1 Mio. Porridge-Packungen im Jahr: So macht 3Bears Haferfans mit Xentral glücklich

Bei 3Bears dreht sich alles um Hafer: Neben klassischem Frühstücks-Porridge in modernen Geschmacksrichtungen verkauft das Münchner Unternehmen seit 2016 alles, was die Haferflocke hergibt – von Overnight Oats über Haferriegel bis hin zu Haferpasta. Der Durchbruch kam 2017, als das Gründerpaar Caroline und Tim Nichols bei Die Höhle der Löwen auftrat und einen Bestellansturm auslöste. Mit Xentral ERP war das Team darauf vorbereitet und stillt damit bis heute den wachsenden Haferhunger der Kund:innen.

ERP-System als Wachstumstreiber: Warum Startups eine Business-Software brauchen

In den Anfangsjahren stand das Team von Caroline und Tim vor der gleichen Herausforderung wie alle Startups: Wachstum zu erreichen und dabei alle Prozesse im Griff zu behalten. „Wenn man ein paar Produkte mit wenigen Inhaltsstoffen verkauft, reichen Excel und Word“, sagt Florian Dittert, Head of Operations bei 3Bears. „Aber sobald das Unternehmen wächst, führt kein Weg mehr an einem ERP-System vorbei.“ Aus seiner Sicht brauchen Startups ein einfach zu bedienendes ERP-System, das alle Geschäftsprozesse verbindet, Übersicht bietet und schnellen Zugriff auf Informationen ermöglicht. Mit Xentral hat das Unternehmen die passende Lösung für seine Bedürfnisse gefunden und managt seit dem TV-Auftritt 2017 jeden Wachstumsschub damit.

Schneller Start und Schnittstellen: Was die Porridge-Company suchte

In jungen Unternehmen ist Zeit kostbar. „Deshalb ist es wichtig, mit einem einfachen User-Interface und einem Plug-&-Play-Setup zu starten“, sagt Florian. „Das ist bei Xentral definitiv der Fall. Die Software ist so einfach und übersichtlich, dass man das grobe Handling sogar seinen Eltern oder Großeltern beibringen könnte.“

Neben der Usability waren flexible Integrationen eine wichtige Anforderung an die ERP-Software, um die Bestellungen und Rechnungen aus allen Kanälen sauber mit der Buchhaltung und dem Fulfillment-Dienstleister zu verbinden. Darüber hinaus ist der reibungslose EDI-Austausch mit Partnern wie Rewe und Edeka wichtig.

8 Jahre Xentral, 8-stelliger Erfolg: So ist 3Bears gewachsen

Seit der ERP-Implementierung ist aus dem jungen Startup ein erwachsener Lebensmittelanbieter mit achtstelligem Umsatz geworden. Mehr als eine Million Porridge-Packungen pro Jahr verkauft das Unternehmen an Haferfans im DACH-Raum und nutzt dafür den eigenen Onlineshop, den Lebensmitteleinzelhandel und Marktplätze wie Amazon.

„Pro Monat wickeln wir in Xentral bis zu 20.000 Sendungen ab und bearbeiten 15.000 bis 20.000 Rechnungen“, berichtet Florian. Eine beachtliche Leistung für ein rund 25-köpfiges Team, von dem über die Hälfte regelmäßig mit der Software arbeitet. Unterstützung bekommt 3Bears von rund 20 Logistikprofis beim Fulfillment-Partner, bei dem das Lebensmittelunternehmen knapp 1.000 Palettenstellplätze belegt.

360-Grad-ERP: 3Bears organisiert alle Geschäftsprozesse in einer Plattform

„Wir haben Xentral im 360-Grad-Einsatz“, sagt Florian. „Xentral ist unsere Artikel- und Kundenstammdatenbank und deckt unseren kompletten Order-to-Cash-Bereich inklusive Accounting ab.“ Jeder Auftrag wird im ERP erfasst, abgeschlossen und per Schnittstelle an das Warehouse-Managementsystem des Logistikdienstleisters übermittelt. „Diese Schnittstelle hat nicht irgendein IT-Dienstleister für uns eingerichtet, sondern wir selbst“, berichtet Florian stolz.

Der Logistikpartner überträgt Lieferscheine und Trackingnummern zurück an den Onlineshop, damit die Kund:innen ihre Bestellung verfolgen können. Auch Florian nutzt die Fulfillment-Daten, um zum Beispiel mit integrierten Trackinglinks den Status von Aufträgen direkt in Xentral zu prüfen. „Wenn ich schnell eine Auftragsinfo benötige, brauche ich mit der Suchfunktion in Xentral nur ein paar Klicks. Und ich kann zwischen Auftrag und Lieferschein hin und her springen.“

Sein Team muss sicherstellen, dass alle Aufträge sauber zwischen Systemen, Abteilungen und Partnern übertragen werden und nutzt dafür den System Status von Xentral – ein übersichtliches Dashboard, das wie ein Ampelsystem funktioniert. „Damit prüfen wir fast stündlich den Status unserer Aufträge und ob alle Schnittstellen und Systeme sauber laufen.“

Über das Ticketsystem oder den persönlichen Customer Support Manager bekommt das Team schnelle Unterstützung von Xentral, falls etwas nicht funktioniert. „Wir mussten noch nie länger als einen Tag auf Antwort warten“, berichtet Florian, der auch gern selbst nach Lösungen sucht und deshalb Stammgast in der Xentral Community ist.

ERP-System als Basis für internationales Wachstum

In den kommenden Jahren will 3Bears in den Niederlanden und der Porridge-Heimat UK Fuß fassen. Dort dürfte die Zusammenarbeit mit dem englischen Fußballspieler Harry Kane für einen erfolgreichen Start sorgen: Der Haferenthusiast ist seit 2024 Gesellschafter und Markenbotschafter.

Und auch Xentral wird weiterhin eine wichtige Rolle für reibungslose Prozesse in der Porridge-Welt spielen. Beim internationalen Verkauf in Märkten wie der Schweiz und England müssen E-Commerce-Unternehmen Zolldokumente und Begleitpapiere sauber an ihre Logistikdienstleister übertragen. Die notwendigen Schnittstellen hat das Operations-Team bereits mit Xentral besprochen. Außerdem will Florians Team den neuen CSV-Importer nutzen, um das geplante Wachstum und die steigende Zahl an SKUs im Griff zu behalten.

Jungen Unternehmen rät er, sich zunächst auf die saubere Einrichtung zu konzentrieren. „Theoretisch ist man mit Xentral innerhalb von zehn Minuten startklar“, sagt der Head of Operations. „Gerade im Lebensmittelbereich gibt es allerdings viele rechtliche Themen und Schnittstellen, die passen müssen. Deshalb schadet es nicht, sich Unterstützung bei der Implementierung zu holen“, empfiehlt er. Dann steht dem Wachstum nichts mehr im Weg.