Out-of-Stock: Ursachen, Folgen, Lösungen – so vermeidest du leere Lager

Leere Lager sind ein Horrorszenario für jede:n Händler:in. Neben Stress und Hektik sorgen leere Regale für Umsatzeinbußen sowie unzufriedene Kund:innen. In diesem Beitrag schauen wir uns an, welche Situationen Regallücken verursachen, deren Auswirkungen und wie du diese vermeidest! 

Ursachenforschung: Wie kommt es zu Out-of-Stock-Situationen?

Um dem gefürchteten Out-of-Stock (abgekürzt OOS, auch Stockout genannt) wirksam entgegentreten zu können, sollten wir zunächst verstehen, welche Auslöser zu leeren Lagern führen. Grundsätzlich hat OOS drei wesentliche Ursachen:

#1 Unerwartet hohe Nachfrage

Der häufigste Grund für eine OOS-Situation sind tatsächlich spontane Absatz-Peaks. Sei es, weil ein Promi einem bestimmten Produkt zu unverhoffter Bekanntheit verhilft oder viele Menschen auf einmal Sonnenblumenöl als wichtiges Küchenelement erachten – sobald die Nachfrage das Angebot übersteigt und gleichzeitig Produktion und Distribution nicht mithalten können, entsteht ein Stockout.

Lesetipp: Eine genaue Dokumentation der Lagerbestände hilft dabei, leere Lager zu vermeiden. Mit einer Lagerverwaltungssoftware hast du alles im Blick!

#2 Transport- und Produktionsverzögerungen

In Zeiten von On-Demand-Fertigung und Just-in-Time-Logistik reicht bereits ein einziges nicht lieferbares Bauteil aus, um ganze Produktionsketten zum Erliegen zu bringen. Beispiele gibt es zur Genüge: Auch Monate nach dem misslungenen Manöver der Ever Given im Suezkanal stauten sich die Frachter an den Containerterminals, deutsche Autokaufende mussten bis zu einem Jahr auf ihr neues Fahrzeug warten, weil in China lange Zeit die Bänder stillstanden und selbst die Kosmetikbranche ächzte, weil Glas Mangelware ist.

#3 Unternehmensinterne Fehler

Der letzte Grund, aus dem Shops in die Out-of-Stock-Falle schlittern, ist hausgemacht: Gerade Anfänger:innen vernachlässigen oft die Bedarfsplanung und vergessen zum Beispiel, sich vor Feiertagen rechtzeitig um vollere Warenlager zu bemühen oder Aufträge frühzeitig abzuschicken und so Vorlaufzeiten für Produktion und Anlieferung zu kompensieren.

Auch eine unsaubere Lagerhaltung kann Out-of-Stock-Situationen nach sich ziehen: Wenn die Bestandslisten nicht zu hundert Prozent aktuell sind, werden womöglich Waren verkauft, die gar nicht mehr auf Lager sind. Falls die Lagermitarbeiter:innen nicht wissen, wo sie einen Artikel finden, melden sie ihn als OOS, obwohl er sich eigentlich noch im Bestand befindet.

⁠Lesetipp: Die chaotische Lagerhaltung kann ein probates Mittel zur Organisation eines Lagers sein. Wann dieses System sinnvoll ist, erfährst du in diesem Beitrag!

Konsequenzen: Die Folgen von Stockout-Situationen für dein Business

Zu wissen, wie es zum OOS kommt, ist nur die halbe Miete. Denn vielleicht fragst du dich gerade, was so schlimm daran ist, wenn eine Kundin oder ein Kunde mal ein paar Tage länger auf ihre Duftkerze warten muss. Die negativen Konsequenzen eines Stockouts lassen sich in zwei Kategorien aufteilen:

#1 Direkte, berechenbare Schäden

Zur ersten Kategorie möglicher Konsequenzen hervorgerufen durch eine Out-of-Stock-Situation gehören jene Folgen, die sich direkt in deinen Zahlen widerspiegeln:

Da wäre zunächst die Tatsache, dass jeder Verkauf, der aufgrund eines Stockouts nicht realisiert werden konnte, ein verlorenes Geschäft und Umsatzeinbußen für dich bedeutet. Denn in unserer schönen neuen Onlinewelt ist kaum ein Kunde oder eine Kundin bereit, auf genau deine Waren zu warten. Lieber schauen sie sich bei der Konkurrenz nach einer Alternative um.

