AGÁTA – Faire Koffeinkicks mit persönlichem Touch

Mit einem Nischenprodukt und Leidenschaft für Kaffee wagten Elisabetta und ihr Mann Johannes 2016 den Schritt in den E-Commerce. Nach Einführung von Xentral konnte ihr Kaffee-Start-up AGÁTA den Umsatz verzehnfachen – in nur drei Jahren. Trotzdem bleibt noch genug Zeit für das, was ihnen wichtig ist: persönlicher Austausch mit Kaffeelieferanten und Kunden.

Aus Leidenschaft für Kaffee und Menschen

Morgenritual für die einen, Koffeinkick für die anderen: Kaffee hat viele Facetten. Das Ziel von Elisabetta Epping-Rossi und ihrem Mann Johannes Epping ist es, diese Vielseitigkeit sichtbar zu machen. Aus Leidenschaft für Kaffee und für soziales Engagement gründeten sie 2016 die Micro-Rösterei AGÁTA in Mannheim. 

„Ich will Kommunikation über das Thema Kaffee schaffen“, sagt Elisabetta, die als Röstermeisterin jede Bohne persönlich röstet. „Ich will, dass viel mehr Leute Kaffee wertschätzen und sehen, wer hinter dem Endprodukt steckt.“ Das beginnt bei der persönlichen Auswahl der Kaffeebauern und Farmer:innen, von denen AGÁTA ohne Zwischenhändler beliefert wird, und reicht bis zur Verpackung: Viele Kaffeesorten tragen die Namen der Kaffeebauern.

Wer bei AGÁTA einkauft, erhält eine hohe Qualität und die Gewissheit, dass die beteiligten Farmer:innen ohne Preisdruck arbeiten können. Noch ist AGÁTA-Kaffee ein Nischenprodukt. Mit Unterstützung von Xentral schaffen die Kaffee-Founder es allerdings, immer mehr Menschen von ihrer Philosophie und ihren Produkten zu begeistern. 

„Als Micro-Rösterei könnten wir auch ohne ERP-System arbeiten. Aber wenn man wachsen und sich nicht in Prozessen verlieren will, dann ist eine Software sehr angenehm, in der alles an einem Ort zu finden ist.“

Elisabetta, Gründerin und CEO von AGÁTA

Alles dreht sich um Prozesse

Du kennst diesen Moment: Du öffnest eine Packung Kaffee und bekommst nicht genug vom wahnsinnig guten Duft der frischen Bohnen. Bevor du diesen Moment genießen kannst, sind viele Prozessschritte notwendig, die Elisabetta, Johannes und ihr Team transparent machen wollen. Dafür mussten sie zunächst aber die eigenen Prozesse überdenken. Denn die wurden schnell komplexer als gedacht. 

Anfangs war nur ein Onlineshop geplant. Es kam ein Café in Mannheim dazu und mittlerweile bietet das Gründerpaar auch Kaffeezubehör an und hat ein zweites Café eröffnet. Die Kaffeeröstungen sind mittlerweile bei Amazon, eBay, Kaufland und bald auch bei OTTO verfügbar. Für B2B-Kund:innen bietet AGÁTA außerdem ein White-Label-Modell an.

Die Philosophie des Start-ups lautet: Begegnung schaffen – im Onlineshop, auf den Kaffeefarmen und im eigenen Café. „Für uns bedeutet Begegnung, dass wir mit Produzenten und Kunden viele Informationen austauschen, und da ist Transparenz wichtig“, sagt Elisabetta. Genau diese Transparenz schafft Xentral.

Problemlöser gesucht, ERP gefunden

Während Elisabetta das Kaffeerösten perfektionierte, hat ihr Mann Johannes die Business-Prozesse optimiert. Beide kommen aus dem Dienstleistungsbereich und waren durch den Vertrieb physischer Produkte plötzlich mit neuen Geschäftsprozessen konfrontiert. Aufgrund ihres wachsenden Erfolgs mussten sie sich mit dem Thema Prozesssteuerung auseinandersetzen. 

„Bei physischen Produkten macht es Sinn, die Prozesse von Anfang an klar und sauber zu strukturieren. Das erspart es einem, später neue Prozesse entwerfen und anpassen zu müssen“, sagt Johannes rückblickend. Allerdings wussten sie nicht, wonach sie genau suchen sollen – und schon gar nicht, dass ein ERP ihre Probleme lösen kann. Bei anderen Start-ups haben sie dann Xentral entdeckt und erlebt, wie die Business-Software Probleme wie ihre löst.

