ERP und Warenwirtschaft - die Unterschiede einfach erklärt

Warenwirtschaft, Enterprise-Resource-Planning, integriert oder geschlossen – du blickst im Wirbel der Optionen nicht ganz durch? Kein Problem! Der folgende Artikel beschäftigt sich mit den Fragen, was ein Warenwirtschaftssystem ist und welche konkreten Unterschiede zu einem ERP-System bestehen. Zusätzlich zeigt er auf, wie Unternehmen erfolgreich ihre Warenwirtschaft mit ERP-Software automatisieren und digitalisieren.
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Ein tieferer Blick in ERP-Systeme

ERP-Systeme haben einen deutlich größeren Nutzungsumfang als reine Warenwirtschaftssysteme. Das bedeutet, dass nicht nur sämtliche Funktionen eines Warenwirtschaftssystems zur Verfügung stehen, sondern zusätzlich auch die folgenden Unternehmensbereiche aus einer Software heraus reguliert werden können:

• Produktionsmanagement

• Marketing und Vertrieb

• Reporting und Controlling

• Personalwesen

• Dokumentenmanagement

• Customer-Relationship-Management (CRM)

• Supplier-Relationship-Management (SRM)

• Finanz- und Rechnungswesen

Vorteile eines integrierten ERP-Systems in der Warenwirtschaft für Unternehmen

Ein ERP-System erlaubt es nicht nur, die Warenwirtschaft, sondern auch die anderen Bereiche des Unternehmens zentral mittels einer ganzheitlichen Software-Lösung zu verwalten, zu steuern und zu optimieren.

Bei integrierten ERP-Systemen können darüber hinaus auch externe Anwendungen, wie beispielsweise Onlineshops und Marktplätze oder Versand- und Zahlungsdienstleister, bequem an die ERP-Software über Schnittstellen angeschlossen und von dort aus verwaltet werden.

Da dies nicht nur Insellösungen für Einzelbereiche vermeidet, sondern auch ein effizientes Ineinandergreifen der verschiedenen Prozesse gewährleistet, bietet sich regelmäßig der Griff zum integrierten ERP-System statt zur reinen Warenwirtschaftslösung an.

Warenwirtschaftssystem ERP für KMUs: Anforderungen und Auswahl

Ein Warenwirtschaftssystem ERP für kleine und mittelständische Unternehmen muss natürlich insbesondere die Anforderungen der täglichen Warenwirtschaft erfüllen:

• Transparenter Warenfluss: Sämtliche Warenströme des Unternehmens sind im Warenwirtschaftssystem abgebildet – eine permanente Inventur wird so ermöglicht.

• Kontrolle der Warenbewegungen und Lieferstände: Neu eintreffende oder ausgehende Waren und Materialien werden elektronisch erfasst, sodass das WWS zu jeder Zeit den korrekten Lagerbestand ausweist. Droht ein Mangel, wird eine neue Bestellung ausgelöst.

• Automatisierung: Manuelle Prozesse sind so weit wie möglich zu automatisieren. Dadurch werden menschliche Leichtsinnsfehler vermieden und Zeiteinsparungspotenziale ausgeschöpft.

• Effizienz: Mit einer strukturierten Warenwirtschaft können Kosten eingespart, Prozesse optimiert und freie Kapazitäten genutzt werden. Auf diese Weise lassen sich ideale Rahmenbedingungen für das Wachstum des Unternehmens schaffen.

Definition und Grundlagen von Warenwirtschaft und ERP

Die zentralen Komponenten der Warenwirtschaft sind Einkauf, Verkauf, Lager, Warenein- und Warenausgang. Um die Warenwirtschaft zu verwalten und gezielt zu optimieren, werden sogenannte Warenwirtschaftssysteme (kurz: WWS oder WaWi) eingesetzt.

Statt sich nur auf Warenbewegungen zu konzentrieren, fokussiert sich Enterprise-Resource-Planning (kurz: ERP) auf die Planung und Steuerung sämtlicher Unternehmensressourcen. Ein Enterprise-Resource-Planning-System berücksichtigt also nicht nur die Warenwirtschaft allein, sondern das gesamte Unternehmen.

Auch wenn sich der Fokus dieser beiden Arten von Business-Software unterscheidet, sind die Ziele von Warenwirtschafts- und ERP-Systemen ähnlich. In beiden Fällen geht es um:

• das übersichtliche Abbilden bestehender Prozesse,

• die Auslastung vorhandener Kapazitäten und

• das Identifizieren von Optimierungspotenzialen.

Warenwirtschaft vs. ERP: Wann ist ein ERP sinnvoll?

Integration und Automatisierung durch Warenwirtschaft ERP

Mithilfe eines Warenwirtschaft ERP-Systems können viele Prozesse der Warenwirtschaft, aber auch des restlichen Unternehmens automatisiert werden. Einige Beispiele hierfür sind die automatische:

• Bestandsanalyse,

• Lagerplatzzuweisung,

• Auftragsabwicklung,

• Versandabwicklung

• oder Bestellauslösung.

Aber nicht nur mit dem ERP-System automatisierbare Prozesse führen zu einer Effizienzsteigerung. Auch die grundlegenden Unternehmensprozesse lassen sich in der ERP-Software analysieren und in der Folge optimieren.

Zukunftstrends: Cloud-ERP und künstliche Intelligenz in der Warenwirtschaft

Cloud-basierte ERP-Systeme werden über das Internet in Form von Software-as-a-Service ausgeliefert und stellen den State-of-the-Art-Ansatz in Sachen ERP-Software dar. Die wesentlichen Vorteile von Cloud-ERP bestehen darin, dass der Kunde sich weder um Hardware, deren Wartung noch um den Betrieb Gedanken machen muss.

Dies ermöglicht nicht nur einen einfachen und günstigen Betrieb, sondern auch eine schnellere und ortsunabhängige Implementierung. Zusätzlich erhalten Unternehmen über Cloud-ERP-Systeme leichten Zugang zu technischen Neuerungen im Bereich der künstlichen Intelligenz.

Aktuelle Studien und Befragungen legen nahe, dass Cloud Computing und Cloud-ERP-Systeme für Unternehmen in Zukunft immer wichtiger werden. Im Jahr 2021 kam eine Studie zu dem Ergebnis, dass etwa 68 Prozent der befragten Unternehmen langfristig auf Cloud-ERP oder hybride Ansätze umstellen möchten.

Der Digitalverband Bitkom ermittelte in einer eigenen Befragung im Jahr 2023, dass bereits 30 Prozent der teilnehmenden Unternehmen Cloud-ERP-Systeme einsetzen.

Fallstudien: Erfolgreiche Implementierung von Warenwirtschaft ERP

Dass die Implementierung von Warenwirtschaft ERP-Software Unternehmen weit nach vorne katapultieren kann, zeigen die Erfolgsgeschichten unserer Kund:innen, wie beispielsweise buah:

Mit der Expansion des ursprünglichen Online-Shops in den stationären Lebensmittelhandel und B2B-Bereich gestaltete sich eine saubere Abwicklung aller Bestell-, Versand- und Rechnungsvorgänge immer schwieriger.

Die Entscheidung bei der Suche nach einem geeigneten ERP-System fiel dabei auf Xentral wegen der übersichtlichen Prozessabwicklung sowie der Unterstützung unverzichtbarer Drittsysteme (u. a. Shopify und DATEV).

Seit der Umstellung profitieren die beiden Gründer:innen von buah nicht nur von optimierten Geschäftsabläufen – auch die Expansion in Länder außerhalb des DACH-Raums ist in den Fokus gerückt.

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