⁠Lesetipp: Du stehst vor der Frage Eigenlager vs. Fremdlager? In diesem Beitrag nehmen wir beide Optionen genauer unter die Lupe und zeigen dir, wann sich welche Option lohnt!
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⁠Weiterhin bedeutet Out-of-Stock für dich auch immer höhere Kosten in der Lagerlogistik. Denn entweder zahlst du trotz einer Regallücke für ungenutzten Lagerplatz oder – im Falle von Fehlern in deinen Bestandslisten deiner Produkte beziehungsweise einer fehlerhaften Bedarfsanalyse – du deckst dich mit Ware ein, die eigentlich noch vorrätig sind oder keinen Absatz finden.

#2 Indirekte, unkalkulierbare Schäden

Die zweite Kategorie umfasst alle Aspekte, die sich nur schwer messen lassen. Denn bedenke Folgendes:

Eine Out-of-Stock-Situation bedeutet immer unzufriedene Kund:innen; vor allem dann, wenn du ihm/ ihr erst nach Abgabe der Bestellung mitteilen kannst, dass sein Wunschartikel nicht mehr lieferbar ist. Und wie reagieren derart geprellte Konsument:innen? Zunächst wird er bzw. sie genau deinen Shop wahrscheinlich nie wieder besuchen.

⁠Lesetipp: Prime by Seller ermöglicht die selbstständige Abwicklung des Amazon Prime Versandes. Hierbei gibt es einiges zu beachten, denn nicht nur leere Lager können zum Stolperstein werden!

Allerdings zieht OOS meist noch deutlich größere Kreise: Unzufriedene Kundschaft neigt dazu, ihrem Ärger Luft zu machen. Sie berichten Freund:innen und Bekannten von ihrem unschönen Erlebnis, schreiben negative Bewertungen und tragen ihren Frust auf Social Media in die Welt. Für dich kann ein Out-of-Stock also einen deutlichen Vertrauensverlust, Reputationsschäden und langfristig sinkende Umsätze mit sich ziehen.

Mathematik: Wann es Zeit zum Handeln wird

Jede abgewendete Stockout-Situation bedeutet für dich also einen Gewinn. Gänzlich vermeiden wirst du ausverkaufte Produkte und Out-of-Stocks aber dennoch nie – dafür sind die globalen Produktions- und Lieferketten inzwischen einfach zu komplex.

Wichtig ist daher, dass sich die Anzahl der nicht verfügbaren Artikel und somit der Out-of-Stock-Situationen in einem überschaubaren Rahmen bewegt. Wie gut oder schlecht es um deinen Shop bestellt ist, verrät dir diese einfache Formel:

Anzahl OOS Bestellungen / Gesamtanzahl Bestellungen x 100 = Out-of-Stock-Quote in Prozent

Deine Out-of-Stock-Quote sollte sich dabei immer im niedrigen einstelligen Prozentbereich bewegen. Kratzt du an der Fünf-Prozent-Marke, wird es höchste Zeit einzuschreiten.

Lesetipp: Optimiere deinen Einkauf und dein Lager indem du auf Kennzahlen wie beispielsweise den Mindestbestand zurückgreifst. Was sich dahinter verbirgt, erfährst du in diesem Beitrag!

Gegenmaßnahmen: So vermeidest du gezielt Out-of-Stock-Situationen

Nachdem wir nun wissen, warum ein Stockout entsteht, wieso er so gefährlich ist und wie du deine eigene Situation in einer Kennzahl darstellen kannst, wird es Zeit, uns über Lösungsstrategien zu unterhalten.

Der effizienteste Weg, um einen Großteil an Out-of-Stocks zu vermeiden, ist dabei wie so oft digital: Ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System, das dir zahlreiche Aufgaben abnimmt und wichtige Informationen sauber aufbereitet darstellen kann. Mithilfe einer ERP-Software gilt:

#1 Analysetools schützen vor unerwartet hoher Nachfrage

Ein ERP-System analysiert deine Verkaufszahlen aus der Vergangenheit, leitet daraus zuverlässige Forecasts über die zukünftige Nachfrage ab und stellt diese Zahlen in Reportings übersichtlich dar.

So treffen dich Absatzschwankungen nur noch in extremen Ausnahmefällen unvorbereitet. In deinem Lager befindet sich so gut wie immer die optimale Menge einer Ware - dein gesamtes Inventory Management verbessert sich. Auf Wunsch lassen sich Bestellmengen und Termine auf diese Voraussagen digital abstimmen und automatisieren, sodass du dich nicht um die Logistik jedes einzelnen Artikels kümmern musst.

