nucao: 95 % Zeitersparnis bei der EDI-basierten Auftragsabwicklung

nucao, gegründet 2016, steht für nachhaltige Schokoladenprodukte, die Genuss und Umweltbewusstsein vereinen. Die Marke bietet eine Auswahl an Schokoladentafeln, Riegeln und schokolierten Früchten – alle entwickelt mit dem Anspruch, gesunde und ressourcenschonende Alternativen zu schaffen.

Von Online zu Offline: Wachstum durch Omnichannel-Vertrieb

Während der Fokus am Anfang vor allem auf dem eigenen Online-Shop lag, steht heute der Vertrieb über Einzelhandelsketten wie Rossmann, DM, REWE und EDEKA im Mittelpunkt. Nach der Pandemie war klar, dass der eigentliche Wachstumstreiber für nucao im stationären Handel liegt. 

Um die Herausforderungen des Lebensmitteleinzelhandels zu meistern und ihre Prozesse effizienter zu gestalten, entschied sich das Unternehmen für Xentral und Procuros.

Neue Herausforderungen im Lebensmittel-Einzelhandel meistern

Mit der Expansion in den Einzelhandel stieß das Unternehmen schnell an die Grenzen seiner vorhandenen Systeme und Prozesse. Manuelle Dateneingaben, doppelte Arbeitsschritte und fehlende Integration zwischen verschiedenen Plattformen führten zu ineffizienten Abläufen. 

Besonders zeitintensiv waren die Auftragsabwicklung sowie die manuelle Verwaltung von Bestellungen und Rechnungen. Das Unternehmen benötigte ein zuverlässiges ERP-System, das nicht nur den eigenen Onlineshop abbilden konnte, sondern auch Schnittstellen zu EDI (Electronic Data Interchange)-Systemen für den automatisierten Datenaustausch mit großen Handelspartnern bot.

Nahtlose EDI-Integration mit Xentral und Procuros 

Um diese Herausforderungen zu meistern, entschied sich nucao für Xentral und Procuros. Xentral fungiert als zentrale Steuerungseinheit, in der alle Bestellungen, Rechnungen und Lagerprozesse verwaltet werden. Procuros ist dabei vollständig in Xentral integriert und übernimmt den EDI-Datenaustausch (EDIFACT (EDI-Formate): ORDERS/ INVOIC/ DESADV). Sobald eine Bestellung von einem Handelspartner eingeht, wird diese direkt über Procuros ins Xentral-System eingespielt und dort weiterverarbeitet.

Diese nahtlose Verbindung ermöglicht es, dass Großbestellungen von Handelsketten wie REWE oder EDEKA ohne manuelles Eingreifen in das System fließen. Procuros übernimmt die Aufträge und leitet sie an Xentral weiter, das für die korrekte Verarbeitung sorgt.

Ein großer Vorteil der EDI-Integration ist die hohe Skalierbarkeit: 85 % der Handelspartner von nucao sind mittlerweile automatisiert angebunden. Neue Partner lassen sich einfach und schnell in das System integrieren, ohne dass zusätzliche manuelle Arbeitsschritte nötig sind. Dieser Prozess war entscheidend, um die steigende Nachfrage aus dem Einzelhandel zu bewältigen und ermöglicht es, mit einem kleinen Team mehr Bestellungen zu verarbeiten.

Durch die Kombination von Xentral und Procuros läuft nicht nur die Auftragsabwicklung reibungslos – auch Rechnungen werden automatisch erstellt und versendet. Die Zusammenarbeit der beiden Systeme sorgt dafür, dass alle Daten konsistent sind, was besonders wichtig ist, wenn mit mehreren Handelspartnern gleichzeitig gearbeitet wird. Diese Konsistenz reduziert Fehler und sorgt dafür, dass sowohl Lieferungen als auch Zahlungen problemlos abgewickelt werden.

Effizienz als Grundlage für zukünftiges Wachstum

Durch die Kombination von Xentral ERP und Procuros hat nucao Prozesse nicht nur effizienter gestaltet, sondern auch die Grundlage für weiteres Wachstum geschaffen. Die Automatisierung der wichtigsten Geschäftsabläufe ermöglicht es dem Unternehmen, die Herausforderungen des Einzelhandels zu meistern und gleichzeitig den Umsatz in den letzten Jahren um bis zu 50 % pro Jahr zu steigern.

Mit der fortlaufenden Erweiterung des Systems und neuen Automatisierungen sieht nucao sich gut aufgestellt, um auch in Zukunft weiter zu wachsen.