Projektmanagement: Woran die Einführung von ERP-Systemen scheitert

Wie steht es hierzulande eigentlich um die Fähigkeit, ein großes Projekt problemlos umzusetzen? Bei Projekten in der Größenordnung der Elbphilharmonie oder des Berliner Flughafens fällt die Bilanz vermutlich nicht sonderlich positiv aus, sind beide doch mit gewaltiger Verspätung oder noch überhaupt nicht an den Start gegangen. Von den explodierenden Kosten ganz zu schweigen.

Auch im Kleinen sieht es nicht viel besser aus: 90 Prozent aller Projekte in deutschen Unternehmen kommen laut Projektdirektor Domingo Escabias nicht termingerecht, nur mit großen Abstrichen, erst nach einer gewaltigen Kostenexplosion oder überhaupt nicht ins Ziel.

Zu diesen gescheiterten Projekten gehört immer wieder auch die wichtige Einführung eines ERP-Systems. Was die Gründe dafür sind und wieso dir mit der Xentral Business-Software viele dieser Probleme erspart bleiben, erfährst du in diesem Beitrag.

Basiswissen: Warum ist die Einführung eines ERP-Systems überhaupt ein Projekt?

Bevor wir tief in den Werkzeugkoffer des Projektmanagements greifen, sollten wir die obenstehende Frage beantworten. Denn das verhindert nicht nur Widersprüche, sondern verdeutlicht auch, warum manche Schwierigkeiten bei der Einführung eines ERP-Systems überhaupt auftreten.

Nach Definition im Projektmanagement gilt jedes Vorhaben als Projekt, das einmalig, risikobehaftet und komplex ist. Ein ERP-System in einer Organisation zu etablieren, erfüllt diese Kriterien mit Leichtigkeit.

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Der Vorgang ist nahezu einmalig, denn dieser Schritt ist essenziell für das Wachstum - für die Möglichkeit des Wachstums - eines Unternehmens. Im Idealfall arbeitet es über Jahrzehnte mit dieser Software. Er ist ebenfalls risikobehaftet, denn sollte im Prozess irgendetwas schiefgehen, stehen Geschäftsprozesse womöglich wochenlang still und das Wachstumspotenzial stagniert mindestens für diesen Zeitraum. Zuletzt ist er komplex, denn zur Implementierung einer Software, die das gesamte Unternehmen abbilden soll, gehört schon ein wenig mehr, als ein Doppelklick auf den Anmeldebutton: Ein ERP-System integriert sich tief in die Softwarelandschaft eines Unternehmens, sämtliche interne Abteilungen müssen ebenso angebunden werden wie externe Partner.

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Die Einführung eines ERP-Systems ist also in jedem Fall ein Projekt im Sinne des modernen Projektmanagements – und genau dadurch können mögliche Herausforderungen entstehen.

Ursachenforschung: Darum scheitern ERP-Projekte

Wo lauern sie also, die Fallstricke, die ein ERP-Projekt scheitern lassen? Ursächlich für den Projekt-Flop sind nach unserer Erfahrung und Meinung der Experten meist diese Gründe.

#1 Die falsche Software

ERP-Systeme existieren viele am Markt, doch nicht jedes davon eignet sich für jedes Unternehmen. Das eine ist in der Funktionalität zu eingeschränkt und lässt wichtige Features vermissen, das andere ist zu umfassend und komplex und bietet Module, die überhaupt nicht benötigt werden.

Wenn das ERP-System nicht zur Wachstumsphase des Unternehmens passt, ist das Projekt bereits zum Scheitern verurteilt, bevor es überhaupt begonnen hat. Denn fehlende Funktionen zwingen eher früher als später zum kostenintensiven Nachrüsten, die Feauture-Flut dagegen sorgt für langsame Lernprozesse, häufige Fehler und unnötige Kosten.

