagnenauswertung. Je nach Anzahl an Newsletter- Abonnenten passt sich die monatliche Gebühr an. Für bis zu 2.000 Abonnenten ist das Tool kostenfrei.
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⁠Die komplette Google Business Suite sollte bei keinem Unternehmen fehlen. Von Google Ads zu Google Analytics bis Google Trends gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Google für das eigene Unternehmen zu nutzen. Wir verwenden vor allem Google Analytics zum Auswerten der Daten von unserem Lobster & Lemonade Online-Shop.
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Project Management

Die Atlassian Suite um Confluence und Jira sind das Herzstück unseres Projekt-Managements. Wir nutzen Confluence als Dokumentationsplattform. Hier dokumentieren wir sowohl interne als auch externe Projekte. Der größte Nutzen, den wir von Confluence ziehen, ist die Kollaboration mit verschiedenen Stakeholdern auf den Projektseiten. So haben wir beispielsweise alle unsere Fabriken auf zugehörigen Confluence-Projekten freigeschaltet, um uns über den Bestellprozess auszutauschen. Dadurch, dass das Tool so intuitiv ist, haben wir beim Onboarding unserer Lieferanten aus den verschiedenen Ländern (Indien, China, Türkei, Vietnam, Italien, Slowakei, etc.) keine großen Hürden gehabt.

Jira nutzen wir als Projekt-Management-Tool für agiles Arbeiten. Alle Aufgaben werden hier eingetragen und in 2-wöchigen Sprints abgearbeitet. Das Tool ist enorm vielseitig und bietet eine Reihe an Features an, die sehr hilfreich sind. In der Pro-Version kann man die Jira-Pläne nutzen (ähnlich wie Microsoft Projects), um Projekte anhand von detaillierten Roadmaps übersichtlich und gründlich zu planen.

Sowohl bei Jira als auch Confluence sind bis zu 10 Accounts kostenfrei nutzbar. Somit kann man ohne Invest beide Tools testen und prüfen, ob sie einem im Unternehmen weiterhelfen oder nicht.

⁠Business Development

Als E-Commerce-Plattform nutzen wir Shopify. Wir sind vor einem Jahr zu Shopify gewechselt, da wir ein skalierbares System benötigt haben, und bereuen es absolut nicht. Das Tool entwickelt sich ständig weiter und passt sich den aktuellen E-Commerce-Trends an. Durch die starke Verbreitung der Software gibt es für beinahe jede andere Software einfach zu installierende Plugins. So gibt es zum Beispiel auch eine Schnittstelle zu Xentral, welche ohne große IT- Kenntnisse simpel implementiert werden kann.

⁠Xentral und Shopify sind eine gute Kombination. Warum das so ist, erfährst du in unserem Blog!

Als Full-Service-Dienstleister für Marktplatzanbindung verwenden wir GoJungo, ein Joint Venture aus den Firmen Brands Fashion GmbH und der Scan Thor Group. Über GoJungo sind wir mit den Online-Versandhändlern AboutYou und Zalando verbunden. Das Portfolio von GoJungo umfasst aber mittlerweile deutlich mehr Online-Versandhändler und es kommen viele weitere jedes Jahr dazu. Wichtig zu schauen bei der Zusammenarbeit mit Zwischenhändlern wie GoJungo ist, ob der Profit wirklich angemessen ist. Die relativ hohen Gebühren von Online- Versandhändlern plus die Gebühren von GoJungo können bei gewissen Produkten zu einem negativen Deckungsbeitrag führen. Hier empfiehlt es sich vorab zu schauen, welche Produkte sich für welche Online-Versandhändler eignen und welche nicht. Das GoJungo Team ist bei diesen Fragen auch sehr hilfsbereit und immer erreichbar.
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⁠Was auch über GoJungo möglich wäre, wir aber selbst intern abwickeln, ist unser Verkauf über Amazon mit Hilfe des Amazon Seller Accounts. Dadurch, dass wir bereits vor 6 Jahren einen Account erstellt haben, sind wir sehr vertraut mit dem Tool und können so Verkäufe eigenständig abwickeln.

Design

Das Adobe Creative Cloud ist für unser Design Team wie das Excel für unsere Controller. Es bildet den Grundstein für alle unsere Designarbeiten. Vor allem die Softwares Illustrator, Photoshop, InDesign und After Effects werden täglich verwendet. Die monatlichen Gebühren belaufen sich auf ca. 50 EUR für zwei Accounts.

