Proforma Rechnung: Bedeutung und wann du sie erstellen musst
Für Geschenke und kostenlose Muster musst du keine Rechnungen ausstellen? Stimmt nicht ganz. Es gibt einige Fälle, in denen du eine sogenannte Proforma Rechnung ausstellen musst – zum Beispiel bei kostenlosen Waren oder beim Versand ins Nicht-EU-Ausland. Was Proforma Rechnungen sind und wann du sie ausstellen musst, erfährst du hier.
Das Wichtigste im Überblick
Proforma Rechnungen dienen als Nachweis des Warenwertes.
Sie werden vor allem bei Warensendungen in Drittländer benötigt.
In der Regel enthalten Proforma Rechnungen keine Zahlungsaufforderung.
Definition: Was ist die Proforma Rechnung?
Eine Proforma Rechnung weist den Wert einer Ware nach. Im Gegensatz zu einer Handelsrechnung enthält sie nicht zwingend eine Zahlungsaufforderung. Sie hat je nach Einsatz verschiedene Zwecke, zum Beispiel kann sie als Auftragsbestätigung angesehen werden.
Sie wird vor allem bei Auslandsgeschäften, aber auch bei einigen Geschäften innerhalb Deutschlands eingesetzt.
Was ist der Unterschied zwischen einer Proforma Rechnung und einer Vorkassen Rechnung?
Eine Vorkassen Rechnung ist gleichbedeutend mit einer Handelsrechnung – also einer ganz normalen Rechnung. Sie enthält eine Zahlungsaufforderung und kann in Unternehmen für die Berechnung der Vorsteuer herangezogen werden.
Im Gegensatz dazu ist eine Proforma Rechnung bei Vorkasse-Geschäften lediglich eine Vorab-Kopie der Handelsrechnung. Sie dient dazu, den Wert der bestellten Waren darzulegen, damit die Vorkasse-Zahlung ausgelöst werden kann. Gleichzeitig dient sie bei Vorkasse-Geschäften als Auftragsbestätigung.
Bei länderübergreifenden Vorkasse-Geschäften dient die Proforma Rechnung dem kaufenden Unternehmen außerdem als Grundlage für die Akkreditierung bei der Bank.
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Wann braucht man eine Proforma Rechnung?
Es gibt verschiedene Anlässe, in denen es sinnvoll oder sogar notwendig ist, eine Proforma Rechnung auszustellen. Die wichtigsten zeigen wir dir jetzt.
1. Bei Lieferungen in Drittländer (Zoll anmelden)
Waren, die in ein Nicht-EU-Land versendet werden, müssen verzollt werden. Das gilt grundsätzlich auch für Lieferungen, die keinen Handelswert haben, also zum Beispiel bei kostenfreien Mustern oder Geschenken.
Die Proforma Rechnung dient dann zur Ermittlung der Verzollung – auch dann, wenn die Ware eigentlich keinen Handelswert hat. Dafür enthält die Rechnung alle Informationen zum tatsächlichen Wert der Ware.
Wichtig: Bei Lieferungen in Drittländer musst du neben dem Original zusätzlich drei Kopien der Proforma-Rechnung beilegen.
2. Bei Spenden
Gemeinnützige Organisationen dürfen Proforma Rechnungen als Spendenquittung bzw. Zuwendungsbestätigung ausstellen.
3. Bei Ersatzteillieferung
Ersatzteillieferungen im Rahmen der Gewährleistung haben keinen Handelswert – schließlich erfolgt keine Bezahlung der gelieferten Ware, somit kann auch keine Rechnung ausgestellt werden. Um dennoch den Wert zu belegen, ist eine Proforma Rechnung notwendig.
4. Bei Vorkasse-Geschäften
Bei Vorkasse-Geschäften dient eine Proforma Rechnung als Vorab-Kopie der Handelsrechnung. Sie fungiert dann sowohl als Auftragsbestätigung als auch als Zahlungsaufforderung des Vorkasse-Betrags.
5. Zur Rechnungsabgrenzung
Liegt für erhaltene Leistungen bei Jahresabschluss noch keine Handelsrechnung vor, kann ein Unternehmen eine Proforma Rechnung für die Rechnungsabgrenzung erstellen.
Du möchtest mehr darüber erfahren, wann und wie du eine Rechnung ausstellen kannst? In unserem Leitfaden zur Rechnungsstellung erfährst du alles Wichtige.
Was muss alles auf einer Proforma Rechnung stehen?
Grundsätzlich ist eine Proforma Rechnung fast wie eine Handelsrechnung aufgebaut. Daher ist es möglich, eine Handelsrechnung als Vorlage für eine Proforma Rechnung zu nutzen.
Verpflichtender Inhalt | Hinweis |
Bezeichnung „Proforma Rechnung“ | Im deutschsprachigen Raum Kennzeichnung als „Proforma Rechnung“, im internationalen Kontext als „pro forma invoice“ |
Grund für die Ausstellung | Zum Beispiel
|
Rechnungsadresse des empfangenden Unternehmens inkl. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | Wie bei Handelsrechnungen |
Rechnungsadresse des absendenden Unternehmens inkl. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | Wie bei Handelsrechnungen |
Beschreibung der Waren | Art, Beschaffenheit, Gewicht, Anzahl, etc. |
Ursprungserklärung | Wichtig bei Versand in Nicht-EU-Länder und Warenursprung innerhalb der EU |
Fracht-, Transport-, Verpackungskosten | Auch bei Sendungen ohne Handelswert |
Bankverbindung | Insbesondere bei Vorkasse-Geschäften |
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FAQs
Obwohl eine Proforma Rechnung keine Handelsrechnung ist und üblicherweise keine Zahlungsaufforderung enthält, ist sie verbindlich. Wenn sie bei Vorkasse-Geschäften als Auftragsbestätigung dient, gilt das insbesondere für den oder die Kund:in.
Ja, wenn bei Jahresabschluss noch keine Handelsrechnung vorliegt, kann eine Proforma Rechnung als Grundlage für die Rechnungsabgrenzung ausgestellt und gebucht werden.
Die Proforma Rechnung muss den tatsächlichen Warenwert wiedergeben. Dazu gehören neben dem eigentlichen Wert der Ware auch eventuelle Fracht- und Transportkosten.
Nein, Anzahlungsrechnungen und Proforma Rechnungen sind zwei verschiedene Rechnungsarten. Anzahlungsrechnungen dienen als Zahlungsaufforderungen eines Vorschusses. Eine Proforma Rechnung dagegen enthält in der Regel keine Zahlungsaufforderung, sondern dient ausschließlich als Nachweis des Warenwertes. Lediglich bei Vorkasse-Geschäften können Proforma Rechnungen eine Zahlungsaufforderung enthalten, indem sie als Vorab-Kopie der Handelsrechnung dienen.
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