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Oder, um es mit klaren Worten zu sagen: Ein ERP-System muss zu deinem Unternehmen passen und genau abdecken, was du brauchst. Sonst lässt du lieber die Finger von der Software.

#2 Fehlende Kompetenzen

Selbst wenn ein ERP-System genau die Funktionen mitbringt, die ein Unternehmen benötigt, ist der Tag noch lange nicht gerettet. Schließlich muss die Software auch von irgendjemandem bedient und im Tagesgeschäft benutzt werden.

Hier hilft es wenig, wenn nur das IT-Team des Unternehmens den Umgang mit dem ERP-System beherrscht und ständig anwendungsbezogene Fragen von sämtlichen Abteilungen beantworten muss. Denn das bremst nicht nur sämtliche Geschäftsprozesse, sondern wirkt sich auch extrem negativ auf die Adaption für die restlichen Mitarbeitenden aus.

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Eine intuitive Benutzeroberfläche, umfassende Schulungen der User:innen und ein tiefes Verständnis des Systems über alle Verantwortlichen hinweg sind für den Projekterfolg daher Pflicht.

#3 Mangelnde Akzeptanz

Apropos Mitarbeitende. Menschen stehen Veränderungen von Natur aus skeptisch gegenüber. Dieses psychologische Phänomen nennt sich Reaktanz oder auch Blindwiderstand: Eine Veränderung wird zunächst immer als Eingriff in die persönliche Freiheit aufgefasst und instinktiv abgelehnt – sogar die Einführung eines eigentlich für alle Seiten vorteilhaften ERP-Systems.

ERP-Projekte scheitern daher häufig am berüchtigten Satz: „Das haben wir noch nie so gemacht.“ Wenn die Belegschaft nicht überzeugt werden kann, ist das Projekt meist eine Totgeburt.

Für den Projekterfolg ist es daher wichtig, bereits im Vorfeld Überzeugungsarbeit zu leisten: Bedenken müssen aus dem Weg geräumt und Unstimmigkeiten geklärt werden. Entweder durch die Führungskräfte selbst oder indem diese offene Fragen durch ihre Mitarbeitenden klären lassen.

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Aufklärung über Vorteile und Nutzen des ERP-Systems ist an dieser Stelle absolut entscheidend. Dabei muss allerdings nicht unbedingt die gesamte Belegschaft mithilfe von Einzelgesprächen ins Boot geholt werden. Häufig reicht es aus, eine Handvoll Schlüsselleute zu überzeugen, die anschließend den Rest der Mannschaft mitreißen. Und zusätzlich sollten bereits kurz danach erste konkrete Berührungspunkte geschaffen werden, um das neue System möglichst effizient ausrollen zu können. Mehr dazu findest du in unserer Xentral Academy.

#4 Inseldenken

Weiterhin verhält es sich in zahlreichen Unternehmen so, dass nicht weiter als bis zur eigenen Bürotür gedacht wird. Im Einkauf hakt es? Schuld sind „die in der Buchhaltung“! In zahlreichen Abteilungen herrscht Silodenken, weshalb Eingriffe in bestehende Prozesse oftmals als einen Angriff von außen interpretiert werden.

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Ein ERP-System, zu dessen essenziellen Aufgaben es gehört, alle Unternehmensteile miteinander zu vernetzen, kann so schnell zum roten Tuch werden.

Auch hier hilft nur eine offene Kommunikation über den Sinn und Zweck eines ERP-Systems. Erst, wenn die Mitarbeitenden verstehen, dass ihnen keine Kompetenzen weggenommen  und ihnen auch durch eine stärkere Vernetzung der Abteilungen niemand ins tägliche Handwerk pfuscht, kann ein ERP-System erfolgreich eingeführt werden.

