ERP Software kaufen oder mieten? Das sind die Vor-/Nachteile

Egal ob du mit deinem Business die Welt verändern oder einen Nischenmarkt bedienen willst – die passende ERP-Lösung bringt dich deinem Ziel einen entscheidenden Schritt näher. Beispiele aus der Start-Up-Szene zeigen, dass die Erfolgsgeschichten vieler Gründer:innen heute kaum noch ohne ERP-Programme geschrieben werden. Auch etablierte Unternehmen sichern sich mit einem ERP viele Vorteile.

Doch neben der Frage, welcher ERP-Anbieter der richtige ist, müssen Unternehmen vor der Einführung oder einem Umstieg auch entscheiden, ob sie ein ERP mieten oder doch lieber kaufen sollen. Damit du eine fundierte Entscheidung treffen kannst, zeigen wir dir die Vor- und Nachteile beider Optionen und welchen Einfluss deine Wahl auf deine Kosten haben kann.
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Option 1: ERP mieten und bequem durchstarten

Wenn du ERP-Programme mietest, erhältst du sie als Software-as-a-Service. Du erwirbst ein Nutzungsrecht am System, das durch die Vertragslaufzeit befristet ist. Da die Business-Software in einer dezentralen Cloud betrieben wird, musst du dich um das Hosting genauso wenig kümmern wie um die neuesten Updates. Bei vielen Anbietern kannst du bei Bedarf Module oder Lizenzen hinzubuchen und bist damit flexibel in der Nutzung – die Software wächst mit deinem Erfolg. Xentral setzt genau auf dieses Modell und hat bereits viele kleine wie große Kund:innen überzeugt.

Spare ich Kosten, wenn ich ein ERP mieten möchte?

Mietmodelle für ERP-Systeme haben erstaunlich viele Gemeinsamkeiten mit Wohnungen: Das Mietverhältnis kann im Grunde jederzeit beginnen und im Vergleich zum Kauf sind keine großen Investitionskosten notwendig. Die monatlichen Raten sind planbar und können je nach Anbieter durch die Anpassung des Software-Umfangs sogar reduziert werden.

Allerdings können wie bei einer Wohnung die Mietkosten für solche Systeme auf Dauer höher sein als der Kauf. Hinzu kommt, dass unter anderem für Trainings, Datenmigration und den anfänglichen Support ein Investment nötig ist.

Wie sicher sind die Daten in Mietmodellen?

Wenn du eine ERP-Software mieten möchtest, muss unbedingt der Datenschutz sichergestellt sein. Dein ERP ist die Schaltzentrale deines Startups und vereint alle Daten und Kennzahlen, die dein Business am Leben halten – mit gemieteter ERP-Software lagerst du in der Regel all diese sensiblen Daten an einen externen Dienstleister aus und bist von dessen Infrastruktur abhängig. Wenn du ein ERP mieten willst, solltest du also klären, wie sicher deine Daten sind und ob beispielsweise ein Hosting auf deinen eigenen Servern möglich ist.

Lesetipp: Du suchst nach einer zentralen Datenbank für deine Produktinformationen? Von uns erfährst du alle wichtigen Informationen zu einer PIM Datenbank.

Für wen eignen sich ERP-Programme zur Miete?

Von Mietmodellen profitieren vor allem kleine Unternehmen und Startups, die möglichst schnell die Funktionen eines ERP-Systems für ihr Business nutzen wollen. Gerade wenn der Planungshorizont kürzer als drei Jahre ist und der Fokus auf möglichst geringen Investitionskosten liegt, kann die ERP-Miete eine gute Anfangslösung sein. Da Mietmodelle oft nach einer gewissen Zeit kündbar sind und die Zahl der Lizenzen beliebig anpassbar ist, haben Firmen damit eine risikoarme ERP-Variante.

Vor- und Nachteile der ERP-Miete zusammengefasst

Das sind die Vorzüge:

• Die anfänglichen Investitionen sind niedriger als beim Kauf.

• Mietmodelle sind risikoarm und skalierbar.

• Hosting und Software-Updates übernimmt meist der Anbieter.

Das ist zu beachten:

• Dein ERP ist abhängig von Infrastruktur und Service des Anbieters.

• Die Einhaltung von DSGVO-Richtlinien liegt in der Hand des Anbieters.

• Mietkosten können auf lange Sicht die Kosten von Kaufmodellen übersteigen

Lesetipp: Du suchst nach einer leistungsfähigen ERP für Lagerverwaltung? Da haben wir etwas für dich!

Option 2: ERP-System kaufen und nachhaltig erfolgreich sein

Du bist von deiner Geschäftsidee überzeugt und willst von Anfang an alles richtig machen? Oder suchst du eine flexible Lösung, um dein erfolgreiches Business noch effizienter zu steuern? Dann kann es sich für dich lohnen, dein Enterprise Ressource Planning selbst in die Hand zu nehmen. Denn Unternehmer, die ein ERP kaufen, bekommen volle Kontrolle und Unabhängigkeit.

Mit dem Kauf eines ERP-Systems erwirbst du eine uneingeschränkte Nutzungslizenz. Entscheidest du dich für ein On-Premise-Modell, holst du dir das ERP-System vollständig ins Unternehmen, da du es dann selbst hostest. Das setzt zwar eine IT-Infrastruktur und Know-how voraus. Der Vorteil ist jedoch, dass du damit die komplette Hoheit über deine Geschäftsdaten behältst.

Was kostet es, ein ERP zu kaufen?

