Rechnungsstellung: So machst du es richtig

Erfahre, was du bei der Rechnungsstellung an Privatkunden und Unternehmen im In- und Ausland beachten musst. 
⁠Adresse, Steuer, Datum: Eine Rechnung besteht aus zahlreichen Bestandteilen – manche davon sind ganz einfach, andere etwas komplizierter. In unserem Leitfaden zeigen wir dir, worauf du achten solltest und wie du eine Rechnung richtig erstellst.
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⁠Was versteht man unter Rechnungsstellung?

Rechnungsstellung bezeichnet die Erstellung eines rechtlich verbindenden Dokuments, um erbrachte Leistungen abzurechnen. Synonym wird dieser Vorgang auch als Fakturierung bezeichnet. 

Für dich als Unternehmer:in oder Mitarbeiter:in in einem Unternehmen ist die Rechnungsstellung damit ein besonders wichtiger Prozess: Sie ist elementar, um erbrachte Leistungen mit Kund:innen abzurechnen. 

Vorwiegend geht es bei der Rechnungsstellung allerdings um steuerliche Aspekte: Rechnungen dienen dazu, Umsatz- bzw. Mehrwertsteuer zu vereinnahmen und eine Berechnungsgrundlage für die Gewerbe- bzw. Einkommensteuer zu ermitteln. 

Wer muss eine Rechnung erstellen?

Grundsätzlich können alle Unternehmen, Unternehmer:innen und sogar Privatpersonen Rechnungen stellen. Tatsächlich gibt es aber nicht für jeden Verkauf eine Rechnungsstellungspflicht. Der Unterschied liegt dabei nicht darin wer verkauft, sondern an wen verkauft wird: 

Verkauft ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen an ein anderes Unternehmen, muss es innerhalb von 6 Monaten eine Rechnung darüber ausstellen. 

Verkauft ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen an eine Privatperson, ist es nicht verpflichtet, eine Rechnung zu stellen. Das kennst du zum Beispiel aus dem Supermarkt: Hier bekommen die Kund:innen keine Rechnung, sondern lediglich einen Kassenbon als Kaufbeleg. 

Allerdings dürfen Unternehmen trotzdem auch an Privatpersonen Rechnungen stellen. In vielen Fällen ist das durchaus sinnvoll. 

Für Lieferungen und Leistungen, die in Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, muss immer eine Rechnung erstellt werden. Egal, ob ein anderes Unternehmen oder eine Privatperson Käufer:in ist. 

Rechtsgrundlage für die Rechnungsstellung

Rechtsgrundlage für die Rechnungsstellung ist das Umsatzsteuergesetz (UStG). Paragraph 14 beschreibt genau, wer wann eine Rechnung stellen muss und was in einer Rechnung enthalten sein muss. 

Achtung: In Zusammenhang mit Rechnung gibt es eine wichtige gesetzliche Neuerung, die du kennen solltest. Ab Januar 2025 sind alle Unternehmer:innen verpflichtet, eRechnungen zu empfangen. Damit beginnt eine schrittweise Umstellung auf papierlose Rechnungen.

Bestandteile einer Rechnung

Wenn du eine Rechnung erstellst, muss und kann sie einige Bestandteile enthalten. Welche das sind, zeigen wir dir hier. 

Name und Anschrift des ausstellenden Unternehmens

Wenn du eine Rechnung ausstellst, musst du die vollständige Adresse deines Unternehmens als Absender angeben. Dazu gehören folgende Angaben: 

• Rechtsgültiger Name: Das ist der Name, unter dem das Gewerbe angemeldet ist. Bei Kapitalgesellschaften ist das der Firmenname (z.B. Muster GmbH), bei Einzelunternehmer:innen ist das der Vor- und Nachname. 

• Adresse: Das ist die Adresse, auf die das Gewerbe angemeldet ist, nicht die Adresse von zusätzlichen Büros oder Standorten. 

• Land: Bei Rechnungen ins Ausland gehört außerdem das Land zur Rechnungsadresse. 

Lesetipp: Erst die Rechnung, dann der Versand: Erfahre alles Erstellung von Versandlabels – und wie du es dir leichter machst. 

