ERP Integration: Verbindung deines Online-Shops mit einem ERP-System

Finanzen, Vertrieb, Fertigung, Lieferkette und zahlreiche weitere Unternehmensprozesse unter einen Hut zu bekommen, kann ganz schön viel organisatorischer Aufwand sein. Um hier als Unternehmer den Überblick zu behalten, benötigst du eine Enterprise Resource Planning Software (ERP). So schaffst du es, alle deine Geschäftsprozesse miteinander zu verbinden und in einem einzigen System abzubilden.

Gerade im E-Commerce ist eine ERP-Integration von entscheidender Bedeutung, um alle Bestellungen fehlerfrei aufzunehmen, zu bearbeiten und zu versenden. Damit auch du weißt, wie du ein ERP in deinen Online-Shop integrieren und welche Vorteile du daraus ziehen kannst, haben wir in diesem Beitrag einen Guide zum Thema 'ERP-Integration' für dich zusammengestellt.

Definition ERP Integration

Eine ERP-Integration verknüpft deine gewählte ERP-Software mit anderen Anwendungen bzw. Systemen in deinem Betrieb und optimiert bzw. automatisiert die Erfassung, Verfolgung und Analyse deiner Geschäftsdaten – und zwar in Echtzeit. Durch die Integration eines ERP-Systems steigerst du die Produktivität deines gesamten Unternehmens enorm, da du so relevante Daten schnell und abteilungsübergreifend austauschen kannst.

Damit du einen genauen Überblick über die gängigsten Integrationsmethoden hast, haben wir diese für dich zusammengefasst:

• Integration Platform as a Service (iPaaS): iPaaS ist eine cloudbasierte Lösung, die deine Integration durchführt. Damit kannst du deine cloudbasierten Anwendungen ganz einfach ohne die Verwaltung von Hardware verbinden.

• Benutzerdefinierte Integration: Hierbei kannst du als Unternehmensinhaber:in selbst eine eigene Kernintegration aufbauen. Deine Programmierer:innen gleichen dafür den API-Code deiner Software mit dem des ERPs ab und generieren so die gewünschte All-in-One-Lösung.

• Systemeigene oder herstellerspezifische Integration: Bei dieser Methode handelt es sich um eine gebrauchsfertige Integration, mithilfe derer du ausgewählte Anwendungen verbinden kannst. Viele dieser Anwendungen lassen sich direkt mit deinem Online-Shop verknüpfen, wodurch du die gängigsten Anwendungsfälle abdecken kannst.

Lesetipp: Du fragst dich, ob du ein ERP kaufen oder mieten solltest? Wir haben die passende Antwort für dich!

ERP und E-Commerce

Bei der Integration eines ERP-Systems in dein E-Commerce-System (z.B. Shopify) wird dein Online-Shop mit einem cloudbasierten ERP verbunden. Dabei kannst du dank der Verknüpfung wertvolle Daten über deine Kundschaft, deine Bestellungen und Versandzeiten sowie deinen Kundensupport verfolgen und verwalten.

Lesetipp: Erfahre in unserem Beitrag mehr über die Kombination von Xentral und Shopify.

E-Commerce Unternehmer wie du nutzen ERP-Systeme also, um den gesamten Prozess von der Bestellung bis hin zur Auslieferung zu automatisieren. So kann dein Unternehmen durch eine ERP-Integration die Abwicklung von Online-Bestellungen, die über deinen Online-Shop eingegangen sind, schneller und effizienter durchführen. Ohne eine ERP-Integration in deinen Online-Shop müsste dein Unternehmen Bestandszahlen manuell jeweils im ERP-System und in der zugehörigen E-Commerce-Anwendung aktualisieren. Diese manuellen Prozesse haben vor allem zu Peak-Zeiten mit hohem Verkaufsvolumen gravierende Folgen für die Bestellungsabwicklung und führen häufig zu ineffizienten Betriebsabläufen.

Wie gut, dass eine ERP-Integration für B2B-, B2C- und D2C-Unternehmen hervorragend funktioniert. Sowohl Lagerverwaltung als auch Fulfillment, CRM System, Einkauf und Zahlungsinformationen deines E-Commerce-Businesses kannst du durch eine ERP-Integration automatisieren. So kannst du, egal welche Art von Unternehmen du führst, das Wachstum deines Online-Shops mit einer All-in-One-Lösung begleiten und sparst dir umfangreiche Insellösungen.