⁠Logistik

Sendcloud gehört zu Europas führenden Versandplattformen für Onlineshops mit über 80 Integrationen für alle gängigen Shopsysteme und Paketdienste. Durch die Schnittstelle mit Xentral ermöglicht uns das E-Commerce-Tool einen reibungslosen Ablauf im Versand. Wir haben Sendcloud vor 3 Jahren entdeckt, als wir nach einer nachhaltigen Lösung für die Erstellung von Versandlabels und der Abwicklung von Online-Shop-Käufen gesucht haben. Das noch relativ junge Unternehmen wächst enorm schnell und passt sich den Trends aus der Logistikbranche ständig an.
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⁠Ähnlich wie Sendcloud, aber mit anderem Fokus, arbeitet die Firma Forto, ein digitales Logistik- und Speditionsunternehmen. Forto hilft uns, eine transparente, reibungslose und nachhaltige Lieferkette zu haben. Im Gegensatz zu anderen Importeuren setzt Forto ganz auf Digitalisierung, was für uns der ausschlaggebende Punkt war, verstärkt mit ihnen zusammenzuarbeiten.

Was ist Multichannel-Logistik und wie funktioniert sie? Das erfährst bei uns im Blog.

Global

Microsoft 365 Business ist das komplette Paket für jedes Unternehmen. Es gehört zu den Eckpfeilern unseres Unternehmens. Wir nutzen vor allem folgende Features von Microsoft:

• Outlook, Exchange für unsere E-Mail-Accounts und unseren Team-Kalender (Outlook, Exchange)

• Sharepoint als Cloud Server zum Ablegen aller unserer Daten

• Teams für alle internen und externen Video-Calls

• Excel für jegliche Reportings und Auswertungen

⁠Für unsere interne, aber auch externe Kommunikation, nutzen wir die kostenfreie Version von Slack. Das Tool ist sehr übersichtlich und daher haben wir es auch Teams vorgezogen. Ähnlich wie auf Confluence haben wir für alle unsere Fabriken eigene Slack Workspaces erstellt. Somit können wir schnell und direkt mit unseren Fabriken kommunizieren.
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⁠Zum Telefonieren nutzen wir sipgate, der VoIP- und Mobilfunkanbieter mit Sitz in Deutschland. Die Frage, ob man Cloud-Telefonie nutzen möchte oder nicht, ist aufgrund der leider immer noch recht schwachen digitalen Infrastruktur in Deutschland durchaus gerechtfertigt. Wir haben uns trotzdem entschieden, die Dienstleistungen von sipgate zu nutzen und sind recht zufrieden. Es kommt zwar ab und an zu Störungen, aber alles in allem erleichtert es das Telefonieren erheblich.

Zu guter Letzt unsere Business Software, Xentral ERP. Ich betrachte diese Software als unser Gehirn. Es umfasst nahezu alle Themenbereiche, wie z. B. Vertrieb (CRM), Logistik (Pick & Pack), Finanzen (Berichte) und vieles mehr.

⁠Fidu Brain – Xentral als unser Zentralsystem

Als Chris und ich uns 2017 dazu entschieden, unser Geschäft Vollzeit auszuüben, stellte sich relativ schnell auch die Frage, wie wir unsere Firmenstruktur professionalisieren möchten. Bis dahin hatten wir Aufträge, Rechnungen und Lieferscheine einfach mit Word erstellt und in ein PDF umgewandelt. Das war bei unserem Wachstum keine nachhaltige Lösung mehr und schlichtweg nicht möglich. So begaben wir uns auf die Suche nach einem ERP-System, das eine Antwort auf meine Fragen aus Kapitel 2 hatte. Wir schauten uns mehrere Anbieter an und entschieden uns letztendlich für Xentral.

⁠Lesetipp: Was ist ein ERP-System? Alles was du wissen musst, findest du in diesem Artikel.

Xentral steckte zu der Zeit selbst noch in den Kinderschuhen und hatte relativ wenige Anwender. Für uns war Xentral aber genau der richtige Partner. Wir wussten, dass wir gemeinsam mit ihnen wachsen konnten und erhielten als einer der ersten ein Angebot, was zu unseren finanziellen Mitteln und unserer Unternehmensgröße genau passte. Seitdem sind wir treuer Kunde von Xentral und haben miterlebt, wie das Unternehmen und die Software Jahr für Jahr gewachsen sind.

Übrigens: Die Xentral Community wächst stetig! Hier kannst mehr über die Nutzung der Xentral Business Software erfahren und dich mit anderen Nutzerinnen und Nutzern austauschen.
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⁠So romantisch das nun klingen mag, gibt es im Business, wie bekanntlich, keine Romanzen. Der Nutzen steht immer über allem und das war und ist für uns weiterhin der Grund, warum wir mit Xentral arbeiten. Das Tool unterstützt uns in allen Bereichen und wird daher intern auch gerne als unser Gehirn bezeichnet. Wir nutzen Xentral für folgende Bereiche:

• Logistik: Hier verwenden wir so ziemlich alle Module, die Xentral anbietet. Vom Kommissionieren bis zur Inventur ist alles dabei. Vor allem die Schnittstellen mit Shopify und Sendcloud ermöglichen es uns, eine reibungslose Abwicklung beim Versand sicherzustellen. Mehr Infos.

