Master Data Management (MDM): Definition, Vorteile und Arten

Das Wichtigste im Überblick

• Master Data Management sorgt für valide Daten innerhalb des Unternehmens. 

• Es verwaltet, prüft und optimiert verschiedene Arten von Stammdaten zentral.

• Über Schnittstellen kann MDM in andere Lösungen integriert werden. 

Was ist Master Data Management?

Master Data Management (MDM) ist die zentrale und einheitliche Verwaltung der kritischen Daten eines Unternehmens. Dabei geht es darum, Datensilos aufzubrechen, die Datenqualität zu erhöhen und effizient die richtigen Daten zur Verfügung zu stellen. 

Die Daten werden dabei auch als Stammdaten bezeichnet und können aus verschiedenen Unternehmensbereichen stammen. In der Praxis werden sie von vielen verschiedenen Mitarbeitenden genutzt und gepflegt, wodurch es im Arbeitsalltag schnell zu Fehlern oder doppelten Datensätzen kommen kann.

Das kann verschiedene wirtschaftliche oder sogar rechtliche Auswirkungen haben. Aufgabe des Master Data Managements ist es, diese Auswirkungen durch die Datenaufbereitung zu verhindern. 

Vorteile von Master Data Management

• Bessere Datenqualität: Mit Master Data Management korrigierst du Fehler in den Stammdaten deines Unternehmens und verbesserst so die Datenqualität. 

• Compliance und Datenschutz: Das MDM hilft dir, interne und externe Daten-Richtlinien einzuhalten, Daten DSGVO-konform zu speichern und andere Anforderungen zu befolgen. 

• Bessere Ausnutzung vorhandener Daten: Master Data Management hilft dir, Datenschätze innerhalb des Unternehmens zu heben und die vorhandenen Daten optimal für die geschäftliche Tätigkeit zu nutzen. 

• Macht Automatisierungen möglich: Geschäftsprozesse zu automatisieren, macht eine Skalierung deines Unternehmens möglich. Das gelingt jedoch nur mit einer hochwertigen Datenbasis, die du mit MDM herstellen kannst. 

• Erleichtert Fusionen und Übernahmen: Bei Unternehmenszusammenschlüssen hilft MDM, die vorhandenen Daten beider Seiten zusammenzuführen. 

Welche Lösungen gibt es für Master Data Management? 

Grundsätzlich verfolgt jedes Unternehmen eine individuelle Strategie und benötigt dafür auch eine individuelle Datenaufbereitung. Dementsprechend sollte auch die MDM-Lösung, die du in einem Unternehmen einsetzt, zu deinem Unternehmen passen. 

In der Praxis kannst du dabei zwischen den folgenden Lösungen unterscheiden: 

Master Data Management Software (MDM-Software)

Eine MDM-Software wurde speziell für das Master Data Management entwickelt. Sie eignet sich grundsätzlich für alle Arten von Stammdaten (z.B. Kundenstammdaten, Produktstammdaten etc.). Dafür wird sie mithilfe von Schnittstellen in andere Lösungen innerhalb des Unternehmens integriert, beispielsweise in das ERP-System oder das CRM. 

Produktinformationsmanagementsystem (PIM)

PIM-Systeme wurden speziell für die Verwaltung von Produktstammdaten entwickelt. Anders als eine MDM-Software gleichen sie nicht die vorhandenen Daten in anderen Lösungen ab, sondern dienen als zentrale Basis für die gesamte Verwaltung. Alle Produktstammdaten werden stets im PIM gepflegt und von dort aus über Schnittstellen in andere Tools übertragen. 

Enterprise Master Data Management

Enterprise Master Data Management ist der Allrounder im Stammdaten-Management. Dabei geht es nicht nur um die Verwaltung einzelner Stammdaten-Kategorie, sondern um die Schaffung einer 360-Grad-Ansicht über alle Stammdaten im gesamten Unternehmen. Enterprise Master Data Management ist dadurch vor allem für Unternehmen mit komplexen Datenstrukturen geeignet. 

Customer Master Data Management 

Das Customer Master Data Management verwaltet alle Kundenstammdaten eines Unternehmens und bereitet sie entsprechend den Vorgaben auf. Dadurch ermöglicht es besonders individuelle Auswertungen und Automatisierungen, die beispielsweise für datengetriebene Marketing-Strategien wichtig sind. 

Lesetipp: Du möchtest ein ERP in deinem Unternehmen implementieren? Unser Leitfaden für die ERP-Implementierung zeigt dir, worauf du dabei achten musst. 

Master Data Management: Aufgaben und Funktionen 

Welche Aufgaben das MDM in deinem Unternehmen übernimmt, hängt von deiner Strategie ab. Je nach Daten, Ziel und Unternehmensstruktur kann es eine einzige Aufgabe oder mehrere, teils miteinander verkettete Aufgaben übernehmen. 

Welche Aufgaben und Funktionen es gibt, zeigen wir dir hier: 

Datenharmonisierung

Bei der Datenharmonisierung werden Daten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt und entsprechend der Datenrichtlinie aufeinander abgestimmt. Anschließend greifen alle Quellen auf exakt die gleiche Datenbasis in der gleichen Form und Schreibweise zu. 

