vly: Über 20 Millionen pflanzliche Produkte mit Xentral ausgeliefert

Veganer Barista-Milchschaum, Protein Shakes, Joghurt-Alternativen – mit seinen pflanzlichen Milch- und Joghurtalternativen gehört vly neben Alpro und Oatly zu den Top-3-Marken des Segments. Seit 2019, unmittelbar nach der Gründung, arbeitet vly mit Xentral – und hat seither mehr als 20 Millionen Produkte verkauft. Mit dem ERP-System steuern die Berliner:innen nicht nur das wachsende Online-Geschäft, sondern vor allem die komplexe B2B-Logistik.

Das ist vly: Kompromissloser Genuss auf Pflanzenbasis  

Das Team um vly entwickelt seit 2018 nachhaltige Alternativen zu Kuhmilch. Die wichtigste Zutat ihrer pflanzenbasierten Milchalternative vly ist Erbsenprotein aus gelben Spalterbsen. Die Drinks enthalten viel Eiweiß und Ballaststoffe und lassen sich ideal für Kaffee aufschäumen – deshalb ist die Barista-Variante ein Dauerbrenner. 

„Unsere Produkte sollen Menschen dabei unterstützen, ihr volles Potenzial zu entfalten. Mit pflanzlichen Produkten, die gut schmecken“, sagt Co-Founder und Ernährungsexperte Nicolas Hartmann zur Vision seines Start-ups. Deshalb arbeitet sein Team täglich daran, die Produkte zu optimieren und neue Sorten zu entwickeln – ohne Kompromisse beim Geschmack oder dem Nährstoffgehalt. 

Inzwischen ist vly flächendeckend im LEH vertreten – und kann auf starke B2B-Partner wie REWE, EDEKA und Kaufland zählen. Der Direktvertrieb an den Handel macht heute den größten Teil des Umsatzes aus – und bringt verschiedene Herausforderungen mit sich: viel Palettenlogistik, große Warenmengen, hoher Abstimmungsaufwand.

ERP-Anforderungen für vly: Eine starke Basis für den Raketenstart 

vly war früh klar: Wer wachsen will, braucht ein zentrales System, das mitwächst. Reibungslose Abläufe im E-Commerce zum Laufen zu bringen ist das Eine – doch der B2B-Bereich bringt nochmal ganz andere Herausforderungen mit sich. Hier zählen 

• automatisierte Prozesse, 

• transparente Lagerbestände, 

• zuverlässige Rechnungsstellung und 

• reibungslose Kommunikation mit Handelspartnern. 

Dafür suchte vly ein ERP-System mit umfangreichen Funktionen für Food & Beverage-Unternehmen – und ist seit 2019 bei dem ERP-System geblieben. 

Von manuellen Prozessen zu KI-gestützten Prognosen und 1-Klick-Workflows 

Ein Xentral User der ersten Stunde bei vly ist der Logistik & Operations Manager Adrian Gellissen. Die D2C-Prozesse hatten er und sein Team schnell angebunden – der B2B-Bereich entwickelte sich schrittweise. 

„Am Anfang lief vieles noch manuell, gerade im B2B“, erinnert Adrian sich. Heute laufen alle B2B-Aufträge automatisiert ins ERP-System. Ein kurzer Abgleich von Bestellmenge und Lagerbestand genügt, um alle Aufträge mit einem Klick freizugeben. Auch die Rechnungsstellung erfolgt gebündelt mit einem Klick.

Für die Prognoseplanung nutzt das Team von vly eine Kombination aus Google Sheets und Xentral-Reports, die sich mit KI-Unterstützung individualisieren lassen: „Mit dem neuen KI-Chatbot von Xentral können wir ganz einfach individuelle SQL-Berichte erstellen und Daten direkt in unser Sheet laden. Das macht unsere Planung deutlich einfacher“, sagt Adrian. So kann sein Team tagesaktuelle Bestände abrufen und die Absatzplanung verbessern.

Die EDI-Schnittstelle sorgt zusätzlich für einen reibungslosen Datenaustausch mit LEH-Partnern wie REWE, EDEKA und Kaufland: Alle Bestellungen und Rechnungen landen automatisch im System – ohne PDFs, ohne manuelle Fehler.

Das hat sich für vly mit Xentral geändert 

Mit Xentral als ERP konnte vly über die Jahre hinweg alle Kernprozesse schlank und effizient halten und trotz schlanker Produktpalette nachhaltig wachsen – mit einer jährlichen Wachstumsrate von 70 Prozent. Im Gründungsjahr hat das Team bereits 25.000 Bestellungen über den Online-Shop abgewickelt – inzwischen sind bereits über 20 Million Liter des Pflanzendrinks in den Müslis, Porridges und Kaffees von Fans der Milchalternativen gelandet. 

Damit es so weitergeht, haben vly und Xentral 2024 eine umfassende Optimierungsrunde gestartet. „Wir haben zum Beispiel den Prozess des Auftragsversands an die Logistiker und den B2B-Rechnungsversand optimiert. Bei 400 bis 600 Aufträgen pro Monat ist das eine große Erleichterung und spart uns jede Woche locker mindestens fünf Stunden Aufwand“, sagt Adrian.

Auch wenn vly schon heute zu den Top-3-Marken im Kühlregal zählt, plant das Team ambitioniert weiter. Neue Produktvarianten und weitere Prozessautomatisierung stehen auf der Roadmap. Die Grundlage dafür: ein ERP-System, das mit jeder Wachstumsschwelle mitgeht. „Wir sind mit dem Stand heute schon super zufrieden“, sagt Adrian. „Und wir wissen, dass wir mit Xentral für die nächsten Schritte gut aufgestellt sind.“