E-Rechnungspflicht 2025 – Was Händler jetzt wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 führt in Deutschland kein Weg mehr an der E-Rechnung vorbei – zumindest im B2B-Bereich. Diese Regelung betrifft alle Unternehmen, die im Inland steuerbare Umsätze tätigen, und markiert einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Steuertransparenz. Ziel ist es, den Verwaltungsaufwand zu senken und Umsatzsteuerbetrug einzudämmen.

Für viele Unternehmen bedeutet dies jedoch eine erhebliche Umstellung ihrer bisherigen Prozesse. In diesem Beitrag erfährst du, was die E-Rechnung ist, welche gesetzlichen Vorgaben gelten und wie du dich optimal vorbereiten kannst.

Was ist eine E-Rechnung?

Die Definition der sogenannten E-Rechnung ist in § 2 der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) enthalten. Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist ein Dokument, das in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt und übermittelt wird. Im Gegensatz zu einer PDF- oder Papierrechnung enthält eine E-Rechnung Daten, die direkt von ERP-Systemen verarbeitet werden können.

Erlaubte Formate ab 2025

In Deutschland sind insbesondere zwei Formate relevant:

• XRechnung – der offizielle Standard für Behörden und Unternehmen.

• ZUGFeRD – ein hybrides Format, das sowohl eine maschinenlesbare XML-Datei als auch ein PDF enthält.

Wichtig: Ab 2025 sind nur noch strukturierte Formate zulässig. Eine Rechnung im PDF-Format gilt nach dieser neuen Definition nicht als E-Rechnung, da die automatische und elektronische Datenverarbeitung nicht gewährleistet ist!

Warum ist die E-Rechnung jetzt Pflicht?

Im Rahmen des Richtlinienentwurfs "VAT in the Digital Age" (ViDA) zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug sieht die Europäische Kommission eine verpflichtende Nutzung der elektronischen Rechnung für grenzüberschreitende Transaktionen vor.

Deutschland hat mit dem Wachstumschancengesetz die Implementierung eines eigenen E-Rechnungssystems für den inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen vorangetrieben. Künftig wird nur noch zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden.

Elektronische Rechnungen müssen dabei die Europäische Norm EN 16931 (RL 2014/55/EU) erfüllen. Beispiele für diese Formate sind die XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen Anwendung findet, sowie das hybride ZUGFeRD Rechnungsformat (eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei).

Zu den sonstigen Rechnungen zählen Rechnungen in Papierform oder jene, die mit einem anderen elektronischen Format (z. B. PDF-Rechnung) überbracht werden.

Die Vorteile der E-Rechnung

Die Einführung der elektronischen Rechnung zieht einen gewissen Aufwand mit sich. Dennoch sind die Vorteile dieser Rechnungsstellung nicht zu verachten. Die Vorteile lassen sich vor allem auf diese allgemeinen Aspekte herunterbrechen:

• Automatisierung: Fehlerquellen minimieren, schnellere Verarbeitung.
• Kostensenkung: Weniger manuelle Bearbeitungskosten.
• Steuertransparenz: Finanzämter können Betrug leichter erkennen.

Die Vorteile der E-Rechnung für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger.

Im Folgenden zeigen wir dir, wie sich die allgemeinen Vorteile der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungslegung auf Rechnungssteller und Rechnungsempfänger auswirken.

Die wichtigsten Fristen und Übergangsregelungen

Die Einführung der E-Rechnungspflicht erfolgt schrittweise:

• Seit 1. Januar 2025:
  Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

• Bis Ende 2026:
  Papierrechnungen und PDFs sind noch erlaubt, wenn der Empfänger zustimmt.

• Ab 1. Januar 2027:
  Unternehmen mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen E-Rechnungen ausstellen. PDF-Rechnungen sind dann nicht mehr zulässig.

• Ab 1. Januar 2028:
  ⁠Die Pflicht zur E-Rechnung gilt für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.

Was müssen Händler jetzt tun?