Vor Xentral nutze das Team für jede Plattform ein eigenes Tool. Das brachte Probleme mit sich: „Wenn ein Tool eine Schnittstelle nicht mehr supportet, muss man seinen halben Tech-Stack umbauen. Deshalb wollte ich möglichst viele Geschäftsprozesse in einer Software haben“, sagt Johannes und ist froh, das mit Xentral geschafft zu haben.

Das hat sich bei AGÁTA mit Xentral verbessert 

Die ERP-Implementierung war ein kontinuierlicher Prozess. AGÁTA hat Bedürfnisse an Xentral kommuniziert und konnte mit den Funktionen des Systems step by step die wichtigsten Pain Points beseitigen. Das bestätigt auch Merle Budek, die 2021 die operative Leitung bei AGÁTA übernommen hat und das Controlling und die Finanzen verantwortet: „Mit Xentral haben sich viele Prozesse geändert und sind deutlich strukturierter geworden.“ 

Das Team spart vor allem beim Packen der Pakete viel Arbeit, sagt sie: „Lagermitarbeiter bekommen automatisch eine Übersicht neuer Aufträge und eine Kommissionierliste und werden durch den Prozess geleitet.“ 

Buchhaltungs-Pains sind Vergangenheit

Auch die Buchhaltung ist jetzt einfacher. „Man vergisst oft, Rechnungen zu schicken. Das ist bei kleinen Unternehmen ein großes Problem“, sagt Elisabetta. „Mit Xentral passiert das nicht mehr.“ Rechnungen für Bestellungen aus allen Kanälen verschickt das ERP jetzt automatisiert per E-Mail. 

Merle profitiert vor allem bei der Inventur: „Unser gesamtes Lager ist digitalisiert. Dadurch haben wir für die Buchhaltung immer einen aktuellen Lagerbestandswert, der monatlich gemeldet wird. Am Ende des Jahres kann man dann relativ simpel mit Xentral eine Inventur machen.“ 

Auch Johannes ist erleichtert. „Unsere Buchhaltungsprozesse waren ein Desaster und wuchsen uns über den Kopf.“ Er überlegt kurz und rechnet aus, dass Xentral ihm in der Buchhaltung 20 Stunden im Monat spart.

Lesetipp: Erfahre mehr über die automatische Buchhaltung von Xentral!

Profitable Preise und Produkte

Vor Xentral haben greifbare Werte im Unternehmen gefehlt. Jetzt lassen sich Verkaufspreise oder Wareneinsätze einfach auswerten. Tagesaktuelle Statistiken helfen dabei, Produkte zu identifizieren, die nicht mehr profitabel sind. 

Auch die Preisspannen bei eBay oder Amazon lassen sich mit Xentral einfacher nachjustieren. Durch schwankende Lieferantenpreise und Preiserhöhungen ist die Dynamik hoch. Xentral gibt gemittelte Werte aus und ermöglicht so tägliche Anpassungen.

„Die Einführung von Xentral war ganz klar notwendig, um unser Online-Geschäft zu erweitern, und auf eBay und Amazon profitabel zu sein und zu bleiben.“

Merle, operative Leitung bei AGÁTA

Weitere Bereiche, die AGÁTA mit Xentral verbessert hat

• Customer Support: Dank Xentral kann fast das gesamte Team heute remote arbeiten. So konnte AGÁTA zwei Support-Mitarbeiterinnen an internationalen Standorten ins Team integrieren. Sie finden in Xentral alle notwendigen Kund:innen- und Bestellinformationen. Die Daten werden auf einzelne Aufträge gemappt und lassen sich bei Bedarf zur Retoure weiterführen.

• Verhandlungen mit Lieferanten: Das Team bildet Preisentwicklungen bei verschiedenen Lieferanten sowie die gesamte Bestellhistorie in Xentral ab. Das vereinfacht Verhandlungen mit Lieferanten.

• Peak Season: 50 Prozent des E-Commerce-Umsatzes macht das Unternehmen in den letzten drei Monaten des Jahres. Die Peak Season ist dank Xentral kein Problem mehr: Neues Personal ist mit dem ERP innerhalb kurzer Zeit in der Lage, Prozesse im Lager abzuwickeln – 700 Pakete am Tag schafft AGÁTA in der Peak Season mit drei Lagermitarbeitenden.

