EDI für Unternehmen: Der Schlüssel zur effizienten Datenübertragung

Eine effiziente Datenübertragung ist der Grundstein für automatisierte Geschäftsprozesse. Der elektronische Austausch von Dokumenten ist dafür essentiell und bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile.

Was ist EDI (Electronic Data Interchange)?

Electronic Data Interchange (EDI) bezeichnet ein Verfahren zum digitalen Austausch von Geschäftsdokumenten in einem standardisierten elektronischen Format.

Post, E-Mail und Fax sind in der Praxis vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen oftmals immer noch die vorherrschenden Medien zum Austausch von Geschäftsdokumenten. Während bei diesen Verfahren zur Verarbeitung der Dokumente manuelle Eingriffe von Menschen nötig sind, kommt mit dem EDI-Verfahren ein vollautomatisiertes System zum Einsatz. EDI-Dokumente können in einem einheitlichen Standard direkt zwischen den IT-Systemen der beteiligten Parteien versendet und verarbeitet werden – ganz ohne menschliche Eingriffe.

So kann beispielsweise eine Bestellung aus dem System des Käufers direkt in die Auftragsverwaltung des Verkäufers übermittelt und unverzüglich bearbeitet werden. Nach Abschluss sendet das System des Verkäufers eine Rechnung an die Buchhaltungssoftware des Käufers. Im EDI-Verfahren sind keine manuellen Handgriffe nötig, sodass ein Medienbruch und mögliche Fehler vermieden werden können.

Zu den gängigsten EDI-Anwendungen gehört der automatisierte Austausch von Geschäftsdokumenten (z.B. Angebote, Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine oder Zollinformationen) zwischen zwei Unternehmen. Weiterhin wird EDI für die Kommunikation im öffentlichen Bereich zum Beispiel zwischen Behörden, Krankenkassen und Versicherungen eingesetzt. 

Wie funktioniert EDI?

EDI ermöglicht den digitalen Austausch von Geschäftsdokumenten wie beispielsweise Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheinen. Dieser Datenaustausch basiert auf strukturierten, maschinenlesbaren Daten in einem festgelegten internationalen Standard, auf den sich Firmen einer bestimmten Branche geeinigt haben. Zu den gängigen EDI-Standards gehören zum Beispiel EDIFACT, ANSI X12 oder VDA.

Im Allgemeinen sieht der Prozess des Datenaustausch mittels EDI wie folgt aus.

1. Datenvorbereitung: Erstellung eines Geschäftsdokuments mit allen relevanten Informationen im internen System (z. B. ERP).

2. Datenumwandlung: Das Dokument wird mit Hilfe einer EDI-Software in den gewünschten EDI-Standard umgewandelt.

3. Datenübermittlung: Übermittlung des EDI-Dokuments mittels eines sicheren Übertragungsprotokolls (z. B. SFTP oder AS2).

4. Datenempfang: Der Empfänger erhält das EDI-Dokument, wandelt die Daten in das interne Format um und verarbeitet die Informationen in seinem System.

Analog werden beim Empfänger die Arbeitsschritte in umgekehrter Reihenfolge durchlaufen. EDI ist in diesem Sinne keine eigenständige Technologie, sondern ein Verfahren basierend auf elektronischen Prozessen, Nachrichtenstandards und Austauschprotokollen.

Vorteile von EDI für Unternehmen

Die Vorteile des EDI-Verfahrens sind vielfältig und stehen ganz im Zeichen der Effizienzsteigerung.

• Beschleunigung der Geschäftsprozesse: Daten werden mittels EDI in einem standardisierten Verfahren versendet. Damit entfallen manuelle Arbeitsschritte wie beispielsweise das Abtippen und Einpflegen der Informationen in das interne System.

• Schnellere Übertragungszeiten: Die Kommunikation zwischen den IT-Systemen der Geschäftspartner funktioniert schnell und ohne Medienbruch.

• Reduktion von Fehlern: Durch den Wegfall manueller Arbeitsschritte kann die Fehlerquote verringert werden.

• Bessere Datenqualität: Fehler beim Abtippen, Copy&Paste oder ähnliches werden durch den elektronischen Datenaustausch vermieden, wodurch die Datenqualität zunimmt.

• Optimierung der Zusammenarbeit: Der Austausch von Dokumenten mittels EDI sorgt für weniger Missverständnisse und Aufwand durch Nacherfassungen oder Nachfragen.

• Kosteneinsparung: Der elektronische Datenaustausch erfolgt automatisiert, macht Papierkommunikation obsolet und setzt Ressourcen der Mitarbeitenden frei.

• Internationalisierung: Internationale EDI-Standards sorgen für klare Interpretation und Informationsverarbeitung, sodass mögliche Sprachbarrieren umgangen werden können.

Implementierung von EDI in dein Unternehmen

Damit du von den Vorteilen von EDI in deinem Unternehmen profitieren kannst, musst du eine geeignete Software implementieren. Die wichtigsten Schritte in diesem Prozess sehen wie folgt aus:

1. Planungsphase: Im ersten Schritt solltest du dir über deinen Bedarf und deine Ziele klar werden. Außerdem bietet es sich an, eine Budgetplanung vorzunehmen.

