Business Software: Schnell und einfach zum erfolgreichen Unternehmen!

Unternehmensentscheidungen sollten stets auf Basis verfügbarer Informationen und Analysen getroffen werden. Der Zugriff auf aktuelle Daten ist heutzutage wichtiger als je zuvor. Business Software verspricht genau diesen Zugriff auf aktuelle Informationen und ermöglicht damit datengetriebene Entscheidungen und eine Optimierung deines Geschäfts. 

Du bist bereit, den Aufwand für administrative Aufgaben zu reduzieren, schnellere und bessere Entscheidungen zu treffen und dich dank Softwareunterstützung auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren? Wir zeigen dir in diesem Beitrag, was sich hinter Business Software verbirgt und wie du eine geeignete Softwarelösung für dein Unternehmen findest.  

Business Software vs. Software für den Privatgebrauch 

Business Software ist keine eindeutige Bezeichnung. Der Sammelbegriff umfasst eine große Anzahl an Softwarelösungen. 

Unternehmenssoftware: Abgrenzung zu privat genutzter Software

Entscheidend beim Versuch der Definition von Business Software ist der Anwendungsbereich. Eine scharfe Trennung zwischen Software für den Unternehmens- bzw. Privatgebrauch ist nicht immer möglich. Beispielsweise werden Office-Produkte von Microsoft sowohl in Unternehmen eingesetzt, als auch häufig von privaten Endverbraucher:innen genutzt. Unternehmenssoftware wie wir sie in diesem Beitrag verstehen, richtet sich speziell an Unternehmen und deren Anforderungen. 

Die Anwendungsbereiche solcher Business Software sind beinahe unerschöpflich. Unternehmenssoftware wird in den unterschiedlichsten Industrien wie beispielsweise Produktion, Logistik oder auch Einzelhandel eingesetzt und findet dabei in den verschiedensten Unternehmensfunktionen (Marketing, Finanzen, Sales etc.) Verwendung. ⁠

Mehrwert von Business Software

Trotz der unterschiedlichen Anwendungsbereiche von professionellen Softwarelösungen verfolgen alle Anwendungen ein Ziel: Die Unterstützung des Unternehmens bei der Erreichung seiner Ziele. Diese können je nach Unternehmen und Branche natürlich unterschiedlichen sein. Im Allgemeinen sorgt jedoch Unternehmenssoftware dafür, dass der Aufwand zur Organisation und Steuerung des Unternehmens sinkt. Administrative Prozesse erfordern oftmals einen hohen (manuellen) Aufwand, der mit Hilfe von Business Software reduziert werden soll. Business Software unterstützt dein Unternehmen beispielsweise bei: 

• Unternehmenswachstum vorantreiben

• Unterstützung bei der Kundengewinnung

• Automatisierung von Geschäftsprozessen

• Verringerung der Fehlerquote in verschiedenen Unternehmensbereichen 

• Sicherstellung zufriedener Kundinnen und Kunden

Business Software: Die unterschiedlichen Arten im Überblick

Die Anwendungsbereiche von Business Software sind vielfältig. Betrachtet man das Angebot an Anwendungslösungen genauer, lassen sich schnell Unterschiede feststellen. Zum einen gibt es Business Software für einzelne Unternehmensbereich wie beispielsweise Marketing oder Finanzen. Zum anderen gibt es Business Tools, die sich auf bestimmte technische Zwecke spezialisiert haben. Die dritte Kategorie stellt Business Software als integrierte Gesamtlösung dar. Im Folgenden möchten wir dir die Unterschiede zwischen diesen Arten einmal genauer aufzeigen. 

Business Software für einzelne Unternehmensbereiche

So gut wie jeder Unternehmensbereich von der Materialwirtschaft über das Marketing bis hin zum Personalwesen kann heutzutage von spezialisierter Unternehmenssoftware profitieren. 

Material- und Warenwirtschaft 

Der Bereich Material- und Warenwirtschaft beschäftigt sich mit der Beschaffung, Disposition und Lagerverwaltung der Materialien im Unternehmen. Sogenannte Warenwirtschaftssysteme unterstützen dabei, Geschäftsprozesse digital abzubilden und zu automatisieren. 

Logistik und Supply Chain Management 

In der Logistik dreht sich alles um Materialflüsse. Hierbei werden sowohl unternehmensinterne als auch unternehmensexterne Warenbewegungen operativ und strategisch umgesetzt. Business Software in diesem Unternehmensbereich sorgt für die Erleichterung und effizientere Planung von Logistik-Prozessen. 

Produktionsplanung 

Software für die Produktionsplanung und -steuerung (PPS) ist vollends auf den Unternehmensbereich Produktion spezialisiert. Mit Hilfe der Planungs- und Steuerungssysteme werden Produktionsdaten verwaltet, Werkstätten gesteuert sowie Kapazitäten und Fertigungsstrecken geplant. Mitunter kann die Software auch bei der Bedarfsermittlung und der Auftragsverwaltung helfen.

