ERP Implementierung: Der Leitfaden für Unternehmen

Du möchtest in einem Unternehmen ein ERP-System implementieren? In diesem Leitfaden zeigen wir dir, worauf du dabei achten solltest. 
⁠Ein ERP-System hilft dabei, alle Prozesse in deinem Unternehmen zu managen, zu optimieren und zu automatisieren. Damit das gelingt, muss das System aber zuerst sinnvoll im Unternehmen eingeführt werden. In diesem Artikel erfährst du, wie das geht. 

Was ist ERP Implementierung?

ERP Implementierung ist der Prozess zur Einführung einer neuen Enterprise Resource Planning-Software (ERP) in ein Unternehmen. Damit dieser komplexe Prozess zielführend abläuft, lassen sich viele Unternehmen von ERP-Berater:innen unterstützen. 

Während des Prozesses werden Daten, Informationen und Prozesse aus allen wesentlichen Unternehmensbereichen auf einer zentralen Plattform – dem ERP-System – gebündelt. Dazu gehören zum Beispiel HR, Finanzbuchhaltung, Vertrieb, Produktion und Logistik. Dadurch hilft das System nach der erfolgreichen Einführung bei der Planung, Umsetzung und Kontrolle aller Unternehmenstätigkeiten. 

Lesetipp: Was ist ein ERP und wie funktionier es? Alle Infos dazu findest du in diesem Artikel. 

Was ist das Ziel einer ERP Implementierung?

Die Ziele einer ERP Implementierung unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen. Im Kern geht es dabei meist um Effizienzsteigerung, Automatisierung und Datenkonsistenz. Aber auch Kundenzufriedenheit oder veränderte Anforderungen von Lieferanten und Kunden können Ziel bzw. Auslöser einer ERP Implementierung sein. 

Für welche Unternehmen lohnt es sich, ein ERP einzuführen?

Grundsätzlich lohnt es sich für fast jedes Unternehmen, eine ERP-Software einzuführen. 

Kleine Unternehmen gewährleisten eine effiziente Nutzung ihrer Ressourcen und schaffen die Basis für ihr Wachstum. Steigt die Nachfrage, skalieren sie mit einem ERP-System ihre Geschäftsprozesse und bewältigen dadurch zusätzliche Aufträge, ohne im Chaos zu versinken. 

Für große Unternehmen ist ein ERP-System dagegen nahezu unverzichtbar. Insbesondere wenn sich Geschäftsprozesse über mehrere Abteilungen erstrecken, sorgen ERP-Systeme für Überblick und hohe Datenqualität. 

Die Phasen einer ERP Implementierung

Eine ERP-Software einzuführen ist deutlich komplexer als bei einigen anderen Software-Lösungen. Deswegen ist es wichtig, dass du bei der ERP Implementierung in deinem Unternehmen strategisch und organisiert vorgehst. Wir haben die wichtigsten Schritte für dich zusammengefasst. 

Wichtig: Du musst diese Schritte nicht alleine durchlaufen. Viele Unternehmen holen sich Unterstützung von ERP-Berater:innen, um ein ERP zu implementieren. 

Planung

Bei der Einführung eines ERP-Systems ist es besonders wichtig, das Projekt vorab gründlich zu planen. Schließlich ist das gesamte Unternehmen von den anstehenden Veränderungen betroffen – dadurch können Planungsfehler oder vergessene Inhalte weitreichende Folgen haben. 

Bildung eines Projekt-Teams

Da ein ERP-System viele Abteilungen betrifft, sollten auch viele Abteilungen an der Implementierung beteiligt sein. Insbesondere bei großen Unternehmen ist es wichtig, möglichst viele Bereiche mit einzubeziehen und deren Wünsche, Anforderungen und Prozesse zu berücksichtigen. Das klingt im ersten Schritt zwar erstmal ein bisschen umständlich, erhöht jedoch die Akzeptanz und spart teure und umständliche Korrekturschleifen. 

Dafür bildest du ein Projekt-Team mit Mitarbeitenden aller Abteilungen. 