Lesetipp: Wir erklären dir, wie dein Business von einer Lagerverwaltungssoftware profitieren kann.

• Abos: Dank Xentral kann AGÁTA heute Abos für Kund:innen anbieten. Das vereinfacht die Kundenbindung und schafft planbare Umsätze. 

• White-Label-Pakete: Neben den Abos bietet AGÁTA White Labeling für B2B-Partner:innen. Diese verbinden sich innerhalb weniger Minuten mit dem AGÁTA-Shopsystem und das Start-up übernimmt die Bestell- und Versandabwicklung. „White Label mit Xentral ist super easy“, sagt Johannes. „Man bindet den Onlineshop des Kunden an und alles läuft komplett automatisch. Wir merken davon gar nichts und verdienen nebenbei Geld. Super geil.“ 

• Produktinformationen: Neue Produkte legt Elisabetta mit Beschreibung, Preis und MHD einmal in Xentral an und überträgt die Informationen an das POS-Kassensystem Tillhub, an den Shop und alle anderen Kanäle. So erhalten Baristas und Kund:innen alle Informationen aus einer einheitlichen Quelle – und AGÁTA bekommt einen Überblick über die Umsätze aus allen Kanälen.

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Vorteile für Kund:innen

„Unser Business ist ein Beziehungs-Business“, sagt Johannes. Daten helfen dem Team, zu verstehen, wie Kund:innen mit AGÁTA interagieren und Maßnahmen abzuleiten. Ein Beispiel ist das Abo-Angebot: Bestelldaten lieferten den Impuls, Kund:innen ein Abo vorzuschlagen und ihnen damit einen Mehrwert zu bieten.

Saubere Prozesse geben dem Team außerdem genug Zeit, sich neben dem Tagesgeschäft Zeit für Kund:innen zu nehmen – und ihre Wünsche schneller zu erfüllen. Mit Xentral kann das Team individuelle Logistikworkflows für einzelne Kanäle aufsetzen. Das vereinfacht die Differenzierung zwischen B2B und B2C, reduziert Fehlerquellen und erhöht die Zufriedenheit der Kund:innen.

Und das Wichtigste: Dank Xentral kann Elisabetta all ihren Kund:innen frisch gerösteten Kaffee liefern. Dafür verschafft sie sich morgens in Xentral mit einem Klick einen Überblick über die Kaffeebestellungen und bekommt alle Daten und Dokumente, die sie für den Tag braucht. Nach getaner Röstarbeit wird der Kaffee zügig verschickt und sorgt dann für den intensiven Duft, den Kaffeefans so lieben.

So steht AGÁTA heute dank Xentral da

• 3 Standbeine: Marktplätze, eigener Shop und B2B-Geschäft

• 10-mal mehr Umsatz innerhalb von drei Jahren (vor Xentral: 250.000 Euro, jetzt knapp unter 2 Millionen Euro)

• 10+ Tonnen Kaffee pro Jahr

• 17 Mitarbeiter

• 20 % Umsatzsteigerung im Jahr nach der Xentral Einführung 

• 100 % Lieferfähigkeit dank Analysemöglichkeiten und Out-of-Stock-Warnungen

• 300 Bestellungen am Tag, 700 an Spitzentagen plus Orders in den Ladengeschäften

Das sagen Elisabetta, Merle und Johannes über die Arbeit mit Xentral

Für AGÁTA ist die Kombination aus POS, E-Commerce und B2B-Geschäft durch Xentral erst möglich geworden. Trotzdem sind alle Prozesse schlank und einfach zu managen. Das sind die Vorteile für das Team:

• „Ich kann jetzt endlich das tun, was ein Unternehmer tun sollte, nämlich am Unternehmen arbeiten“, sagt Johannes. Für ihn ist es wichtig, dass sein Team entlastet wird und seine Kunden glücklich sind. Xentral liefert die Daten, die zum Erreichen dieser Ziele notwendig sind.

