Lagerkosten berechnen: Schritt-für-Schritt-Anleitung & Formeln

Ob es sich um den umgewidmeten Hobbykeller handelt oder um mehrere hunderttausend Quadratmeter Lagerfläche, das Lager gehört zum Handel einfach dazu. Das Lager stellt in der Bilanz jedes Onlineshops eine große Kostenposition dar, allgemein bezeichnet als Lagerkosten.

Welche Faktoren bei der Berechnung der Lagerkosten einfließen, welche weiteren Kennzahlen in der Lagerhaltung von Bedeutung sind und wie du eine Senkung der Lagerkosten erzielen kannst, erfährst du in diesem Beitrag.
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Zahl #1: Lagerkosten

Zu den Lagerhaltungskosten gehören alle Kostenpositionen, die entstehen, wenn du Ware einlagerst. Grundsätzlich wird dabei zwischen zwei Kostenblöcken unterschieden:

• Lagerhaltungskosten: Als Lagerhaltungskosten werden alle direkten Ausgaben bezeichnet, die für die Einlagerung eines Produktes anfallen. Sie setzen sich aus einer Vielzahl von Positionen zusammen.

• Zinskosten: Die Zinskosten wiederum sind das Geld, das dir durch die Kapitalbindung im Lager verloren geht. Denn anstatt Waren für 500.000 Euro einzulagern, könntest du den gleichen Betrag ja auch anlegen.

Wieso Lagerkosten entstehen, ist einleuchtend: Ohne einen Vorrat an Waren ist ein reibungsloser Betriebsablauf im Handel nicht möglich. Niemand ist bereit zu akzeptieren, dass die Fabrik erst mit der Produktion beginnt, wenn die Tinte auf dem Kaufvertrag schon trocken ist.

Lagerkosten Bestandteile

Wie bereits erwähnt, fließen in die Lagerkosten deutlich mehr Zahlen ein, als es auf den ersten Blick scheint. Hier haben wir für dich Lagerkosten Beispiele übersichtlich zusammengefasst:
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Weiterhin unterscheidet die Betriebswirtschaftslehre zwischen zwei Kostenarten:⁠

1. Fixkosten: Fixkosten sind all jene Kosten, die regelmäßig anfallen und sich langfristig wenig bis gar nicht verändern. Also etwa die Miete für dein Lager, die Gehälter für deine Angestellten oder auch die Abschreibung auf deine Einrichtung. Fixe Lagerkosten sind planbar und einfach zu ermitteln.

2. Variable Kosten: Variable Lagerkosten wiederum unterliegen teils großen Schwankungen und hängen stark von der Ist-Situation ab: Wenn du viele Waren verkaufst, steigen dein Energiebedarf und dein Verbrauch an Verpackungsmaterial. Sollte der Gabelstapler eine Panne haben, entstehen unerwartete Kosten für die Reparatur. Variable Kosten lassen sich demnach schwer berechnen und sind nur aufwändig planbar.

Beispiele für fixe und variable Kosten

Lagerkosten berechnen

Die Lagerkosten Formel lautet wie folgt:

Lagerkosten = Raumkosten + Warenkosten + Risikokosten + Materialkosten + Personalkosten + Kosten für Lagerlogistik + ggf. weitere Kosten

Die Summe aller Kostenarten bildet deine Lagerkosten. Diese werden, wenn möglich, kalkulatorisch, also in die Zukunft blickend, berechnet. Denn das erlaubt dir bessere Planung, finanzielle Sicherheit und damit die Chance auf gesundes Wachstum.

Dabei gilt: je genauer die Zahlen, desto aussagekräftiger die sich ergebenden Werte. Die Fixkosten bereiten dabei wenig Probleme. Für eine möglichst genaue Voraussage über die variablen Kosten in kurzen Zeitintervallen empfehlen wir dir den Einsatz eines ERP-Systems mit integrierter Kostenstellenrechnung, das dich auch bei der Lagerverwaltung unterstützt.

Lagerkosten Beispiel

Zur abschließenden Verdeutlichung der Berechnung der Lagerhaltungskosten dient die folgende Tabelle. Dazu der Hinweis: Unser fiktiver Händler verfügt der Einfachheit halber über keine Kostenstellenrechnung. Alle Zahlen entnimmt er aus der vergangenen Buchhaltung, die mit einer automatischen Buchführung optimiert werden kann, und berechnet seine Zahlen auf ein Jahr.

Insgesamt ergeben sich also Lagerhaltungskosten in Höhe von 50.900 Euro. Diese Zahl dient nicht nur als wichtige Grundlage für die Jahresplanung, sondern bildet auch die Basis für die Berechnung weiterer Kennzahlen.

