Lastenheft & Pflichtenheft: Definition, Beispiel und Unterschiede

Lasten- und Pflichtenhefte sind elementarer Bestandteil eines professionellen Projektmanagements. In verschiedenen Situationen und unterschiedlichen Branchen helfen sie dabei, ein Projekt effektiv und wirtschaftlich umzusetzen. Was sich hinter den Begriffen verbirgt, wie du ein Lastenheft erstellst und warum du es nutzen solltest, verraten wir dir in diesem Artikel.

Definition: Was ist ein Lasten- und Pflichtenheft?

Lasten- und Pflichtenhefte werden oftmals synonym verwendet – fast so, als wäre beides das Gleiche. In Wahrheit sind es zwei unterschiedliche Dokumente für zwei verschiedene Stadien innerhalb eines Projekts. 

Das Wichtigste auf einen Blick: 

Ein Lastenheft ist die Problem- und Zielbeschreibung eines Projekts und erklärt, WAS du mit dem Projekt erreichen möchtest. Das Pflichtenheft dagegen beschreibt das WIE – es enthält die Problemlösung und die Zielerreichung. 

Lass uns also einen Blick darauf werfen, was ein Lastenheft und was ein Pflichtenheft genau ist. 

Was ist ein Lastenheft?

Als Problem- und Zielbeschreibung funktioniert ein Lastenheft wie ein Anforderungskatalog oder eine Soll-Konzeption: Es beschreibt, was du genau mit dem Projekt erreichen möchtest. Dafür hältst du fest, welche Erwartungen du an die gewünschte Lösung hast. Auch eine Beschreibung der Ist- und Soll-Situation ist wichtiger Bestandteil des Lastenheftes. 

Wer erstellt ein Lastenheft?

Das Lastenheft wird vom Auftraggeber erstellt. In der Regel erstellst du also immer dann eines, wenn du ein Projekt an einen externen Dienstleister vergibst. Insbesondere im Bereich der Produktentwicklung werden Lastenhefte aber auch intern verwendet: Produktmanager:innen erstellen ein Lastenheft und übergeben es an die F&E-Abteilung (Forschung und Entwicklung).  

Übrigens: 

Bei öffentlichen Aufträgen werden Lastenhefte auch für die Ausschreibung genutzt.

Sonderform: Agiles Lastenheft

Ein agiles Lastenheft lässt viel Spielraum für weitere Anpassungen. Zum Projektstart ist es lediglich ein erster Entwurf und wird dann im Laufe der Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer weiter ergänzt und verfeinert. Dadurch berücksichtigst du mit einem agilen Lastenheft auch sich verändernde Anforderungen. 

Was ist ein Pflichtenheft?

Ein Pflichtenheft ist die nächste Stufe nach dem Lastenheft – das Lastenheft wird sozusagen in das Pflichtenheft überführt. Inhaltlich beschreibt es die Problemlösung: Wie wird das gewünschte Ziel genau erreicht? Dazu gehören konkrete Handlungen, die zur Zielerreichung notwendig sind. Geht es um eine Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister, wird das Pflichtenheft später sogar Vertragsbestandteil. 

Wer erstellt ein Pflichtenheft?

Ganz allgemein wird das Pflichtenheft immer vom Auftragnehmer erstellt. In der Regel sind das externe Dienstleister, die du im Rahmen des Projekts vielleicht beauftragen möchtest. Handelt es sich dagegen um ein internes Projekt, wird das Pflichtenheft von einer anderen Abteilung erstellt, zum Beispiel von der F&E-Abteilung.

Lasten- und Pflichtenheft: Beispiel aus der Praxis 

Stell dir vor, du möchtest eine App für deinen Online Shop entwickeln lassen. Für deine Suche nach einem geeigneten Partner erstellst du ein Lastenheft. Darin beschreibst du genau, was du erreichen möchtest und welche Anforderungen du hast. Ein kleiner Teil deines Lastenheftes könnte dann zum Beispiel so aussehen:  

Anforderungen: 

• Benutzerregistrierung und Login

• Automatisierter Bezahl-Prozess mit Bezahlanbieter x, y und z

• Rubrik „andere Kund:innen kauften auch“

• Datenschutz und Sicherheit 

• Nutzung auf Android und iOS

Ein möglicher Auftragnehmer würde mit folgenden Inhalten im Pflichtenheft darauf reagieren: 

Technische Spezifikationen:

• Programmiersprachen: Kotlin (Android), Swift (iOS)