• Elisabetta hat vor allem Zeit gewonnen: „Ich will mich auf meine Leidenschaft Kaffee konzentrieren und nicht zu viel Energie mit der Bearbeitung von Prozessen verlieren. Wenn alles an einem Ort ist, spart das Zeit.“

• Und was begeistert Merle am meisten? „Die Vielschichtigkeit. Ich habe in einer Software alle Daten, um zu verstehen, was im Unternehmen gerade passiert. Ich muss nicht in fünf verschiedene Quellen schauen, sondern kann einfach alle Daten direkt aus Xentral exportieren.“

Ein Datenexport steht mindestens einmal pro Woche an – nämlich vor dem Management Meeting am Freitag. „Wir werten freitags die Zahlen der Woche und die Warenkorbzusammensetzung aus, um unseren Status-quo und unsere Ziele faktenbasiert zu challengen und uns gemeinsam weiterzuentwickeln“, erklärt Johannes. Statt sich mit einzelnen Bestellungen auseinanderzusetzen, reicht ihm jetzt die Auswertung der Daten am Freitag, um Optimierungspotenziale zu identifizieren.

Ich will mit einer Bestellung erst etwas zu tun haben, wenn sie in der Auswertung ankommt.

Johannes, Gründer und CEO von AGÁTA

Lohnt sich ein ERP für kleine Unternehmen?

„Die Kosten für Xentral sind sehr niedrig im Vergleich zu den Kosten, die entstehen, wenn das Business nicht abhebt“, findet Johannes. Seine Frau sieht das genauso: „Ein ERP-System hat seinen Preis, aber dem steht auch ein Wert gegenüber. Wenn man Xentral vollumfänglich nutzt und auch einfordert, dass benötigte Prozesse abgebildet werden, dann lohnt es sich.“ 

Ausblick: Was steht als nächstes für AGÁTA an?

Seine Zukunft muss das junge Team nicht aus dem Kaffeesatz lesen, sondern kann dank Xentral konkrete Pläne schmieden. Begegnungen bleiben auch künftig wichtig, deshalb will das Unternehmen lokal noch mehr Sichtbarkeit erreichen und die Stärke der Brand in den Online-Kanälen nutzen. 

„Lokalität und E-Commerce ist kein Gegensatz“, sagt Johannes. Seiner Meinung nach wollen Kunden auf allen Kanälen bedient werden und nutzen auch das E-Commerce-Angebot lokaler Brands – die meisten Bestellungen verzeichnet AGÁTA aus der eigenen Stadt. „Xentral ermöglicht es uns, die gleichen Produkte im Shop zu verkaufen wie online. Das wird jetzt schon synchronisiert und in Zukunft noch besser werden“, sagt Merle.

Tipps und Empfehlungen für dein Business

Mit Xentral profitieren Elisabetta, ihr Mann Johannes und Merle von strukturierten Prozessen, die ihnen viele Pain Points ersparen. „Xentral ist mit kleinen Unternehmen gewachsen. Die Prozesse sind sehr gut an das angepasst, was man im E-Commerce benötigt, um erfolgreich zu sein“, sagt Merle und empfiehlt Xentral allen Unternehmen mit einem Versandprozess: „Gerade diese Prozesse sind mit Xentral unglaublich gut abbildbar.“

Lesetipp: Fulfillment mit Xentral - Profitiere von den Vorteilen des Xentral ERPs für deinen Versand.

Elisabetta sieht vor allem Vorteile für kleine und mittlere Firmen mit Wachstumswunsch: „Es ist wichtig, mit einem guten System zu starten, denn man spart damit Zeit – und das ist das Wertvollste, was kleine Unternehmen haben.“

3 Tipps von Johannes für deinen perfekten Start in den E-Commerce

Zum Schluss hat Johannes noch ein paar Learnings, von denen auch dein Unternehmen profitiert.

1. Setze klare Prozesse auf – denn damit willst du dich garantiert nicht ständig beschäftigen.

2. Ausprobieren – teste Produkte, nimm Feedback an und analysiere deine Ergebnisse, um immer besser zu werden.

3. Investiere in dein Team – mit Schulungen für Mitarbeitende und einer klaren Vision stellst du eine schlagkräftige Truppe auf, die gemeinsam wachsen kann.

Sein Fazit: „Wenn man heute ein Start-up gründet, sollte man es modern planen.“ Für Johannes gibt es bei Geschäftsprozessen viel Digitalisierungspotenzial. In vielen manuellen Prozessen sieht er dagegen keinen Mehrwert: „Technologie und Handarbeit begünstigen sich gegenseitig. Je mehr Zeit ich für die Prozesse brauche, in die ich bewusst Handarbeit reinstecken möchte, desto mehr Technologie muss ich für die Prozesse einsetzen, die mir diese Zeit wegnehmen.“