Je nach Anbieter und Umfang des ERP fallen die Investitionskosten beim Kauf unterschiedlich hoch aus. Nutzer müssen in jedem Fall einmalig für den Erwerb der Lizenz für ihre ERP-Software zahlen und können dabei aus verschiedenen Anbietern und Preisklassen wählen. Zudem können im Laufe der Nutzung weitere Kosten für Updates und Wartung anfallen. Mit dem richtigen Anbieter und vorausschauender Planung können die Ausgaben trotzdem weit unter denen für Mietmodelle liegen.

Warum ist ein eigenes ERP so nachhaltig?

Mit dem Kauf deines eigenen ERP-Systems bestimmst du selbst, wo es lang geht. Du weißt jederzeit, wo deine Geschäftsdaten liegen, kannst das System nach deinen Vorstellungen anpassen und das ERP in der Regel auch dann weiternutzen, wenn der Anbieter das Produkt einmal einstellen sollte. Bei Kaufmodellen ist es nicht unüblich, dass Unternehmen sie fünf, zehn oder sogar 20 Jahre lang nutzen.

Wenn dein Business zu Beginn noch großen Schwankungen unterliegt oder unklar ist, welchen Umfang das ERP bieten sollte, können übrigens modulare und flexible ERP-Systeme eine nachhaltige Lösung darstellen.

ERP-Software kaufen – für wen lohnt es sich?

Die Frage, ob du ein ERP-System kaufen solltest, hängt maßgeblich von deinen Anforderungen ab. Sind deine Geschäftsdaten und die Daten deiner Kunden das, was dein Business antreibt? Für Firmen, die großen Wert auf Datensicherheit und Datenschutz legen, ist der Kauf eines ERP-Systems die sicherste Lösung.

Kleine und große Unternehmen aus den Bereichen E-Commerce, aber auch Großhändler oder FBA-Händler sind auf reibungslos funktionierende ERP-Systeme angewiesen – und das über Jahre hinweg. Wenn du mit deinem Business in diesen oder ähnlichen Bereichen wachsen willst und einen großen Planungshorizont von idealerweise mehr als drei Jahren hast, bist du ebenfalls gut mit der Kaufoption beraten.

Vor- und Nachteile beim ERP-Kauf im Überblick

Davon profitierst du:

• Du kannst dein ERP nach deinen Vorstellungen gestalten und nutzen.

• Du behältst die volle Kontrolle über deine Daten.

• Du bist unabhängiger vom ERP-Anbieter als bei Mietlösungen.

Das musst du bedenken:

• Die anfänglichen Kosten sind höher als bei einem Mietmodell.

• Es ist Know-how für das Aufsetzen des ERP nötig.

• Für Wartung und Service können im Laufe der Nutzung weitere Kosten anfallen.

Wenn dir Datensicherheit und Autonomie wichtig sind und du langfristig wachsen willst, solltest du über einen Kauf nachdenken. Unterliegt deine Teamgröße starken Schwankungen und planst du eher kurzfristig, kann eine Mietoption die bessere Variante für deinen ERP-Einstieg sein.

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Option 3? Das Leasing-Modell

Der Vollständigkeit halber möchten wir nicht unerwähnt lassen, dass es für den Erwerb einer Business-Software noch eine dritte Option gäbe: Das Leasing. Die digitale Transformation stellt Unternehmen vor enorme Investitionskosten. Das ruft die Leasinganbieter auf den Plan, die bei der Finanzierung zwischen Softwareunternehmen und Leasingnehmer (das wärst in diesem Fall du selbst) zwischengeschaltet sind. Anstatt den Preis für das System direkt an den Entwickler zu zahlen oder das ERP zu mieten, entrichtest du eine Rate an den Leasinggeber. Dieser wiederum erwirbt die Warenwirtschaft beim Anbieter. Finanziert wird der Leasinggeber in der Regel durch Banken.

Sicher ist das Software-Leasing eine valide Möglichkeit, die Kosten für eine Investition zu stemmen - und in jedem Fall ist es alle Mal besser als der Verzicht auf Tools, die im Tagesgeschäft dringend benötigt werden! Dennoch verursacht der Weg über Dritte wie Leasingunternehmen Zusatzkosten, denn natürlich will auch der Leasinggeber etwas an seinem Service verdienen. Deshalb sind monatliche Leasingraten selten günstiger als die Miete für ein ERP.

Was ist besser für mich: Ein ERP-System kaufen oder mieten?

Du kennst deine Ziele und weißt, wo deine Schwerpunkte liegen. Je nachdem, welche Anforderungen du an dein ERP-System stellst, bietet entweder das Kauf- oder das Mietmodell die besten Funktionalitäten für dein Business.

Wenn dir Datensicherheit und Autonomie wichtig sind und du langfristig wachsen willst, solltest du über einen Kauf nachdenken. Unterliegt deine Teamgröße starken Schwankungen und planst du eher kurzfristig, kann eine Mietoption die bessere Variante für deinen ERP-Einstieg sein.

Probieren geht über Studieren: Teste dein Wunsch-ERP!

Egal ob du ein ERP-System kaufen, leasen oder mieten möchtest – wichtig ist, den richtigen Anbieter für die Umsetzung zu finden. Nur wenn die grundsätzlichen Anforderungen stimmen und du mit deinem ERP möglichst flexibel bist, kann dein Business langfristig profitieren. Auf einen ausgiebigen Testlauf solltest du deshalb auf keinen Fall verzichten.

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