Amazon ERP & Warenwirtschaft: So klappt die Integration

Das Wichtigste im Überblick 

• Bestellabwicklung, Rechnungserstellung und Lagerbuchungen laufen vollautomatisch – egal ob FBA oder FBM. Das spart täglich mehrere Stunden und eliminiert Fehlerquellen.
• Echtzeit-Bestandsabgleich über alle Kanäle (über 99% Genauigkeit) verhindert Überverkäufe und schützt dein Amazon-Händler-Rating.
• DATEV-Schnittstelle und GoBD-Konformität sichern deine Buchhaltung ab, während EPR-Management die Einhaltung von Verpackungsvorschriften automatisiert.
• Das ERP als "Single Source of Truth" vernetzt Amazon, eigenen Shop, weitere Marktplätze und Buchhaltung – Schluss mit Tool-Chaos und Datensilos.
• Die technische Infrastruktur wächst mit: Von 100 auf 1.000+ Bestellungen täglich, ohne zusätzliches Personal oder manuelle Mehrarbeit.

Was ist ERP und welche Funktionen hat es? 

Der Begriff ERP bedeutet Enterprise-Resource-Planning. Mit einer ERP-Software kannst du die Prozesse und Ressourcen in deinem Unternehmen planen, steuern und kontrollieren. Das sorgt für mehr Wirtschaftlichkeit und ein erfolgreicheres Unternehmen, da du Ressourcen effektiver nutzen und ineffektive Strategien beseitigen kannst.

Konkret geht es bei der Steuerung von Ressourcen um drei verschiedene Bereiche:

• Kapital: Finanzielle Mittel optimal einsetzen und gebundenes Kapital reduzieren
• Betriebsmittel: Maschinen, Lager und Infrastruktur effizient nutzen
• Mitarbeiter: Personalressourcen strategisch planen

Das Ziel eines ERP-Systems ist es, dich dabei zu unterstützen, deine Unternehmensziele zu erreichen, indem dir viele zentrale, aber zeitaufwendige Management-Aufgaben abgenommen werden.

Die Basis für deinen Amazon-Erfolg: So funktioniert die ERP-Integration 

Eine ERP-Integration ist im Grunde eine technische Brücke zwischen deiner zentralen Warenwirtschaft und dem Amazon Marktplatz. Die ERP-Schnittstelle sorgt dafür, dass Daten wie Bestellungen, Kund:inneninformationen und Lagerbestände automatisch und in Echtzeit zwischen den beiden Systemen ausgetauscht werden. Statt dich in verschiedenen Tools anzumelden, steuerst du alle relevanten Prozesse aus einer einzigen Software.

Der eigentliche Mehrwert entsteht dadurch, dass das ERP als "Single Source of Truth" agiert. Es ist die zentrale Datendrehscheibe, die nicht nur Amazon, sondern auch deinen eigenen Onlineshop, weitere Marktplätze und deine Buchhaltung vernetzt. Dieses "All-in-One"-Prinzip beendet das Tool-Chaos und gibt dir die volle Kontrolle über dein gesamtes E-Commerce-Geschäft.

Automatisierte Auftragsabwicklung: Eigenes Lager, FBA und FBM zentral steuern 

Egal, ob du selbst versendest (Fulfillment by Merchant – FBM) oder den Versand durch Amazon nutzt (Fulfillment by Amazon – FBA), eine gute Integration automatisiert deine Bestellabwicklung vollständig. Das ERP-System erkennt, woher eine Bestellung kommt und welche Logistik-Art dahintersteckt, um die richtigen Prozesse anzustoßen.

FBM (Versand aus eigenem Lager) 

Geht eine Bestellung auf Amazon ein, importiert das ERP sie automatisch. Es erstellt Lieferscheine und Picklisten, bucht die Ware aus dem Lager aus und übergibt die Versanddaten an deinen Versanddienstleister. Nach dem Versand meldet die Schnittstelle die Sendungsnummer an Amazon zurück und der Status wird für deine Kunden aktualisiert.

FBA (Versand durch Amazon) 

Auch hier erfasst das ERP die Bestellung, um Rechnungen zu erstellen und die Daten für deine Buchhaltung zu sichern. Die eigentliche Logistik übernimmt Amazon. Der Clou: Das ERP hilft dir, deine FBA-Bestände zu managen, indem es dir anzeigt, wann du welche Produkte an das Amazon-Lager nachliefern musst.