Beispiel: Im CRM werden Straßennamen mit „Str.“ abgekürzt, im ERP-System jedoch ausgeschrieben. Durch die Datenharmonisierung des MDM wird die Schreibweise entsprechend den internen Vorgaben angepasst. 

Datenvalidierung

Bei der Datenvalidierung werden fehlerhafte und unvollständige Daten überprüft und kontrolliert. Der Umfang hängt dabei von der Strategie ab. So können beispielsweise doppelte Datensätze zusammengefasst werden, Plausibilitätsprüfungen durchgeführt werden und unvollständige Daten sinnvoll ergänzt und aufgefüllt werden. 

Beispiel: Bei der Datenvalidierung fällt auf, dass einige Postleitzahlen nicht zu Straßenname und Stadt passen. Die Postleitzahlen werden angepasst. 

Datenaufbereitung

Damit jeder Unternehmensbereich die Daten in der benötigen Form erhält, bereitet das Master Data Management die Daten entsprechend auf. Darunter fällt neben Formvorgaben auch die Anreicherung von Daten um zusätzlich benötigte Informationen. 

Beispiel: Zur Erstellung individualisierter Marketing-Kampagnen werden Kundendaten mit demografischen Daten (Alter, Geschlecht, Sinus-Milieu) angereichert. 

Datenintegration  

Damit alle Mitarbeitende in ihrer gewohnten Software-Umgebung auf die Stammdaten zugreifen können, werden die Daten über Schnittstellen in die jeweiligen Lösungen integriert, beispielsweise in ERP-System, CRM oder Buchhaltungs-Software.

Beispiel: Werden Kundenstammdaten im ERP-System geändert, werden diese Änderungen dank MDM-Integration automatisch abgeglichen und bei Bedarf auch in das CRM übertragen. 

Diese Stammdaten-Kategorien gibt es im Master Data Management 

Grundsätzlich gibt es viele verschiedene Kategorien von Stammdaten. Welche Daten relevant sind, ist in jedem Unternehmen individuell. Typischerweise sind vor allem die folgenden Stammdaten wichtig. 

Kundenstammdaten

• Informationen zu Kund:innen, beispielsweise Namen, Adressen, Telefonnummern, Kaufhistorien, Zahlungsbedingungen 

• Werden in der Regel im ERP oder CRM gepflegt

• Sind besonders sensibel und unterliegen strengen Datenschutzanforderungen

• Werden für nahezu alle Kundentätigkeiten benötigt und müssen stets von hoher Qualität sein

Lieferantenstammdaten

• Informationen zu Lieferanten, beispielsweise Lieferantenkonten, Verträge, Preise, Richtlinien 

• Werden in der Regel im ERP oder der Lagerverwaltungssoftware gepflegt

• Sind wichtig für die Beschaffung, Lieferkettenoptimierung und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben 

Standortstammdaten

• Informationen zu Niederlassungen, Filialen, Zweigstellen, Vertriebspartnern

• Werden in der Regel im ERP-System oder separaten Tools erfasst

• Sind wichtig für strategische Unternehmensentscheidungen, Auswertungen und Marketing-Tätigkeiten

Produktstammdaten

• Umfassen Informationen zu Produkten, beispielsweise Artikelnummern, Lagerbestände, Preise, Merkmale, Stücklisten 

• Werden in der Regel im ERP-System, im Online-Shop oder im Lagerverwaltungssystem gepflegt

• Sind elementar für alle produktbezogenen Aktivitäten, beispielsweise für den Vertrieb, für Marketing-Tätigkeiten oder den Kundenservice

Anlagenstammdaten

• Umfassen Informationen zu materiellen und immateriellen Vermögenswerten, beispielsweise Abschreibungsbedingungen, Wiederbeschaffungswert, Wartungshinweise 

• Werden in der Regel im ERP-System und separaten Tools erfasst

• Sind wichtig für Investitionsentscheidungen, Wartungspläne oder die Erstellung der Bilanz

Bei welchen Einsatzbereichen ist das Master Data Management relevant?

Besonders wichtig ist MDM für folgende Einsatz- und Unternehmensbereiche: 

• Kundenservice: MDM ermöglicht eine konsistente und vollständige Sicht auf Kundendaten. Dadurch kann der Kundenservice schneller und präziser auf Anfragen reagieren und Kund:innen personalisiert betreuen. 

• Marketing & Vertrieb: MDM liefert die Datenbasis für Kampagnen und Vertriebsstrategien. Es ermöglicht eine personalisierte Ansprache, erlaubt eine gezielte Segmentierung und vermeidet fehlerhafte Leads. 

• Compliance: MDM sorgt dafür, dass Stammdaten korrekt, vollständig und DSGVO-konform gespeichert werden. Das senkt das Risiko von Strafen und Abmahnungen. 

• Management: MDM liefert eine valide Datenbasis für Analysen und Berichte, wodurch das Management in der Lage ist, schnell die richtigen Entscheidungen treffen zu können. 

• Produktion: MDM stellt die Daten für eine effiziente Produktionsplanung und -steuerung bereit – egal, wo im Unternehmen diese Daten erhoben oder gepflegt werden. 

• Beschaffung: MDM konsolidiert Lieferantendaten und verbessert sie Transparenz in der Lieferkette. Dadurch greifen Mitarbeitende stets auf die notwendigen Daten zu, um die richtigen Beschaffungsentscheidungen zu treffen. 

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