Projektmanagement: Woran die Einführung von ERP-Systemen scheitert

ERP-Projekte scheitern häufiger als sie erfolgreich sind – trotz sorgfältiger Planung und hoher Investitionen. Die Statistiken sind alarmierend: Etwa 60-70% aller ERP-Implementierungen erreichen nicht die gesteckten Ziele oder überschreiten Budget und Zeitrahmen erheblich. Gerade für mittelständische Unternehmen kann ein gescheitertes ERP-Projekt existenzbedrohend sein.

Das Wichtigste in Kürze 

• Hohe Fehlerquoten bei ERP-Projekten liegen meist nicht an der Technik, sondern an menschlichen Faktoren, wie beispielsweise unklare Ziele, mangelndes Change Management und fehlende Unterstützung aus der Führungsebene.
• Ein erfolgreiches ERP-Projekt erfordert eine ganzheitliche Strategie. Analysiere und optimiere zuerst deine Prozesse, binde Mitarbeiter:innen frühzeitig ein und setze auf einen modularen, schrittweisen Roll-out.
• Die Wahl einer flexiblen, skalierbaren Cloud-Lösung und die Konzentration auf Standardprozesse statt aufwendiger Anpassungen minimieren Risiken und schaffen eine zukunftsfähige Basis für dein Unternehmenswachstum.

Was bedeutet "gescheitertes ERP-Projekt"? 

Ein ERP-Projekt gilt als gescheitert, wenn eine oder mehrere der folgenden Situationen eintritt:

Budgetüberschreitungen 

• Mehr als die Hälfte aller Projekte überschreitet den ursprünglich geplanten Kostenrahmen
• Versteckte Kosten durch Anpassungen, Schulungen und Ausfallzeiten
• Durchschnittliche Mehrkosten können das ursprüngliche Budget verdoppeln

Zeitplan-Verzögerungen 

• Die meisten Projekte werden später als geplant abgeschlossen
• Typische Verzögerung: 8-12 Monate
• Produktivitätsverluste während der verlängerten Implementierungsphase

Funktionalitätsdefizite 

• Viele Systeme erreichen nicht die versprochene Funktionalität
• Wichtige Geschäftsprozesse bleiben unabgedeckt
• Integration mit bestehenden Systemen funktioniert nicht wie geplant

Geringe Nutzerakzeptanz 

• Ein erheblicher Teil der Mitarbeiter nutzt das neue System nicht oder nur eingeschränkt
• Rückkehr zu alten, ineffizienten Prozessen
• Widerstand gegen Veränderungen bleibt bestehen

Unzureichender ROI 

• Die Mehrheit der Unternehmen erreicht nicht den geplanten Return on Investment
• Erwartete Effizienzgewinne bleiben aus
• Wettbewerbsvorteile werden nicht realisiert

Die 7 häufigsten Ursachen für das Scheitern von ERP-Projekten 

Die Einführung eines ERP-Systems ist für viele Unternehmen ein entscheidender Schritt, um Prozesse zu optimieren und das Wachstum zu unterstützen. Gleichzeitig handelt es sich um ein komplexes Vorhaben, bei dem zahlreiche Stolperfallen lauern. Immer wieder treten ähnliche Ursachen auf, die den Erfolg gefährden und Projekte ins Stocken bringen.

1. Mangelhafte Projektplanung und unrealistische Erwartungen 

Das Problem: Die meisten gescheiterten Projekte weisen eine unzureichende Anforderungsanalyse auf.

• Unklare Zieldefinition: Vage Formulierungen wie "Prozesse digitalisieren" statt konkreter, messbarer Ziele
• Unrealistische Zeitpläne: Unterschätzung der Komplexität führt zu Termindruck und Qualitätsverlust
• Fehlende Prozessanalyse: Bestehende, ineffiziente Prozesse werden 1:1 ins neue System übertragen

Xentral-Lösung: Unser strukturierter Analyseprozess beginnt mit einem 360°-Assessment Ihrer aktuellen Prozesse. Wir definieren gemeinsam konkrete, messbare Ziele und erstellen realistische Zeitpläne mit ausreichenden Puffern.