• Backend: Node.js mit Datenbank

• Benutzeroberfläche: Material Design (Android), Human Interface Guidelines (iOS)

Funktionale Spezifikationen:

• Registrierung/Anmeldung: Formulare, Validierung, Passwortverschlüsselung

• API-Schnittstellen für Zahlungsanbieter x,y,z

• Datenauswertung: KI-Algorithmen zur Berechnung von Nutzerpräferenzen zur automatisierten Erstellung einer „andere Kunden kauften auch“-Funktion

Funktionen & Ziele von Lasten- und Pflichtenheften

Lasten- und Pflichtenhefte haben eine entscheidende Funktion: Sie helfen dir dabei, dein Projekt zielführend und effizient umzusetzen. 

Im Detail verfolgst du mit Lasten- und Pflichtenheften folgende Ziele: 

• Fokussierte Projektplanung: Die Erstellung eines Lastenheftes hilft dir dabei, dein Projekt sinnvoll zu planen. 

• Verbesserter Informationsfluss: Mögliche Dienstleister finden im Lastenheft alle Informationen, die sie benötigen. 

• Vergleichbare Angebote: Da du allen Auftragnehmern die gleichen Informationen zur Verfügung gestellt hast, erhältst du vergleichbare Angebote. Du erkennst schnell, wer das beste Preis-Leistungsverhältnis bietet. 

• Vertragsbestandteil: Das Pflichtenheft wird später Bestandteil des Vertrags und ist für beide Parteien rechtlich bindend. 

• Vereinfachte Projektsteuerung: Durch Meilensteine und Zielsetzungen behältst du den Überblick und weißt, wann du Nachbesserung einfordern musst. 

• Mehr Transparenz: Beide Seiten wissen, was sie bekommen und was sie leisten müssen.

Lasten- und Pflichtenheft erstellen – Tipps für die Umsetzung 

Das Wichtigste vorab: Das einzig wahre Lastenheft und Pflichtenheft gibt es nicht. Jedes Unternehmen und jedes Projekt ist individuell und hat individuelle Anforderungen. Trotzdem gibt es einige Punkte, an denen du dich orientieren kannst.  

Der Ablauf: So erstellst du ein Lastenheft

1. Analyse: Untersuche die Ist-Situation und überlege dir genau, wie die Soll-Situation im Detail aussieht. 

2. Sammlung aller Anforderungen: Notiere alle Anforderungen, die dir für die Soll-Situation einfallen. 

3. Priorisierung: Sortiere die Anforderungen nach Priorität. Was ist absolutes Muss, was ist eher nice-to-have?

4. Lastenhefterstellung: Im Anschluss nimmst du alles gut strukturiert ins Lastenheft auf. 

Der Aufbau: Das muss in dein Lastenheft

Wenn du dein Lastenheft erstellst, kannst du dich an der folgenden Inhaltsauflistung orientieren: 

1. Einleitung: Beschreibe grob, worum es beim Projekt geht

2. Ist-Zustand: Beschreibe den Ist-Zustand inkl. aller Rahmenbedingungen und Probleme 

3. Soll-Zustand und Ziele: Beschreibe, was du genau mit dem Projekt erreichen möchtest 

4. Zuständigkeiten: Beschreibe, wer innerhalb des Projekts wofür verantwortlich ist 

5. Anforderungen und Wünsche: Stelle die Muss- und die Kann-Anforderungen an die gewünschte Lösung vor 

6. Zeitliche Vorgaben: Beschreibe Zeitplan und Deadlines 

7. Projektorganisation / Methodik: Ergänze Informationen zum Projektablauf und zur Organisation

8. Ergänzungen oder individuelle Punkte: Ergänze alles, was zusätzlich wichtig ist 

Aufbau eines Pflichtenheftes

1. Einleitung: Darstellung des Projekts aus Sicht des Anbieters

2. Dokumentation der Ausgangslage: Einordnung der im Lastenheft beschriebenen Voraussetzungen aus Sicht des Auftragnehmers

3. Soll-Konzept: Vorstellung eines möglichen Lösungsweges

4. Zieldefinition: Beschreibung konkreter (Unter-) Ziele unter Berücksichtigung der Muss- und Kann-Anforderungen 

5. Vorstellung der Prozessabläufe: Beschreibung der Umsetzungsprozesse und Nennung der jeweiligen Stärken und Schwächen 

6. Beschreibung der Voraussetzungen: Vorstellung der Voraussetzungen für die Umsetzung des Lösungsweges