Bedarfsanalyse 

Das Projekt-Team definiert, welche Anforderungen das ERP erfüllen muss. Das bezieht sich vor allem auf Geschäftsprozesse, die die ERP-Lösung abdecken soll. Die Anforderungen können sich aber beispielsweise auch auf die Bedienung, den Support oder Datenschutz-Aspekte beziehen. 

Je größer das Unternehmen und das Projekt-Team sind, desto umfangreicher und komplexer werden wahrscheinlich auch die gesammelten Anforderungen und Bedarfe. Unter Umständen kann es dabei sinnvoll sein, die Anforderungen in Muss- und Kann-Anforderungen zu unterteilen. 

Im Idealfall erstellst du anschließend aus allen gesammelten Muss- und Kann-Anforderungen ein Lastenheft. Das Lastenheft hilft später dabei, einen geeigneten Anbieter zu finden. 

Lesetipp: Was sind Lasten- und Pflichtenheftehttps://xentral.com/de/erp-lexikon/lasten-und-pflichtenheft? 

Zieldefinition 

Achte darauf, dass das ERP-Projekt in deinem Unternehmen klar definierte und messbare Ziele hat, auf die ihr hinarbeitet. Um den Überblick zu behalten, kannst du die Ziele auch clustern, zum Beispiel nach diesem Schema: 

• Inhaltliche Ziele besagen, welche und wie viele der gesammelten Anforderungen auf jeden Fall erfüllt werden müssen. 

• Zeitliche Ziele definieren den Zeitrahmen. Wann sollen welche Ziele erreicht sein?

• Aufwand- und Budget-Ziele stecken den Rahmen für zeitliche und finanzielle Investitionen.

Auswahl eines ERP-Systems 

Im nächsten Schritt wählst du ein ERP-System aus, das den Anforderungen, Bedarfen und Zielen deines Unternehmens gerecht wird. Dabei hilft das Lastenheft: Es erleichtert den Vergleich und die Abstimmung mit einzelnen Anbietern. 

Dabei solltest du vor allem folgende Aspekte definieren: 

• Standard-Software oder Individualsoftware? Eine Individualsoftware erstellen zu lassen, lohnt sich in der Regel nur für große Unternehmen mit außergewöhnlichen Anforderungen und eigener IT-Abteilung. Viele Standard-ERP-Systeme lassen sich individualisieren, sodass du alle Vorteile einer Standard-Software und gleichzeitig eine sehr individuelle Anwendung nutzt. 

• Cloud-basiert oder On-Premises? Cloud-Lösungen werden zentral vom Server des Anbieters gehostet und betrieben, während du eine On-Premises-Lösung auf deinem eigenen Server betreibst. Cloud-Lösungen haben dabei den Vorteil, dass alle Daten in Echtzeit synchronisiert werden und du keine eigene Server-Infrastruktur bereitstellen und warten musst. Falls du noch nicht sicher bist, welches ERP besser zu deinem Unternehmen passt, schau dir unsere Webinar-Aufzeichnung zum Thema an. 

• Funktionen: Dein ERP-System sollte möglichst viele der geforderten Leistungen abdecken. Achte darauf, dass die Funktionen des ERP-System zu den inhaltlichen Zielen passen, die du definiert hast. 

• Branche: Manche ERP-Systeme haben einen Branchenfokus und sind daher besonders gut auf die jeweiligen Geschäftsprozesse abgestimmt.  

• Herkunftsland: Wenn du Wert auf einen gleichsprachigen Support und DSGVO-gerechte Datenspeicherung legst, ist außerdem das Herkunftsland der Software von Bedeutung. 

Lesetipp: Du hast noch keinen Überblick, welche ERP-Systeme es gibt? Verschaffe dir einen Überblick mit unserem ERP-Vergleich.

Design und Entwicklung

Nach der Planung und Auswahl eines geeigneten ERP-Systems folgt im nächsten Schritt die technische Realisierung in einer Software. 

Gestaltung des ERP-Systems

Falls du dich für eine Individualsoftware entschieden hast, definierst du in diesem Schritt gemeinsam mit dem Projekt-Team, dem oder der ERP-Berater:in und den Entwickler:innen die Funktionen des ERP-Systems. 