Customer Relationship Management (CRM)

Business Software im CRM-Bereich zielt voll und ganz auf die Gestaltung und Pflege von Kundenbeziehungen ab. Mit diesen Softwarelösungen lassen sich Kundendaten verwalten, Segmente anlegen, die Kundenansprache planen und vieles mehr. Eine CRM-Software legt den Grundstein für eine intensive Kundenbindung und langfristig erfolgreiche Kundenbeziehungen. 

Personalwesen

Das Personalwesen kümmert sich um alle Belange, die mit den Mitarbeitenden zu tun haben – von der Personalverwaltung über die Lohn- und Gehaltsabrechnung bis hin zur Personalentwicklung. Damit diese Aufgaben möglichst effizient umgesetzt werden können, ist eine Softwareunterstützung fast schon unerlässlich. 

Finanzwirtschaft 

Jederzeit den Überblick über die eigenen Finanzen zu haben, ist für Unternehmen heutzutage enorm wichtig. In der Finanzwirtschaft dreht sich alles um Buchhaltung, Kostenrechnungen sowie Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen. Eigenständige Softwarelösungen oder Controlling-Module in integrierten Enterprise Software Solutions verschaffen dir den Überblick über das Zahlenwerk. 

Enterprise Software für technische Zwecke

Business Software kann nicht nur in einzelnen Unternehmensbereichen eingesetzt werden. Es gibt zahlreiche Anwendungen, die für spezifische technische Zwecke ausgelegt sind. Sogenannte "C-Techniken" sind beispielsweise: 

• Computer Aided Design (CAD)

• Computer Aided Manufacturing (CAM)

• Computer Aided Planning (CAP)

• Computer Aided Facility Management (CAFM) und 

• Computer Aided Quality Assurance (CAQ)

Diese Business Software wird bei vielen Unternehmen beispielsweise der Baubranche oder in der Produktion eingesetzt und erfüllt spezifische technische Zwecke. 

Integrierte Gesamtlösungen 

Die Grenzen verschiedener Softwarelösungen sind mitunter fließend. Nicht immer lässt sich Unternehmenssoftware nur einem bestimmten Bereich zuordnen. Beispielsweise können von einer Software unterschiedliche Funktionen erfüllt werden. Hierbei spricht man von integrierter Unternehmenssoftware. 

Eine Unternehmenssoftware gilt als integriert, sobald mit einer einzigen Softwarelösung verschiedene Unternehmensaufgaben und -abläufe in ein und demselben System erledigt werden können. In einer integrierten Lösung kannst du beispielsweise Kontaktverwaltung, Auftragsplanung, Produktionsplanung und Logistikprozesse sowie Finanzsteuerung in einer Anwendung überwachen und verwalten. Dafür benötigst du keine separaten Lösungen oder unterschiedliche Softwareprogramme, da all diese Faktoren in einem System integriert sind.   ⁠

Im Umkehrschluss bedeutet das, dass nicht-integrierte Softwarelösungen aus zahlreichen einzelnen Programmen unterschiedlicher Anbieter bestehen. Eine Sache liegt hierbei auf der Hand: Wenn du verschiedene Softwarelösungen wie eine HR-Software separiert von einer Projektmanagement-Software und zusätzlich die Software von einem Anbieter für CRM Systeme nutzt, haben diese häufig keinen oder einen nur schlechten Vernetzungsgrad. Oft musst du hier mit Schwierigkeiten wie doppelter Datenpflege oder Informationsabweichungen rechnen, die du mit einer intergrierten Unternehmenssoftware gezielt umgehen kannst.

Du möchtest wissen, welche Vorzüge eine integrierte Business Software hat? In 100 Sekunden bist du schlauer!
⁠

Welche Faktoren machen eine Business Software aus?

Der Hauptpunkt, der eine Business Software ausmacht, ist die Flexibilität. Jedes Unternehmen ist anders und auch die Anforderungen an die Software unterscheiden sich. Allerdings gibt es ein paar Basisfunktionen, die jede Business Software mitbringen sollte:

• Flexible Anpassungsmöglichkeiten an individuelle Unternehmensprozesse

• Zentrale CRM Software für Kundendaten

• Features zur Verwaltung und Organisation von Artikeln, Bestellungen und Buchhaltung

• Analyse- und Reporting-Tools

Eine gute Business Software bietet außerdem Tools, die an die Branche deines Unternehmens angepasst sind und dich optimal bei deinen individuellen Aufgaben unterstützen. 

