Abschlagsrechnung: Der komplette Guide mit Muster

Wenn Projekte über einen langen Zeitraum laufen und die Gesamtrechnung sehr hoch ausfällt, können kleinere Zahlungsintervalle sinnvoll sein. Statt die Gesamtsumme am Ende des Auftrags zu zahlen, werden hierbei einzelne Abschläge vereinbart. Über mehrere Abschlagsrechnungen können Teilleistungen als Vorschuss abgerechnet werden.

In diesem Beitrag zeigen wir dir, was sich hinter Abschlagsrechnungen verbirgt, was du dabei zu beachten hast und wie du Xentral dafür nutzen kannst.

Abschlagsrechnung: Zweck und Anwendungsbereiche

Abschlagsrechnungen werden vornehmlich bei Leistungen (aus Sicht des/der Leistenden) und Leistungsbezügen (aus Sicht des/der Leistungsempfangenden) eingesetzt, die über einen längeren Zeitraum andauern. Die bekanntesten Beispiele sind hierbei Bauleistungen sowie Strom- oder Gaslieferungen, die als sog. Sukzessiv- oder Ratenlieferverträge qualifiziert werden. Interessant sind Abschlagsrechnungen jedoch u. a. auch für Freiberufler:innen wie Rechtsanwält:innen, Architekt:innen oder Ingenieur:innen sowie Agenturen und Handwerksbetriebe.

Für folgende Vertragsarten bzw. Leistungen ist eine Abschlagsrechnung laut Gesetz möglich:

• Werkvertrag gem. §632a BGB 

• Auftrag gem. §669 BGB 

• Bauleistungen gem. § 16 VOB, Teil B

Bei der Vereinbarung von Abschlagsrechnungen sollten die umsatzsteuerlichen Konsequenzen der individuellen Vereinbarung, z. B. hinsichtlich des Besteuerungszeitpunktes und des Zeitpunktes der Geltendmachung des Vorsteuerabzugs, beachtet werden.

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Abschlagsrechnung, Teilrechnung und Schlussrechnung – Die Unterschiede

Im Geschäftsumfeld erwarten dich unterschiedliche Rechnungsbegriffe, die ab und zu synonym gebraucht werden. Damit dir die Unterscheidung gelingt, haben wir für dich die Unterschiede in einer Übersicht zusammengefasst.

Abschlagsrechnung vs. Rechnung über Teilleistungen

Die beiden Begriffe Abschlags- bzw. Rechnung über Teilleistungen (auch oft als Teilrechnung bezeichnet) werden oftmals synonym genutzt. Beide Rechnungen orientieren sich an Teilen der vereinbarten Entgelte für bereits erbrachte und vereinbarte Teile von Leistungen (z.B. Bautenstand). Die Teilrechnung, oder genauer: Rechnung über bereits erbrachte Teilleistungen beinhaltet die Abrechnung über eine oder mehrere Teilleistungen, die bereits vollständig erbracht wurden und anschließend in Teilbeträgen abgerechnet werden. Teilrechnungen haben dieselben rechtlichen Wirkungen wie Schlussrechnungen. Das betrifft vor allem Gewährleistungspflichten und die Umsatzsteuer.

Eine Abschlagsrechnung kann, muss aber nicht zwingend eine Abrechnung über eine Teilleistung sein. Dies ist im Einzelfall zu prüfen.

Im Gegensatz zur Rechnung über eine Teilleistung besteht eine Abschlagsrechnung aus einem Anteil der Gesamtsumme, der bereits vor der vollständig erbrachten Gesamtleistung abgerechnet wird.

Sofern noch keine Leistung bzw. Teilleistung erbracht ist, spricht man von sogenannten Anzahlungsrechnungen, d.h. diese sind als eine Art Vorschuss für eine spätere Leistung bzw. Teilleistung zu sehen. 
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Vorsicht bei der Schlussrechnung 

Sobald der Auftrag durch die Erbringung aller vereinbarten Leistungen abgeschlossen ist, wird eine sogenannte Schluss- oder Endrechnung geschrieben. Hierbei wird der Gesamtbetrag und die vereinbarten Leistungen des Auftrags dokumentiert.