Falls du dich für eine Standard-Software entschieden hast, passt du diese in diesem Schritt an deine Bedürfnisse an. Dafür stellst du aus den verfügbaren Modulen das Paket zusammen, das zu deinen Geschäftsprozessen passt. Über Schnittstellen kannst du außerdem zusätzliche Tools in das ERP einbinden. 

Datenmigration 

Sobald die Struktur des ERPs passt, migrierst du alle wichtigen Unternehmensdaten in das ERP. Wichtig ist allerdings, die Daten nicht einfach „irgendwie“ zu übertragen, sondern strukturiert und effektiv. 

Dazu gehört eine Analyse und bei Bedarf auch eine Bereinigung. Anschließend erstellst du Mappings, um die alte Datenstruktur des vorigen (ERP-) Systems auf die neue Struktur im ERP vorzubereiten. Erst im Anschluss erfolgt die eigentliche Migration über bestimmte Migrationstools oder Skripte. 

Wichtig: Die Datenmigration ist besonders wichtig – schließlich hängt der Erfolg des gesamten Projekts auch von der Qualität der Daten ab. Hol dir deswegen Unterstützung von deinem oder deiner ERP-Berater:in oder vom Support deines neuen ERP-Systems. 

Testen und trainieren 

Nach der Migration der Daten beginnt die Testphase. Dabei geht es darum, sowohl die Mitarbeitenden deines Unternehmens als auch die Geschäftsprozesse an das neue ERP zu gewöhnen und zu testen, ob alles wie gewünscht funktioniert. 

Testing und Korrekturen

In der Regel finden die Testings in einer sogenannten Sandbox statt – also in einer Testumgebung, in der Fehler keine negativen Auswirkungen auf das Unternehmen haben. Dabei geht es vor allem um die Funktionsfähigkeit sowohl des Systems als auch der gesamten Bedienung. 

Fallen Fehler oder Verbesserungspotenziale auf, werden diese noch innerhalb der Sandbox behoben und erneut getestet. Auf diese Weise wird das ERP-System kontinuierlich optimiert, bis es bereit für den alltäglichen Gebrauch ist. 

Wichtig: An diesen Testings sollten nicht nur Entwickler:innen, sondern vor allem auch Anwender:innen beteiligt sein. 

Schulung der Mitarbeitenden 

Bevor das ERP-System aktiviert wird, müssen zuerst alle Mitarbeitenden den Umgang damit erlernen. Dafür bieten sich Schulungen der Mitarbeitenden an. 

Aktivierung 

Sobald alle Korrekturen abgeschlossen und alle Mitarbeitenden geschult wurden, kann das System live gehen. 

Auswahl einer Aktivierungsstrategie

Das Go-Live des neuen ERP-Systems kann auf verschiedene Arten erfolgen: schrittweise oder in allen Bereichen zugleich (simultan). Beides hat Vor- und Nachteile, weswegen du gemeinsam mit deinem Projekt-Team vorab gründlich abwägen solltest, welche Variante besser zu deinem Unternehmen passt. 

Ein schrittweises Go-Live ermöglicht beispielsweise erste Tests in der „echten“ Umgebung, entlastet den Support und reduziert das Risiko eines Komplett-Ausfalls. Allerdings erfordert die schrittweise Einführung auch doppelten Pflegeaufwand – schließlich müssen alle Daten, die noch in der alten Systemumgebung erfasst werden, später in das neue ERP übertragen werden. 

Ein simultanes Go-Live dagegen verhindert diese Doppelerfassung, da das System zu einem festen Stichtag unternehmensweit live geht. Das gesamte Projekt-Team inklusive Support kann sich dadurch auf einen festen Stichtag vorbereiten. Kommt es beim Go-Live allerdings zu Fehlern, kann das enorme Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen haben. 