Name und Anschrift des Kunden oder der Kundin

Die Rechnungsadresse des Kunden ist Pflichtbestandteil einer Rechnung und besteht aus den gleichen Bestandteilen wie die Absenderadresse.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr)  

Jedes Unternehmen hat eine eindeutige Identifikationsnummer für steuerliche Zwecke. Ganz egal, ob es sich um einen Ein-Personen-Betrieb handelt oder um einen großen Konzern. 

Für nationale Belange innerhalb Deutschlands ist das die Steuernummer, für die internationale Rechnungsstellung ist das die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (kurz: USt-IdNr). Allerdings funktioniert die USt-IdNr auch innerhalb Deutschlands, weswegen die meisten Unternehmen ausschließlich diese Nummer nutzen. 

Wenn du für dein Unternehmen eine Rechnung stellst, musst du diese Identifikation immer auf der Rechnung angeben. 

Stellst du die Rechnung an ein anderes Unternehmen, kannst du außerdem die USt-IdNr des Kundenunternehmens angeben. Bei Rechnungen an Unternehmen im Ausland ist das zum Teil sogar verpflichtend. 

Rechnungsdatum

Das Rechnungsdatum ist Pflichtbestandteil. Dabei handelt es sich immer um das Datum, an dem du die Rechnung ausstellst. Das Rechnungsdatum kann vom Leistungsdatum abweichen. 

Rechnungsnummer

Jede Rechnung benötigt eine Rechnungsnummer, die innerhalb des ausstellenden Unternehmens eindeutig vergeben wird. Das bedeutet: Keine deiner Ausgangsrechnungen darf die gleiche Rechnungsnummer haben wie eine andere. 

Außerdem müssen die Rechnungsnummern fortlaufend nummeriert sein. Ist das nicht so, fordert das Finanzamt möglicherweise einen Nachweis darüber, dass du keine Rechnung unterschlagen hast.

Die erste Zahl der Zahlenfolge bleibt dir überlassen – du musst also nicht mit der 1 beginnen. Auch beim Aufbau der Rechnungsnummer hast du freie Hand. 

Leistungsdatum oder Leistungszeitraum

Auf jeder Rechnung musst du angeben, wann oder in welchem Zeitraum die abgerechnete Leistung erbracht wurde. Diese Angabe kann vom Rechnungsdatum abweichen. 

Erbrachte Leistungen

Die erbrachten und abgerechneten Leistungen gehören ebenfalls zu den Pflichtangaben auf einer Rechnung. 

Die Leistungen selbst sollten so präzise wie möglich beschrieben werden. Viele Unternehmen nutzen dafür Artikelnummern und Artikelbezeichnungen. 

Rechnungsbetrag inkl. Umsatz- oder Mehrwertsteuer 

Jeder abgerechneten Leistung musst du einen Betrag sowie deren Umsatzsteuersatz zuweisen. Den Steuersatz gibst du sowohl in % als auch in € an. Das gilt auch, wenn du eine Rechnung an eine Privatperson im Ausland stellst. 

Kleinunternehmer:innen nach § 19 UStG dürfen auf ihren Rechnungen allerdings keine Umsatzsteuer ausweisen. 

Auch Rechnungen ins Ausland haben andere Anforderungen an den Ausweis der Umsatzsteuer. In der Regel musst du keine Umsatzsteuer ausweisen, dafür aber andere Aspekte beachten. Alles, was du darüber wissen musst, erfährst du ebenfalls in diesem Artikel.  

Optionale Angaben 

Zusätzlich zu diesen genannten Pflichtangaben gibt es außerdem einige Angaben, die du nach Bedarf freiwillig auf der Rechnung machen kannst. Dazu gehören zum Beispiel Angaben zu Skonti und Rabatten sowie Informationen zum Zahlungsziel. 

Sonderfälle bei der Rechnungsstellung

Bei der Rechnungsstellung gibt es einige Sonderfälle, die du beachten musst. Dazu gehören vor allem Rechnungen, die das eigene Land verlassen und an Empfänger ins EU-Ausland oder ins Nicht-EU-Ausland gehen. 

