Lagerverwaltung: Definition, Aufgaben und moderne Möglichkeiten zur Optimierung

Wo ein Lager ist, ist auch eine Lagerverwaltung – und zwar am besten so effizient und zielführend wie möglich. Was Lagerverwaltung ist und welche Aufgaben sie hat, erfährst du hier. 
⁠Um den hohen Marktanforderungen an die Lagerverwaltung gerecht zu werden, gibt es mittlerweile verschiedene Softwarelösungen und Automatisierungen als Unterstützung. Sie erleichtern Kernaufgaben wie die Lagerbuchführung, unterstützen mit intelligenten Auswertungen und Prognosen aber auch bei Optimierung. Doch das ist noch lange nicht alles. In diesem Beitrag findest du alles Wichtige, was du über Lagerverwaltung wissen musst.  

Definition: Was versteht man unter Lagerverwaltung?

Die Lagerverwaltung ist Teil der Materialwirtschaft eines Unternehmens. Kernaufgabe ist die Buchführung über das Lager – also die Auflistung der Lagerbestände und -orte, die Kontrolle und die Zuordnung neuer Waren an freie Lagerplätze. 

Diese Kerndefinition hat sich jedoch laufend erweitert. Durch Softwareunterstützung gibt es immer neue Automatisierungs- und Kontrollmöglichkeiten, zum Teil auch über das eigentliche Warenlager hinaus. 

Die Bedeutung der Lagerverwaltung für Unternehmen

Das Lager eines Unternehmens hat maßgeblichen Einfluss auf fast alle anderen Geschäftsbereiche. Bei produzierenden Unternehmen gehört dazu insbesondere die Produktion. Die Folgen einer fehlerhaften Lagerverwaltung können verheerend sein – sowohl für das eigene Unternehmen als auch für die nachfolgende Lieferkette. Denn wenn versprochene Liefertermine nicht eingehalten werden, wirkt sich das auch auf Kund:innen aus. 

Besonders deutlich wird das im produzierenden Gewerbe: Verschieben sich Liefertermine nach hinten, führt das im schlimmsten Fall zum vorübergehenden Produktionsstopp beim Kundenunternehmen. 

Hier zeigt sich die Bedeutung des Lagers für Kundenzufriedenheit und Verkauf – sowohl für produzierende als auch für Handelsunternehmen. Müssen Kund:innen auf ihre Waren warten, wird das schnell zum Wettbewerbsnachteil. 

Doch auch als reiner Kostenfaktor nimmt das Lager Einfluss auf das Gesamtunternehmen. Schließlich ist Lagerplatz teuer und muss so effizient wie möglich genutzt werden. Zudem sind eingelagerte Waren gebundenes Kapital – lagert man mehr als nötig, fehlt das Kapital womöglich an anderer Stelle. 

All das zeigt, wie groß die Bedeutung der Lagerverwaltung auf den Unternehmenserfolg ist. Während eine erfolgreiche Lagerverwaltung das Gesamtunternehmen stärkt, kann eine ineffiziente oder sogar fehlerhafte Lagerverwaltung den Gewinn reduzieren und Kund:innen verprellen. 

Diese Aufgaben erfüllt die Lagerverwaltung

Um der großen Bedeutung des Lagers gerecht zu werden, muss eine Lagerverwaltung zahlreiche Aufgaben erfüllen. Die genaue Ausgestaltung und Gewichtung dieser Aufgaben können von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Im Kern sind es vor allem die folgenden Aufgaben:

• Lagerbuchführung: Laufende Auflistung aller gelagerten Güter inklusive Informationen zu Menge, Wert und Lagerort.

• Kontrolle und Prüfung: Laufende Kontrolle der Lagerbestände, auch im Rahmen der Inventur. 

• Bestandsoptimierung: Sicherstellung, dass immer genau so viele Waren lagern, wie benötigt werden – nicht weniger, aber auch nicht mehr.

• Reduzierung der Lagerkosten: Reduzierung z.B. von Raumkosten durch optimale Raumausnutzung, Bestandsverlusten durch Warenverderb oder Wertverlust, Verpackungskosten, Kapitalkosten.

• Information: Bereitstellung der Lagerinformationen für andere Abteilungen, zum Beispiel Controlling, Einkauf oder Vertrieb. 

• Dokumentation und Rückverfolgbarkeit: Falls erforderlich, lückenlose Dokumentation einzelner Chargen.