Laufender Support & Weiterentwicklung

Auch nach erfolgreichem Go-Live des neuen ERP-Systems ist der Prozess noch nicht vollständig abgeschlossen. Es folgen eine kontinuierliche Weiterentwicklung, Updates, Verbesserungen und die Unterstützung der Mitarbeitenden. 

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren bei der ERP Implementierung 

Wie du siehst, gibt es eine Menge Stellschrauben, die die Implementierung eines ERPs beeinflussen. Welche Faktoren einen besonders großen Einfluss auf den Prozess haben, zeigen wir dir jetzt. 

ERP-Berater:in

Für Unternehmen ist die Implementierung eines ERP-Systems eine ganz außergewöhnliche Situation. Ein Wechsel von einem auf ein anderes ERP erfolgt nur rund alle zehn Jahre. Dadurch ist es für die Mitarbeitenden im Projekt-Team nahezu unmöglich, ohne fremde Unterstützung an alles zu denken und immer die richtigen Entscheidungen zu treffen. 

Deswegen ist die Unterstützung durch ERP-Berater:innen so wichtig. Sie kennen die Prozesse, die Abläufe, die Herausforderungen und den Markt – und können das Projekt effizient und effektiv in die richtige Richtung steuern. 

Projekt-Team

ERP-Berater:innen kennen zwar die Systeme und den Markt, jedoch nicht das Unternehmen. Welche Anforderungen der Arbeitsalltag an ein ERP-System mitbringt, wissen nur die Mitarbeitenden. Der Einfluss des Projekt-Teams auf das Gelingen der ERP Implementierung ist deswegen enorm. Je besser das Team zusammengestellt ist, desto erfolgreicher wird auch die Umsetzung. 

Einbindung ALLER Stakeholder

Neben den Mitarbeitenden gibt es noch zahlreiche weitere Stakeholder, die von der ERP Implementierung betroffen sind, zum Beispiel die folgenden:

• Für die Geschäftsführung ist die Implementierung eines ERP-Systems eine strategische Entscheidung. Sie sollte dahinter stehen und die nötigen Ressourcen dafür bereitstellen. 

• Kund:innen profitieren je nach Funktionsumfang und Einbindung ebenfalls von einem ERP-System. Im B2B-Geschäft ist zudem auch eine Kommunikation zwischen den ERP-Systemen zweier Unternehmen möglich und sinnvoll. 

• Für Lieferanten kann ein ERP-System eine Veränderung der Lieferbeziehung bedeuten, zum Beispiel weil sich das Bestellverfahren ändert. 

Konsequente Planung 

Eine unvollständige Bedarfsanalyse kann zu teuren Nachbesserungen führen, eine zu lockere Zeitplanung kann dafür sorgen, dass das Projekt „niemals fertig wird“. Konsequente Planung ist elementar für eine effizienten Implementierungsprozess. 

Herausforderungen im ERP-Projekt und wie du sie überwindest

Für eine erfolgreiche ERP Implementierung ist es wichtig, die Herausforderungen im Prozess zu kennen – und sie dann bewusst zu umgehen. Damit du für den Prozess in deinem Unternehmen vorbereitet bist, findest du sie hier im Überblick. 

Widerstand aus dem Unternehmen

Ein (neues) ERP-System bedeutet eine Veränderung des Arbeitsalltags – und Veränderung bedeutet oft auch Widerstand. So kommt es vor, dass einige Mitarbeitende der ERP-Einführung kritisch gegenüberstehen. Im schlimmsten Fall kann sich das negativ auf das gesamte Projekt auswirken, vor allem, wenn dieser Missmut auch auf andere Mitarbeitende übergreift. 

Im Idealfall lässt du es in deinem Unternehmen erst gar nicht so weit kommen. Dafür beziehst du alle Mitarbeitende von Beginn an ein. Dazu gehören vor allem eine proaktive Kommunikation und ein gutes Change Management. Noch besser ist es, wenn du die Mitarbeitenden aktiv an der Implementierung teilhaben lässt: Lass sie ihre eigenen Ideen einbringen, Wünsche äußern und Wissen beitragen. Schließlich ist man stets motivierter und offener, wenn man selbst Teil der Veränderung ist. 

