ERP & CRM: Was ist der Unterschied zwischen beiden Systemen?

Optimierungen von Prozessen und Standardisierungen von betrieblichen Abläufen können Unternehmer:innen vor allem durch die Nutzung einer geeigneten Unternehmenssoftware vorantreiben. In diesem Kontext sind vor allem zwei verschiedene Systeme von großer Bedeutung: ERP und CRM.

Doch was sind eigentlich die Unterschiede zwischen ERP und CRM und woran erkennst du, welches Software-System die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens am besten abbildet? In diesem Artikel erfährst du, was die Besonderheiten eines ERP bzw. CRM sind und wann das jeweilige System für dein Unternehmen infrage kommt.

Was ist CRM?

CRM steht für Customer-Relationship-Management. Ein CRM-System bietet Unternehmer:innen wie dir die Möglichkeit, sämtliche Kundendaten zu speichern, zu verwalten und nachzuverfolgen. Dank der im CRM gespeicherten Daten des gesamten Kundenlebenszyklus profitieren vor allem das Marketing, der Vertrieb, der Kundenservice und das operative Geschäft von der Softwarenutzung. Somit dient ein CRM als digitale Kundenakte bzw. als Speziallösung, insbesondere für das Management von Kundendaten. Anbieter moderner CRM-Systeme sind Hubspot, Monday Sales, Salesflare oder Zendesk.

Was ist ERP?

ERP ist die Abkürzung für Enterprise-Resource-Planning. Eine ERP-Lösung vereint alle deine betrieblichen Aspekte in einer Software - von der Buchhaltung, über die Personal- und Bestandsverwaltung bis hin zum Customer-Relationship-Management. Dabei spielen vor allem Ressourcen wie Betriebsmittel, Personal und Vermögenswerte eine entscheidende Rolle, da diese mithilfe eines ERP von der Unternehmensführung kontrolliert und reguliert werden können. Häufig lässt sich eine ERP-Software mithilfe von speziellen Funktionen und Anwendungen individuell auf die jeweiligen unternehmensinternen Bedürfnisse anpassen. Somit ist ein ERP-System schon lange nicht mehr ausschließlich für Konzerne von Interesse, sondern auch für kleine und mittlere Unternehmen eine wertvolle Ergänzung.

Da mithilfe eines ERP alle Informationen zentral in einer Datenbank erfasst, abgebildet und dokumentiert werden, kannst du deine unternehmensinternen Abläufe strukturieren und somit optimieren. Zudem lässt sich ein ERP schnell und flexibel an aktuelle Marktanforderungen anpassen, auf die wiederum alle Mitarbeitenden direkten Zugriff haben. Somit ist eine ERP-Software als Komplettlösung für betriebliche Prozesse zu verstehen. Häufig genutzte ERP-Systeme stammen von Unternehmen wie Xentral, SAP, Oracle Netsuite und Weclapp.

ERP vs. CRM: Unterschiede

ERP und CRM sind Software-Lösungen, die Unternehmen dabei helfen, schnell und effizient zu wirtschaften und datenbasierte Entscheidungen fundiert zu treffen. Beide Systemarten bieten dir eine einheitliche Datenbasis, vernetzen Workflows und automatisieren unternehmensinterne Prozesse. Allerdings besteht der Unterschied zwischen ERP vs. CRM-System im Umfang sowie der Ausrichtung, Bedeutung und Reichweite der Softwarelösungen.

Bedeutung

Eine CRM-Software hilft dir als Unternehmer:in, Interaktionen sowie Vorgänge rund um Verkaufsprozesse und Kundenbetreuung aufzuzeichnen, zu steuern und auszuwerten. Ein ERP-System hingegen ist eine vollumfängliche Lösung, die es dir zudem möglich macht, deine gesamten Geschäftsprozesse zu verwalten, zu lenken und zu analysieren.

Umfang

ERP-Lösungen sind wesentlich umfassender als CRM-Systeme. Ein ERP hat dein gesamtes Unternehmen im Blick. Ein CRM-System hingegen bildet nur deinen Vertrieb und deine Kundenbeziehungen ab. Allerdings besitzt nahezu jedes CRM Schnittstellen zu ERP-Systemen und kann somit auch als Teil einer ERP-Software betrachtet werden.

Ausrichtung

CRM-Lösungen sind auf Marketing, Vertrieb und Kundenakquisition ausgerichtet und dienen somit der Verwaltung externer Kontakte. Im Unterschied dazu zielt eine ERP-Lösung auf dein Unternehmen selbst inklusive all deiner internen Geschäftsprozesse ab.

Ziel

Während eine CRM-Software primär deinen Umsatz steigern soll, ist das Ziel eines ERP-Systems, deine Kosten zu reduzieren. Hierbei wollen wir allerdings betonen, dass jedes der beiden Systeme in gewissem Maß auch zur Erreichung des jeweils anderen Ziels beiträgt. Neben der ERP-Nutzung lassen sich also auch durch Standardisierungen von Arbeitsabläufen innerhalb eines CRM Arbeitskosten senken. Auf der anderen Seite kannst du nicht nur im CRM, sondern auch im ERP Prozesse optimieren, die zu gesteigerten Umsätzen führen.

Integration von CRM und ERP

Selbstverständlich kannst du dir die Vorzüge sowohl von ERP als auch von CRM zunutze machen. Das Stichwort hier lautet Integration. Um Insellösungen zu vermeiden, solltest du unbedingt darauf achten, eine nahtlose Integration von ERP und CRM umzusetzen. Nur so kann die Nutzung beider Software-Systeme zu einem Multiplikator in puncto effiziente Datenverwaltung werden. Eine separate Nutzung von ERP und CRM hingegen würde beispielsweise zu Reibungsverlusten und redundanten Daten führen.

Im Idealfall können CRM und ERP dank einer Schnittstelle voneinander profitieren. So schaffst du es mithilfe einer Integration deines CRM-Moduls in deine ERP-Lösung, Kundendaten nahtlos und automatisch übertragen zu können. Auch Aufträge können so aus dem CRM direkt an die Logistik und Fakturierung übergeben werden. Ebenso können Informationen zum Lieferstatus vom ERP zum CRM weitergeleitet werden. Durch eine solche erleichterte Kommunikation verschiedener Unternehmensbereiche dank integriertem CRM und ERP profitierst du von verkürzten Durchlaufzeiten, geringem Abstimmungsaufwand sowie Kosteneinsparungen und kannst dadurch insgesamt deine Kundenbindungen optimieren.

Fazit

CRM- und ERP-Systeme verfolgen unterschiedliche Ansätze zur Steigerung der Rentabilität eines Unternehmens. Beide Systeme sind unterschiedlich, wobei der Unterschied ERP vs. CRM vor allem auf die Ausrichtung, den Umfang und die Ziele zurückzuführen ist. Vom E-Commerce-Startup bis hin zum Automobilkonzern - die Integration einer solchen umfassenden IT-Lösung kann für Unternehmen jeglicher Größe und Branche von großem Nutzen sein.

Wohingegen dir ein CRM-System hilft, Abläufe sowie Interaktionen rund um Kundenbetreuung und -akquise zu optimieren, dient dir ein ERP-System als Komplettlösung für die Steuerung und Verbesserung deiner Geschäftsprozesse. Beide Systeme lassen sich zudem nahtlos mithilfe einer Schnittstelle verknüpfen, sodass du von den Stärken beider Systeme und so von einer umfassenderen Gesamtlösung profitieren kannst. Mit der Integration verbindest du also zwei der nützlichsten Tools für ein effizientes Daten-Management-System und verhinderst Datenredundanzen sowie Verzögerungen.