Die bereits im Vorfeld gezahlten Abschläge werden in einer Schlussrechnung aufgeführt. Diese Abschlagszahlungen werden von der Gesamtsumme abgezogen. Zusätzlich wird der verbleibende Restbetrag ausgewiesen und in Rechnung gestellt.

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Wie verrechnet man die Umsatzsteuer bei der Abschlagsrechnung?

Bei Abschlagsrechnungen bietet es sich an, die auf die Teilleistung anfallende Umsatzsteuer in der jeweiligen Abschlagsrechnung aufzuführen und nicht erst in der Schlussrechnung. Erstens führt dies zu einem verbesserten Überblick und zweitens wird für das Unternehmen bereits mit Erhalt einer Abschlagsrechnung Umsatzsteuer fällig.

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Praktisches Beispiel einer Abschlagsrechnung

Abschlagsrechnungen können pauschal (z. B. 5 Rechnungen à 20 %), kumulativ oder nach individueller Vereinbarung abgerechnet werden. Beispielhaft stellen wir dir im Folgenden die kumulierte Abschlagsrechnung (vereinfacht) mit zwei Abschlagsrechnungen und einer Schlussrechnung vor:

Kumulierte Abschlagsrechnung 1

Kumulierte Abschlagsrechnung 2

Schlussrechnung

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Vorteile der Abschlagsrechnung auf einen Blick

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Diese Pflichtangaben muss eine Abschlagsrechnung enthalten

Abschlagsrechnungen unterscheiden sich nicht von herkömmlichen Rechnungen. Sie unterliegen somit den Pflichtangaben für Rechnungen aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG). Die allgemeinen Vorschriften für Rechnungen aus dem § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG greifen auch hier. Pflichtbestandteile einer Abschlagsrechnung sind:

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens (1)

• Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers (2)

• Fortlaufende Rechnungsnummer (bestehend aus einer oder mehreren Zahlenreihen) (3)

• Ausstellungsdatum der Rechnung (4)

• Liefer- bzw. Leistungsdatum oder Lieferzeitraum der Leistung, bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt, (5)

• fortlaufende Rechnungsnummer (6)

• die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung (7)

• Nettobetrag (8)

• den anzuwendenden Umsatzsteuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt, (9)

• das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist, (10)

• optional, aber empfohlen: Zahlungsbedingungen (11)

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden (12)

• optional, aber empfohlen: Bankverbindung des Rechnungsausstellers (13)

• in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten Angabe „Gutschrift”.

In Einzelfällen (z.B. § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG) muss die Rechnung auch einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers enthalten.

Wichtig: Die Abschlagsrechnung sollte als solche eindeutig benannt und durchnummeriert sein, zum Beispiel „1. Abschlagsrechnung“.

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Abschlagsrechnung Muster: Nutze die Vorlage, um Zeit zu sparen!

Damit du bei der Rechnungserstellung Zeit sparst, haben wir für dich eine Vorlage erstellt. Dieses Muster enthält alle Pflichtangaben, die eine Abschlagsrechnung enthalten muss.

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Häufige Fehler bei Abschlagsrechnungen

Wie bei allen Rechnungen kommt es auch bei Abschlagsrechnungen immer wieder zu Fehlern. Damit du für deine nächste Abrechnung vor Fehlern gewappnet bist, haben wir dir die häufigsten Fehler einmal zusammengetragen.

• Behandlung von Abschlägen als Teilleistungen, obschon noch umsatzsteuerlich keine Teilleistungen vorliegen

• Unvollständige bzw. unrichtige Rechnungsangaben

• Falsche Bezeichnung

• Nicht berücksichtigte oder falscher Ansatz von Anzahlungen bzw. die darauf entfallende Umsatzsteuer in der Schlussrechnung

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