2. Unzureichendes Change Management 

Das Problem: Die meisten ERP-Projekte scheitern am Widerstand der Mitarbeiter.

• Zu späte Einbindung: Mitarbeiter werden erst bei der Schulung mit dem neuen System konfrontiert
• Mangelnde Kommunikation: Die Vorteile des neuen Systems werden nicht überzeugend vermittelt
• Fehlende Unterstützung: Keine Begleitung bei der Umstellung auf neue Arbeitsweisen

Xentral-Ansatz: Unser Change-Management-Programm bindet Ihre Mitarbeiter von Anfang an ein. Key-User werden zu internen Botschaftern ausgebildet und unterstützen ihre Kollegen beim Übergang.

3. Technische Herausforderungen 

Das Problem: Fast die Hälfte der Projekte scheitert an Integrationsproblemen und Datenfehlern.

• Übermäßiges Customizing: Jede Anpassung erhöht Komplexität und Fehlerwahrscheinlichkeit
• Schlechte Datenqualität: "Garbage in, garbage out" – fehlerhafte Altdaten zerstören Vertrauen ins neue System
• Integrationsprobleme: Bestehende Systeme lassen sich nicht wie geplant anbinden

Xentral-Vorteil: Als Cloud-native Lösung mit Standard-APIs vermeiden wir komplexe Integrationen. Unser Datenmigrationsservice bereinigt Ihre Daten vor der Übernahme und stellt deren Qualität sicher.

4. Fehlende Führungsunterstützung 

Das Problem: Bei vielen gescheiterten Projekten fehlt das Commitment der Geschäftsführung.

• Unklare Prioritäten: Das ERP-Projekt konkurriert mit anderen Initiativen um Aufmerksamkeit
• Ressourcenmangel: Budget und Personal werden nicht ausreichend bereitgestellt
• Fehlende Entscheidungen: Wichtige Weichenstellungen werden verzögert oder vermieden

Xentral-Erfolgsmodell: Wir arbeiten nur mit Unternehmen, deren Geschäftsführung voll hinter dem Projekt steht. Regelmäßige Executive Reviews halten die Führungsebene involviert und entscheidungsbereit.

5. Vendor-bezogene Probleme 

Das Problem: Ein erheblicher Teil der Projekte scheitert an ungeeigneten Implementierungspartnern.

• Unrealistische Versprechen: Anbieter übertreiben die Möglichkeiten ihrer Software
• Mangelnde Branchenexpertise: Der Partner versteht die spezifischen Anforderungen nicht
• Unzureichender Support: Nach der Implementierung lässt die Betreuungsqualität nach

Xentral-Garantie: Mit über 5 Jahren Erfahrung in der ERP-Implementierung bieten wir transparente Projektabläufe, realistische Erwartungen und lebenslangen Support.

6. Datenmigration und -qualität 

Das Problem: Mehr als die Hälfte der Projekte leidet unter mangelhafter Datenübernahme.

• Unvollständige Migration: Nicht alle relevanten Daten werden übertragen
• Dateninkonsistenzen: Verschiedene Altsysteme verwenden unterschiedliche Datenformate
• Qualitätsmängel: Duplikate, veraltete Informationen und Formatfehler

Xentral-Datenservice: Unser 6-Stufen-Datenmigrationsmodell identifiziert, bereinigt und validiert Ihre Daten vor der Übernahme. Automatisierte Qualitätskontrollen gewährleisten fehlerfreie Migration.

7. Übermäßige Anpassungen (Over-Customization) 

Das Problem: Projekte mit übermäßigem Custom-Code haben eine deutlich höhere Ausfallwahrscheinlichkeit.

• "Das haben wir schon immer so gemacht": Ineffiziente Prozesse werden aufwendig nachgebaut
• Hohe Folgekosten: Jede Anpassung muss bei Updates erneut getestet und angepasst werden
• Vendor Lock-in: Übermäßige Abhängigkeit vom Implementierungspartner entsteht

Wichtig: Diese Ursachen wirken nicht isoliert, sondern verstärken sich gegenseitig – ein Teufelskreis, der zum Scheitern des gesamten Projekts führen kann.

