Wareneinsatz berechnen: Formel & Tipps zur Optimierung

Im Laufe eines Geschäftsjahres ist ordentlich Bewegung in deinem Lager: Zum Anfangsbestand kaufst du neue Waren hinzu, entnimmst Waren für den Verkauf oder die Verarbeitung und manche Waren bleiben einfach unberührt liegen.

Bei dem ganzen Hin und Her ist es gar nicht so leicht zu sagen, wie viele Waren du letztendlich verbraucht oder verkauft hast. Die Kennzahl „Wareneinsatz“ hilft dir dabei, den Überblick zu behalten – damit du immer weißt, wie viele Waren du innerhalb eines Zeitraums aufbringen musstest. Wir zeigen dir, wie du den Wareneinsatz berechnest, welche Infos du daraus ableitest und wie du ihn zu Gunsten deines Unternehmens optimierst. 

Wareneinsatz berechnen: Warum ist das wichtig?

Lagerhaltung ist teuer. Schließlich verursachen zu hohe Lagerbestände jede Menge Kosten, ohne für Umsatz zu sorgen. Andersherum ist es natürlich auch ein Nachteil, zu wenig Waren auf Lager zu haben. Den Wareneinsatz zu berechnen hilft dir dabei, den optimalen Lagerbestand zu finden und immer zu wissen, wie hoch die Anschaffungskosten im Vergleich zum damit erwirtschafteten Umsatz waren. 

Dadurch kannst du Prognosen für deine zukünftige Lagerhaltung ableiten und erhältst wichtige Erkenntnisse über Kosten und Wiederbeschaffung.

Wareneinsatz berechnen: Formel 

Gute Nachrichten: Den Wareneinsatz zu berechnen, ist ganz einfach. Du benötigst lediglich drei Größen, die du aus deiner Buchhaltung und mithilfe einer Inventur erhältst. 

Wareneinsatz = Anfangsbestand + Zugänge – Endbestand

Du addierst also einfach alle Lagerzugänge zum Anfangsbestand der letzten Periode und ziehst den Endbestand ab, den du bei deiner Inventur festgestellt hast. Als Ergebnis erhältst du die Menge der Waren, die du in der betrachteten Zeitperiode verbraucht, verkauft oder verloren hast. Natürlich kannst du auch den Wareneinsatz in Euro berechnen – dazu setzt du ganz einfach den Wert der jeweiligen Positionen in die Formel ein.  

Achtung: Entstehen beim Einkauf von Waren weitere Kosten, werden diese als Warenbezugskosten bezeichnet. Dazu gehören zum Beispiel Porto, Zoll, Versandversicherungen und ähnliches. Falls beim Einkauf deiner Waren Warenbezugskosten entstanden sind, musst du diese natürlich in der Formel berücksichtigen. Gleiches gilt, wenn du Skonti oder Rabatte erhalten hast. Die vollständige Formel lautet dann: 

Wareneinsatz = Anfangsbestand + Zugänge –  erhaltene Skonti + Warenbezugskosten – Endbestand

Üblicherweise wird der Wareneinsatz für ein Geschäftsjahr berechnet. Natürlich kannst du aber auch eine beliebige Zeitperiode auswählen, zum Beispiel ein Quartal oder einen Monat. 

Wareneinsatz berechnen: Beispiel

Damit du dir mehr unter der Formel vorstellen kannst, haben wir ein praktisches Beispiel für dich: 

Stell dir vor, du hast einen Online-Shop für Müsliriegel. Bei deiner letzten Inventur hast du einen Lagerbestand im Wert von 150.000 € festgestellt. Im Laufe des Jahres hast du weitere Müsliriegel im Wert von 70.000 € eingekauft. Jetzt ist das Jahr vorbei und du machst wieder Inventur: Aktuell hast du Müsliriegel im Wert von 120.000 € auf Lager. Du setzt in die Wareneinsatz-Formel ein: 

150.000 € + 70.000 € - 120.000 € = 100.000 €

Demnach hast du im vergangenen Geschäftsjahr Müsliriegel im Wert von 100.000 € in deinem Geschäftsbetrieb verbraucht. 

Wichtig: In diesem Fall haben wir ganz bewusst „verbraucht“ gesagt, anstatt „verkauft“. Schließlich kommt es gerade in der Food-Branche immer wieder vor, dass Warenbestände verderben, bevor sie verkauft werden. Dieser Verderb ist beim Wareneinsatz bereits berücksichtigt – schließlich setzt du in die Formel ausschließlich Ist-Werte aus deiner Buchhaltung und Inventur ein. 

Wareneinsatz vs. Wareneinsatzintensität / Wareneinsatzquote 

Richtig interessant wird der Wareneinsatz erst, wenn du ihn in Verhältnis zu deinem Umsatz setzt. Diese Kennzahl wird als Wareneinsatzintensität bzw. als Wareneinsatzquote bezeichnet. Dabei handelt es sich um eine relative Größe, die du für die Beurteilung deines Lagermanagements brauchst. 