Die Schnittstellen-Features im Detail: 

• Abholung der Aufträge: Automatischer Import aller Bestellungen
• Umstellung des Auftragsstatus bei Versand inkl. Trackingnummer: Nahtlose Statusaktualisierung
• Einzelne Übertragung von Artikeln: Bidirektionaler Datenaustausch zwischen Amazon und ERP
• Meldung aktueller Lagerzahlen: Echtzeit-Bestandsabgleich über alle Kanäle

Praxisbeispiel 

Das Food-Startup Buah nutzte anfangs Billbee, stieß bei wachsendem Bestellvolumen aber an seine Grenzen. Der Wechsel zu Xentral als zentrales ERP-System ermöglichte es ihnen, die Bestellabwicklung über alle Kanäle hinweg zu automatisieren und ihre komplexen Logistik-Prozesse effizient zu skalieren.

Bestands- und Artikelpflege: Echtzeit-Synchronisation mit Amazon als Schlüssel gegen Überverkäufe 

Überverkäufe auf Amazon sind nicht nur ärgerlich für Kunden, sie können auch dein Händler-Ranking negativ beeinflussen. Ein ERP-System mit Echtzeit-Synchronisation ist die effektivste Waffe dagegen. Die Integration stellt sicher, dass deine Lagerbestände über alle Verkaufskanäle hinweg immer aktuell sind.

So funktioniert der automatische Bestandsabgleich: 

1. Zentraler Datenstamm: Du pflegst alle Artikeldaten nur einmal zentral im ERP-System.

2. Verkauf registrieren: Wird ein Produkt auf Amazon verkauft, registriert das ERP dies sofort.

3. Bestände anpassen: Das System reduziert den verfügbaren Bestand und synchronisiert diesen Wert in Echtzeit mit all deinen anderen Kanälen, wie deinem Shopify-Shop oder eBay.

4. Überverkäufe verhindern: Ist ein Artikel ausverkauft, wird er auf allen Marktplätzen automatisch als "nicht verfügbar" markiert.

Dieser Prozess sorgt für eine verlässliche Datenbasis und steigert die Bestandsgenauigkeit auf über 99%.

Effizienz, Wachstum, Kontrolle: Die entscheidenden Vorteile eines ERP für dein Amazon-Business 

Die Integration eines ERP-Systems in deine Amazon-Prozesse bietet dir als Onlinehändler entscheidende Vorteile, die sich direkt auf deinen Umsatz und deine Skalierbarkeit auswirken. Es ist die technische Grundlage, um von 100 auf über 1.000 Bestellungen am Tag zu wachsen, ohne im manuellen Chaos unterzugehen:

• Massive Zeitersparnis: Die Automatisierung von Routineaufgaben wie automatische Rechnungserstellung und Bestellabwicklung spart dir und deinem Team täglich mehrere Stunden.
• Weniger Fehler: Manuelle Datenübertragungen sind eine häufige Fehlerquelle. Die Automatisierung minimiert Falscheingaben und sorgt für reibungslose Prozesse.
• Volle Skalierbarkeit: Ein ERP wächst mit deinem Unternehmen. Es ist darauf ausgelegt, hohe Bestellvolumen zu verarbeiten und komplexe Logistik-Anforderungen zu bewältigen.
• Zentrale Kontrolle: Du erhältst eine 360-Grad-Sicht auf alle Geschäftsbereiche – von Lagerverwaltung und Versand über Kunden-Daten bis zur Buchhaltung.
• Branchenspezifische Lösungen: Moderne ERP-Software bietet spezielle Funktionen für deine Branche. Für Food & Beverage-Händler ist zum Beispiel die Verwaltung von Chargennummern und Mindesthaltbarkeitsdaten entscheidend, während Unternehmen im Bereich Home & Garden von einer starken Variantenverwaltung profitieren.

Xentral & Amazon: Diese Funktionen bietet die Integration 

Mit der Xentral ERP Software bündelst du nicht nur deinen Amazon-Handel, sondern alle deine E-Commerce-Kanäle in einem System. Dank über 1.000 Schnittstellen und branchenspezifischen Features wie Chargenverwaltung oder Seriennummern-Tracking passt sich die Software flexibel an die Anforderungen deines KMU an.

Live-Monitoring deiner Amazon KPIs 

Der Fokus liegt auf dem Live-Monitoring deiner wichtigsten Kennzahlen. Das bedeutet, dass du den Überblick über folgende Bereiche behältst:

• Verkaufskennzahlen
• Bestände
• Gebühren
• Einnahmen
• Umsätze
• Checkouts
• Ausstehende Aufträge bei Amazon

Sie werden in einem Dashboard angezeigt und stehen dir immer aktualisiert zur Verfügung.