Rechnungen ins EU-Ausland: Das Reverse Charge-Verfahren

Das Reverse Charge-Verfahren kehrt die Steuerschuld zum Abführen der Umsatzsteuer um. Das bedeutet: Wenn du eine Rechnung in ein EU-Land stellst, ist der Rechnungsempfänger selbst verpflichtet, die Umsatzsteuer abzuführen – und nicht du. Grundlage dafür bildet § 13b UStG. 

Für deine Rechnungsstellung bedeutet das: Du weist keine Umsatzsteuer aus, sondern beziehst dich stattdessen in der Rechnung auf § 13b UStG. 

Aber Achtung: Das gilt nur für Rechnungen an Unternehmer, nicht für Rechnungen an Privatpersonen. Schreibst du deine Rechnung an eine Privatperson im EU-Ausland, musst du die Mehrwertsteuer nach inländischen Vorschriften berechnen und abführen. 

Allerdings gibt es auch hier nochmal einige Ausnahmen. So gilt zum Beispiel für Leistungen in Zusammenhang mit Grundstücken, dass stets die Umsatzsteuer des Landes ausgewiesen werden muss, in dem das Grundstück liegt. 

Rechnungen ins Nicht-EU-Ausland: Grenzüberschreitende Leistungen

Das Reverse Charge-Verfahren gilt nicht, wenn du die Rechnung in ein Nicht-EU-Land stellst – also zum Beispiel in die Schweiz, ins Vereinigte Königreich oder nach Australien. Diese Länder werden auch als Drittland bezeichnet. 

Ist der Rechnungsempfänger ein Unternehmen, musst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Stellst du die Rechnung an Privatpersonen, berechnest du die gleiche Umsatzsteuer wie an Privatkund:innen im Inland. 

Automatisierung der Rechnungsstellung mit einem ERP-System 

Wenn du alle Rechnungen händisch erstellst, kann das zum Full-Time-Job für eine ganze Abteilung werden. Das ist weder effizient, noch zielführend – denn in der händischen Rechnungserstellung unterlaufen immer wieder Fehler. Hinzu kommt, dass es nicht skalierbar ist. 

Deutlich leichter ist es, wenn du die Rechnungen automatisiert erstellst. Das funktioniert besonders gut mit einem ERP. In diesem Fall werden die Rechnungen direkt nach Bestelleingang bzw. nach Versand erzeugt und versendet – ganz ohne manuellen Eingriff. Auch steuerliche Sonderregelungen wie das Reverse Charge-Verfahren oder grenzüberschreitende Dienstleistungen werden dabei automatisch berücksichtigt. 

Lesetipp: Du verkaufst über Amazon? Erstell die Rechnungen automatisch! Hier erfährst du, wie das geht. 

Vorteile der Rechnungsstellung mit Xentral ERP

Wenn du deine Rechnungen mit einem ERP wie Xentral erstellst, hat das einige Vorteile: 

• Effizienz: Alle Rechnungen werden automatisch und ohne manuelle Tätigkeiten erstellt und versandt.

• Weniger Fehler: Steuerliche Aspekte wie Reverse Charge, verschiedene Umsatzsteuersätze oder grenzüberschreitende Besteuerungen werden automatisch ermittelt und in der Rechnung umgesetzt. Auch Flüchtigkeitsfehler werden durch die automatisierte Rechnungsstellung verhindert. 

• Automatische Prüfung: Xentral verfügt über integrierte Prüfmechanismen, die steuerliche und rechtliche Vorgaben prüfen und dich informieren, wenn etwas nicht stimmt. 

• Unternehmensweite Kommunikation: Xentral ist mit deinem ganzen Unternehmen verbunden und überträgt Informationen in Echtzeit. Dadurch arbeiten Kundenservice, Lager, Logistik, Mahnwesen und Co. stets mit aktuellen Daten. 

Lesetipp: Wie funktioniert die automatische Rechnungsstellung mit Xentral? Alles Wichtige erfährst du in diesem Artikel. 

