Auftragsbestätigung Vorlagen: Effiziente und fehlerfreie Bestätigung deiner Aufträge

Der Geschäftsverkehr ist geprägt von Verhandlungen und Vertragsabschlüssen. Nicht immer erfolgen diese Abschlüsse schriftlich. Im Streitfall können die mündlich getroffenen Vereinbarungen nicht immer zweifelsfrei wiedergegeben werden. Die schriftliche Bestätigung eines Auftrags schafft rechtliche Klarheit und beugt Missverständnissen vor.

In diesem Beitrag zeigen wir dir, was hinter der Auftragsbestätigung steckt und wie du eine solche effizient erstellst.

Was ist eine Auftragsbestätigung und warum ist sie wichtig?

Bei einer Auftragsbestätigung handelt es sich im Kern um eine Willenserklärung, bei der eine Vereinbarung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber festgehalten wird. Die DIN 69905 definiert eine solche Bestätigung als "Mitteilung über die Annahme eines Auftrags". Mit einer schriftlichen Auftragsbestätigung wird somit bestätigt, einen Auftrag zu den vereinbarten Konditionen verbindlich anzunehmen.

Die schriftliche Bestätigung eines Auftrags kann für dich von großem Nutzen sein. Zum einen ist die Auftragsbestätigung eine Zusammenfassung der vereinbarten Leistungsübersicht und kann eventuelle Missverständnisse vor der Leistungserstellung aus dem Weg räumen. Zum anderen macht eine Auftragsbestätigung einen professionellen Eindruck und kann im Streitfall vor Gericht als Beweismittel vorgelegt werden.

Die Auftragsbestätigung ist nicht gesetzlich definiert und keineswegs verpflichtend. Gerade wenn sowohl das Angebot als auch die Annahme dessen schriftlich vorliegen, ist eine erneute Auftragsbestätigung mitunter überflüssig. In der Praxis kommt es jedoch häufig vor, dass Verträge oder Änderungen mündlich besprochen werden. Kommt es zum Streitfall, ist eine eindeutige Feststellung der Vereinbarungen oftmals nicht möglich, sodass hier eine Niederschrift sinnvoll ist.

Wichtige Bestandteile einer Auftragsbestätigung

Der Inhalt einer Auftragsbestätigung unterscheidet sich mitunter. Je nachdem, welche Leistung erbracht wird, in welcher Branche du dich bewegst oder welche individuellen Absprachen getroffen wurden, gibt es Unterschiede.

Im Allgemeinen gilt jedoch, dass die Auftragsbestätigung die Leistungsbestandteile sowie deren Konditionen übersichtlich und verständlich darstellen sollte. Zu den wichtigsten Bestandteilen einer Auftragsbestätigung zählen daher:

• Name und Anschrift des Auftraggebers

• Name und Anschrift des Auftragnehmers

• Auftragsnummer

• Datum der Auftragsbestätigung

• Datum der Auftragserteilung

• Umfassende Leistungsbeschreibung

• Preise und Preisbestandteile (z. B. Stundensatz, Stückpreis etc.)

• Gesamtsumme und Umsatzsteuer

• Liefer- bzw. Leistungsdatum

• Zahlungsbedingungen (Rabatte, Boni, Skonti, Fristen)

• Verweis auf AGB

Diese Bestandteile werden gegebenenfalls von weiteren Details oder branchenüblichen Angaben sowie den standardmäßigen Gruß- und Schlussformeln ergänzt.

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Checkliste vor dem Abschicken von Auftragsbestätigungen

Ziel einer jeden Auftragsbestätigung ist, Sicherheit und Klarheit über den jeweiligen Geschäftsvorgang zu gewährleisten. Damit Missverständnisse vermieden werden, solltest du ein paar Dinge beachten.

• Formuliere einfach und klar: Vermeide komplizierte Sätze.

• Formuliere präzise: Beschreibe Leistungen und Preise detailliert.

• Nutze Vorlagen: Passe Vorlagen je nach Auftragsart an.

• Prüfe die Auftragsbestätigung: Stelle sicher, dass alle Angaben korrekt sind.

• Versende rechtzeitig: Schicke die Bestätigung sofort nach Auftragseingang ab.

Erstellung einer Auftragsbestätigung: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Zwar gibt es keine gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich der Form einer Auftragsbestätigung, jedoch kann eine Vorlage den administrativen Aufwand für dich und deine Mitarbeitenden enorm verringern. Im Folgenden zeigen wir dir, welche Schritte zur Erstellung einer Auftragsbestätigung nach einer Bestellung notwendig sind.

1. Auswahl der passenden Auftragsbestätigungsvorlage: Wähle eine Vorlage aus, die zur Auftragsart und Kundenansprache passt.

2. Ausfüllen der Vorlage mit den relevanten Daten: Trage Bestellnummer, Auftragsdatum, Kundendaten, Produkte, Preise, Zahlungs- und Lieferbedingungen ein.

3. Anpassung der Vorlage an spezifische Anforderungen: Füge bei Bedarf zusätzliche Dienstleistungen oder besondere Anforderungen hinzu.

4. Versand der Auftragsbestätigung per E-Mail oder Post: Prüfe alle Daten und versende die Bestätigung digital oder postalisch.

Häufige Herausforderungen bei der Erstellung von Auftragsbestätigungen und wie man sie löst

Die Erstellung von Auftragsbestätigungen erscheint im ersten Blick als keine allzu große Hürde. Dennoch gibt es immer wieder Herausforderungen wie beispielsweise unvollständige bzw. unklare Bestellungen oder spezifische Kundenanforderungen, die die manuelle Erstellung aufwendig werden lassen. Wer in diesen Fällen keine standardisierten und automatisierten Prozesse für die Auftragsbestätigung hat und jedes Dokument von Neuem aufsetzen muss, kommt oftmals an seine Grenzen.

Neben der reinen Zeitersparnis dienen Vorlagen und ein standardisierter Prozess zur Sicherstellung der Rechtssicherheit der Auftragsbestätigung. Wer die Bestätigung direkt aus dem Angebot bzw. der Bestelldaten erzeugen kann, stellt sicher, dass keine wichtigen Informationen vergessen werden. So wird sichergestellt, dass die Auftragsbestätigung dem Angebot entspricht und damit rechtlich bindend wirkt. Außerdem werden Kommunikationsfehler zwischen Vertrieb und Kunde bzw. Kundin vermieden.  

Fazit

Eine Auftragsbestätigung ist ein hilfreiches Mittel, um Missverständnisse im Geschäftsverkehr zu vermeiden. In der Praxis werden Verträge häufig mündlich besprochen oder nachverhandelt. Im Streitfall ist es in solchen Situationen schwer, die genauen Vereinbarungen zu ermitteln. Eine schriftliche Bestätigung kann hierbei nicht nur im Streitfall aushelfen, sondern macht einen professionellen Eindruck, schafft Vertrauen und steigert die Kundenzufriedenheit.

Das Wichtigste ist, dass die Auftragsbestätigung vollständig und verständlich formuliert ist. Nur so herrscht für beide Vertragsparteien Einigkeit über den jeweiligen Auftrag.

Es gibt zwar keine gesetzliche Definition zur Form einer solchen Bestätigung. Vorlagen und Muster helfen jedoch, ein einheitliches Auftreten zu gewährleisten. Damit dein Auftragsmanagement nicht überhand nimmt und wichtige Ressourcen verschlingt, ist ein strukturierter und automatisierter Prozess von Vorteil.