Hohe Kosten und Aufwand

Wie bei jedem Projekt kommt es auch bei ERP Implementierungen immer wieder zu dem Punkt, an dem man feststellt: Das ganze Projekt sprengt alle Kosten und dauert viel zu lange. Um das zu verhindern, ist es umso wichtiger, sowohl die Kosten als auch den Zeitplan schon in der Planung realistisch einzuschätzen. 

Zu einer guten Kostenplanung gehören beispielsweise neben ERP-Software-Lizenzen auch externe Berater:innen und Investitionen in die IT-Infrastruktur. 

Für die zeitliche Planung ist es wichtig, mit Deadlines zu arbeiten und diese auch einzuhalten. Dadurch verhinderst du, innerhalb des Projekts zu viel Zeit mit Kleinigkeiten zu verbringen und sorgst für einen zielführenden, effizienten Ablauf. 

Technische Herausforderungen 

Zu den technischen Worst-Cases gehören zum Beispiel Systemausfälle und Datenverluste. Mit guter Vorbereitung kannst du diese Risiken auf ein Minimum reduzieren. 

Dazu gehören zum Beispiel umfangreiche Back-ups und ausführliche Testings. Auch die Art der Einführung bietet verschiedene Möglichkeiten, Risiken zu umgehen. So kannst du eine simultane Einführung zum Beispiel auf einen Samstag oder Sonntag terminieren oder stattdessen eine schrittweise Aktivierung wählen. 

Besonders wichtig ist außerdem ein leistungsstarker Support – sowohl intern als auch extern. Achte deswegen darauf, die Aktivierung auf einen Zeitpunkt zu terminieren, zu dem der Support möglichst gut besetzt ist. 

Fallstudien: Wie kann die ERP Implementierung aussehen?

Wir bei Xentral begleiten jedes Jahr viele große und kleine Unternehmen bei der Implementierung ihres ERP. Dabei erleben wir immer wieder, wie stark der Hebel der verschiedenen Erfolgsfaktoren bei der Implementierung ist. So hat das Unternehmen Blockhütte beispielsweise bewiesen, dass eine ERP Implementierung mit der richtigen Motivation und guter Schulung sogar innerhalb von zwei Wochen möglich ist. 

Ein wichtiger Faktor ist dabei auch das ERP selbst: Je einfacher es sich als Standard-Software an die Anforderungen eines Unternehmens anpassen lässt, desto besser funktioniert auch die Implementierung. Das Xentral-ERP besteht deswegen aus mehreren modularen Funktionen und integriert über Schnittstellen vorhandene Systeme mühelos. 

Lesetipp:

Du möchtest mehr Erfolgsstorys lesen? Hier findest du Fallbeispiele, in denen die ERP Implementierung bereits abgeschlossen wurde.  

5 Tipps für eine nachhaltige und erfolgreiche ERP-Einführung 

1. Planung statt Aktionismus

Investiere zu Beginn lieber ein bisschen mehr Zeit in die Planung, bevor du mit der Umsetzung beginnst. Worauf du bei der Planung achten musst, haben wir dir zu Beginn dieses Artikels gezeigt. 

2. Die besten Mitarbeitenden fürs Projekt-Team

Das Projekt-Team sollte aus den besten Mitarbeitenden der Abteilungen bestehen. Das bedeutet in diesem Fall: Wähle die Kollegen und Kolleginnen, die am meisten Arbeit haben. 

Das klingt im ersten Moment zugegeben widersprüchlich: Schließlich sind diese Mitarbeitenden im Tagesgeschäft unentbehrlich. Es wäre viel einfacher, weniger ausgelastete Mitarbeitende auszuwählen. Jedoch haben diese auch weniger Praxiserfahrung und wissen womöglich nicht, worauf es wirklich ankommt. Außerdem haben die erfahrenen Kolleg:innen oft eine höhere Akzeptanz bei anderen Mitarbeitenden und der Geschäftsführung, sodass sie das Projekt deutlich tatkräftiger vorantreiben können. 

Von ihrem Tagesgeschäft müssen sie während der Projektlaufzeit freigestellt werden. 

