Meldebestand berechnen: Definition, Formel & Beispiel

Das Wichtigste im Überblick 

• Der Meldebestand ist ein Frühwarnsystem: Er funktioniert als intelligente Bestellgrenze - sobald der Lagerbestand diese Grenze unterschreitet, solltest du sofort nachbestellen, um Lieferengpässe zu vermeiden.

• Die Berechnung basiert auf realen Daten: Meldebestand = Durchschnittlicher Bedarf × Lieferzeit + Mindestbestand. Dabei solltest du aktuelle Trends stärker gewichten (z.B. letzte 3 Monate × 2 + letzte 12 Monate ÷ 3) und realistische Lieferzeiten mit Puffern einplanen.

• Individuelle Anpassung je Artikel: Nicht alle Produkte sind gleich wichtig - A-Artikel (80% des Umsatzes) brauchen engere Kontrolle und größere Sicherheitsbestände, während C-Artikel mit einfacheren Regeln auskommen. Saisonale Schwankungen und Lieferrisiken müssen ebenfalls berücksichtigt werden.

Was ist der Meldebestand? 

Der Meldebestand ist wie eine Bestellgrenze für deine Lagerhaltung: Sobald eine Lagerposition diese Grenze unterschreitet, solltest du sofort nachbestellen. Dafür ist der Meldebestand exakt so hoch, dass du bei rechtzeitiger Nachbestellung auch den Mindestbestand bis zur Ankunft der neuen Lieferung nicht unterschreitest.

Das Besondere am Meldebestand ist seine Präzision. Er ist nicht einfach willkürlich festgelegt, sondern basiert auf deinem echten Bedarf, den tatsächlichen Lieferzeiten deiner Lieferanten und einem durchdachten Sicherheitspuffer. So wird er zu deinem zuverlässigen Partner für eine optimale Lagerhaltung.

Meldebestand-Formel: So funktioniert die Berechnung 

Um den Meldebestand zu berechnen, setzt du einfach die relevanten Zahlen deiner Lagerhaltung in die Meldebestand-Formel ein:

Meldebestand = Durchschnittlicher Bedarf × Lieferzeit + Mindestbestand

Diese Grundformel kennst du bereits aus unserem ersten Beispiel. Lass uns aber schauen, wie du sie in der Praxis noch präziser machen kannst.

Den echten Tagesbedarf ermitteln 

Der durchschnittliche Bedarf ist die Menge eines Materials oder Produkts, die du durchschnittlich pro Tag benötigst. Hier machst du am besten nicht den Fehler, einfach nur die letzten 12 Monate zu nehmen. Stattdessen gewichtest du die jüngere Vergangenheit stärker, weil sie aktuelle Trends besser widerspiegelt.

Bewährte Formel:
(Verbrauch letzte 3 Monate × 2 + Verbrauch letzte 12 Monate) ÷ 3

So berücksichtigst du sowohl aktuelle Entwicklungen als auch saisonale Schwankungen.

Realistische Lieferzeiten einplanen 

Die Lieferzeit ist die Anzahl der Tage, bis die nachbestellte Ware bei dir eintrifft. Berücksichtige dabei unbedingt den Unterschied zwischen Werk- und Arbeitstagen.

Viele Unternehmen machen hier den Fehler, nur mit der "normalen" Lieferzeit zu rechnen. Besser ist es, einen kleinen Puffer einzubauen. Wenn dein Lieferant normalerweise 10 Tage braucht, aber schon mal 14 Tage gebraucht hat, rechnest du sicherheitshalber mit 12–13 Tagen.

Tipp aus der Praxis mit Xentral: Das ERP-System erkennt aus deiner Bestellhistorie automatisch die durchschnittliche, minimale und maximale Lieferzeit pro Lieferant – und berücksichtigt diese bei der Berechnung deiner Meldebestände. Lieferverzögerungen werden frühzeitig sichtbar und fließen in die Planung mit ein.

Smarten Mindestbestand definieren 

Deinen Mindestbestand hast du im Idealfall bereits separat berechnet. Falls nicht, gibt es eine einfache Faustregel:

Mindestbestand = Tagesbedarf × (Lieferzeit in Tagen ÷ 2)

Je nach Artikel und Situation passt du dann an: Kritische Artikel, ohne die deine Produktion stillsteht, bekommen einen höheren Mindestbestand. Saisonware wird vor dem Peak hochgefahren, Auslaufartikel laufen kontrolliert aus.

