ERP Funktionen: Was eine ERP-Software leisten kann

Das Wichtigste im Überblick

• ERP-Systeme sind oft modular aufgebaut, sodass du genau die Funktionen buchen kannst, die du benötigst. 

• Mit den ERP Funktionen deckst du alle wichtigen Bereiche deines Unternehmens ab. 

• Insbesondere im Bereich der Produkt- und Warenwirtschaft bieten ERP-Systeme viele Funktionen. 

Die wichtigsten Funktionsbereiche eines ERP-Systems

Vorab: Das ultimative ERP-System, das für alle gleichermaßen funktioniert, gibt es nicht. Denn jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen und Herausforderungen, bei denen das ERP-System hilft. Deswegen gibt es auch viele verschiedene Möglichkeiten, ein ERP-System einzusetzen. 

Oft sind ERP-Systeme deswegen modular aufgebaut. Hinzu kommen weitere Unterschiede, zum Beispiel in Cloud-ERP oder On-Premises-ERP. Falls du mehr über die verschiedenen Arten und Möglichkeiten von ERP-Systemen erfahren möchtest, schau am besten in unseren ERP-Leitfaden.

Und was bedeutet das für die Funktionsbereiche?

Das heißt im Klartext: Jedes Unternehmen kann individuell genau die Bausteine auswählen, die es für den eigenen Geschäftsbetrieb benötigt. Welche Module zur Wahl stehen, kann bei jedem ERP-Anbieter anders sein. 

Diese Funktionsbereiche deckt ein ERP-System üblicherweise ab: 

• Produkt- und Warenwirtschaft (Lagerverwaltung, Einkauf & Beschaffung, Artikelverwaltung)

• Zahlungsmanagement und Buchhaltung

• Logistik & Fulfillment

• Vertrieb & Kundenmanagement (CRM, Auftragsmanagement)

• Berichtswesen

Welche ERP Funktionen sich genau dahinter verbergen, zeigen wir dir jetzt: 

1) Lagerverwaltung

Wenn du ein Lager führst, ist die Lagerverwaltung wahrscheinlich eine der wichtigsten ERP Funktionen für dich. Sie hilft dir, dein gesamtes Lager zu optimieren und Prozesse zu automatisieren. Dadurch reduzierst du Lagerkosten und sorgst dafür, dass deine Kund:innen ihre Bestellung schneller erhalten. 

Wichtige Funktionen der Lagerverwaltung sind zum Beispiel: 

• Digitale Kommissionierung mit Scannern

• Digitale Warenannahme mit Scannern

• Chargen- und MHD-Verfolgung 

• Retourenabwicklung 

• Versandmaterialverwaltung

• Vereinfachung der Inventur, zum Beispiel mit einer Inventur-App

2) Einkauf & Beschaffung

Die Einkaufs- und Beschaffungsfunktionen von ERP-Systemen erleichtern es, die richtigen Waren in der richtigen Menge und zum richtigen Preis vorrätig zu haben. Prozesse wie Nachbestellungen oder Bestellanfragen kannst du damit automatisieren. 

Die Lieferantenverwaltung des ERP-Systems erleichtert es, den Überblick über alle Zulieferer zu behalten. Gleichzeitig kannst du genau definieren, welche Artikel bei welchem Lieferanten zu welchem Preis nachbestellt werden sollen. 

Besonders praktisch ist es, wenn das ERP-System automatisiert Bestandsprognosen erstellt. Dadurch kannst du rechtzeitig nachbestellen und verhinderst Über- oder Fehlbestände.

3) Artikelverwaltung

Die Artikelverwaltung eines ERP-Systems ist der zentrale Ort für alle produktbezogenen Informationen inklusive Bezeichnung, Produktbeschreibung, Preis und Bestand. Dadurch musst du jeden Artikel nur genau einmal anlegen – anschließend können alle integrierten Plattformen und Vertriebskanäle darauf zugreifen. Das können zum Beispiel der eigene Online-Shop, aber auch Drittanbieter-Plattformen wie Amazon oder eBay sein. 

Besonders praktisch ist das, wenn du dort gleichzeitig Chargen-, Artikelnummern und MHD-Informationen hinterlegen kannst. Kommt es zu einem Rückruf, kannst du schnell und effizient aktiv werden.