Von Excel zum ERP: Wachstumsbedingte Systemgrenzen überwinden 

Viele wachsende Unternehmen stehen vor dem Problem, dass ihre bisherigen Systeme – oft Excel-Tabellen oder einfache Insellösungen – an ihre Grenzen stoßen. Typische Anzeichen dafür sind:

• Ab etwa 50 Bestellungen pro Tag wird die manuelle Bearbeitung in Excel ineffizient und fehleranfällig
• Bei mehr als 500 Produkten wird die Bestandsverwaltung ohne professionelles System unübersichtlich
• Ab 3-5 verschiedenen Verkaufskanälen wird der manuelle Abgleich praktisch unmöglich

In solchen Situationen ist ein ERP-System nicht einfach ein weiteres Tool, sondern der nächste logische Entwicklungsschritt für das Unternehmen. Es markiert den Übergang von improvisierten Lösungen zu strukturierten, skalierbaren Prozessen.

Praxisbeispiel: Buah 

Das Unternehmen Buah durchlief genau diesen Prozess: Es startete mit Excel-Tabellen, wechselte dann zu Billbee und weclapp, bevor es schließlich mit Xentral eine skalierbare ERP-Lösung implementierte. Dieser schrittweise Übergang ermöglichte ein kontinuierliches Wachstum ohne Systemzusammenbrüche bei Lastspitzen.

Nachhaltiges Wachstum von Anfang an  

Wie Xentral dich bei der erfolgreichen ERP-Einführung unterstützt 

Natürlich lassen wir dich mit deinen Problemen rund ums ERP-Projekt nicht alleine. Unsere Expertinnen und Experten kennen die typischen Schwierigkeiten und stehen dir deshalb von Anfang an zur Seite.

Solution #1: Xentral funktioniert modular 

Wenn du dich für unsere Business-Software entscheidest, bekommst du kein riesiges Programmpaket mit unzähligen Funktionen, die du gar nicht benötigst. Xentral ist modular aufgebaut und du kannst genau das implementieren, was du tatsächlich brauchst. So kannst du einfach und schrittweise folgende Bereiche automatisieren

• Auftragsmanagement
• Einkauf
• Stammdaten
• Lager & Fulfillment
• Buchhaltung

Das Beste dabei: Xentral wächst mit. Solltest du dich also anfangs gegen die Buchhaltung-Solution entscheiden, aber dir irgendwann denken: „Vielleicht wäre die Jahresabrechnung doch einfacher, wenn ich sie automatisiere…“, dann ist eine nachträgliche Implementierung problemlos möglich.

Solution #2: Xentral schafft Kompetenzen 

Außerdem sorgen wir dafür, dass bei deinem Team keine einzige Frage rund um unser ERP-System unbeantwortet bleibt. Dazu drücken wir dir selbstverständlich nicht einfach eintausend Seiten starkes Handbuch in die Hände und wünschen dir viel Glück, sondern begleiten dich und dein Team Schritt für Schritt.

Zunächst selbstverständlich durch ein intensives Onboarding; aber auch dann noch, wenn unser System längst implementiert und einsatzfähig ist.

Durch das umfassende Angebot der Xentral Academy zum Beispiel: Hier findest du zahlreiche Videokurse, von den ersten Schritten mit unserer Software über das Anwendertraining für all deine Mitarbeitenden bis hin zu Deep Dives für erfahrene Nutzer:innen. Für Expertentipps zu den verschiedensten Themen gibt es unsere Webinare; für Videomuffel stellen wir zahlreiche Whitepaper bereit und dann sind da natürlich noch unsere Customer Success Manager, eine hilfsbereite Community und das Xentral Helpcenter für akute Anliegen.

Kurzum: Wir setzen alles daran, dass deine Mitarbeitenden in kürzester Zeit selbst zu Xentral-Expert:innen werden können. Um mangelnde Kompetenzen musst du dir also keine Sorgen machen.

Solution #3: Xentral überzeugt mit Beispielen 

Wir unterstützen dich auch, wenn es an die Überzeugungsarbeit geht. Denn mit Hilfe unseres ERP-Systems sind bereits zahlreiche kleinere Unternehmen auf die Erfolgsspur gekommen und große auf selbiger geblieben.