Die Wareneinsatzintensität gibt das Verhältnis zwischen Wareneinsatz und Umsatzerlösen an. Sie verrät dir, wie viel Prozent deines Umsatzes du zuvor für die Beschaffung der Waren ausgegeben hast. 

Wareneinsatzquote berechnen: Formel

Auch für die Berechnung des Wareneinsatzes in Prozent – also die Wareneinsatzquote – gibt es eine einfache Formel: 

Wareneinsatzquote = Wareneinsatz * 100 / Umsatzerlöse

Je kleiner die Wareneinsatzquote, desto besser – schließlich bedeutet das, dass du nur einen Bruchteil deiner Einnahmen vorher für den Wareneinkauf ausgeben musstest. 

Ist die Wareneinsatzquote dagegen sehr hoch, solltest du dich auf die Fehlersuche machen. Möglicherweise deutet das auf eine falsche Preiskalkulation oder eine schlechte Lagerhaltung hin. 

Allgemeingültige Richtwerte für gute oder schlechte Wareneinsatzintensitäten gibt es jedoch nicht, da dieser Wert stark von der Branche und der Art deines Unternehmens abhängt. 

Berechnung der Wareneinsatzintensität: Beispiel

Werfen wir nochmal einen Blick auf den Online-Shop für Müsliriegel: Im vergangenen Geschäftsjahr hast du dort einen Umsatz von 250.000 € verbucht. Daraus errechnest du folgende Wareneinsatzquote: 

100.000 € * 100 / 250.000 € = 40 %

Deine Wareneinsatzintensität liegt demnach bei 40 %. 

Übrigens: 

Das Gegenstück zur Wareneinsatzquote ist die Handelsquote. In diesem Fall liegt sie bei 60 % - du errechnest sie also, indem du die Wareneinsatzintensität von 100 % abziehst.

Den Wareneinsatz optimieren: 5 Methoden & Tipps

Falls dein Wareneinsatz bzw. deine Wareneinsatzquote zu hoch ist, kann das dein Unternehmenswachstum ausbremsen. Schließlich gibst du demnach zu viel Geld für Waren aus, ohne einen entsprechend hohen Umsatz zu erzielen. 

Wir haben  5 Tipps für dich gesammelt, mit denen du deinen Wareneinsatz reduzieren kannst. 

Tipp 1: Führe regelmäßig Inventuren durch 

Zugegeben: Eine Inventur bedeutet immer Aufwand. Und trotzdem gibt es kaum eine bessere Methode, um dir einen Überblick über deine Bestände zu verschaffen. Womöglich hast du noch mehr Waren auf Lager, als dir bewusst ist. 

Übrigens: Die Inventur ist ohnehin Grundlage deiner Wareneinsatz-Berechnung und gemäß § 240 HGB verpflichtend für alle Kaufleute vorgeschrieben. 

Tipp 2: Reduziere Verschwendung

Hohe Lagerbestände sind teuer – vor allem, wenn du nicht alle Waren verbrauchst bzw. verkaufst. Insbesondere in der Food-Branche sorgen zu hohe Lagerbestände für Lebensmittelverschwendung und Müllberge. Das ist schlecht für die Umwelt und für deine Wareneinsatzquote. Achte deswegen darauf, nur so viele Waren einzukaufen, wie du auch wirklich verarbeiten bzw. verkaufen kannst. 

Tipp 3: Hol deine Mitarbeitenden ins Boot

Deine Logistiker:innen sind jeden Tag im Lager unterwegs und kennen es wie ihre Westentaschen. Sollte dein Lager Einsparpotenzial bieten, kennen sie es. Hol sie mit ins Boot, um dieses Potenzial ausfindig zu machen. 

Tipp 4: Pass deine Preise an 

Logisch: Wenn du zu teuer einkaufst und / oder zu billig verkaufst, hast du eine schlechte Wareneinsatzquote. Prüfe deswegen, ob du deine Preise anpassen solltest. Dafür kannst du dir die marktüblichen Preisschwankungen zunutze machen: Selbst, wenn du deine Lagerware noch zu günstigeren Preisen eingekauft hast, kannst du sie womöglich zu höheren, marktüblichen Preisen verkaufen. 

Tipp 5: Nutze ein Warenwirtschaftssystem

Je umfangreicher dein Unternehmen wird, desto schwerer wird es, den Überblick über alle Lagerbestände zu behalten. Ein Warenwirtschaftssystem macht es dir leichter. Es hilft dir bei der Erfassung, Auswertung, Prognose und Organisation deines Unternehmens. Dadurch hast du die initialen Kosten der Einführung des Systems schnell wieder drin.

Unser Fazit 

Fest steht: Wenn du deinen Wareneinsatz nicht kennst, verpasst du wertvolle Optimierungsmöglichkeiten. Mit der einfachen Formel zur Berechnung des Wareneinsatzes verschaffst du dir schnell einen Überblick über dein Ressourcenmanagement – und kannst schnell gegensteuern, wenn es nicht so läuft, wie es sollte.