#2 ERP vernetzt Logistik und Produktion

Weiterhin ist ein ERP-System in der Lage, in Echtzeit mit deinen Zulieferern und Produktionsbetrieben zu kommunizieren. Kommt es also zu Lieferschwierigkeiten oder steckt ein Laster in der Zollabfertigung fest, erfährst du nicht erst Tage später von dem Problem.

⁠Lesetipp: Du möchtest deine Logistik automatisieren? Wir zeigen dir, wie das geht und worauf du achten solltest!

⁠Die Software informiert dich unmittelbar über sämtliche Schwierigkeiten und erlaubt dir eine direkte Reaktion: Im Notfall kannst du dich also zeitnah um alternative Zulieferer bemühen, deine Bestellmengen an schwankende Rohstoffpreise anpassen oder deine Kund:innen rechtzeitig über eine Verzögerung in Kenntnis setzen. So kannst du deine Out-of-Stock-Quote minimieren und den drohenden Imageschaden deutlich begrenzen.

#3 Ein ERP-System verwaltet dein Lager

Wie hilfreich die durch eine ERP-Software gewonnenen Informationen für deine Bedarfsprognose sind, haben wir bereits erwähnt: Dank aussagekräftiger Reportings wird dich kaum ein Absatz-Peak noch überraschen.

Gleichzeitig behältst du dank ERP auch die volle Kontrolle über deine Lagerbestände: Wareneingänge und -ausgänge werden automatisch erfasst und protokolliert, deine Bestandslisten bleiben immer auf dem neuesten Stand und sind mit deinen Onlineauftritten synchronisiert.

Außerdem ist der Lagerplatz jedes einzelnen Produkts exakt verzeichnet – deine Lagermitarbeiter:innen arbeiten schnell und effizient. Von menschlichen Fehlern wie Zahlendrehern, vergessenen Bestellungen und falschen Bestandslisten kannst du dich endgültig verabschieden.

⁠Lesetipp: Du fragst dich, ob du ein ERP kaufen oder mieten solltest? Wir haben die Antwort!

Praxisbeispiel: Wie die AGÁTA-Rösterei Out-of-Stock mit ERP vermeidet

Ein ERP-System ist in der Lage, dich vor den fatalen Konsequenzen eines Stockouts zu schützen: Es kommt zu deutlich weniger nicht realisierten Verkäufen, jede Bestellung, die in deinem Shop aufgegeben wird, mündet in einem Abschluss. Mit der Nutzung eines ERPs eliminierst du zugleich Fehlerquellen und verbesserst nachhaltig deinen gesamte Supply-Chain-Prozess.

Damit ist auch deine Kundschaft glücklich – was sie bestellt, bekommt sie zeitnah geliefert. In den wenigen unvermeidbaren Out-of-Stock-Ausnahmefällen kannst du rechtzeitig intervenieren, frühzeitig informieren und schlechte Laune mit einer kleinen Entschädigung kompensieren.

Genau aus diesen Gründen setzt die AGÁTA Kaffeerösterei seit drei Jahren auf das ERP-System von Xentral. Das Unternehmen aus Mannheim verwaltet über die Software nicht nur sein Multi-Channel-Business bei Shopify und Amazon, sondern auch die Logistik des örtlichen Cafés sowie das betriebseigene Lager.

Geschäftsführer Johannes Epping sagt:

„Der Absatz unserer Kaffees unterliegt über das Jahr starken Schwankungen. Festtage, lange Wochenenden, sogar Monate mit vielen Geburtstagen – alles hat seinen Einfluss auf unsere Zahlen.

Mit den aus Xentral gewonnenen Forecasts können wir uns gezielt darauf vorbereiten. Die Reportings verraten uns genau, wann wir mehr Kaffee von unseren Bauern ordern sollten. Sämtliche Bestellungen gehen rechtzeitig raus. Das sorgt nicht nur für ein optimal gefülltes Lager, sondern vor allem für jede Menge glückliche Kaffeegenießer.“

⁠Lesetipp: Du möchtest dein eigenes Produkt im Supermarkt verkaufen? In unserem Guide erfährst du, was es dazu benötigt!

Kein Out-of-Stock dank ERP auch für dein Business

Die richtige ERP-Software schafft also auch in Shops, deren Geschäft starken saisonalen Schwankungen unterliegt, Handlungssicherheit und eine zuverlässige Logistik. Ausverkaufte Artikel, Regallücken, Umsatzeinbußen und unzufriedene Kunden und Kundinnen gehören der Vergangenheit an.