PPS System: Definition, Funktionen und Vorteile einfach erklärt

Material, Arbeitskraft, Maschinen und andere Ressourcen – für eine effiziente Produktion muss alles zur richtigen Zeit in der richtigen Menge am richtigen Ort sein. Gar nicht so einfach. Ein PPS System hilft dabei, die Produktion zielführend und effizient zu steuern. Aber wie funktioniert das System, was bringt es und wo sind die Grenzen? Die Antworten bekommst du hier.

Erklärung: Was ist ein PPS System?

Ein PPS System ist eine Software für die Produktionsplanung und -steuerung (PPS). Es sammelt und verarbeitet alle produktionsrelevanten Daten und unterstützt den Anwender mit übersichtlichen Prognosen, Analysen und Planungen. Dadurch sorgt es für deutlich effizientere und reibungslose Produktionsabläufe. 

Ziele von Produktionsplanungssystemen (PPS)

Möglichst hohe Kapazitätsauslastung, möglichst geringe Kapitalbindung, minimale Beschaffungskosten und bestmögliche Termintreue – das sind die Grundgedanken hinter der Produktionsplanung und -steuerung. Ein PPS System hilft dir dabei, all das einfacher und effizienter zu erreichen.

Konkret erreichst du mit dem Einsatz eines PPS Systems folgende Ziele: 

1. Optimierung der Ressourcenplanung: Dank des PPS Systems weißt du genau, wann du welche und wie viele Rohstoffe brauchst – und optimierst so Bestellmengen und Lagerhaltung.

2. Verkürzung der Durchlaufzeiten: Der optimierte Produktionsablauf verkürzt die Zeit von Produktionsbeginn bis Fertigstellung. Dadurch werden Maschinen und Produktionsmitarbeiter optimal ausgelastet.

3. Verbesserung der Liefertreue: Mit einem PPS System sagst du Liefertermine realistisch vorher. Dadurch sagt auch der Vertrieb nur Liefertermine zu, die dein Unternehmen voraussichtlich auch einhalten kann.

Aufgaben & Funktionen eines PPS Systems

PPS Systeme erfinden den Produktionsplanungs- und -steuerungsprozess nicht neu – schließlich hat er sich längst bewährt. Allerdings nutzen noch immer viele Unternehmen manuelle Abläufe für deren operative Umsetzung. Das kostet jede Menge Zeit und ist fehleranfällig.

Aufgaben einer PPS-Software

Aufgabe eines PPS Systems ist deswegen, alle Schritte des PPS-Prozesses zu vereinfachen:

1. Produktionsprogrammplanung: Zu welchem Zeitpunkt müssen welche Mengen von welchem Produkt produziert werden? Das PPS System unterstützt dich bei der Festlegung des Produktionsprogramms.

2. Material- und Kapazitätsplanung: Die Datenauswertung im PPS System ermöglicht eine schnelle Grobplanung des Produktionsablaufs. Bei der Material- und Kapazitätsplanung ermittelt es automatisch, wann welche und wie viele Materialien bereitstehen müssen und wann welche Arbeiten begonnen und abgeschlossen werden müssen. 

3. Auftragsfreigabe: Das PPS System übernimmt die terminliche Feinplanung im Rahmen der Auftragsfreigabe. Es erstellt eine Wochenübersicht über alle anstehenden Aufgaben und berücksichtigt dabei automatisch alle relevanten Faktoren.

4. Produktionssteuerung und -überwachung: Sobald der Auftrag einer konkreten Station zugewiesen wurde, kann diese darauf zugreifen und laufend Informationen zum Status und zu eventuellen Schwierigkeiten zurückmelden.

Funktionen einer PPS-Software

Grundsätzlich hat jedes PPS System andere Funktionen, weil jedes Unternehmen andere Erwartungen an ein PPS System hat. Es gibt aber einige Grundfunktionen, die in fast jeder PPS-Software enthalten sind. Darunter sind zum Beispiel: 

• Kapazitätsplanung

• Vor- und Nachkalkulation

• Erfassungs- und Auswertungsmöglichkeiten für die Qualitätssicherung

• Erfassungs- und Auswertungsmöglichkeiten für die Auswärtsbearbeitung

• Betriebs- und Maschinendatenerfassung 

• Auftragsplanung und -steuerung

• Materialbedarfsplanung mit Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen 

• automatische Terminplanung unter Berücksichtigung von Auslastung, Rüstzeiten und weiteren Faktoren 

Das PPS System: Vorteile

PPS Systeme … 

• … reduzieren die Durchlaufzeiten in der Produktion, 

• … sorgen für eine gleichmäßige Auslastung der Maschinen,

• … optimieren die Prozesskosten,

• … sorgen betriebsintern für mehr Transparenz, 

• … verbessern die Termintreue, 

• … und sorgen damit für zufriedenere Kunden. 

