Einkauf und Lager optimieren: Mindestbestand und Meldebestand

Einer der gefährlichsten Reputations- und Umsatzkiller im Onlinehandel ist die berüchtigte Out-of-Stock-Meldung. Denn wenn ein Artikel aufgrund mangelnder Bevorratung nicht mehr lieferbar ist, entgehen dir nicht nur Einnahmen. Vor allem werden deine Kund:innen sich bei der Konkurrenz umschauen; auf den zu spät nachbestellten Waren bleibst du sitzen.
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Um dir dieses Horrorszenario zu ersparen, sind zwei Kennzahlen aus dem Supply Chain Management ausschlaggebend: der Mindestlagerbestand und der Meldebestand. Was sie aussagen und wie du sie berechnest, zeigen wir dir in diesem Beitrag.

Sicherheitsnetz: Was ist der Mindestlagerbestand?

Der Mindestlagerbestand ist diejenige Menge an Ware, die sich als Reserve immer in deinem Lager befinden sollte, um deine Lieferfähigkeit auch unter unvorhergesehenen Umständen zu gewährleisten. Einfach gesprochen stellt er also ein Polster für schlechte – und manchmal auch gute – Zeiten dar.
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Irgendjemand wird allerdings genau jetzt unruhig auf seinem Stuhl. Denn ihn oder sie plagt die berechtigte Frage: „Sind Waren im Lager nicht totes Kapital?“. Auf den ersten Blick scheint eine Just-in-Time-Lieferung, die sich exakt am Bedarf orientiert, deutlich gewinnbringender zu sein. Darauf die folgende Antwort:
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Warum das Führen eines Mindestlagerbestandes so wichtig ist

Zunächst sind Absätze über das Jahr betrachtet selten konstant, sondern unterliegen immer saisonbedingten Schwankungen. Prinzipiell würden diese sich zwar immer noch berechnen lassen, allerdings haben die letzten Jahre eindrucksvoll gezeigt, wie volatil Angebot und Nachfrage sein können.
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Lieferengpässe entstehen unerwartet: Niemand hat die Pandemie vorausgesagt, keiner hat wirklich mit einem Brexit gerechnet oder konnte ahnen, welche Konsequenzen das missglückte Manöver eines einzigen Containerschiffes im Suezkanal haben würde.
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Dabei braucht es nicht einmal globale Krisen, um einen Run auf bestimmte Waren auszulösen. Es reicht bereits, wenn sich eine bekannte Persönlichkeit in eine bestimmte Marke gekleidet in der Öffentlichkeit zeigt. 
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Du kennst den Spruch. Was passiert, wenn du die gestiegene Nachfrage nicht bedienen kannst oder aufgrund von Engpässen vollständig handlungsunfähig wirst, haben wir zu Beginn dieses Beitrages bereits erwähnt: Umsatzrückgang, Reputationsverlust, Verlust der Wettbewerbsfähigkeit, totes Kapital im Lager aufgrund schlecht getimter Bestellungen. Kluge Händler:innen beugen dem immer durch einen Mindestlagerbestand vor.
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⁠Lesetipp: Erfahre in diesem Artikel warum Stücklisten dein Unternehmen vor Leerverkäufen und Co. bewahren.
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Den Mindestlagerbestand berechnen

Zum Glück ist es nicht besonders schwer, den Mindestlagerbestand einer Ware auszurechnen. Die Formel lautet:
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Absatz pro Tag * Sicherheitszeit in Tagen = Mindestlagerbestand
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Im Prinzip also eine einfache Multiplikation. Dabei ergeben sich allerdings zwei Fragen:
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Woher kenne ich meinen Absatz pro Tag?

Um deinen durchschnittlichen täglichen Absatz zu bestimmen, helfen leider nur Erfahrungswerte. Etablierte Unternehmen können dabei leicht auf die Zahlen aus den vergangenen Jahren zurückgreifen. Neugründer:innen dagegen bleibt nichts anderes übrig, als den Absatz pro Tag zu schätzen und immer wieder anzupassen.
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⁠Wie bestimme ich die Sicherheitszeit?

Die Sicherheitszeit gibt an, für wie viele Tage du eine Ware zusätzlich vorrätig haben willst, sollte es einmal zu Lieferschwierigkeiten oder einer erhöhten Nachfrage kommen. In der Betriebswirtschaftslehre haben sich dabei vor allem zwei Werte etabliert:
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1. ⁠Eine volle Lieferperiode: Als Faktor verwendest du die Anzahl an Tagen, die dein Lieferant ab Bestelleingang braucht, um dir eine Ware zuzusenden. Dauert es von der Fabrik bis zu dir sechs Tage, ist dein Faktor also die 6.
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   ⁠⁠Diese Art der Berechnung sorgt für einen hohen Mindestbestand und bietet sich insbesondere bei Artikeln mit starken Absatzsprüngen oder sehr hoher Nachfrage an.⁠
   
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   ⁠2. Ein Drittel einer Lieferperiode: Ist ein Artikel dagegen weniger stark gefragt, sind dauerhaft keine Lieferprobleme oder akuten Absatzsprünge zu erkennen, dann genügt ein Drittel der Lieferzeit als eiserne Reserve. Bei einer Lieferzeit von sechs Tagen ist dein Faktor hier demnach die 2.