Damit die Umstellung problemlos gelingt, sollten Unternehmen folgende Schritte beachten:

1. Technische Voraussetzungen prüfen

• Ist das ERP-System bereit für den Empfang und Versand von E-Rechnungen?
• Unterstützt es XRechnung und ZUGFeRD?

Falls nicht, ist ein Update oder die Einführung einer neuen Lösung notwendig.

2. Prozesse anpassen

• Buchhaltung und Rechnungsstellung müssen auf E-Rechnungen umgestellt werden.
• Automatisierte Prüfung und Archivierung sind erforderlich.

3. Mitarbeitende schulen

• Schulungen zu neuen Abläufen und den rechtlichen Anforderungen sind wichtig.
• Verständnis für Datenformate und Verarbeitung ist essenziell.

4. Rechtliche Anforderungen einhalten

• Rechnungen müssen den Vorgaben des §14 UStG entsprechen.
• Archivierung muss GoBD-konform erfolgen.

5. Sicherheitsaspekte klären

• Datensicherheit und Verschlüsselung sind entscheidend.
• Cloud-Lösungen vs. On-Premise-Systeme abwägen.

Herausforderungen bei der Umstellung

• Technische Integration:
  Nicht jedes Unternehmen verfügt über ein modernes ERP-System – Anpassungen können notwendig sein.

• Datensicherheit:
  Die digitale Übermittlung von Rechnungen birgt Risiken, besonders per E-Mail.

• Kosten für kleinere Unternehmen:
  ⁠Neue Software oder externe Dienstleister können Kosten verursachen.

E-Rechnung erstellen: Diese Pflichtangaben müssen enthalten sein

Wer eine E-Rechnung erstellen will, muss verschiedene Pflichtangaben beachten. Ähnlich wie bei einer Rechnung in Papierform, sind relevante Rechnungsbestandteile i. S. d. § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) einzuhalten.

Hierzu zählen beispielsweise:

• (1) der vollständige Name sowie die Anschrift des Rechnungsstellers

• (2) der vollständige Name sowie die Anschrift des Empfängers

• (3) die Steuernummer des leistenden Unternehmers

• (4) die fortlaufende Rechnungsnummer

• (5) das Ausstellungsdatum

• (6) das Liefer- und Leistungsdatum

• (7) die Art und die Anzahl der gelieferten Produkte und Dienstleistungen

• (8) der anzuwendende Steuersatz

• (9) der im Rechnungsbetrag enthaltene Steuerbetrag

Speziell für die E-Rechnung schreibt der § 5 E-Rech-V folgende Pflichtangaben vor:

• (10) die Zahlungsbedingungen

• (11) die Bankverbindungsdaten

• (12) eine DE-Mail- oder E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

• (13) eine Leitweg-Identifikationsnummer

👉 Vorlage zum Download

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E-Rechnungen empfangen, versenden und verwalten mit Xentral

Mit Xentral kannst du ab Januar 2025 elektronische Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format nahtlos empfangen und verwalten. Außerdem unterstützt dich Xentral beim automatischen Versand von E-Rechnungen – in den Formaten PDF (ZUGFeRD) und XML. So laufen deine Rechnungsprozesse effizient und vollständig konform mit den neuen Vorschriften ab.

So empfängst du E-Rechnungen mit Xentral:

• Du erhältst eine (E-)Rechnung von einem Lieferanten und lädst sie herunter.
• Anschließend öffnest du in Xentral das Verbindlichkeiten-Modul und lädst die Rechnung hoch.
• Nach dem Hochladen kannst du die Rechnung zur weiteren Verarbeitung, Verwaltung oder Weiterleitung an deinen Buchhalter speichern.

So versendest du E-Rechnungen mit Xentral:
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⁠Mit Xentral kannst du E-Rechnungen einfach und flexibel versenden. Du legst individuell fest ob eine E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung) erstellt werden soll. Unabhängig davon wird jede Rechnung weiterhin als reguläre PDF-Datei verschickt. So haben deine Kund:innen immer das passende Format zur Verfügung.

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