3. Anforderungen priorisieren

In der Regel erfüllt eine gute Standard-Software bis zu 80 % der Anforderungen eines Unternehmens. Natürlich sollten das auch die wichtigsten Anforderungen sein. Achte deswegen darauf, alle Anforderungen schon in der Bedarfsanalyse zu priorisieren. Dafür kannst du zum Beispiel eine Unterteilung in Muss- und Kann-Kriterien nutzen oder die Anforderungen in mehrere Stufen unterteilen. 

4. Datenbereinigung 

Eine ERP Implementierung ist eine gute Gelegenheit, auszusortieren. Nutze die Datenaufbereitung, um Dubletten zusammenzuführen oder „Karteileichen“ zu löschen. 

5. Von den Erfahrungen anderer profitieren 

Fast 90 % aller großen Unternehmen mit mehr als 250 Mitarbeitenden und sogar fast 40 % aller Unternehmen mit 10 bis 49 Mitarbeitenden nutzen bereits ein ERP-System (Quelle: statista). Es ist also sehr wahrscheinlich, dass auch Unternehmen aus deiner Branche bereits Erfahrungen mit der ERP-Einführung gemacht haben. Frag deswegen bei deinem ERP-Anbieter nach passenden Referenzen und bitte darum, den Kontakt herzustellen. 

Fazit: Am besten mit Unterstützung

Du merkst also: Die ERP Implementierung ist ein komplexer Prozess mit vielen Schritten, Herausforderungen und Stellschrauben. Es ist deswegen unbedingt sinnvoll, erfahrene Unterstützung, zum Beispiel durch ERP-Berater:innen oder den ERP-Software-Anbieter des ERP-Systems, hinzuzuziehen. Die sorgfältige Planung und Umsetzung wirkt zwar im ersten Moment umständlich, spart unterm Strich aber eine Menge Zeit und Geld.

FAQ - Häufig gestellte Fragen

Wie lange dauert die Implementierung eines ERP-Systems?

Die Dauer der ERP Implementierung hängt von sehr vielen Faktoren ab. Darunter zum Beispiel die Komplexität der Geschäftsprozesse, die Unternehmensgröße und die nutzbaren Kapazitäten des Projekt-Teams. Die ERP Implementierung kann innerhalb weniger Wochen abgeschlossen sein oder sich über mehrere Monate erstrecken. 

Welche Kosten sind mit der Einführung eines ERP-Systems verbunden?

Zu den Kosten, die bei einer ERP Implementierung anfallen, gehören unter anderem:

• Lizenzkosten

• Investitionen in die IT-Infrastruktur (z.B. Internetverbindung, Server)

• Beratungskosten (z.B. für ERP-Berater:in, Unternehmensberatung)

• Prozesskosten (z.B. Arbeitszeiten der Mitarbeitenden)

Was sind die größten Herausforderungen bei der ERP Implementierung?

Zu den größten Herausforderungen gehören vor allem: 

• Widerstände aus dem Unternehmen

• Hohe Kosten und Zeitaufwände

• Technische Herausforderungen 

Was sich dahinter verbirgt und wie du sie überwindest, erfährst du in diesem Artikel. 

Kann ein ERP-System in ein bestehendes IT-Umfeld integriert werden?

Ja, grundsätzlich kann ein ERP-System in ein bestehendes IT-Umfeld integriert werden. Es ist jedoch wichtig, dass alle Komponenten miteinander kompatibel sind. Das Xentral-ERP bietet dafür zahlreiche Schnittstellen an. 

Was passiert, wenn die ERP Implementierung fehlschlägt?

Wenn bei der ERP Implementierung Fehler unterlaufen, kann das verschiedene Folgen für ein Unternehmen haben. Darunter zum Beispiel Systemausfälle, Datenverluste, finanzielle Verluste und der Vertrauensverlust von Mitarbeitenden und Kund:innen. 

Mit einer guten Planung und strukturierten Vorgehensweise kannst du das Fehlerrisiko jedoch auf ein Minimum reduzieren.