⁠Denn wie bereits erwähnt, sind Waren im Lager gebundenes, kostenverursachendes Kapital, von dem Händler:innen keinesfalls zu viel anhäufen sollten.
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⁠Lesetipp: Mit der passenden Lagerverwaltungssoftware behältst du den Überblick über dein Lager und optimierst deine Logistikprozesse.
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Beispielrechnung Mindestlagerbestand

Du verkaufst Feuerzeuge. Dein Absatz beträgt dabei durchschnittlich 50 Stück pro Tag, für eine Lieferung wiederum benötigt dein Hersteller drei Tage ab Bestelleingang. Da der Absatz über die letzten Jahre sehr konstant war, dein Lieferant sich als zuverlässig erwiesen hat und sich auch keine akute Feuerzeugkrise am Horizont abzeichnet, entschließt du dich für die konservative zweite Sicherheitszeit:
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Der Mindestlagerbestand für deine Feuerzeuge beträgt also 50. Sollte es tatsächlich mal zu einer Verzögerung kommen, weil der LKW mit seiner Ladung im Stau steckt oder die halbe Republik plötzlich Feuerzeuge kaufen will, da unerwartet Silvester vor der Tür steht, hältst du einen zusätzlichen Tag durch, ohne deine Kund:innen enttäuschen zu müssen.
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Für eine optimierte Beschaffung reicht der Mindestbestand alleine allerdings nicht aus. Es wäre außerdem gut zu wissen, wann du einen Artikel nachbestellen musst. Das wiederum führt uns direkt zu:
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Rechtzeitig ordern: Was ist der Meldebestand?

Der Meldebestand einer Ware ist die im Lager vorrätige Anzahl, ab der das betreffende Produkt nachbestellt werden muss, um die Nachfrage zu decken und gleichzeitig den Mindestbestand möglichst nicht angreifen zu müssen.
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Der Vorteil bei der Führung eines Meldebestandes liegt also direkt auf der Hand: Du bist permanent in der Lage, sämtliche eingehende Bestellungen abzuarbeiten und gleichzeitig auf unvorhergesehene Ereignisse vorbereitet.
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Lesetipp: In Sachen smarter Einkauf kann dir Xentral einiges an Arbeit abnehmen. Die Business Operations Software unterstützt mit automatischen Bestellvorschlägen, der Automatisierung des Wareneingangs und sorgt für höhere Marge dank Einkaufshistorie & realen Verkaufspreisen. Mehr erfahren.

Den Meldebestand berechnen

Auch zur Berechnung des Meldebestandes musst du keine Mathematik studiert haben. Die entsprechende Formel lautet:
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Mindestlagerbestand + Absatz pro Tag x Beschaffungszeit = Meldebestand
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Alle notwendigen Zahlen liegen uns tatsächlich bereits aus der Berechnung des Mindestlagerbestandes vor. Umgekehrt bedeutet dies allerdings wieder, dass Start-ups sich anfangs mit Schätzwerten begnügen müssen. Bevor du zuverlässig weißt, wie hoch dein durchschnittlicher Absatz ist oder wie lange deine Lieferanten für eine Sendung benötigen, muss auch der Meldebestand immer wieder angepasst werden.
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⁠Lesetipp: Welche Option ist die bessere - Eigenlager oder Fremdlager? Unser Experte Nico Wengler klärt auf.
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Beispielrechnung Meldebestand

Wir schlüpfen erneut in die Schuhe unseres Feuerzeughändlers. Zur Erinnerung: Der Mindestlagerbestand lag bei 50 Feuerzeugen, der tägliche Absatz betrug ebenfalls 50 Stück und die Lieferzeit drei Tage. Daraus ergibt sich:
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Damit muss eine Bestellung an den Lieferanten erfolgen, sobald ein Lagervorrat von 300 Feuerzeugen unterschritten wird. So kann gewährleistet werden, dass auch in der nächsten Lieferperiode ausreichend Ware vorhanden ist, um die Nachfrage zu decken, ohne dass der Mindestbestand angerührt werden muss.
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Mindestbestand und Meldebestand einfach überwachen

Jetzt weißt du also, wieso Mindest- und Meldebestand so wichtig für erfolgreiche Onlinehändler:innen sind und hast gesehen, dass die Mathematik dahinter ziemlich einfach ist. Allerdings bleibt das Problem der praktischen Umsetzung.
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Denn deine Lagerbestände händisch zu kontrollieren, in einer Tabellenkalkulation aufzuführen und alle Tage wieder E-Mails mit Bestellungen zu versenden, ist wirklich nicht effizient. Deshalb möchten wir dir abschließend einen Blick in das Xentral ERP-System ans Herz legen.
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Unsere Software überwacht deine Lagerbestände und damit auch Mindest- und Meldebestand automatisch. Sie warnt dich bei einer Unterschreitung, erstellt automatisch einen Bestellvorschlag und verschickt diesen auf Wunsch sogar selbstständig an deine Zulieferer. Was also gerade noch nach jeder Menge Arbeit klang, wird mit unserer Hilfe ganz einfach.
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