• Effizienzsteigerung: Herbeiführung einer optimalen Auslastung aller Kapazitäten, darunter Lagerplatz, Lagerpersonal, Fördermaschinen.

Lesetipp: Lagerkennzahlen helfen dir, dein Lager zu überwachen und zu optimieren. Was das ist und welche Kennzahlen es gibt, erfährst du hier. 

Praktische Umsetzung der Lagerverwaltung: Diese Arten gibt es 

Bleibt noch die Frage, wie die Lagerverwaltung in der Praxis aussehen kann. Schließlich gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die zu erfüllenden Aufgaben praktisch umzusetzen. Dabei ist nach Lagergröße und Anzahl der Prozesse innerhalb eines Lagers zu unterscheiden: Je umfangreicher ein Lager, desto komplexer sind auch die Prozesse und Abläufe – und desto größer ist auch das Optimierungspotenzial. 

Wir zeigen dir die wichtigsten Unterscheidungskriterien für die praktische Umsetzung der Lagerverwaltung. 

Manuell vs. automatisiert

Du kannst ein Lager manuell verwalten oder automatisiert mithilfe einer Lagerverwaltungssoftware. Manuelle Lagerverwaltung heißt jedoch nicht, dass du auf sämtliche EDV-Unterstützung verzichtest und die gesamte Lagerverwaltung auf Papier erfolgt. 

Manuell bedeutet lediglich, dass alle Lagerprozesse händisch erfasst, angepasst und ausgewertet werden. In der Praxis passiert das oft in Excel-Tabellen. Das ist jedoch sehr fehleranfällig. Schon bei einer einzigen Lagerentnahme ohne sofortige Erfassung sind die Bestände fehlerhaft – mit allen Konsequenzen für die gesamte Lieferkette. Auch die Bestandsoptimierung, Kostenreduzierung und Informationsweitergabe sind mühsam und fehleranfällig. 

Einfacher geht es, wenn Lagerprozesse mithilfe einer Software automatisiert erfasst werden. Dazu gehören beispielsweise die automatische Bestandskorrektur und die automatisierte Datenauswertung.

Softwarelösungen für die Lagerverwaltung

Es gibt verschiedene Softwarelösungen, die die Lagerverwaltung erleichtern und automatisieren. Ihre Aufgabe ist es, das gesamte Unternehmen im Hinblick auf die Lagerverwaltung zu unterstützen. 

Dabei können die verschiedenen Softwarelösungen auch verschiedene Aufgaben abdecken. Mögliche Systeme sind zum Beispiel:

• ERP-Systeme mit Lagerverwaltungsfunktionen

• Lagerverwaltungssysteme (LVS) oder 

• Warehouse-Management-Systeme (WMS). 

Viele Systeme können außerdem durch mobile Barcode Scanner oder andere Picking-Technologien ergänzt werden. 

Softwarelösungen: Cloud-basiert vs. On-Premises 

Wenn du eine Software für deine Lagerverwaltung nutzen möchtest, hast du die Wahl zwischen Cloud-Lösungen und On-Premises-Lösungen:

• Bei einer On-Premises-Lösung nutzt du deinen eigenen Server zur Datenspeicherung. Dadurch bleiben alle Daten im Haus – allerdings bleibt auch der Wartungs- und Betreuungsaufwand im Haus. 

• Bei einer Cloud-Lösung läuft die Lagerverwaltung dagegen über die Server des Anbieters. Das Unternehmen benötigt keinen eigenen Server. Das reduziert den Wartungsaufwand und die Kosten für die IT-Infrastruktur. Besonderer Vorteil: Alle Bestände aktualisieren sich abteilungsübergreifend in Echtzeit.

Herausforderungen in der Lagerverwaltung und wie du sie meisterst

Die hohe Bedeutung und die vielen verschiedenen Aufgaben der Lagerverwaltung zeigen bereits, wie vielen Herausforderungen sie gegenübersteht. Die wichtigsten Herausforderungen inklusive Lösungsvorschlag haben wir hier für dich aufgeführt. 

Über- und Unterbestände 

Die Herausforderung: 

Es ist gar nicht so leicht, immer genau die richtige Menge an Gütern vorrätig zu haben. Überbestände (zu viele Waren) kosten Geld und erhöhen das Risiko, darauf sitzen zu bleiben. Unterbestände (zu wenig Waren) führen im schlimmsten Fall zu Lieferschwierigkeiten. 

