E-Rechnungspflicht ab 2025: Diese Vorschriften musst du kennen

Für Unternehmen in Deutschland kommen mit der Einführung der E-Rechnung weitreichende Änderungen im Rechnungswesen zu. Ab 2025 ist die Umstellung auf die elektronische Rechnung im B2B-Bereich verpflichtend.

Je nach Unternehmensgröße unterscheidet sich der Zeit- und Ressourcenaufwand zur Umstellung auf den neuen Rechnungsstandard. Die Digitalisierung von Belegverfahren kann Optimierungspotenziale in den internen Prozessen heben und Kosten einsparen. In diesem Beitrag erfährst du alles Wissenswerte über das Thema E-Rechnung sowie die kommende E-Rechnungspflicht.

Was ist eine E-Rechnung?

Die Definition der sogenannten E-Rechnung ist in § 2 der E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) enthalten. Eine elektronische Rechnung (kurz: E-Rechnung) ist demnach ein Dokument, das mithilfe eines strukturierten elektronischen Formats ausgestellt, übermittelt sowie empfangen wird und die medienbruchfreie, automatische Dokumentenverarbeitung auf Seiten des Empfängers ermöglicht.

Wichtig: Eine Rechnung im PDF-Format gilt nach dieser neuen Definition nicht als E-Rechnung, da die automatische und elektronische Datenverarbeitung nicht gewährleistet ist!

E-Rechnung Pflicht: Die wichtigsten Auswirkungen auf einen Blick erklärt

In wenigen Monaten wird die E-Rechnung (engl.: E-Invoice) in Deutschland verpflichtend zur Anwendung kommen. Wir haben dir die wichtigsten Informationen und Hintergründe zur E-Rechnung zusammengesucht.

Hintergrund: Warum werden elektronische Rechnungen zur Pflicht?

Im Rahmen des Richtlinienentwurfs "VAT in the Digital Age" (ViDA) zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug sieht die Europäische Kommission eine verpflichtende Nutzung der elektronischen Rechnung für grenzüberschreitende Transaktionen vor.

Deutschland hat mit dem Wachstumschancengesetz die Implementierung eines eigenen E-Rechnungssystems für den inländischen Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen vorangetrieben. Künftig wird nur noch zwischen elektronischen Rechnungen und sonstigen Rechnungen unterschieden. Elektronische Rechnungen müssen dabei die Europäische Norm EN 16931 (RL 2014/55/EU) erfüllen. Beispiele für diese Formate sind die XRechnung, die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen Anwendung findet, sowie das hybride ZUGFeRD Rechnungsformat (eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei).

Zu den sonstigen Rechnungen zählen Rechnungen in Papierform oder jene, die mit einem anderen elektronischen Format (z. B. PDF-Rechnung) überbracht werden.

E-Rechnungen empfangen, versenden und verwalten mit Xentral

Mit Xentral kannst du ab Januar 2025 elektronische Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format nahtlos empfangen und verwalten. Außerdem unterstützt dich Xentral beim automatischen Versand von E-Rechnungen – in den Formaten PDF (ZUGFeRD) und XML. So laufen deine Rechnungsprozesse effizient und vollständig konform mit den neuen Vorschriften ab.

So empfängst du E-Rechnungen mit Xentral:

• Du erhältst eine (E-)Rechnung von einem Lieferanten und lädst sie herunter.
• Anschließend öffnest du in Xentral das Verbindlichkeiten-Modul und lädst die Rechnung hoch.
• Nach dem Hochladen kannst du die Rechnung zur weiteren Verarbeitung, Verwaltung oder Weiterleitung an deinen Buchhalter speichern.

So versendest du E-Rechnungen mit Xentral:
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⁠Jedes Mal, wenn dein System eine Rechnung sendet, wird sie automatisch in zwei Formaten verschickt:

• Als PDF im ZUGFeRD-Format (lesbar mit jedem PDF-Viewer).
• Als XML-Datei.

Deine Kund:innen können das für sie passende Format nutzen.

💡 Gut zu wissen: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format versenden.

Alle wichtigen Informationen, wie due E-Rechnungen mit Xentral empfängst und versendest, findest du auch in unserem kompakten Guide 👉 jetzt herunterladen.

Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?