Eine Business Software sorgt nicht nur für effiziente Arbeitsprozesse, sondern macht dir auch die Organisation und Administration leichter. Das kostet dich im Endeffekt weniger Geld und ist ein wichtiger Schritt auf deinem Weg zum erfolgreichen Unternehmen!

Die richtige Business Software finden: So geht's! 

Die Wahl der richtigen Anwendungssoftware ist nicht immer leicht. Business Software gibt es für die unterschiedlichsten Bereiche und mitunter als Cloud Services oder On-Premise-Lösungen. Das Wichtigste vorweg: Die Auswahl einer Business Software ist nichts, was du mal eben in deiner Mittagspause machen kannst. Plane also unbedingt genügend Zeit ein. Damit dir die Auswahl gelingt, haben wir dir den Prozess einmal skizziert. 

#1 Anforderungen definieren 

Um eine fundierte Entscheidung über die richtige Software zu treffen, solltest du dir im Vorfeld genau überlegen, wie deine Anforderungen aussehen. Möchtest du nur einen einzelnen Unternehmensbereich automatisieren oder dein gesamtes Unternehmen zentral verwalten? Welche Funktionen musst du abdecken?

Achte unbedingt darauf, dass du nicht nur deinen jetzigen Bedarf betrachtest, sondern auch schon in die Zukunft blickst. Welche Anforderungen wird dein Unternehmen in ein paar Monaten oder Jahren haben, wenn es weiter wächst? Mitunter macht es Sinn, bereits auf eine integrierte Lösung zu setzen, damit du später keine Probleme bekommst. Nichts ist frustrierender, als in ein paar Jahren den gesamten Tech Stack noch einmal über den Haufen werfen zu müssen, weil einzelne Insellösungen nicht mehr ausreichen.

#2 Recherche

Im zweiten Schritt steht eine intensive Recherche verschiedener Anbieter und deren Softwarepaketen an. Überprüfe, welche Angebote deine Anforderungen erfüllen. Vielleicht gibt es Business Software, die mit Add Ons aufwartet, die du bei Bedarf in der Zukunft hinzubuchen kannst. Am Ende solltest du eine kleine Auswahl an möglichen Anbietern haben, mit denen du den nächsten Schritt gehst. 

#3 Testen, testen, testen 

Bevor du dich nun auf einen Anbieter festlegst, solltest du noch einmal genug Zeit für eine Testphase einplanen. Viele Anbieter werben mit kostenlosen Testphasen, die du auch wirklich ausnutzen solltest. In dieser Zeit kannst du die Software auf Herz und Nieren testen. Bedenke dabei, dass alle Mitarbeitenden die Software ohne Probleme nutzen sollten. Es kann durchaus Sinn machen, deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Prozess zu integrieren und Feedback einzuholen. 

#4 Auswahl des Anbieters 

Hast du genügend Informationen eingeholt und die relevanten Anwendungen ausreichend getestet, geht es an die Auswahl des passenden Anbieters. Jetzt steht der Abschluss von Verträgen oder bei Software-as-a-Service-Lösungen die Buchung deines Abonnements an. 

#5 Integration 

Am Schluss des Auswahlprozesses solltest du dir genügend Zeit für die Integration der Software in deinen aktuellen Tech Stack nehmen. Achte darauf, dass die Software mit ausreichend Schnittstellen ausgestattet ist, damit deine bisherigen Softwarelösungen nahtlos integriert werden können. Hieran schließt auch eine Schulung deiner Mitarbeitenden, damit diese ohne Probleme mit der Anwendung umgehen können. 

Ein ERP als Business Software: Damit machst du alles richtig!

Eine integrierte Gesamtlösung für dein Unternehmen hilft dir bei der Ressourcenplanung und stellt effiziente Arbeitsabläufe sicher. ERP-Systeme bieten dir die Möglichkeit, verschiedene Unternehmensbereiche zentral in einer Software zu verwalten. Statt einzelner Insellösungen kannst du dich mit einem ERP System als Schaltzentrale deines Unternehmens voll und ganz auf die wichtigen Dinge konzentrieren: Deine Kund:innen, Mitarbeitenden und das Wachstum deines Unternehmens. 

Xentral ERP: Wachstumsfähige Cloud-Lösung für dein Unternehmen 

Bei Xentral handelt es sich um ein ERP-System, das sich sowohl für Startups, als auch für KMU und Mittelständler eignet. Sogar große Unternehmen können das ERP von Xentral nutzen, wenn dieses die individuell nötigen Anforderungen erfüllt. Xentral ist dafür zuständig, alle Geschäftsprozesse deines Unternehmens zentral zu managen und dir immer und überall die Kontrolle über deine Daten und Arbeitsabläufe zu geben. 

Als Software-as-a-Service-Lösung aus der Cloud ist das Xentral ERP flexibel an deine Bedürfnisse anpassbar und begleitet dein Unternehmen auf seinem Wachstumspfad.