#5 Mangelnde Zuständigkeit

Zuletzt scheitern Projekte häufig daran, dass sich niemand wirklich für sie zuständig fühlt. Denn, um einen erfolgreichen Projektmanager zu zitieren: „Ein bisschen Projekt geht nicht.“

Ein:e Marketing-Manager:in neben dem Tagesgeschäft auch noch auf dem ERP-Projekt arbeiten zu lassen, führt garantiert zum Misserfolg. Denn dann wäre der Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin nicht nur ziemlich überlastet und würde sich nur mit Minimalkraft für den Projekterfolg einsetzen; vor allem nähme der Rest des Teams ihn nicht wirklich ernst: „Ach, der Kollege macht nebenbei jetzt auch noch irgendwas mit ERP oder so…“

Die Prämisse muss daher lauten: Zuständige Mitarbeitende bestimmen, komplett aus der Linie abziehen und diese Entscheidung gegenüber dem Rest des Teams eindeutig kommunizieren. Das sorgt für Motivation bei den Projektverantwortlichen und für den nötigen Respekt der anderen Kolleg:innen.
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Nachhaltiges Wachstum von Anfang an Wie Xentral dich bei der erfolgreichen ERP-Einführung unterstützt

Natürlich lassen wir dich mit deinen Problemen rund ums ERP-Projekt nicht alleine. Unsere Expertinnen und Experten kennen die typischen Schwierigkeiten und stehen dir deshalb von Anfang an zur Seite.

Solution #1: Xentral funktioniert modular

Wenn du dich für unsere Business-Software entscheidest, bekommst du kein riesiges Programmpaket mit unzähligen Funktionen, die du gar nicht benötigst. Xentral ist modular aufgebaut und du kannst genau das implementieren, was du tatsächlich brauchst. So kannst du einfach und schrittweise folgende Bereiche automatisieren

• Auftragsmanagement

• Einkauf

• Stammdaten

• Lager & Fulfillment

• Buchhaltung

Das Beste dabei: Xentral wächst mit. Solltest du dich also anfangs gegen die Buchhaltung-Solution entscheiden, aber dir irgendwann denken: „Vielleicht wäre die Jahresabrechnung doch einfacher, wenn ich sie automatisiere…“, dann ist eine nachträgliche Implementierung problemlos möglich.
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Solution #2: Xentral schafft Kompetenzen

Außerdem sorgen wir dafür, dass bei deinem Team keine einzige Frage rund um unser ERP-System unbeantwortet bleibt. Dazu drücken wir dir selbstverständlich nicht einfach eintausend Seiten starkes Handbuch in die Hände und wünschen dir viel Glück, sondern begleiten dich und dein Team Schritt für Schritt.

Zunächst selbstverständlich durch ein intensives Onboarding; aber auch dann noch, wenn unser System längst implementiert und einsatzfähig ist.

Durch das umfassende Angebot der Xentral Academy zum Beispiel: Hier findest du zahlreiche Videokurse, von den ersten Schritten mit unserer Software über das Anwendertraining für all deine Mitarbeitenden bis hin zu Deep Dives für erfahrene Nutzer:innen. Für Expertentipps zu den verschiedensten Themen gibt es unsere Webinare; für Videomuffel stellen wir zahlreiche Whitepaper bereit und dann sind da natürlich noch unsere Customer Success Manager, eine hilfsbereite Community und das Xentral Helpcenter für akute Anliegen.

Kurzum: Wir setzen alles daran, dass deine Mitarbeitenden in kürzester Zeit selbst zu Xentral-Expert:innen werden können. Um mangelnde Kompetenzen musst du dir also keine Sorgen machen.
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Solution #3: Xentral überzeugt mit Beispielen

Wir unterstützen dich auch, wenn es an die Überzeugungsarbeit geht. Denn mit Hilfe unseres ERP-Systems sind bereits zahlreiche kleinere Unternehmen auf die Erfolgsspur gekommen und große auf selbiger geblieben.

