CRM-Schnittstelle im ERP

Aufgaben von ERP und CRM

Eine ERP-Software und ein CRM-System beschäftigen sich beide mit der Optimierung von internen Abläufen. Sie kommen aber in verschiedenen Unternehmensbereichen zum Einsatz.

Eine ERP-Software kümmert sich um die Organisation und Verwaltung der unternehmensinternen Ressourcen. Dazu gehören vor allem die Bereiche Produkt, Mitarbeiter und Kapital. Konkret werden Daten vom Controlling, Personal der Materialwirtschaft und der Beschaffung verwaltet. Ziel dabei ist es, die Unternehmensprozesse schneller und effizienter abzuwickeln. Die Kundendaten beschränken sich häufig nur auf Namen und Adresse.

CRM bedeutet Customer-Relationship-Management, also Kundenbeziehungsmanagement. Das CRM-System erfasst alle kundenrelevanten Daten, die auch zur Gestaltung von kundennahen Prozessen eingesetzt werden können. Zum Beispiel wird die gesamte Kontakthistorie tagesaktuell dargestellt, um sie in den Bereichen Vertrieb, Marketing und Service einsetzen zu können.

Du siehst also, durch eine CRM-Schnittstelle kannst du deine ERP-Software enorm bereichern.

CRM-Schnittstelle im ERP: Diese Nutzenpotenziale bringt sie mit sich

Wenn du nun beide Systeme – ERP und CRM – koppeln möchtest, kannst du die verschiedenen Möglichkeiten beider Softwares – und sogar noch mehr – nutzen. 

Konkret profitieren ERP und CRM im gemeinsamen Einsatz so voneinander:

• Nahtlose Übertragung von Kundendaten für Marketing, Service und Vertrieb, z.B. Informationen zu Zahlungsverhalten, Mahnstatus oder Bonität von Kunden
• Automatische Synchronisierung von Stammdaten im ERP-System mit der CRM-Software
• Nutzung von Artikelstammdaten, Währungsinformationen, Zahlungs- und Lieferanbindungen aus dem ERP für die Erstellung von Verkaufschancen und Angeboten im Vertrieb (CRM-Bereich)
• Übergabe von Aufträgen aus dem CRM an Logistik und Fakturierung im ERP
• Weitergabe von Informationen zum Lieferstatus aus dem ERP an den Vertrieb im CRM

Dies sind nur Beispiele. Je nach Unternehmen kannst du die CRM-Schnittstelle natürlich auch noch in größerem Umfang oder zielgenau in einem Bereich nutzen, oder ein XRM-System anbinden.

Lesetipp: Schau dir gern einmal genauer an, wie du eine ERP-Beschaffung mit Xentral umsetzen kannst.

Vorteile einer CRM-Schnittstelle

Die systemübergreifende und nahtlose Verwendung von Kundendaten beflügelt dein Geschäft und macht es dir leichter, schnell und zielgenau die Anforderungen deiner Kunden zu erfüllen.

Diese weiteren Vorteile entstehen außerdem durch die Verwendung einer CRM-Schnittstelle im ERP-System:

• Verschlankte Geschäftsprozesse und verkürzte Durchlaufzeiten
• Minimierter Abstimmungsaufwand und Reibungspunkte zwischen den Abteilungen
• Verbindung umfangreicher Reporting-Möglichkeiten aus dem CRM mit den Daten des ERPs
• Kosteneinsparungen durch effizientes Datenmanagement
• Optimierung der Kundenbindungen durch bessere Betreuung und Beratung
• Höhere Wahrscheinlichkeit auf Folgeaufträge, die zu Ertragssteigerungen führen

Einwandfreie Verknüpfung via bidirektionaler Schnittstellen!

Eine bidirektionale Schnittstelle zeichnet sich dadurch aus, dass beide Seiten – das ERP und das CRM – von den aktuellen Daten des jeweils anderen profitieren. 

So kann das CRM-Tool zum Beispiel von Daten aus dem ERP wie Lieferstatus oder offene Posten profitieren und diese in Anzeigen und Analysen mit einbeziehen. Andersherum kann das ERP auch Daten aus dem CRM nutzen, wie Aufträge und Adressen. 

Das spart summa summarum viel Zeit und minimiert Fehler, die z.B. aufgrund nachlässig gepflegter und aktualisierter Datenbanken entstehen und den Umsatz eines Unternehmens empfindlich schmälern können.

6 Funktionen, die jede CRM-Schnittstelle haben sollte

Bevor du dich jetzt auf die Suche nach dem passenden ERP mit integrierter CRM-Schnittstelle machst, solltest du noch wissen, welche Funktionen eine solche Anbindung unbedingt mitbringen sollte:

1. Übernahme von Debitoren aus dem ERP-System
2. Übernahme des Produktkatalogs aus dem ERP
3. Übernahme von Rechnungen, Gutschriften und Positionen aus dem ERP (Datenauswertung erfolgt meist im CRM)
4. Verkaufschancenverwaltung und Angebotserstellung im CRM inkl. Überleitung der Bestellung an das ERP-System
5. Verwaltung periodischer Abrechnungen im CRM, Übertrag dieser abzurechnenden Positionen an das ERP und Übersicht über Servicevereinbarungen und Auswertungen im CRM
6. Zeiterfassung in den Bereichen Service (anhand von Tickets) und Projekten im CRM, periodischer Übertrag der summierten Zeiterfassungen je Kunde/Projekt an das ERP 

Mit diesen Funktionen bist du für die großen Aufgaben gut gerüstet. Weitere Features ergeben sich meistens aus der Branche, in dem dein Unternehmen tätig ist und für das die ERP-Software konzipiert wurde.

