Oatsome: Bis zu 15 Stunden mehr Zeit in der Produktionsplanung mit Xentral und Optiwiser

Gesund frühstücken ohne Aufwand – das verspricht Oatsome. Damit stets frische und hochwertige Zutaten für die Müslis, Bowls und Aufstriche auf Lager sind, setzt das Food-Unternehmen auf Xentral und Optiwiser und spart damit rund 15 Stunden Zeit pro Woche.

Seit 2017 versorgt Oatsome seine Kund:innen mit Frühstückserlebnissen voller natürlicher und veganer Zutaten: Zum Sortiment gehören die beliebten Smoothie Bowls, Müslis, Toppings, Aufstriche und inzwischen sogar herzhafte Bowls. 

Um Frühstücksfans die beste Qualität bieten zu können, braucht das Team von Oatsome Überblick über die Haltbarkeit und den Bestand sämtlicher Zutaten – bei über 50 Produkten ist eine gründliche Planung dafür unverzichtbar. 

MHD und Komplexität stellten Oatsome vor Herausforderungen

Im Bereich der Produktions- und Bestandsplanung stand Operations Director Mathies Pohl gleich vor mehreren Herausforderungen. Da Oatsome ausschließlich natürliche Zutaten verwendet und auf Zusatzstoffe verzichtet, haben die Produkte beispielsweise eine kürzere Haltbarkeit, was die Planung von Mindesthaltbarkeitsdaten (MHD) und Restlaufzeiten erschwert. Komplex ist außerdem die Bestellplanung. 

Oatsome arbeitete in den ersten Jahren nach der Gründung an vielen Stellen mit Excel- und Google-Sheets, doch dies führte in Bereichen wie der Planung zu einer steigenden Komplexität und Fehleranfälligkeit. Deshalb suchte das Team ein ERP-System und ergänzend nach einer Planungssoftware für die Supply Chain, die den komplexen Prozessen gewachsen sind. Wichtig bei der Tool-Auswahl war, dass die Anbieter einen Fokus auf die Food-Branche haben.

Die Lösung: Flexible ERP-Software und KI-gestützte Planung

2019 implementierte Oatsome schließlich Xentral als ERP-System, um Stammdaten und Prozesse besser strukturieren und vernetzen zu können. Zusätzlich entschied sich das Unternehmen 2023 dafür, Optiwiser als KI-basiertes Tool für die Supply-Chain-Planung zu nutzen.

Lesetipp: In der Erfolgsgeschichte von Oatsome erfährst du, warum Xentral das ERP der Wahl ist und was das Unternehmen damit erreicht hat.

Verbunden sind Xentral und Optiwiser über Freifelder und das Reporting-Modul von Xentral. „Die Anbindung hat sehr gut geklappt“, sagt Mathies, der damit auch gleich ein lästiges Problem lösen konnte: Bei Verpackungsumstellungen können Nachfolgeartikel aus Xentral jetzt so übertragen werden, dass in Optiwiser nur noch eine Artikelnummer zu sehen ist. 

Wie Xentral und Optiwiser gemeinsam die Supply Chain von Oatsome verbessern 

Xentral und Optiwiser tauschen Verkaufs-, Bestands- und Bestelldaten dynamisch aus. Insgesamt haben sich die Flexibilität in den Prozessen von Oatsome und die Qualität der Stammdaten spürbar verbessert. Weitere Optimierungen sind jederzeit möglich: Der SQL-Editor in Xentral erlaubt es Mathies und seinem Team, Daten und Regeln in Xentral anzupassen, um eine solide Datenbasis für die Workflows in Optiwiser zu schaffen.

Digitale Glaskugel: Oatsome verbessert Prognosen und Planungen

Mit Optiwiser kann das Planungsteam von Oatsome präziser und weiter im Voraus planen als zuvor, und die Bestellungen dann in Xentral managen. Mathies kann zum Beispiel problemlos sehen, welche Ware in 30 Wochen überschüssig sein könnte und möglicherweise entsorgt werden müsste. Dadurch können die Kolleg:innen aus dem Marketing rechtzeitig Maßnahmen ergreifen, um Warenverluste zu minimieren – zum Beispiel durch Rabattaktionen.

Für die dynamische Planung bietet Optiwiser die Möglichkeit, den Business-Forecast von Oatsome mit einem KI-Forecast abzugleichen. Inzwischen verlässt sich Mathies bei Bereichen mit geringer Prognosegenauigkeit und großen Schwankungen fast nur noch auf die KI, um aus den Erkenntnissen zu lernen. 

Der größte Vorteil für den Operations Manager ist die Automatisierung der Einkaufsplanung: Optiwiser erledigt mühelos komplexe Berechnungen, die in Google Sheets nicht möglich waren und unterbreitet Einkaufsvorschläge, die sogar Faktoren wie Logistikkosten berücksichtigen. Das Team nutzt die Vorschläge als Basis-Framework und muss sie in der Regel nur noch minimal anpassen. Viele Produkte kann Oatsome mittlerweile gebündelt bestellen und so die Komplexität reduzieren. 

Mehr Planungssicherheit, weniger Aufwand

Die Implementierung von Xentral und Optiwiser hat bei Oatsome Verbesserungen im gesamten Planungsprozess gebracht. Durch Automatisierungen, Forecasts und saubere Daten hat sich der wöchentliche Aufwand für die Einkaufsplanung und die Berechnung von Rohwarenbedarfen um etwa 10 bis 15 Stunden reduziert. 

Zu den Effizienzverbesserungen tragen vor allem die automatisierten Einkaufsvorschläge und die standardisierte Berechnung von Stücklisten bei. Und die Verknüpfung von MHD und logistischer Optimierung ermöglicht eine flexiblere und kostengünstigere Produktions- und Einkaufsplanung. 

KI-Planung und sauber gepflegte Stammdaten als Basis für gesundes Wachstum

Durch die Verbindung von Xentral und Optiwiser kann Oatsome die gesamte Produktion und den Einkauf effizienter und präziser steuern. Mit Xentral als zentrale Datenbasis hat das Unternehmen die nötige Flexibilität, um die Prozesse noch weiter zu optimieren und zu automatisieren. 

Egal, welche Frühstücks- und Food-Trends in Zukunft angesagt sind: Das Unternehmen ist bereit, die passenden Produkte in gewohnt hoher Oatsome-Qualität zu liefern.