Kennzahl #2: Lagerkostensatz

Der Lagerkostensatz gibt an, wie hoch die Kosten für die Lagerung von Waren – also die Lagerhaltungskosten – im prozentualen Verhältnis zum durchschnittlichen Lagerbestand sind. Oder einfacher ausgedrückt: Der Lagerkostensatz verrät dir, wie wirtschaftlich dein Lager arbeitet.

Die Formel zur Berechnung des Lagerkostensatzes lautet:

Lagerhaltungskosten / Durchschnittlicher Lagerwert * 100 = Lagerkostensatz in %

Ein kleiner Prozentwert bedeutet dabei ein effizienteres Lager. Als grober Richtwert haben sich dabei 15 Prozent etabliert; größere Zahlen weisen auf ein mögliches Optimierungspotenzial hin.

⁠Lagerkostensatz Beispiel

Unser Händler von weiter oben möchte seinen Lagerkostensatz berechnen. Aus der Vergangenheit weiß er, dass er über das gesamte Jahr gesehen durchschnittlich Waren in Höhe von 350.000 Euro in seinem Lager hatte. Daraus ergibt sich:

50.900€ / 350.000€ * 100 = 14,5%

Das sieht gut aus. Der Händler liegt einen halben Prozentpunkt unter der Sollmarke von 15 Prozent. Noch besser allerdings wäre es, wenn er seinen Lagerkostensatz monatsgenau bestimmen könnte, denn bekanntlich kommt es gerade im Onlinehandel saisonbedingt zu deutlichen Fluktuationen. Die ERP Software von Xentral bietet genau diese Möglichkeit.

Kennzahl #3: Durchschnittlicher Lagerwert

Vielleicht hast du dich in der vorangegangenen Rechnung gefragt, wie du überhaupt auf den Durchschnittswert deines Lagers kommst. Auch hierfür existiert selbstverständlich eine Formel, die allerdings nicht weiter kompliziert ist:

(Jahresanfangsbestand in € + Jahresendbestand in €) / 2 = Durchschnittlicher Lagerwert in €

Genauer und – gerade bei einem Sortiment, dessen Absatz das Jahr über einer Fluktuation unterliegt –  wesentlich sinnvoller, ist es allerdings, den durchschnittlichen Lagerwert monatsgenau zu berechnen. Das geht so:

(Jahresanfangsbestand € + 12 Monatsbestände €) / 13 = Durchschnittlicher Lagerwert €

Durchschnittlicher Lagerwert Beispiel

Da unser Händler immer noch kein ERP-System besitzt, das ihm exakte Daten liefert, bedient er sich der einfacheren der beiden Formeln. Sein Lagerwert betrug zum Jahresanfang 450.000 Euro, am Ende des Jahres waren es noch 250.000 Euro. Also rechnet er:

(450.000 € + 250.000 €) / 2 = 350.000 €

Kennzahl #4: Lagerkosten pro Artikel

Weiterhin ist es im laufenden Betrieb oft sinnvoll, nicht nur den Lagerkostensatz insgesamt zu kennen, sondern auch die Lagerkosten für einzelne Produkte zu ermitteln. Denn so lassen sich Verkaufspreise exakter kalkulieren und unwirtschaftliche Güter ausfindig machen.

Die zugehörige Formel ist:

Lagerkostensatz in % vom Bestandswert der Ware = Lagerkosten pro Artikel

Liegt der errechnete Wert inklusive der Beschaffungskosten zu nahe am angestrebten Verkaufspreis, solltest du dringend deine Lagerkosten senken oder den betreffenden Artikel unverzüglich aus deinem Sortiment verbannen.

Lagerkosten pro Artikel Beispiel

Bleiben wir ein letztes Mal bei unserem Beispielhändler. Zur Erinnerung: Sein Lagerkostensatz beträgt stabile 14,5 Prozent. Für einen Artikel mit einem Bestandswert von 50 Euro ergibt sich also:

14,5 % von 50 € = 7,25 €

Aus Konkurrenzanalysen weiß unser Händler, dass ähnliche Waren für durchschnittlich 30 Euro verkauft werden. Er lehnt sich entspannt zurück, da er sicher ist, dass er das Produkt in Anbetracht der Beschaffungskosten von fünf Euro zu einem konkurrenzfähigen Preis anbieten kann.

