Mindestbestand berechnen: Bedeutung, Formel, Beispiel

Jede Menge Kauf-Interessent:innen – das ist ein Traum für jedes Business! Aber was, wenn du gar nicht genug Produkte für alle im Lager hast? Die Out-of-Stock-Meldung kann zum echten Reputations- und Umsatzkiller werden – ganz egal, ob deine Kund:innen online oder im Ladengeschäft bei dir kaufen. Im schlimmsten Fall wandern sie sogar dauerhaft zum Wettbewerb ab. Auf deinen zu spät bestellten Waren bleibst du dann sitzen.

Der Mindestbestand hilft dir dabei, dieses Horrorszenario zu verhindern – und zwar ohne stattdessen das Lager bis zum Bersten zu füllen. Lass uns also einen Blick darauf werfen, was der Mindestbestand eigentlich ist.

Der Mindestbestand & seine Bedeutung für dein Unternehmen

In der Realität wird der Warenbedarf von zahlreichen Faktoren beeinflusst, die man im Vorfeld niemals alle auf dem Schirm haben kann. Die letzten Jahre haben gezeigt, wie stark Angebot und Nachfrage schwanken können. Während der Corona-Pandemie waren hohe Lagerbestände plötzlich Gold wert. Und heute? Alles wie zuvor: Wer zu viel Hefe, Mehl und Toilettenpapier hortet, bleibt darauf sitzen.

Denn Lieferengpässe entstehen oftmals unerwartet: Niemand hat die Pandemie vorausgesagt, keiner hat wirklich mit einem Brexit gerechnet oder konnte ahnen, welche Konsequenzen das missglückte Manöver eines einzigen Containerschiffes im Suezkanal haben würde.⁠

Dabei braucht es nicht einmal globale Krisen, um einen Run auf bestimmte Waren auszulösen. Es reicht bereits, wenn sich eine bekannte Persönlichkeit in eine bestimmte Marke gekleidet in der Öffentlichkeit zeigt. 

Du kennst den Spruch. Was passiert, wenn du die gestiegene Nachfrage nicht bedienen kannst oder aufgrund von Engpässen vollständig handlungsunfähig wirst, haben wir zu Beginn dieses Beitrages bereits erwähnt: Umsatzrückgang, Reputationsverlust, Verlust der Wettbewerbsfähigkeit, totes Kapital im Lager aufgrund schlecht getimter Bestellungen. Kluge Händler:innen beugen dem immer durch einen Mindestlagerbestand und einem guten ERP Reporting vor.
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⁠Lesetipp: Erfahre in diesem Artikel warum Stücklisten dein Unternehmen vor Leerverkäufen und Co. bewahren.

Den Mindestbestand berechnen: Formel

Gute Nachrichten: Den Mindestbestand zu berechnen, ist – zumindest theoretisch – ganz einfach. Die Mindestbestand-Formel lautet:

Absatz pro Tag * Sicherheitszeit in Tagen = Mindestlagerbestand

Im Prinzip also eine einfache Multiplikation. Dabei ergeben sich allerdings zwei Fragen:

Woher kenne ich meinen Absatz pro Tag?

Um deinen durchschnittlichen täglichen Absatz zu bestimmen, helfen leider nur Erfahrungswerte. Etablierte Unternehmen können dabei leicht auf die Zahlen aus den vergangenen Jahren zurückgreifen. Neugründer:innen dagegen bleibt nichts anderes übrig, als den Absatz pro Tag zu schätzen und immer wieder anzupassen.
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Wie bestimme ich die Sicherheitszeit?

Die Sicherheitszeit gibt an, für wie viele Tage du eine Ware zusätzlich vorrätig haben willst, sollte es einmal zu Lieferschwierigkeiten oder einer erhöhten Nachfrage kommen. In der Betriebswirtschaftslehre haben sich dabei vor allem zwei Werte etabliert:

1. ⁠Eine volle Lieferperiode: Als Faktor verwendest du die Anzahl an Tagen, die dein Lieferant ab Bestelleingang braucht, um dir eine Ware zuzusenden. Dauert es von der Fabrik bis zu dir sechs Tage, ist dein Faktor also die 6.
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   ⁠⁠Diese Art der Berechnung sorgt für einen hohen Mindestbestand und bietet sich insbesondere bei Artikeln mit starken Absatzsprüngen oder sehr hoher Nachfrage an.⁠
2. ⁠Ein Drittel einer Lieferperiode: Ist ein Artikel dagegen weniger stark gefragt, sind dauerhaft keine Lieferprobleme oder akuten Absatzsprünge zu erkennen, dann genügt ein Drittel der Lieferzeit als eiserne Reserve. Bei einer Lieferzeit von sechs Tagen ist dein Faktor hier demnach die 2.

