Wie das E-Food Startup 3Bears 15000 Bestellungen an einem Tag mit Xentral erp verschickt

Die Ausgangssituation vor der Show

Bis zu ihrem TV-Auftritt verkaufte 3Bears drei Produktsorten über den eigenen Online-Shop. Die Gründer entschieden sich für Shopify, darüber konnten sie auch die Prozesse – von eingehenden Bestellungen über Lagerbestandsanalyse bis hin zu den wichtigsten Backoffice-Funktionen – abdecken. Da Tim und Caroline wussten, dass in ein paar Monaten die Ausstrahlung der TV-Show anstehen würde und damit womöglich die Bestellungen und auch der Verwaltungsaufwand ansteigen werden, entschieden sie sich für Xentral erp. Denn die wichtigsten Funktionen werden bei Xentral bereits in Xentral home abgedeckt, alle weiteren Module und Schnittstellen, die in der Zukunft benötigt werden, können mit wenigen Klicks hinzugefügt werden.

Die Anforderungen und Herausforderungen

3Bears war es wichtig, das Fulfillment sowie die Produktion der verschiedenen Porridge-Sorten abzubilden und so weit wie möglich zu automatisieren. Eine Besondere Herausforderung war die Zahl der Bestellungen nach der Ausstrahlung der Folge in der Höhle der Löwen. Rund um die Ausstrahlung der Sendung waren es 47.000 einzelne Bestellungen, von denen fast 15.000 innerhalb der ersten zwölf Stunden aufliefen! Xentral entwickelte deswegen im Vorfeld die Schnittstelle für die Anbindung und Echtzeit-Synchronisation mit Shopify. Als bereits in der ersten Stunde während der Ausstrahlung tausende Bestellungen eingingen, war klar, dass die Schnittstelle noch weiterentwickelt werden muss, um langfristig diese extrem hohe Auslastung abzudecken. Mit der neuen Shopify Schnittstelle ist eine nahezu unbegrenzte Skalierung bei maximaler Performance möglich.

Darüber hinaus arbeitet 3Bears beim Fulfillment mit dem Dienstleister Andreas Schmid zusammen, einem der größten Fulfillment-Anbieter in Deutschland. Auch hier war eine individuelle Lösung notwendig, die das Xentral-Team für 3Bears entwickelte. Die Programmierung und die Implementierung von Xentral wurde in 8 Wochen umgesetzt.

Vollautomatisiertes Lagermanagement

3Bears nutzt die Enterprise Version von Xentral und konnte durch die individuellen Programmierungen die kompletten Bestell- und Logistikprozesse sowie die Lagerverwaltung vollständig automatisieren. Die Aufträge werden direkt in Xentral registriert, die Zahlungsprozesse werden im Hintergrund angestoßen und die bestellte Ware wird von den Produktionsstätten an den Fulfiller versendet. Dieser gibt eine Rückmeldung an Xentral und das ERP-System übermittelt die Daten an den Shop. Auch die Prozesse für die Bestellungen und Lieferungen an den Einzelhandel konnten fast vollständig automatisiert werden.

Heute haben Caroline und Tim ihr Sortiment deutlich erweitert. Sie bieten neben fünf fruchtigen Porridge Sorten auch eine schokoladige Variante mit Kakao, sowie Rezeptbücher und weiteres Zubehör an. Schaut einfach mal auf ihrer Website vorbei.

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