200.000 Pakete pro Jahr: Wie Sallys Shop Back- und Kochfans mit Xentral pünktlich versorgt

Wer Backinspiration sucht, wird in Sallys Welt fündig: Auf ihrem YouTube-Kanal teilt Saliha Özcan kreative Rezepte zum Nachbacken. Passendes Zubehör finden Backfans in Sallys Shop. Seit 2022 sorgt Xentral ERP dafür, dass jährlich über 200.000 Pakete effizient und pünktlich versendet werden. Durch das Onboarding mit digitalXL war die Software nach nur vier Monaten startklar.

Vom Facebook-Post zum Food-Imperium mit 200.000 Aufträgen im Jahr

Eigentlich wollte Saliha Özcan Grundschullehrerin werden, doch die meisten kennen sie als Sally: Auf ihrem YouTube-Kanal „Sallys Welt“ veröffentlicht sie seit 2012 Rezeptideen und Vlogs und ist mit über zwei Millionen Abos eine der erfolgreichsten Food-Influencerinnen Deutschlands. 

Alles begann mit einem Torten-Post bei Facebook. Seitdem hat Sally mehrere Firmen mit rund 120 Mitarbeitenden gegründet, darunter die Sallys Shop GmbH & Co. KG: Im Onlineshop und im Flagship-Store in Mannheim verkauft die Back-Ikone Zubehör, Zutaten und Rezepte. 

Rund 850 Artikel wie Backrahmen, Pfannen oder Tortenringe stehen zur Auswahl, insgesamt sind es über 2.500 Produktvarianten. Jährlich versendet Sallys Shop etwa 200.000 Pakete an Privatpersonen. Die Bestellungen erreicht das Team über ihren Onlineshop sowie Marktplätze wie Otto, Kaufland und Amazon. Zu ihren B2B-Kunden zählen Breuningerland, Depot oder Möbel Höffner.

Ging schneller auf als ein Hefeteig: Der Erfolg brachte Logistikprozesse ans Limit

Als die alte Logistikhalle mit 600 Quadratmetern zu klein wurde, zog das Unternehmen um und verzwanzigfachte die Fläche. Die Prozesse wuchsen jedoch nicht mit. Für Dominik Hübner, der im gleichen Jahr als Logistikleiter einstieg, waren Stift und Papier zentrale Tools. „Während das Team sich damit durchgeboxt hat, suchte ich ein e-Commerce-ERP“, sagt der heutige Technischer Leiter. 

Das Ziel war es, sämtliche Kommissionierungsprozesse abzubilden und eine schnelle, schlanke Logistik im Einklang mit den strengen Lebensmittelrichtlinien zu schaffen. Zunächst fiel die Entscheidung auf ein ERP-System, das diesen Anforderungen nicht gerecht werden konnte. Als ein Softwarewechsel unausweichlich war, ließ sich Sallys Shop von digitalXL beraten, einer langjährigen Partneragentur von Xentral, die das ERP-System aus Augsburg schon bei zahlreichen e-Commerce-Unternehmen implementiert hat. Nach einer Prozessanalyse durch Alex Durz von digitalXL stand 2022 der Entschluss fest, zu Xentral zu wechseln, das vor allem mit dem MHD- und Chargen-Management punkten konnte.

Da nicht nur das ERP-, sondern auch das Shopsystem im laufenden Betrieb umziehen sollten, war der Druck groß: „Wenn mal etwas nicht rund läuft, bekommen wir das schnell und ungefiltert auf unseren Social-Media-Kanälen zu spüren“, sagt Dominik.

Kein Aprilscherz: Onboarding mit digitalXL in nur vier Monaten – im laufenden Betrieb

Da bei Sallys Shop fast nichts out-of-the-box läuft, übernahm digitalXL auch die Implementierung. Dominiks Ansprechpartner, Christian Hofmann, kümmerte sich von den ersten Gesprächen bis zum Go-Live und darüber hinaus darum, dass alles glatt läuft und Sallys Shop jederzeit Unterstützung bekommt: „Christian und Alex haben uns die ganze Zeit über super betreut und viel Customizing betrieben.“ Xentral bietet genug Flexibilität, um die individuellen Prozesse von Sallys Shop abzubilden. Die nötigen Anpassungen, um Xentral zum Beispiel mit dem Shopsystem zu verbinden, übernahm digitalXL. „Dabei hat Christians Team super Arbeit geleistet und uns mehr als gut beraten“, berichtet Dominik.

Im Dezember 2022 fiel der Startschuss und schon am 1. April 2023 ging das ERP-System live. „Es war alles sehr knapp kalkuliert“, erinnert sich Dominik. „Wir mussten bis zum letzten Tag über das alte ERP weiter kommissionieren. Mit digitalXL konnten wir unsere Kommissionierungsprozesse über Nacht umstellen.“

Nach der Shop-Integration wurden weitere Prozesse wie die Buchhaltung nachgezogen. digitalXL war regelmäßig vor Ort, um zum Beispiel den Go-Live zu begleiten, und einzelne Abteilungen zu schulen. Kamen im Alltag Fragen auf, war digitalXL schnell erreichbar und fand im Handumdrehen passende  Lösungen. Wo IT-affine Kolleg:innen sich schnell umgewöhnten, brauchten andere etwas mehr Zeit. „Inzwischen läuft aber alles wie am Schnürchen“, freut sich Dominik. „Heute wünscht sich niemand mehr die alten Prozesse zurück.“

3 Jahre mit Xentral: Gamechanger für die Kommissionierung

„Der Wechsel zu Xentral hat uns in vielen Bereichen einen Boost gebracht, doch der größte Gamechanger ist der Kommissionierungsprozess“, sagt Dominik zufrieden. Wo früher Chaos herrschte, besteht nun Klarheit über Aufträge, POS-Verkäufe, Rechnungen und das Fulfillment.