Damit du siehst, wie die Funktionen einer CRM-Schnittstelle im ERP in der Praxis aussehen können, wird dir dies nun anhand der ERP-Software von Xentral dargestellt.

Xentral macht’s vor: So sieht eine CRM-Schnittstelle im ERP in der Praxis aus!

Bei Xentral handelt es sich um ein leanes, cloudbasiertes ERP-System, das sich für Unternehmen aller Größen eignet. 

Dabei konzentriert sich der Anbieter mit seinem ERP und den Funktionen auf folgende Branchen:

• eCommerce
• Einzelhandel
• Großhandel
• Fulfillment-Dienstleister
• FBA-Händler
• Produzenten & Hersteller
• Service Dienstleister

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Dementsprechend wichtig ist auch eine CRM-Schnittstelle, die die Kundendaten verwaltet und den Unternehmen Zugriff auf sortierte und geordnete Daten bietet.

Je nach Branche kannst du die Funktionen dieser CRM-Schnittstelle unterschiedlich nutzen. Für eine genaue Aufzählung der Möglichkeiten schaust du am besten direkt auf der Webseite von Xentral nach.

Folgende Funktionen sind aber zum Beispiel immer mit dabei:

• Komplettes Controlling der Kommunikation
• Alle kundenrelevanten Informationen (z.B. Vereinbarungen) auf einen Blick
• Verbindung der Telefonanlage (z.B. von sipgate) mit Xentral
• Zuweisung von Bearbeitern z.B. für besonders schwierige Kunden möglich
• Alle wichtigen Finanzinformationen (z.B. Erfolgskennzahlen) immer griffbereit
• Prozentuelle Verkaufschancen (z.B. Monaten) verschiedenen Phasen zuweisen

Dabei wird eine reibungslose bidirektionale Anbindung garantiert. 

Da das CRM auch zu Xentral gehört, kannst du dir sicher sein, dass die ERP-Software und das CRM-System miteinander harmonieren und du die Vorteile einer solchen Schnittstelle voll ausschöpfen kannst!

So gelingt die Integration in dein Unternehmen!

Bevor du dich nun für eine ERP-Software entscheidest, solltest du vorher noch ein paar Punkte beachten, um eine reibungslose Integration gewährleisten zu können. 

Die richtige Planung ist essentiell!

Verschaffe dir schon im Vorhinein einen Überblick, ob alle Voraussetzungen stimmen:

• Werden die Informationen, die das CRM bereitstellt, von den Mitarbeitern verwendet?
• Haben beide Systeme zentrale Entitäten, wie z.B. die Kundennummer?

Bewerte die Softwares sorgfältig, bevor du auswählst.

Stelle vorher sicher, ob die im ERP enthaltene CRM-Schnittstelle auch alles enthält, was du brauchst. Manchmal kommt es vor, dass du für die Neuprogrammierung einer solchen Schnittstelle extra zahlen musst. Informiere dich gründlich, um böse Überraschungen zu vermeiden.

Wähle die Daten gezielt aus!

Sei dir vor der Implementierung des ERPs bzw. der CRM-Schnittstelle folgender Fragen bewusst:

• In welchem Umfang und in welche Richtung sollen die Daten zwischen dem ERP und dem CRM ausgetauscht werden?
• In welchen Fällen ist es sinnvoll, beiden Seiten den Zugang zu Informationen zu gewähren?

Wenn du diese Fragen beantwortet hast, kannst du schnell und zielgenau eine passende ERP-Software finden. Die meisten Anbieter kannst du außerdem vor dem Kauf erstmal kostenlos testen.

Interessierst du dich direkt für Xentral? Dann schau dir doch noch den Xentral Test und die Xentral Erfahrungsberichte an. Möchtest du noch nach einem anderen ERP-System schauen, dann bietet sich für die Suche ein ERP-Vergleich an, um einen besseren Überblick über den Markt und die möglichen Anbieter zu bekommen.

Die CRM-Schnittstelle einer ERP-Software ist essenziell, wenn du dein eCommerce- oder Handelsunternehmen auf die nächste Stufe bringen willst.

Durch die Nutzung von nur einer Software machst du die Datenverarbeitung leichter und kannst Entscheidungen und Kundenprojekte aufeinander abstimmen. 

Das verhindert nicht nur aufwändige Suchen und Überprüfungen von z.B. zu zahlenden Rechnungen, sondern kommt auch beim Kunden professioneller an. Immerhin hast du so jederzeit den vollen Überblick über Kundengeschäfte und die Warenwirtschaft.

In diesem Artikel erfährst du alles, was du zu einer CRM-Schnittstelle im ERP wissen musst, wie du diese möglichst reibungslos in dein Unternehmen integrierst und was so eine Schnittstelle in der Praxis alles kann.