Beispiel: So könnte eine optimierte Meldebestand-Berechnung aussehen 

Du verkaufst Olivenöl und hast in den letzten drei Monaten durchschnittlich 35 Liter pro Tag verkauft. In den letzten 12 Monaten waren es 28 Liter täglich. Dein Lieferant gibt eine Lieferzeit von 12 Tagen an, aber letztes Jahr gab es auch mal 18 Tage.

Berechnung Schritt für Schritt: 

Sobald dein Bestand unter 731 Liter fällt, solltest du nachbestellen.

Mit Xentral: Diese Berechnung kann automatisch erfolgen – individuell pro Artikel. Du kannst Strategien definieren wie „gewichteter Verbrauch", „saisonaler Faktor" oder „automatische Anpassung je Artikelklasse".

Verschiedene Strategien für verschiedene Artikel 

Nicht alle Artikel sind gleich wichtig. Nutze deshalb die ABC-Analyse zur Priorisierung:

• A-Artikel: 80 % des Umsatzes – hohe Priorität, enge Kontrolle, größere Sicherheitsbestände
• B-Artikel: Standardstrategie mit monatlicher Überprüfung
• C-Artikel: Quartalsweise Kontrolle, einfache Regeln reichen

In Xentral lassen sich diese Klassifizierungen hinterlegen, sodass für jede Artikelgruppe unterschiedliche Meldebestand-Logiken aktiv sind – ganz ohne manuelle Anpassung.

Diese Faktoren beeinflussen den Meldebestand 

Saisonale Schwankungen 

Verkaufsdaten der Vorjahre in Kombination mit aktuellen Trends zeigen, wann du den Meldebestand anpassen solltest. Xentral analysiert saisonale Muster automatisch und schlägt entsprechende Anpassungen vor.

Lieferzeiten 

Bei Versorgungsengpässen oder neuen Lieferanten ändern sich Laufzeiten. Xentral berücksichtigt Lieferhistorie und warnt dich bei Abweichungen.

Bestellmengen 

Mindestabnahmemengen und Rabattschwellen beeinflussen, wie viel du auf einmal bestellst.

Risiko-Strategien 

In Krisenzeiten kann es sinnvoll sein, Puffer aufzubauen. Auch das lässt sich in Xentral hinterlegen – z. B. als „Krisenmodus"-Strategie für bestimmte Artikelgruppen.

Häufige Fallen vermeiden 

"Set it and forget it" 

Einmal berechnet, nie wieder angepasst – ein häufiger Fehler. In Xentral kannst du automatische Prüfintervalle einrichten – z. B. monatlich für A-Artikel.

Saisonale Schwankungen ignorieren 

Wer Weihnachtsgeschäft mit Sommerwerten plant, riskiert Engpässe.

Gleichbehandlung aller Artikel 

Teure, kritische Produkte und günstiges Verbrauchsmaterial brauchen unterschiedliche Sicherheitsstrategien. Xentral erlaubt dir, Sicherheitsbestände nach Margen, Umschlag oder Kritikalität zu differenzieren.

Digitale Unterstützung nutzen 

Für den Anfang reicht oft eine gut gepflegte Excel-Tabelle mit Tagesbedarfen, Lieferzeiten und aktuellen Beständen. Doch je größer dein Sortiment wird, desto schneller stößt Excel an Grenzen.

Warum du mit Xentral arbeiten solltest 

Mit Xentral ERP automatisierst du die gesamte Meldebestandslogik:

• Automatische Warnungen bei Unterschreitung
• Bestellvorschläge – inklusive Lieferzeit, Staffelpreis und Mindestmenge
• Berücksichtigung saisonaler Schwankungen & Lieferhistorie
• Auswertungen zu ABC-Analyse, Umschlaghäufigkeit und Bestandsreichweite
• Vollständige Automatisierung von Bestellung bis Wareneingang möglich

Xentral hilft dir dabei, dein Lager zuverlässig und datenbasiert zu steuern – ohne Excel-Pflege, ohne böse Überraschungen.