⁠Noch mal zur Erinnerung: Waren im Lager sind gebundenes Kapital und verursachen Kosten. Du solltest also sparsam kalkulieren.
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⁠Lesetipp: Mit der passenden Lagerverwaltungssoftware behältst du den Überblick über dein Lager und optimierst deine Logistikprozesse.

Mindestbestand berechnen: Beispiel

Stell dir vor, du verkaufst Feuerzeuge. Dein Absatz beträgt durchschnittlich 50 Stück pro Tag, für die Lieferung braucht dein Zulieferer drei Tage ab Bestelleingang. Der Absatz war über die letzten Jahre konstant, dein Lieferant stets zuverlässig und du erwartest keine außergewöhnlichen Vorkommnisse. Deswegen entschließt du dich für die konservative zweite Sicherheitszeit. Du rechnest also:

50 (Feuerzeuge pro Tag) * 3 (Tage) : 3 = 50

Dein Mindestbestand beträgt demnach 50 Feuerzeuge. Sollte es plötzlich doch zu einer Verzögerung kommen, weil der LKW mit deiner Bestellung im Jahrhundert-Stau steckt, bist du für einen ganzen Tag gewappnet, ohne deine Kund:innen enttäuschen zu müssen.

Rechtzeitig ordern: Was ist der Meldebestand?

Der Meldebestand einer Ware ist die im Lager vorrätige Anzahl, ab der das betreffende Produkt nachbestellt werden muss, um die Nachfrage zu decken und gleichzeitig den Mindestbestand möglichst nicht angreifen zu müssen.

Der Vorteil bei der Führung eines Meldebestandes liegt also direkt auf der Hand: Du bist permanent in der Lage, sämtliche eingehende Bestellungen abzuarbeiten und gleichzeitig auf unvorhergesehene Ereignisse vorbereitet.⁠

Lesetipp: In Sachen smarter Einkauf kann dir Xentral einiges an Arbeit abnehmen. Die Business Operations Software unterstützt mit automatischen Bestellvorschlägen, der Automatisierung des Wareneingangs und sorgt für höhere Marge dank Einkaufshistorie & realen Verkaufspreisen. Mehr erfahren.

Ergänzt den Mindestbestand: Der Meldebestand

Bleiben noch die Fragen nach der optimalen Bestellmenge und dem perfekten Zeitpunkt: Wann solltest du bestellen, damit der Mindestbestand auch wirklich immer vorrätig ist?

Dafür gibt’s im Supply Chain Management noch eine zweite Kennzahl: den Meldebestand.

Er ist wie eine Bestellgrenze: Sobald dein Lagerbestand diese Grenze unterschreitet, solltest du sofort nachbestellen.

Der Meldebestand liegt deswegen über dem Mindestbestand. Wie hoch er genau ist, ist bei jedem Unternehmen individuell. Natürlich gibt’s auch für den Meldebestand eine Formel, mit der du ihn berechnest.

Lesetipp: Alles, was du über den Meldebestand wissen musst und wie du ihn berechnest, verraten wir dir hier. 

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Den Mindestbestand berechnen und überwachen: So geht’s ganz einfach

Wie berechne ich den Mindestbestand? Check – das weißt du jetzt! Aber wie genau überwachst du den Lagerbestand im Arbeitsalltag?

Natürlich kannst du dir dafür jeden Tag das Klemmbrett schnappen, dich auf den Weg ins Lager machen, alles mühsam in einer Tabelle erfassen und anschließend bestellen. Aber ganz ehrlich: Du hast Besseres zu tun.

Viele Händler:innen nutzen deswegen das ERP-System von Xentral, das diese Aufgaben übernimmt. Ohne Klemmbrett, dafür vollautomatisch und in Sekundenschnelle. Dadurch bestellst du auch dann zuverlässig nach, wenn gerade alles drunter und drüber geht.

Dafür überwacht Xentral deine Lagerbestände – und damit auch die Mindestbestände – automatisch. Die Software warnt dich rechtzeitig, erstellt selbstständig einen Bestellvorschlag und verschickt diesen auf Wunsch sogar direkt an deine Zulieferer.

Wie du die freigewordene Zeit nutzt – oder ob du dich dann langweilst – findest du in einer zweiwöchigen Testphase heraus. Oder möchtest du vorab lieber noch mit unseren Expert:innen darüber sprechen, welche zeitraubenden Aufgaben Xentral dir außerdem noch abnimmt?