• Finanzen: Unsere gesamten Finanzen laufen über Xentral. Alle Eingangsrechnungen werden als Verbindlichkeit, alle Ausgangsrechnungen als Rechnung angelegt. Über die Zahlungseingänge prüfen wir die Kontobewegungen auf unseren verschiedenen Konten (Commerzbank, PayPal, Volksbank, etc.) Das ist möglich, da unsere Geschäftskonten mit Xentral verbunden sind. Mit dem Modul Zahlungsverkehr regeln wir einfach die Zahlung von Verbindlichkeiten. Das Mahnwesen nutzen wir wöchentlich gemeinsam mit der Erstellung eines internen Invoice Reports. Alle Finanzdaten und alle Informationen kommen bei uns immer aus Xentral. Wir haben unserem Steuerbüro ebenfalls einen Account erstellt, sodass sie eigenständig in unserem System die benötigten Informationen einsehen können, was uns die Arbeit enorm erleichtert. Mehr Infos.

• Vertrieb: Adressen anlegen, Artikel eintragen, Angebote schreiben, Aufträge abschicken, Wiedervorlagen pflegen; egal, ob es um Datenpflege oder um Abwicklung von Geschäften geht, mit Xentral bilden wir unsere komplette Vertriebsstrategie ab. Besonders das CRM Modul finde ich nützlich. Hier haben wir uns einen eigenen Funnel gebaut, auf den wir wöchentlich gemeinsam mit dem Vertriebsteam schauen. Mehr Infos.

• Analysen & Reportings: Das Bericht Modul ist für uns mit eines der wichtigsten Module aus Xentral. Wir haben uns hier eigene Berichte erstellen lassen, die es uns ermöglichen, wichtige Daten aus Xentral zu ziehen. Wir nutzen diese Daten anschließend, um eigene Reportings in Excel zu bauen. Dazu gehören unser Invoice Report, unser PLM (Project Life Management), Cost Center Report, BD Analytics Report und weitere Reports. Mehr Infos.
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⁠Alles in Allem ist Xentral für uns sehr vielseitig einsetzbar. Es fungiert wie unser Gehirn und ist mit allen Fachbereichen vernetzt. Die stetige Entwicklung des Tools und die enorme Tiefe, die es mit sich bringt, ist für uns der Grund, auch zukünftig mit Xentral gemeinsam zu wachsen. Du willst dein Tech-Stack auch optimieren? Xentral kannst du 14 Tage lang uneingeschränkt ausprobieren. Starte jetzt deine kostenlose Testversion or vereinbare einen Demo-Call mit unseren Xentral Expert:innen.

Häufig gestellte Fragen zu Business-Tools

Was sind Business-Tools?

Business-Tools sind, wie Tools im Allgemeinen eigentlich auch, kleine Helfer im (Geschäfts-)Alltag. Sie dienen dem Zweck, bestimmte Prozesse zu vereinfachen, übersichtlicher zu gestalten oder überhaupt erst zu ermöglichen. Der Einsatz bestimmter Werkzeuge ist für Unternehmen von heute essenziell. Dabei haben Angebot und Funktionsumfang gerade bei Tools für Unternehmen in den letzten Jahren extrem zugenommen.

Wie finde ich ein geeignetes E-Commerce-Tool?

Der einfachste Weg auf der Suche nach einem passenden Tool ist eine kurze Recherche im Web. Plattformen wie OMT haben zahlreiche Business-Tools für die unterschiedlichsten Bereiche zusammengetragen. Wichtig ist, sich nicht blind auf die Aussagen der Hersteller zu verlassen, sondern jede Software ausgiebig zu testen. Dafür bieten die Publisher häufig kostenlose Testzeiträume an. Neben Kosten und Kernfunktionen solltest du vor allem überprüfen, ob das Tool auch in deine übrige Systemlandschaft passt.

Was macht die Xentral Business Software?

Xentral hilft kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) ihr operatives Tagesgeschäft zu automatisieren und zu vereinfachen. Die leicht bedienbare Business Software bündelt alle Aufträge, Lagerbestände, Zahlungen und Versandabläufe zentral an einem Ort: Das schafft mehr Zeit, höhere Umsätze und stärkere Kundenzufriedenheit. Xentral bietet flexible Funktionen und erweiternde Schnittstellen zu allen gängigen Tech-Tools. Mit diesem Setup können sich KMU nachhaltig Tag für Tag weiterentwickeln.