Bereits ab dem 01.01.2025 gilt die E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze. Entsprechende Regelungen finden sich im Wachstumschancengesetz, welches im März dieses Jahr verabschiedet wurde.

Für wen gilt die Pflicht zum Versenden einer E-Rechnung?

Die Einführung der E-Rechnung betrifft lediglich Leistungen zwischen Unternehmen (B2B), die im Inland ansässig sind.

Welche Übergangsregelungen gibt es?

Die Einführung von E-Rechnungen im B2B-Bereich wird zu hohen Umsetzungsaufwänden führen, sodass der Gesetzgeber Übergangsregelungen vorsieht.

Bis Ende 2026 dürfen für Umsätze zwischen Unternehmen aus den Jahren 2025 und 2026 noch Papierrechnungen ausgestellt werden. Sollte der Rechnungsempfänger zustimmen, sind außerdem auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, zulässig.

Bis Ende 2027 dürfen für in 2027 getätigte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen und mit Zustimmung des Rechnungsempfängers elektronische Rechnungen in einem alten Format übermittelt werden. Hierbei gilt jedoch die Voraussetzung, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro vorweist. Falls ein Rechnungsaussteller diesen Vorjahresumsatz überschreitet, hat dieser noch die Möglichkeit, Rechnungen über das EDI-Verfahren zu übermitteln.

Ab 2028 müssen die neuen Vorgaben zur E-Rechnung dann zwingend eingehalten werden.

Die Vorteile der E-Rechnung

Die Einführung der elektronischen Rechnung wird zwar einigen Aufwand für Unternehmen nach sich ziehen. Dennoch sind die Vorteile dieser Rechnungsstellung nicht zu verachten. Die Vorteile lassen sich vor allem auf diese allgemeinen Aspekte herunterbrechen:

• Kosteneinsparung

• Einfachere Prüfung

• Prozessoptimierung

• Zeitersparnis

• Hohe Transparenz

Die Vorteile der E-Rechnung für Rechnungssteller und Rechnungsempfänger

Im Folgenden zeigen wir dir, wie sich die allgemeinen Vorteile der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungslegung auf Rechnungssteller und Rechnungsempfänger auswirken.

E-Rechnung erstellen: Diese Pflichtangaben müssen enthalten sein

Wer eine E-Rechnung erstellen will, muss verschiedene Pflichtangaben beachten. Ähnlich wie bei einer Rechnung in Papierform, sind relevante Rechnungsbestandteile i. S. d. § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) einzuhalten.

Hierzu zählen beispielsweise:

• (1) der vollständige Name sowie die Anschrift des Rechnungsstellers

• (2) der vollständige Name sowie die Anschrift des Empfängers

• (3) die Steuernummer des leistenden Unternehmers

• (4) die fortlaufende Rechnungsnummer

• (5) das Ausstellungsdatum

• (6) das Liefer- und Leistungsdatum

• (7) die Art und die Anzahl der gelieferten Produkte und Dienstleistungen

• (8) der anzuwendende Steuersatz

• (9) der im Rechnungsbetrag enthaltene Steuerbetrag

Speziell für die E-Rechnung schreibt der § 5 E-Rech-V folgende Pflichtangaben vor:

• (10) die Zahlungsbedingungen

• (11) die Bankverbindungsdaten

• (12) eine DE-Mail- oder E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

• (13) eine Leitweg-Identifikationsnummer

Vorlage zum Download

Fazit: Bereits jetzt auf die E-Rechnung einstellen

Elektronische Rechnungen werden im Geschäftsverkehr immer wichtiger und mit Wirkung zum 01.01.2025 in Deutschland verpflichtend. Die Digitalisierung des Belegverfahrens verspricht deutliche Prozessoptimierungen und Kosteneinsparungen. E-Rechnungen ermöglichen durch die Nutzung strukturierter Daten die medienbruchfreie Bearbeitung von Rechnungen, kürzere Durchlaufzeiten, weniger Papier-, Druck- und Archivierungskosten und eine einfachere Verarbeitung.

Damit der Umstieg reibungslos gelingt, solltest du dich bereits jetzt mit der Thematik auseinandersetzen und dich ausreichend informieren. Wir bei Xentral arbeiten an einer Lösung zur Umsetzung der neuen Pflichten direkt im Xentral ERP, sodass du für die Umsetzung keine externen Tools benötigst.