Vorteile einer ERP-Integration

Mit einer ERP-Integration behältst du den Überblick über all deine unternehmensinternen Anwendungen und kannst alle wichtigen Leistungsindikatoren stets im Auge behalten. Welche Vorteile die Integration eines ERPs noch für dich bereithält, schauen wir uns in den folgenden Abschnitten an.

Zentralisierung deiner Daten

Dank eines integrierten ERPs kannst du all deine Unternehmensdaten zentral in einer Software speichern bzw. verwalten und so die Kommunikation unterschiedlicher Abteilungen innerhalb deines Betriebs verbessern. Daher können deine Mitarbeitenden abteilungsübergreifend in nur einer Anwendung auf relevante Echtzeitdaten zugreifen und Workflows flexibel sowie lösungsorientiert gestalten. Gegebenheiten und Situationen innerhalb deiner Geschäftsprozesse können sich schnell ändern - mit einer ERP-Integration hast du all diese sich ständig ändernden Situationen im Blick und gestaltest Lösungsansätze im Handumdrehen.

Ohne ein integriertes ERP-System hätte jede deiner Abteilungen ihre eigenen Datenbanken. Dass hier allein schon ein abteilungsübergreifender Zugriff problematisch sein kann, liegt auf der Hand. Zudem sind Datensätze hierbei häufig nicht auf dem aktuellsten Stand oder vielleicht sogar doppelt angelegt, da bei manueller Arbeit nun mal Fehler passieren. Aber genau solche Datenungenauigkeiten kannst du mithilfe einer ERP-Integration ein für alle Mal loswerden, denn ERP-Systeme helfen dir dabei, deine Datenverwaltung und -nutzung effizient und fehlerfrei zu gestalten.

Lesetipp: Wir zeigen dir, wie du danke eines ERPs einen optimalen Warenfluss in deinem Unternehmen erzeugen kannst!

Wettbewerbsvorteil sichern

Vielleicht arbeitest du ja bereits mit einem integrierten ERP, dass du vor einiger Zeit angebunden hast, bist allerdings nicht mehr so recht zufrieden damit. Durch ein sich ständig änderndes Geschäftsumfeld und dein Unternehmenswachstum kann es durchaus sein, dass du hier den Schritt hin zu einem modernen ERP-System wagen musst. Auch wenn eine erneute ERP-Integration mit Aufwand verbunden ist, solltest du das Potenzial dieser Änderung nicht unterschätzen.

Eine Aufrüstung deines bestehenden Systems mit einem modernen ERP kann dein Geschäftsmodell maßgeblich unterstützen. Möglicherweise hat deine E-Commerce-Brand ja bereits den Schritt zu internationalen Verkäufen gewagt und benötigt aus diesem Grund eine Erneuerung des Altsystems. Hier kann es sinnvoll sein, über die Integration eines umfangreicheren bzw. spezieller auf deine aktuellen Bedürfnisse angepassten ERPs nachzudenken. Damit bist du nämlich in der Lage, dir einen Wettbewerbsvorteil zu sichern - denn wenn du deine Geschäftsprozesse so optimierst, dass du Zugang auf deine Daten in Echtzeit hast, kannst du deine Kundenerfahrungen durch eine optimierte Lieferkette verbessern.

Außerdem hast du dank einer modernen ERP-Integration die Möglichkeit, Analysen durchzuführen und deine Bestandsverwaltung zu optimieren. Auch hiervon profitieren letzten Endes deine Kund:innen, was sich wiederum positiv auf deinen Erfolg im E-Commerce auswirkt. Durch regelmäßige Updates deines modernen ERPs, kannst du dein System regelmäßig aktualisieren und wirst den Anforderungen deines Unternehmenswachstums gerecht.

Lesetipp: Erfahre wie das E-Commerce-Business air up mit Shopify und dem integrierten ERP von Xentral Millionenumsätze generiert.

Prozess-Automatisierung

Die Einführung einer ERP-Integration ermöglicht es dir, den Datenaustausch zwischen deinen Systemen und Anwendungen zu automatisieren. So vermeidest du langwierige Abläufe innerhalb deiner Geschäftsprozesse und umgehst kostspielige Fehler, die durch eine manuelle Datenbearbeitung eintreten können. Mithilfe von ERP-Integrationen können Unternehmer wie du Auftragsdaten, Kundendaten, Versanddetails, Inventurdaten, Kaufaufträge uvm. geschickt miteinander verknüpfen und sogar automatisierte Finanzaudits sowie dynamische Preisgestaltungsoptionen schaffen.