Bei allen Prozessen, für die Anpassungen in Xentral notwendig waren, konnte das Team von digitalXL Lösungen liefern. Zum Beispiel bei der Anbindung des POS-Kassensystems an Xentral: „Die Schwierigkeit bestand darin, unser Kassensystem im ERP abzubilden, da es keine Anbindung an Xentral gab. Trotzdem hat digitalXL es möglich gemacht, dass wir in Xentral eine Lagerabgangsbuchung sehen, wenn im Store etwas verkauft wird.“

Außerdem kann das Logistikteam gepickte Produkte direkt in passende Versandkartons kommissionieren und platzsparend verschicken. Das schont die Umwelt und ist eine gute Vorbereitung auf die neue EU-Verpackungsverordnung PPWR, die ab 2026 Einsparungen bei Verpackungsmaterialien fordert. 

Um die Kartongröße zu bestimmen, berechnet Xentral aus den Artikelstammdaten das Volumen. Die Umsetzung hat digitalXL übernommen. „Für das Aufsetzen der Volumenberechnung in Xentral war Customizing notwendig. Damit haben wir vor allem Martin Großmann von digitalXL auf Trab gehalten. Aber er hat es geschafft, den Prozess am Ende so umzusetzen, wie wir uns das vorgestellt hatten“, sagt Dominik.

Verbessert hat sich auch die Ergonomie: „Niemand klagt mehr über schwere Pakete“, erklärt er. Früher war es schwierig, Packer:innen zu finden, die schwere Töpfe von den Lagerplätzen auf die Packtische bewegen können. Heute packen alle gern mit an, weil die Ware schon im passenden Versandkarton liegt und nur noch schön zurechtgelegt werden muss. 

e-Commerce-Alltag: 2.000 Pakete am Tag und hohe Flexibilität in Peak-Phasen

Seit der ERP-Implementierung konnte der Packprozess verschlankt werden: Heute arbeiten zwölf Packer:innen an einer Packstraße mit zwei Packtischen, früher waren es zehn Tische. „Trotz der Verschlankung schaffen wir einen höheren Output von bis zu 2.000 Paketen am Tag und sind im Schnitt ein Drittel schneller geworden“, sagt der Technische Leiter. 

In Peak-Phasen in der Black-Friday- und Weihnachtszeit, auf die 60 bis 70 Prozent des Umsatzes entfallen, kann das Team kurzfristig zwei zusätzliche Packtische bestücken und in den ruhigeren Sommermonaten wieder herunterskalieren. Außerdem hat sich die Geschwindigkeit im Lager erhöht, wodurch Sallys Shop als Prime by Seller-Nutzer hohe Strafen vermeidet. 

Auch außerhalb der Logistik sorgt Xentral für Effizienz. Von den durchschnittlich 25 Xentral User:innen bei Sallys Shop arbeiten fünf bis zehn in Kundenservice, Einkauf, Buchhaltung und IT. Der Customer Support kann zum Beispiel über das Ticketsystem direkt auf Informationen in Xentral zugreifen und Kund:innen schneller weiterhelfen.

In Zukunft nicht mehr ohne ERP und Agentur

Manchmal wundert sich Dominik, wie sein Team früher ohne Xentral arbeiten konnte. „Das lag natürlich an unseren Mitarbeitern, aber dank Xentral ist alles einfacher geworden.“ Food-Unternehmen mit hohen Logistikansprüchen rät Dominik: „Geht zu Xentral und nutzt für das Onboarding digitalXL.“

Unternehmen, die sich um hohe Onboarding-Kosten Gedanken machen, kann Dominik beruhigen: Wir haben am Ende mit digitalXL Kosten gespart. Christians Team kannte unsere Anforderungen und natürlich Xentral sehr genau und hat auch mit unserer Shopagentur sehr gut zusammengearbeitet. Deswegen hat digitalXL unsere Anbindungen schätzungsweise fünfmal schneller umgesetzt, als wir das inhouse neben dem Daily Business geschafft hätten.“

Wie geht es weiter? Einige Buchhaltungsprozesse werden noch nachgezogen. Außerdem freut Dominik sich auf die Mobile-Picking-App, zu deren Entwicklung er als Betatester beigetragen hat. Geplant ist außerdem, Amazon als Kanal weiter auszubauen und die Fühler über die DACH-Region hinaus auszustrecken, die das Team bereits erfolgreich bedient.

Was auch immer ansteht: Xentral stellt jederzeit die passenden Funktionen dafür bereit und das Team von digitalXL unterstützt beim Customizing. Mit Xentral und digitalXL ist Sallys Shop für jede Herausforderung gerüstet. „Es ist ein Geben und Nehmen von allen Beteiligten“, sagt Dominik abschließend, „deswegen funktioniert die Zusammenarbeit mit Xentral und digitalXL so erfolgreich.“