Kennzahl #5: Lagerintensität

Für eine effiziente Lagerhaltung spielt zuletzt die Lagerintensität eine große Rolle. Sie gibt den Anteil der im Lager gebundenen Werte am Gesamtvermögen an. Die Formel lautet:

Vorratsvermögen in € / Gesamtvermögen in € * 100 = Lagerintensität in %

Der Handel gilt dabei als sogenanntes vorratsintensives Gewerbe. Das bedeutet, eine Lagerintensität von 25 Prozent und mehr ist keine Seltenheit.

Von Branche zu Branche allerdings kann der Wert stark schwanken. Händler, die wenige, dafür aber sehr teure Güter verkaufen, haben oft einen Großteil ihres Gesamtvermögens im Lager gebunden. Umgekehrt kann die Quote in einem Shop, der sehr schnell sehr viel günstige Ware absetzt, deutlich niedriger ausfallen.

Lagerintensität Beispiel

Eine andere Onlinehändlerin besitzt ein Vorratsvermögen von 38.000 Euro. Dem gegenüber steht ein Gesamtvermögen von 150.000 Euro. Macht laut Formel:

38.000 € / 150.000 € *100 = 25,3 %

Ein typischer Durchschnittswert also und wahrscheinlich kein Grund zum Handeln. In der Praxis ist es allerdings sinnvoll, die Lagerintensität in monatlichen Zeitintervallen zu berechnen. Denn auffällige Schwankungen sind oft Warnzeichen für unwirtschaftliches Handeln oder Probleme in der Absatzkette. Wenn im Hochsommer 40 Prozent des Gesamtvermögens als Glühwein im Lager gebunden sind, hat irgendwer nicht mitgedacht.

Lagerkosten senken: So geht's

Es bleibt abschließend die Frage, wie sich deine Lagerhaltungskosten einfach optimieren lassen. Insbesondere bei den variablen Kosten rund um den Lagerkostensatz und die Lagerintensität verbirgt sich oft eine große Menge an Potenzial. Dazu vier Tipps:

1. Lagerhüter identifizieren: Der erste Schritt besteht immer darin, totes Kapital im Lager ausfindig zu machen. Alle Artikel, die sich schlecht verkaufen, erzeugen dauerhaft unnötige Lagerhaltungskosten. Meist ist es besser, sie zu verramschen und aus dem Sortiment zu streichen, als sie weiter mitzuschleppen.⁠

2. Lagerbestand optimieren: Gebundenes Kapital im Lager vermeidest du durch eine perfekte Bevorratung. Die wichtigsten Kennzahlen dafür sind der durchschnittliche Absatz, der Mindestbestand, die optimale Bestellmenge und die Wiederbeschaffungszeit. Ein ERP-System unterstützt dich bei ihrer Berechnung.

3. Prozesse automatisieren: Mit einer entsprechenden Software lassen sich sogar deine Fixkosten reduzieren. Denn wenn du Bestellvorgänge automatisiert, regelmäßig aussagekräftige Reportings und Analysen erhältst und dein Fulfillment Versand zentral steuern kannst, bist du nicht gezwungen, unnötig viel Geld für Personal auszugeben oder deine Strategie auf Schätzwerten aufzubauen.

4. Lagerwesen auslagern: Als Ultima Ratio kann es sich eventuell anbieten, deine Lagerhaltung nicht selbst zu managen, sondern diese Arbeit in die Hände eines Spezialisten zu übergeben. Alles Wissenswerte zu diesem Thema findest du in unserem Beitrag: "Eigenlager oder Fremdlager: Was passt besser zu deinem Onlineshop?".

⁠Lesetipp: Wenn du wissen möchtest, wie ein ERP-System nicht nur deine Lagerhaltung optimiert, sondern deine gesamte Lieferkette vom Kopf auf die Füße stellt, wirf doch mal einen Blick in unsere Customer Success Storys der Uhrenmanufaktur STERNGLAS oder der Schmerzspezialisten von Liebscher & Bracht.

Lagerkosten optimieren mit Xentral

Ob Lagerecke im Wohnzimmer oder eigenes Hochregallager, jetzt bist du gut gerüstet: Du weißt nicht nur, wie du deine Lagerhaltungskosten berechnest, sondern auch, wie du aus diesem Wert weitere wichtige Kennzahlen ableiten kannst. Außerdem kennst du nun erste wichtige Maßnahmen zur Kostenoptimierung.

Wie wichtig das Lager für Unternehmen ist, sehen wir Tag für Tag. Deshalb haben wir mit dem Xentral ERP ein System entwickelt, das dir bei der effizienten Organisation deiner Lagerverwaltung hilft. Sowohl hinsichtlich der Organisation, Verwaltung oder Optimierung deines Lagers – mit Xentral hast du jederzeit einen umfassenden Blick auf deine Prozesse und deine Kostenstrukturen. Probier’s aus!