Lesetipp: In diesem Beitrag erfährst du, wie du deinen Vertrieb automatisieren kannst!

Verbessertes Kundenerlebnis

Kund:innen legen heutzutage viel Wert auf eine personalisierte Kauferfahrung. Ein integriertes ERP zählt zu den Softwareanwendungen, die in den kommenden Jahren über den Erfolg einer E-Commerce-Brand entscheiden werden. Unternehmer wie du, die bereits das Potenzial einer ERP-Integration für eine intelligente Kundenansprache erkannt haben, werden gegenüber der Konkurrenz profitieren.

ERP-Integrationen können deinem Unternehmen also dabei helfen, ein tiefes Verständnis für die Präferenzen deiner Kund:innen zu erlangen, um so personalisierte Interaktionen in den Weiten der digitalen Welt zu schaffen und Kundenerfahrungen maßgeblich zu verbessern.

Lesetipp: in unserem Beirag erfährst du alles über ein automatisiertes Autragsmanagement als Schlüssel für zufriedenere Kund:innen.

Herausforderungen einer ERP-Integration

Die Integration eines ERP-Systems in deinen Online-Shop kann zu Beginn die eine oder andere Herausforderung mit sich bringen. Deshalb haben wir für dich einige potenzielle Hindernisse zusammengefasst, sodass du diese im Vorfeld bestmöglich einschätzen und später meistern kannst.

Kosten

Neben der eigentlichen Verfügung über ein ERP kann die Integration dessen in deinen Online-Shop zusätzliche Kosten bereiten. Kalkuliere daher im Vorfeld dein Budget, damit du durch potenzielle Kosten wie beispielsweise durch ein aufwendigeres System-Update nicht in die Bredouille gerätst.

Ungesicherte Verbindungen

Wenn du dich dafür entscheidest, deine wichtigsten Geschäftsinformationen und Kundendaten in einer Anwendung zu beherbergen, setzt du dich ungewollt dem Risiko ungesicherter Verbindungen aus. Denn je komplexer dein integriertes ERP wird, desto höher ist auch die Wahrscheinlichkeit für ungesicherte Verbindungen. Achte daher bei der Integration deines ERPs unbedingt darauf, dass hierbei keine Schlupflöcher für Hacker:innen entstehen und deine Informationen bestens geschützt sind.

Komplexität

Eine ERP-Integration bedeutet in jedem Fall eine Umstellung deiner unternehmensinternen Workflows. Möglicherweise müssen sich deine Mitarbeiter:innen zu Beginn erst einmal an die Komplexität dieser einen Anwendung gewöhnen. Plane daher neben der eigentlichen Integration auch Zeit für die Schulung deiner Mitarbeitenden ein, da der Erfolg deiner ERP-Integration auch maßgeblich von dem richtigen Handling der Komplexität des ERPs abhängt.

Alles in allem stellt eine ERP-Integration eine entscheidende Veränderung deiner Geschäftsabläufe und Workflows deiner Mitarbeitenden dar. Um hier nicht von Kosten oder Komplexität überwältigt zu werden, solltest du im Vorfeld einen klaren Plan für deine ERP-Integration ausarbeiten und vor allem potenzielle Herausforderungen im Blick haben. So kannst du dir sicher sein, dass deine ERP-Integration zum Erfolg wird.

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Verfahren der Integration eines ERP-Systems

Bevor wir uns gemeinsam anschauen, wie die ERP-Integration von Xentral in deinen Online-Shop abläuft, wollen wir dir in diesem Abschnitt erst einmal einige bewährte Verfahren für eine ERP Implementierung vorstellen. So kannst du in jeder Phase der Einführung sicher gehen, dass du alle relevanten Faktoren in deiner Planung berücksichtigst.

Erstellung eines Integrationsplans

Das A und O bei ERP-Integrationen ist, dass du dich mit deinem gesamten Team im Vorfeld einmal an den Tisch setzt und ihr gemeinsam einen Plan erstellt. So kannst du in Zusammenarbeit mit deinen Mitarbeitenden Geschäftsziele festlegen und interne Prozesse planen sowie potenzielle Hindernisse frühzeitig erkennen.