Die interessantesten und beeindruckendsten Erfolgsgeschichten unserer Kunden haben wir für dich gesammelt und aufgeschrieben. So kannst du deinen Mitarbeitenden einfach ein wenig Lesestoff präsentieren und damit für ein gutes ERP-Klima sorgen. Oder du gönnst dir selbst ein wenig Lektürezeit und sammelst aus unseren Beiträgen genau die Argumente heraus, die für dein Unternehmen funktionieren.

Alternativ: Schau dir unsere Founder-to-Founder Webinare auf YouTube an. 

Solution #4: Xentral kannst du unverbindlich testen 

Die einfachste Möglichkeit, Widerstand und Ängste abzubauen, ist natürlich, das Neue einfach einmal ohne Zwang und Verpflichtung auszuprobieren. Wenn dein Team selbst erleben kann, wie ihre tägliche Arbeit mit unserem ERP-System erleichtert wird, ohne dass ihnen ihre Kompetenzen streitig gemacht werden, wird dein ERP-Projekt fast schon zum Selbstläufer.

Genau deshalb kannst du Xentral mit deinem Team zwei Wochen lang kostenlos testen. Schreib uns einfach, auch wenn danach noch Zweifel bestehen und wir helfen dir dabei, auch den hartnäckigsten Sturkopf auf deine Seite zu ziehen.

Solution #5: Auch Xentral kann nicht alles 

Vermutlich möchtest du nicht, dass wir die Aufbauorganisation in deinem Unternehmen regeln. Beim Thema Zuständigkeit sind uns daher tatsächlich die Hände gebunden. Deshalb von uns an dieser Stelle nur der Hinweis: Die Einführung von Xentral ist intuitiv und du wirst Frau K. nicht lange für das Projekt abstellen müssen. Wie das beispielsweise aussehen kann, siehst du hier. 

Ein paar Tage kann deine Community doch sicher auf neue Posts bei Instagram verzichten, oder? Vor allem, wenn am Ende dabei effizientere und einfachere Prozesse herausspringen.

Projektmanagement und Change Management: Schlüssel zum ERP-Erfolg 

Ein erfolgreiches ERP-Projekt erfordert sowohl exzellentes Projektmanagement als auch durchdachtes Change Management. Hier einige entscheidende Faktoren:

Beim Projektmanagement: 

• Realistische Zeitplanung mit ausreichenden Puffern für unvorhergesehene Probleme
• Klare Definition von Meilensteinen und Erfolgskriterien
• Transparente Kommunikation über den Projektfortschritt an alle Beteiligten
• Aktives Risikomanagement, das potenzielle Probleme frühzeitig identifiziert

Beim Change Management: 

• Frühzeitige Einbindung der Mitarbeiter:innen in den Veränderungsprozess
• Klare Kommunikation der Vorteile des neuen Systems für den einzelnen Anwender
• Ausreichende Schulungen, die auf die Bedürfnisse verschiedener Nutzergruppen zugeschnitten sind
• Etablierung von Key-Usern, die als Multiplikatoren und erste Ansprechpartner dienen

Lagerverwaltung und Multi-Channel-Integration als kritische Erfolgsfaktoren 

Besonders für Handels- und E-Commerce-Unternehmen sind Bestandsmanagement und die Integration verschiedener Verkaufskanäle entscheidend für den Erfolg eines ERP-Projekts:

Herausforderungen bei der Lagerverwaltung: 

• Für Großhändler: Die Verwaltung großer Produktmengen mit unterschiedlichen Lagerorten und komplexen Logistikprozessen
• Für Lebensmittelhändler: Die Einhaltung spezieller gesetzlicher Anforderungen wie Chargenrückverfolgung und MHD-Management
• Für produzierende Unternehmen: Die Integration von Stücklisten und Produktionsplanung

Multi-Channel-Management: 

• Ein zentraler "Dreh- und Angelpunkt" für alle Verkaufskanäle ist essentiell, um Datensilos zu vermeiden
• Die Synchronisation von Beständen in Echtzeit über alle Kanäle hinweg verhindert Überverkäufe und Kundenunzufriedenheit
• Automatisierte Prozesse für die Auftragsabwicklung sparen Zeit und reduzieren Fehlerquellen

