Auftragserfassung: Definition, Methoden und Bedeutung

Das Wichtigste im Überblick

• Die Auftragserfassung ist elementarer Bestandteil der Auftragsabwicklung.

• Sie ist wichtig, um zum Beispiel die Nachvollziehbarkeit einer Bestellung zu gewährleisten.

• Die Auftragserfassung kann manuell, digital oder sogar automatisiert erfolgen.

Definition: Was ist Auftragserfassung?

Sobald ein Kundenauftrag eintrifft, müssen alle relevanten Daten dieses Auftrags ins System übertragen werden – ganz egal, ob eine Ware oder eine Dienstleistung beauftragt wurde. Diese Übernahme aller Daten ins System heißt Auftragserfassung. 

Erfasst werden alle Daten, die für den Auftrag relevant sind. Darunter zum Beispiel diese:

• Name und Anschrift der bestellenden Person bzw. des bestellenden Unternehmens

• Anzahl und Bezeichnung der bestellten Artikel

• Preise, Rabatte und Skonti 

• Bestelldatum 

• Ergänzende Informationen, zum Beispiel das angestrebte Lieferdatum

Bedeutung und Aufgaben

Die Auftragserfassung ist elementarer Bestandteil des Auftragsmanagements. Nur, wenn alle Auftragsdaten richtig hinterlegt sind, kann der Auftrag zielführend ausgeführt und im Fall von Reklamationen oder Kundenrückfragen nachvollzogen werden. Dabei ist die Auftragserfassung für jedes Unternehmen gleichermaßen wichtig – unabhängig von Größe oder Branche.

Konkret erfüllt die Auftragserfassung folgende Aufgaben: 

• Kundenzufriedenheit: Die Auftragserfassung sorgt dafür, dass Aufträge richtig und im Sinne der Kund:innen ausgeführt werden können. 

• Nachvollziehbarkeit: Die Auftragserfassung bildet die Basis für die Nachvollziehbarkeit einer Bestellung. 

• Ressourcenplanung: Die erfassten Aufträge helfen angeschlossenen Abteilungen wie Einkauf oder Personal bei der Planung. 

• Zahlungsabwicklung: Auf Basis der erfassten Aufträge erfolgt später die Rechnungsstellung.  

• Rechtssicherheit: Eine verbindliche Erfassung und entsprechende Bestätigung der Aufträge verhindert Missverständnisse und kann im Streitfall als Nachweis dienen.

Welche Methoden gibt es?

Grundsätzlich kann die Erfassung von Aufträgen auf unterschiedliche Arten erfolgen, nämlich manuell, digital oder automatisch. Was sich dahinter verbirgt, zeigen wir dir jetzt. 

1. Manuelle Auftragserfassung

Bei der manuellen Auftragserfassung werden alle Daten von Hand erfasst und verarbeitet. Bei einer vollständig manuellen Erfassung erfolgt das in Papierform auf Dokumenten, die in Aktenordnern gesammelt und archiviert werden. 

Eine Mischform zwischen manueller und digitaler Auftragserfassung ist die Erfassung in Excel-Listen. Dort werden die Daten zwar digital gespeichert, jedoch weiterhin manuell verarbeitet – sowohl die Erfassung als auch die weitere Verarbeitung erfolgen händisch. 

Eine manuelle Auftragserfassung ist jedoch sehr zeitaufwändig und fehleranfällig. Zudem ist die manuelle Erfassung nicht skalierbar – sobald die Anzahl der Aufträge steigt, brauchst du auch mehr Personal, um sie zu erfassen. 

2. Digitale Auftragserfassung

Bei der digitalen Auftragserfassung erfolgen die Erfassung und die weitere Verarbeitung der Aufträge digital in einer entsprechenden Software. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Kund:innen ihre Bestellung über einen Webshop aufgeben, der direkt mit dem Auftragsmanagement verbunden ist. Alle Daten des Auftrags sind dann automatisch digital erfasst. 

3. Automatische Auftragserfassung

Die automatische Auftragserfassung geht noch einen Schritt weiter. Die benötigten Daten werden nicht nur digital, sondern sogar automatisiert erfasst und weiterverarbeitet. 

Dafür kannst du zum Beispiel OCR-Technologie einsetzen, um automatisch alle relevanten Daten aus PDF-Bestellungen in dein ERP zu übernehmen. 

Besonders praktisch ist das, wenn du eine KI-Auftragserfassung nutzt – also ein System, das Künstliche Intelligenz für die Auftragserfassung einsetzt. Dadurch wird die automatische Erkennung von Aufträgen deutlich verbessert.