Stelle dir für die Anfertigung deines Plans folgende Fragen:

• Warum benötigt dein Unternehmen ein integriertes ERP?

• Welche Informationen sollen zwischen deinem ERP und deinem Shop verknüpft werden?

• Hast du Lücken in deinen Bestandsdaten und kannst du diese lokalisieren?

• Wie soll deine Integration letztendlich ablaufen/ funktionieren?

Informationsweiterleitung an externe Dritte

Neben deinen Mitarbeitenden werden auch deine Lieferanten und Geschäftspartner von den Auswirkungen deiner geplanten ERP-Integration betroffen sein. Möglicherweise triffst du hier auch auf Widerstand, da durch die Einführung zentrale Workflows und Geschäftsprozesse beeinflusst werden und sich deine Lieferanten und Geschäftspartner erst einmal auf diese organisatorische Änderung einstellen müssen. So müssen sich eingefahrene Routinen erst neu herauskristallisieren und spezifische Arbeitsprozesse angepasst werden. Achte hierbei also stets auf eine lückenlose Kommunikation während deines gesamten Integrationsverlaufs.

Priorisierung deines Datenmanagements

Die Qualität deiner Daten beeinflusst ebenfalls den Erfolg deiner ERP-Integration. Fehlerfreie Daten geben dir zunächst einen verlässlichen Einblick in deine Geschäftsprozesse, weshalb du in eine regelmäßige Datenpflege Zeit investieren solltest. Fokussiere dich deshalb auch auf diese wichtigen Prozesse:

• Datenbereinigung und Formatnormalisierung

• Das Validieren deiner Daten

• Verwaltung der Zugriffsmöglichkeiten auf deine Daten (Wer kann worauf zugreifen und warum)

• Das Löschen von doppelten bzw. minderwertigen Daten

Dank einer guten Datenverwaltung sorgst du für einen reibungslosen und schnellen Ablauf deiner ERP-Integration.

Lesetipp: Cloud-ERPs haben gegenüber klassischen On-Premise-Lösungen viele Vorteile. Welche das sind, erfährst du in diesem Blog!

ERP-Integration von Xentral

Wie läuft eigentlich die Integration vom Xentral ERP in deinen Online-Shop ab? Wir erklären es dir.

Abgleich der Lagerzahlen zentral mit Übertragung an deinen Shop

Xentral bietet dir eine zentrale ERP-Software, von der aus du auch manuell Aufträge eingeben kannst, ohne einen Account im Shop zu benötigen. Baust du vielleicht parallel ein B2B-Geschäft auf, vereinfacht dies viele deiner Abläufe. Die Schnittstelle für die Verknüpfung deines ERPs mit deinem Shop arbeitet dabei automatisch und ohne Fehler und wird nahtlos per Cronjob ausgeführt werden. Zu den Aufgaben der Schnittstelle bei Xentral gehören zudem:

Abholen von neuen Aufträgen (inkl. Abgleich von Kundendaten)

Das Übertragen deiner neuen Lagerzahlen nach einem Warenein- oder ausgang in deinem Lager ist durch die Nutzung des Xentral ERP-Systems einfacher. Ein Abgleich des Artikelnamens oder der Beschreibung sowie die Übertragung der Trackingnummer an deinen Online-Shop sind dank Xentral kein Problem mehr. Außerdem kannst du den Zwischenstatus für die Bearbeitung in Xentral einsehen. Diese Funktionen lassen sich speziell für das Verhalten deines Online-Shops einstellen.

Import von Aufträgen

Im Xentral-ERP kannst du deine Aufträge in einen Zwischenbereich importieren, von dem aus ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin die Aufträge mit einem Klick übernehmen kann. Das hat den Vorteil, dass deine Mitarbeitenden die Bestellungen und Adressen schnell erkennen können. Durch die in Xentral verwendeten Farbcodierungen siehst du sofort, welche Kund:innen eindeutig als Stammkund:in erkannt wurden oder ob es bei einem Kunden bzw. einer Kundin eventuell einen Adresswechsel, z. B. durch einen Umzug, gab.

Beim Import der Kundendaten möchtest du neue Kundennummern nur für wirkliche neue Kund:innen vergeben? Kein Problem. Alle bekannten Datensätze werden daher auf bereits vorhandene Nummern verknüpft. Eine Anhäufung von doppelten Einträgen wird damit verhindert.