Die interessantesten und beeindruckendsten Erfolgsgeschichten unserer Kunden haben wir für dich gesammelt und aufgeschrieben. So kannst du deinen Mitarbeitenden einfach ein wenig Lesestoff präsentieren und damit für ein gutes ERP-Klima sorgen. Oder du gönnst dir selbst ein wenig Lektürezeit und sammelst aus unseren Beiträgen genau die Argumente heraus, die für dein Unternehmen funktionieren.

Alternativ: Schau dir unsere Founder-to-Founder Webinare auf YouTube an. 
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Solution #4: Xentral kannst du unverbindlich testen

Die einfachste Möglichkeit, Widerstand und Ängste abzubauen, ist natürlich, das Neue einfach einmal ohne Zwang und Verpflichtung auszuprobieren. Wenn dein Team selbst erleben kann, wie ihre tägliche Arbeit mit unserem ERP-System erleichtert wird, ohne dass ihnen ihre Kompetenzen streitig gemacht werden, wird dein ERP-Projekt fast schon zum Selbstläufer.

Genau deshalb kannst du Xentral mit deinem Team zwei Wochen lang kostenlos testen. Schreib uns einfach, auch wenn danach noch Zweifel bestehen und wir helfen dir dabei, auch den hartnäckigsten Sturkopf auf deine Seite zu ziehen.
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Solution #5: Auch Xentral kann nicht alles

Vermutlich möchtest du nicht, dass wir die Aufbauorganisation in deinem Unternehmen regeln. Beim Thema Zuständigkeit sind uns daher tatsächlich die Hände gebunden. Deshalb von uns an dieser Stelle nur der Hinweis: Die Einführung von Xentral ist intuitiv und du wirst Frau K. nicht lange für das Projekt abstellen müssen. Wie das beispielsweise aussehen kann, siehst du hier. 

Ein paar Tage kann deine Community doch sicher auf neue Posts bei Instagram verzichten, oder? Vor allem, wenn am Ende dabei effizientere und einfachere Prozesse herausspringen.
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Timing: Wann ist der richtige Zeitpunkt für die Einführung eines ERP-Systems?

Solltest es dir jetzt in den Fingern jucken, Xentral für dich auszuprobieren, treibt dich vielleicht eine allerletzte Frage um: Ist mein Unternehmen überhaupt groß genug für ein ERP-System? Unsere Antwort darauf fällt eindeutig aus: Zu klein gibt es nicht!

Denn Xentral funktioniert nach wie vor modular und wächst mit. Du fängst einfach mit dem an, was du brauchst und bindest nach und nach weitere Abteilungen in dein ERP-System ein. Stichwort: Integrationen in die bestehende Tool-Landschaft deines Unternehmens. 

Außerdem gilt: Je früher du dich um die Einführung kümmerst, desto einfacher wird sie letztendlich. Denn gerade bei Start-ups und KMUs ist das ERP-Projekt noch wenig komplex und damit überschaubar.

Im späteren Verlauf deines Wachstumsprozesses skaliert Xentral dann einfach mit. Wie gut das funktioniert, zeigt dir unsere Customer Success Story zu yuicy. Einrichtung und Onboarding haben für das 10-Mann-Team keine 50 Stunden gedauert. Mittlerweile steuert Xentral für yuicy das Lager, die Produktion, die Buchhaltung und Shops auf zahlreichen Marktplätzen.
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Alles paletti mit dem ERP-Projekt?

Damit dürfte also alles klar sein: Projekte scheitern zwar häufig, die Ursachen allerdings sind bekannt und wir können dir helfen, sie von Anfang an zu beseitigen. Der richtige Zeitpunkt für dein eigenes ERP-System ist genau jetzt.

Aber Moment mal! Fehlt da nicht noch ein wichtiger Aspekt? Richtig, die Implementierung. Denn wenn es drei Monate dauern würde, Xentral bei dir einzurichten, dann wäre für dich auch nichts gewonnen.

Genau deshalb findest du hier alle Informationen rund um ERP-Systeme und ihre Implementierung und natürlich wie sie dir mit Xentral gelingt.