Bonus: Neben all diesen Vorteilen treibt ein Produktionsplanungssystem die Digitalisierung deines Unternehmens voran. 

Das PPS System: Nachteile und Grenzen

Natürlich haben Produktionsplanungssysteme nicht ausschließlich Vorteile, sondern auch ein paar Nachteile, die du kennen solltest: 

• Kosten: Je nach Art, Anbieter und Funktionen verursachen PPS Systeme unterschiedlich hohe Kosten. Wenn das PPS System gut zu deinem Unternehmen passt, holt es diese Kosten jedoch durch die vielen Einsparungen schnell wieder rein. 

• Anpassungsmöglichkeiten: Nicht alle PPS Systeme lassen sich individuell an dein Unternehmen anpassen. Manchmal lohnt es sich jedoch, interne Prozesse an das PPS System anzupassen – schließlich basiert das System auf bewährten Abläufen. 

• Updates: Bei PPS Systemen im Abo-Modell bekommst du automatisch alle wichtigen Updates. Hast du dagegen ein eigenes PPS System gekauft, musst du möglicherweise auch Updates zusätzlich einkaufen. 

Außerdem gilt wie bei jeder anderen Software auch: Das System liefert nur dann verlässliche Informationen, wenn du wirklich alle erforderlichen Daten einspielst. Besonders gut funktioniert das, wenn du das PPS System in dein ERP System integrierst – oder noch besser: Beides direkt aus einer Hand beziehst.

ERP und PPS – wo liegt der Unterschied?

Die Produktionsplanung und -steuerung ist nur ein Bruchteil von dem, was in einem Unternehmen passiert. Zusätzlich gibt es noch Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung, Kundenbeziehungsmanagement und, und, und. 

Ein PPS System automatisiert und vereinfacht also nur einen kleinen Teil des gesamten Betriebsablaufs. Ganz im Gegensatz zu einem ERP System. 

Ein ERP System (Enterprise Resource Planning) geht weit über den Umfang eines PPS Systems hinaus. Mit ihm steuerst und planst du auch andere Bereiche deines Unternehmens. Deswegen beinhalten viele ERP Systeme bereits ein PPS System oder lassen sich über eine Schnittstelle damit verbinden.

Gehen wir noch einen Schritt weiter: APS Systeme

Falls die Prozesse und Strukturen in deinem Unternehmen besonders umfangreich und komplex sind, ist ein APS System die ideale Ergänzung. APS steht für Advanced Planning and Scheduling. Wie ein PPS System vereinfacht es die Produktionsplanung und -steuerung. Allerdings bietet ein APS-System mit einigen Zusatzfunktionen weit mehr Möglichkeiten als ein PPS System.

PPS System Anbieter und Ausblick

Du bist schon auf der Suche nach einer passenden Software? Dann ist dir wahrscheinlich schon aufgefallen: Es gibt jede Menge verschiedene Systeme. Bekannte Anbieter sind beispielsweise SAP, Microsoft Dynamics oder Oracle. Manche Anbieter bieten ein PPS System als Stand-alone Lösung an, andere integrieren die Funktionen direkt in ihre ERP Software.

Xentral ermöglicht dir eine reibungslose Verwaltung von Produktion, Einkauf und Verkauf. Unabhängig davon, ob die Produktion intern oder extern erfolgt, kannst du mit Xentral den Überblick behalten, ohne auf verschiedene Softwarelösungen zurückgreifen zu müssen.

Bei der Auswahl eines Systems solltest du unbedingt auch die langfristigen Bedürfnisse deines Unternehmens berücksichtigen. Da Kundenanforderungen, wirtschaftliche Herausforderungen und die Produktionsvielfalt tendenziell immer komplexer werden, sollte auch deine Software-Unterstützung dafür gewappnet sein. Achte deswegen unbedingt darauf, dass dein System dafür geeignet ist.