Ist dein Auftrag importiert, sieht er genauso aus wie ein manuell angelegter Auftrag. Der einzige Unterschied ist der, dass dieser Auftrag eventuell zusätzlich eine Internetnummer hat, die dein Online-Shop erzeugt hat. Diese benötigst du z. B. bei der automatischen Verknüpfung des Zahlungseingangs bei Aufträgen mit Vorkasse. Optional kannst du hier auch eine Transaktions-ID eines Zahlungsanbieters wie Paypal, Billlsafe, Secupay oder ähnliche verwenden. Die Transkations-ID wird hierbei benötigt, um den Zahlungseingang automatisch verknüpfen zu können.

Etwas Besonderes ist der Umgang mit Versandkosten und Gutscheinen im Xentral ERP. Diese werden in Xentral ebenso auf Artikel im Auftrag gebucht. D. h. es gibt im Artikelstamm einen Artikel für Versand und einen für Gutschein. Werden beim Import Versandkosten oder ein Rabatt aus Gutscheinen o. ä. erkannt, werden die Preise mit dem Artikel in deinen Auftrag gebucht.

Nach dem vollautomatischen oder halbautomatischen Importieren wird der Status im Shop umgestellt. Dein Endkunde bzw. deine Endkundin sieht, dass auf der Webseite deines Shops eine Änderung durchgeführt wird.

Abgleich von Lagerzahlen

Das Xentral-ERP überträgt Lagerzahlen regelmäßig an deinen Shop. Es werden aber nicht immer alle Daten übertragen, sondern nur die Differenz. Durch einen intelligenten Algorithmus weiß Xentral also, was sich in deinem Shop im Vergleich zu deiner eigenen Datenbank verändert hat. Die Übertragung an deinen angebundenen Shop erfolgt automatisch beim Warenverkauf, einem manuell erfassten Auftrag oder Wareneingang. Das passiert mit einem Cronjob im Hintergrund, sodass Xentral sich intern selbst um den Aufruf der verschiedenen Prozesse kümmert und du dich auf die wesentlichen Aufgaben deines E-Commerce-Businesses konzentrieren kannst.

Lesetipp: Eigen- oder Fremdlager? Informiere dich in diesem Artikel über die verschiedenen Möglichkeiten.

Manuelle Artikelübertragung

Die Schnittstelle zum Xentral-ERP ist immer die Artikelnummer deines Produkts. Das heißt, dass wenn es den Artikel im Xentral-ERP mit der Nummer gibt, wird immer diese beim Importieren verwendet. Existiert diese Nummer allerdings nicht, kannst du in der Schnittstelle einstellen, dass automatisch ein neuer Artikel angelegt werden soll. Aber keine Sorge, hier übersiehst du nichts dank eines Ampelsystems der Aufträge. Dieses zeigt dir nämlich auf, dass es Aufträge gibt, die nicht versendet werden können, da bestimmte Artikel im Lager fehlen. Diese kannst du dann schnell einlagern bzw. nachbestellen.

Wir empfehlen dir hierbei, die Artikel immer in deinem Shop-Backend anzulegen und zu pflegen, da du dort Bilder, Crosslinks und spezielle Beschreibungen optimal angeben kann. In Xentral kannst du zudem Artikelnamen, Beschreibung und Verkaufspreis immer per Mausklick manuell an den Shop übertragen oder von deinem Shop abholen.

Fazit

Eine ERP-Integration bietet dir als E-Commerce-Unternehmer zahlreiche Vorteile. Anfängliche Herausforderungen kannst du durch eine intensive Vorab-Planung gezielt in den Griff bekommen und so ungehindert bessere Kundenerlebnisse schaffen und von automatisierten Prozessen profitieren. Ein integriertes ERP wie das von Xentral reguliert dabei viele Prozesse im Hintergrund, sodass du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst. Hierbei wird beispielsweise die Schnittstelle so in deinen Shop integriert, dass die originalen Prozesse und Datenstrukturen reibungslos ablaufen und du von der eigentlichen Schnittstelle nicht viel merken solltest. Auf Anfrage kann unser Team von Xentral auch Importer bereitstellen, sodass deiner erfolgreichen ERP-Integration nichts mehr im Weg steht.