2. Systemauswahl: Auf Basis deiner Bedarfsanalyse definierst du Anforderungen an eine mögliche Software und führst eine Marktrecherche durch. Du kannst EDI-Software sowohl als On-Premise-Lösung oder SaaS-Lösung in der Cloud nutzen. Nutze außerdem die Möglichkeit, kostenlose Testversionen und Demos intensiv zu prüfen.

3. Pilotprojekt: Mit Hilfe eines Pilotprojekts kannst du die EDI-Implementierung in einem kontrollierten Umfeld starten. Das Feedback der Stakeholder hilft dir dabei, Prozesse und Einstellungen zu optimieren.

4. Schulung: Ein neues System stellt immer eine gewisse Herausforderung für deine Mitarbeitenden dar. Sorge dafür, dass sie früh in der Nutzung der Software geschult werden und stelle Support-Möglichkeiten zur Verfügung.

5. Integration: Ist das Pilotprojekt erfolgreich abgeschlossen, kannst du die EDI-Implementierung auf all deine Prozesse ausweiten. Überwache regelmäßig den Betrieb, sodass du mögliche Probleme frühzeitig erkennst.

EDI-Standards und ihre Anwendung

Um einen effizienten Datenaustausch zu gewährleisten, haben sich in der Vergangenheit unterschiedliche EDI-Standards entwickelt. Diese gewährleisten, dass Dokumente von verschiedenen Systemen gelesen und verarbeitet werden können. Im Folgenden stellen wir dir die gängigsten Formate kurz vor.

• EDIFACT: Der erste globale Standard UN/EDIFACT wurde bereits 1988 verabschiedet. Der branchenübergreifende internationale Nachrichtenstandard basiert auf einheitlichen Nachrichtentypen, die jeweils aus einem Kürzel von sechs Großbuchstaben bestehen. 

Zu den häufigsten zählen:

• PRICAT - Preisliste und Artikeldaten

• ORDERS - Bestellung (Auftrag)

• ORDRSP - Auftragsbestätigung.

• ORDCHG - Bestelländerung

• DESADV - Lieferavis (Lieferschein)

• PAYMUL - Zahlungsaufträge

• INVOIC - Rechnung

• FINSTA - Bankkontoauszug

EDIFACT-Nachrichten basieren des Weiteren auf der grundlegend gleichen Struktur, die aus einer Reihe bestimmter Segmente besteht.

• ANSI X12: Der ANSI X12 Standard regelt den elektronischen Datenaustausch in Nordamerika. Das standardisierte Datenformat definiert Struktur und Inhalt von Geschäftsdokumenten und ermöglicht den Austausch zwischen verschiedenen Systemen.

• XML: eXtensible Markup Language (kurz: XML) ist eine Auszeichnungssprache im textbasierten Format, welche 1998 veröffentlicht wurde. Der XML-Standard wird für den plattformunabhängigen Austausch und die Darstellung strukturierter Daten verwendet. XML-Dateien bestehen aus sogenannten Tags. Die Inhalte in diesen Klammern können frei bestimmt und hierarchisch angeordnet werden. XML ist weit verbreitet und kann vielfältig eingesetzt werden.

EDI und ERP-Systeme: Wie sie sich gegenseitig ergänzen

Ein großer Vorteil des EDI-Verfahrens ist die Standardisierung und Automatisierung der Kommunikation. Damit das volle Potenzial für dein Unternehmen ausgeschöpft werden kann, muss deine IT-Infrastruktur den Empfang und die Verarbeitung von EDI-Nachrichten ermöglichen.

Neben spezieller EDI-Software, die die Konvertierung, Übermittlung und Verarbeitung der Geschäftsdaten ermöglicht, ist die Nutzung eines ERP-Systems zu empfehlen. Oftmals bieten ERP-Systeme spezielle Schnittstellen zu EDI-Software an oder haben die notwendigen Module bereits integriert. Mit einem ERP hast du all deine Geschäftsprozesse – von der Beschaffung über die Lagerhaltung bis hin zum Rechnungswesen – jederzeit im Blick und steuerst dein gesamtes Unternehmen aus einer Softwarelösung heraus.

Das Zusammenspiel zwischen EDI und ERP ermöglicht eine Automatisierung deiner Geschäftsprozesse sowie eine Optimierung des Datenaustauschs zwischen Geschäftspartnern.

Fazit

EDI ist ein Jahrzehnte alter Industriestandard, der jedoch immer wieder Neuerungen erfährt. Während Cloud-Lösungen vor allem Skalierbarkeit und Kosteneffizienz versprechen, halten auch neuere Technologien wie beispielsweise die Blockchain (z. B. für bessere Authentifizierung) oder maschinelles Lernen (z. B. für Vorhersagemodelle) Einzug.

Letztendlich bietet EDI Unternehmen einen digitalen, automatisierten, schnellen und sicheren Informationsaustausch. Der Wegfall manueller Arbeitsschritte reduziert Fehler und sorgt für eine bessere Zusammenarbeit mit Partnern. EDI ist somit ein wichtiger Bestandteil für die Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftsprozesse eines jeden Unternehmens.