Erweiterte Features für Amazon-Händler:

• Artikelpflege mit bestehenden und neuen Listings: Zentrale Verwaltung aller Produktdaten
• Automatische Rechnungen: Für FBA und FBM
• Verwaltung von Gutschriften: Vollständig integriert
• Amazon Prime Label Support: Merchant Fulfillment Network (MFN)
• Alle Kontakte zentral hinterlegt im CRM: Kundenbeziehungen im Blick
• Effiziente Einkaufsplanung mit Artikel-Forecast: Vorausschauende Bestandsplanung
• Multichannel Tracking inklusive Amazon: Du kannst deinen Online-Shop, deinen Marktplatz und sogar deine Filiale miteinander verbinden und zentral koordinieren
• Automatisierte Buchhaltung: Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden überprüft und die Buchhaltung automatisiert
• Automatisierte Logistik: (wenn gewünscht)

EPR & Compliance auf Amazon: So meisterst du rechtliche Anforderungen im Onlinehandel 

Als Händler in der DACH-Region musst du strenge rechtliche Vorgaben erfüllen. Dazu gehört die "Extended Producer Responsibility" (EPR), die dich zur Teilnahme an Recyclingsystemen für Verpackungen verpflichtet. Amazon kontrolliert die Einhaltung dieser Regeln streng. Ein ERP-System hilft dir, diese Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Das ERP kann zum Beispiel die Menge und Art deiner in Umlauf gebrachten Verpackungen erfassen und dir die nötigen Daten für deine Meldung beim Verpackungsregister LUCID bereitstellen.

Noch wichtiger für deutsche Unternehmen ist die Compliance im Bereich Buchhaltung. Eine direkte DATEV-Schnittstelle im ERP automatisiert den Export aller steuerrelevanten Daten und stellt die GoBD-Konformität sicher – ein entscheidender Vorteil gegenüber vielen internationalen Software-Lösungen.

Auswahl und Implementierung: Best Practices für eine erfolgreiche ERP-Integration 

Das beste ERP-System für kleine Amazon-Händler gibt es nicht – es kommt auf deine individuellen Anforderungen an. Um die richtige Software für dein Unternehmen zu finden, solltest du eine gründliche Analyse durchführen.

Achte bei der Auswahl auf folgende Punkte: 

• Skalierbarkeit: Ist die Software in der Lage, mit deinem Wachstum mitzuhalten?
• Schnittstellen: Bietet das ERP-System Integrationen zu allen wichtigen Tools, die du nutzt (Shopsysteme, Zahlungsanbieter, Versand)?
• Funktionsumfang: Deckt das System alle für dich wichtigen Bereiche ab (z.B. Lagerverwaltung, Buchhaltung, Produktion)?
• Benutzerfreundlichkeit: Ist die Oberfläche modern und intuitiv, sodass dein Team schnell damit arbeiten kann?
• Support: Bietet der Anbieter verlässlichen Support und ein Partnernetzwerk für die Implementierung?

Vorbereitung ist alles 

Eine gute Vorbereitung ist der Schlüssel zum Erfolg. Erstelle ein detailliertes Lastenheft, um deine Anforderungen klar zu definieren, bevor du mit der ERP-Auswahl beginnst.

Tipp: Suche nach einem ERP-Vergleich. Dort findest du schnell und einfach heraus, welcher Anbieter am besten zu dir passt!

Fazit: Dein Wachstumsmotor für Amazon 

Für ambitionierte Amazon-Händler ist eine ERP-Integration kein "Nice-to-have", sondern eine strategische Notwendigkeit. Sie ist das technische Rückgrat, das es dir ermöglicht, manuelle Prozesse zu eliminieren, Fehler zu vermeiden und dein E-Commerce-Geschäft nachhaltig zu skalieren.

Indem du alle Daten und Workflows in einer zentralen Software bündelst, gewinnst du nicht nur Effizienz, sondern auch die Kontrolle und Transparenz, die du für kluge Geschäftsentscheidungen brauchst.

Du willst dein "Excel-Chaos" beenden und deine Amazon-Prozesse endlich automatisieren? Entdecke, wie Xentral als dein zentrales ERP-System dein Wachstum beflügeln kann. Buche jetzt deine kostenlose Demo.