Die Rolle der Führungskräfte und Mitarbeiter bei der ERP-Einführung 

Ein ERP-Projekt ist niemals nur ein IT-Projekt – es ist ein Unternehmensprojekt, das alle Abteilungen betrifft:

Rolle der Führungsebene: 

• Aktive Unterstützung des Projekts und klares Commitment
• Bereitstellung ausreichender Ressourcen (Budget, Personal, Zeit)
• Treffen wichtiger Entscheidungen bei Zielkonflikten
• Vorleben der Veränderungsbereitschaft

Rolle der Mitarbeiter:innen: 

• Bereitschaft zur Veränderung und zum Erlernen neuer Prozesse
• Einbringen von Fachwissen aus dem Tagesgeschäft
• Aktive Teilnahme an Schulungen und Workshops
• Feedback zur Systemnutzung und Identifikation von Verbesserungspotentialen

Branchenspezifische Herausforderungen: 

• Für produzierende Unternehmen: Die Integration von Produktionsplanung und Materialwirtschaft erfordert die enge Zusammenarbeit von Produktion und Einkauf
• Für Handelsunternehmen: Die effiziente Abbildung von Beschaffungs- und Verkaufsprozessen verlangt die Abstimmung zwischen Einkauf, Vertrieb und Logistik
• Für Lebensmittelhändler: Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Rückverfolgbarkeit erfordert die Einbindung des Qualitätsmanagements

Best Practices: So gelingt dein ERP-Projekt garantiert 

Abschließend die wichtigsten Erfolgsfaktoren für dein ERP-Projekt:

1. Prozesse vor Software 

Analysiere und optimiere deine Geschäftsprozesse, bevor du sie im ERP-System abbildest. Nicht jeder historisch gewachsene Prozess verdient es, digitalisiert zu werden.

2. Modularer Ansatz 

Starte mit den wichtigsten Modulen und erweitere schrittweise. Ein holistischer Ansatz ist besser als ein Flickenteppich aus einzelnen Plugins, aber die Implementierung sollte in verdaubaren Schritten erfolgen. 

3. Realistische Erwartungen 

Definiere klare, messbare Ziele und einen realistischen Zeitplan mit ausreichenden Puffern.

4. Datenqualität sicherstellen 

Investiere ausreichend Zeit in die Bereinigung und Vorbereitung der zu migrierenden Daten. Schlechte Daten im alten System werden im neuen System zu noch größeren Problemen. Definiere klare Verantwortlichkeiten für die Datenpflege und nutze die Migration als Chance, deine Datenqualität nachhaltig zu verbessern. Schlechte Daten sind eine der Hauptursachen für mangelnde Akzeptanz nach dem Go-live.

5. Setze auf Standard statt aufwendiges Customizing 

Passe deine Prozesse an die Standardfunktionen des ERP-Systems an, nicht umgekehrt. Jede Anpassung erhöht die Komplexität, die Kosten und den Aufwand bei zukünftigen Updates. Ein guter Mittelweg ist ein System, das durch Konfiguration statt durch teure Programmierung flexibel bleibt und sich so an deine Bedürfnisse anpasst.

6. Wähle den richtigen Partner 

Dein ERP-Anbieter oder Implementierungspartner ist entscheidend für den Erfolg. Achte auf Branchenerfahrung, nachweisbare Erfolge bei ähnlichen Unternehmen und einen Support, der deine Sprache spricht. Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe ist oft wichtiger als der reine Preis. 

7. Binde Key-User aktiv ein 

Identifiziere in jeder Abteilung meinungsstarke Mitarbeiter:innen, die dem Projekt positiv gegenüberstehen. Diese Key-User sind Gold wert: Sie bringen wertvolles Praxiswissen ein, testen das System auf Herz und Nieren und tragen die positiven Veränderungen als Multiplikatoren ins Unternehmen.

Indem du diese Punkte beherzigst, verwandelst du ein riskantes Vorhaben in ein strategisches Erfolgsprojekt, das dein Unternehmen auf die nächste Stufe hebt.