4) Zahlung & Buchhaltung

Viele Aufträge und Bestellungen sind super. Allerdings kommt die Buchhaltung bei Nachfrage-Hochs schnell an ihre Grenzen – wenn sie manuell durchgeführt wird. Mit den ERP Funktionen für Zahlung und Buchhaltung kannst du Zahlungsprozesse automatisieren. Dadurch kannst du dein Unternehmen skalieren, ohne deine Buchhaltung sofort ausbauen zu müssen. 

Dafür bieten ERP-Systeme zum Beispiel folgende Funktionen für Zahlung und Buchhaltung: 

• Automatisierte Rechnungserstellung

• Automatisiertes Mahnwesen

• Versand und Empfang von E-Rechnungen

• Zahlungsabwicklung über Schnittstellen zu Zahlungsdienstleistern 

• Erstellung von Proformarechnungen 

• DATEV-Exporte

5) Logistik & Fulfillment

ERP Funktionen für Logistik und Fulfillment erleichtern dir das Packen und Versenden deiner Bestellungen. Dadurch kannst du schneller versenden und entlastest deine Kolleg:innen in Lager und Warenausgang. 

Dafür bieten ERP-Systeme unter anderem diese Funktionen: 

• Priorisierung von Bestellungen 

• Lagerkommissionierung mit Scannern

• Automatisierte Versandbestätigungen 

• Automatisierter Etikettendruck

• Retourenmanagement

Besonders praktisch ist das, wenn das ERP-System eine Integration mit deinen Versanddienstleistern ermöglicht.

6) Kundendaten (CRM)

Ein ERP-System integriert das Customer-Relationship-Management-System direkt in alle wichtigen Prozesse. Dadurch können alle relevanten Bereiche auf Kundendaten zugreifen. Gleichzeitig behältst du durch die CRM-Funktion den Überblick über deine Kund:innen, denkst an Geburtstage und entwickelst individuelle Sales Funnels. Ermöglicht das CRM des ERP-Systems zudem personalisierte Felder, kannst du es genau so ausgestalten, wie es für dein Unternehmen wichtig ist.

7) Auftragsmanagement

Die ERP Funktion des Auftragsmanagements unterstützt dein Unternehmen dabei, Aufträge effizienter und schneller abzuwickeln. Dazu gehört zum Beispiel, Bestellungen automatisiert zu erfassen und zu bearbeiten. 

Dafür bieten ERP-Systeme Schnittstellen für viele verschiedene Vertriebskanäle, zum Beispiel für deinen Online-Shop oder Drittanbieter-Plattformen wie Amazon oder eBay. 

Hinzu kommen Funktionen für die Abstimmung und Abwicklung im gesamten Unternehmen. Zum Beispiel synchronisiert ein ERP-System automatisch die Lagerbestände, sobald eine Bestellung verbucht wird. 

Natürlich kannst du auch den Status jeder einzelnen Bestellung jederzeit im ERP einsehen.

8) Berichtswesen

Die Daten zu haben, ist das eine. Sie effektiv zu nutzen, das andere. Damit du alle Daten und ERP Funktionen bestmöglich nutzt, sollte dein ERP-System verschiedene Reporting-Funktionen bieten. Zum Beispiel die Analyse von Verkäufen, Lagerbeständen oder Retouren. 

Um dir die Arbeit zu erleichtern, bieten einige ERP-Systeme auch die Funktion, Reportings automatisiert zu erstellen oder individuelle Berichtsvorlagen zu erstellen. Dadurch greifst du schnell auf die nötige Datengrundlage für deine Geschäftsentscheidungen zu.

Fazit: Ein ERP-System bietet viele Funktionen – welche brauchst du für dein Unternehmen?

Wie du siehst, deckst du mit einem ERP-System alle wichtigen Bereiche deines Unternehmens ab. Da die meisten Anbieter die ERP Funktionen auf verschiedene Module aufteilen, kannst du dir sogar ein individuelles ERP zusammenstellen – mit genau den Funktionen, die du benötigst. Sollte sich dein Unternehmen verändern oder wachsen, kannst du die zusätzlich benötigten Module dann einfach dazubuchen.