Die Lösung: 

Bestände manuell in Echtzeit zu überwachen ist nahezu unmöglich, je nach Unternehmensstruktur aber unverzichtbar. Automatisierungslösungen übernehmen das und schlagen Alarm, sobald gewisse Grenzen über- oder unterschritten werden. KI-gestützte Softwarelösungen helfen außerdem mit Prognosen dabei, die zukünftig benötigte Menge einzuschätzen. 

Fehlerhafte oder unvollständige Daten

Die Herausforderung: 

Die Daten der Lagerverwaltung werden von zahlreichen Unternehmensbereichen verwendet, verändern sich aber laufend. Dadurch kann es passieren, dass unterschiedliche Abteilungen auch mit unterschiedlichen Daten arbeiten, wenn Bestände noch nicht aktualisiert oder übertragen wurden. 

Die Lösung: 

Cloud-basierte Systeme ermöglichen den Echtzeitzugriff auf alle Daten der Lagerverwaltung. 

Schwankungen des Materialbedarfs

Die Herausforderung: 

Saisonale Schwankungen oder unvorhergesehene Marktveränderungen sorgen für abweichenden Materialbedarf. Das kann ganz unterschiedliche Auswirkungen haben – zum Beispiel einen höheren Lagerbedarf oder veränderte Einkaufsmengen.  

Die Lösung: 

KI-gestützte Software zur Lagerverwaltung berücksichtigt saisonale Schwankungen in den Bedarfsprognosen. Da eine automatisierte Lagerverwaltung zudem eine chaotische Lagerhaltung ermöglicht, lagerst du zusätzliches Material einfacher ein, ohne die gesamte Lagerordnung ändern zu müssen. 

Trends und Zukunft der Lagerverwaltung

Die Herausforderungen des Marktes erfordern immer kürzere und absolut pünktliche Lieferzeiten, gleichzeitig müssen aber die Kosten auf ein Minimum reduziert werden. Hinzu kommen Nachhaltigkeitsanforderungen: Weniger Abfall und weniger Emissionen sind ein Muss. 

Um in diesen Herausforderungen bestehen zu können, geht der Trend zu automatisierten Lagern mit Robotik-Lösungen, KI und Big Data-Nutzung. Systeme für die Lagerverwaltung analysieren die Marktsituation auf Basis gigantischer Datenmengen – und erstellen dadurch realistische Prognosen für die Lagerverwaltung. 

Dabei helfen automatisierte Prozesse, Analysen und Prognosen auch bei der nachhaltigen Lagerhaltung. Durch intelligente Berechnungen werden Transportwege verkürzt, Lagerflächen optimal ausgenutzt und der Verfall von Waren auf ein Minimum reduziert. Zusammen mit Recycling-Lösungen und grüner Energieversorgung ein großer Schritt hin zu nachhaltiger Lagerhaltung. 

Fazit: Moderne Lagerverwaltung ist ein Muss

Die Lagerverwaltung trägt maßgeblich zum Unternehmenserfolg bei – und muss daher den wachsenden Herausforderungen gerecht werden. Moderne Lagerverwaltungssoftware und ERP-Systeme spielen dabei eine zentrale Rolle. 

FAQs

Was ist eine effektive Lagerverwaltung?

Eine effektive Lagerverwaltung sorgt dafür, dass alle verbundenen Prozesse erfolgreich ablaufen können. Konkret heißt das zum Beispiel, dass die Produktion rechtzeitig alle benötigten Waren erhält oder Kundenbestellungen in der richtigen Art und Menge das Lager verlassen.

Ist Lagerverwaltung Teil des Supply Chain Managements?

Ja, das Lager ist ein elementarer Bestandteil der Supply Chain, dadurch kann auch die Lagerverwaltung dem Supply Chain Management untergeordnet werden. 

Was sind die 5 wesentlichen Lagerverwaltungsprozesse? 

Die wesentlichen Lagerverwaltungsprozesse sind

1. Wareneingang: Neue Waren treffen im Lager ein

2. Einlagerung: Neuen Waren wird ein Lagerplatz zugewiesen

3. Bestandskontrolle: Regelmäßige oder laufende Überprüfung der Bestände 

4. Kommissionierung / Picking: Entnahme bestellter Waren

5. Verpackung und Versand: Vorbereitung bestellter Waren für den Versand