Häufige Fehler bei der Rechnungsstellung und wie du sie vermeidest

Zugegeben: Bei der Rechnungsstellung gibt es eine Menge zu beachten. Logisch, dass dabei auch viele Fehler passieren können. Wir haben die häufigsten Fehler für dich zusammengefasst. 

Vergessene oder falsche Angaben

Fehlerhafte oder fehlende Angaben auf der Rechnung sind schnell passiert. Häufig fallen sie erst beim Kunden auf – das ist dann peinlich und nervig. Schlimmer ist es, wenn sie erst deinem Steuerberater oder deiner Steuerberaterin oder sogar dem Finanzamt auffallen. 

Um das zu verhindern, legst du dir am besten einheitliche Vorlagen an. Alles, was du anpassen musst, markierst du farblich. Falls du ein Tool zur Rechnungsstellung nutzt, aktualisiert es viele Angaben automatisch. Mit Xentral ERP werden außerdem alle Angaben automatisch überprüft. 

Falsche Anwendung des Reverse Charge-Verfahrens

Das Reverse Charge-Verfahren darf nur bei B2B-Kunden innerhalb der EU angewendet werden. Dabei alles richtig zu machen, ist gar nicht so leicht. In diesem Fall ist ein ERP wie Xentral eine große Erleichterung, da es bei der automatischen Rechnungserstellung auch die geltenden steuerlichen Aspekte – also auch das Reverse Charge-Verfahren – berücksichtigt. 

Falsche Archivierung und Dokumentation

Rechnungen müssen grundsätzlich zehn Jahre lang archiviert werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Führe dafür am besten einen einheitlichen Workflow ein, um Rechnungen abzulegen und nach Ablauf der Frist zu vernichten. 

ERPs wie Xentral unterstützen dich dabei zusätzlich. 

Fehlerhafte Korrektur

Wenn du eine Rechnung erstellst und anschließend einen Fehler feststellst, darfst du nicht einfach das Original korrigieren. Stattdessen musst du die fehlerhafte Rechnung stornieren und anschließend eine neue Rechnung erstellen. 

Spezielle Tools für die Rechnungsstellung sowie ERP-Systeme schreiben Rechnungen deswegen fest – du kannst sie nach abschließender Erstellung nicht mehr bearbeiten. Das garantiert eine vorschriftsgemäße Rechnungskorrektur. 

Fazit: Rechnungsstellung wird durch Automatisierungen deutlich leichter

Wenn du in deinem Unternehmen jede Rechnung von Hand stellst, ist das ein ganz schöner Kraftakt. Es ist umständlich, nervig und fehleranfällig. 

Eine automatisierte Rechnungsstellung nimmt dir diesen Ärger ab. Mit einem ERP wie Xentral erstellst du alle Rechnungen automatisch und nach den geltenden Vorschriften. Durch integrierte Prüfmechanismen wird außerdem jede Rechnung nochmal kontrolliert, bevor sie das Haus verlässt. Das erspart Ärger und unangenehme Kundenrückfragen. 

FAQ – häufige Fragen 

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Die Pflichtangaben in einer Rechnung sind

• Name und Adresse von Absender:in und Empfänger:in

• Umsatzsteuer Identifikationsnummer

• Fortlaufende Rechnungsnummer

• Rechnungsdatum

• Erbrachte Leistungen

• Leistungsdatum 

• Rechnungsbetrag

• Korrekte Umsatzsteuer 

• Optionale Angaben wie Rabatte oder Zahlungsziele 

Was ist das Reverse Charge Verfahren und wann kommt es zur Anwendung?

Das Reverse Charge-Verfahren kehrt die Steuerschuld um, sodass Leistungsempfänger:innen die Umsatzsteuer abführen müssen – nicht die Leistungserbringer:innen. 

Es wird ausschließlich bei B2B-Geschäften innerhalb der EU angewendet und muss entsprechend auf der Rechnung vermerkt werden. 

Was muss ich bei der Rechnungsstellung ins Ausland beachten?

Bei der Rechnungsstellung ins Ausland musst du folgende Dinge beachten: 

• Hinzufügen des Landes zur Anschrift von Absender:in und Empfänger:in

• Angabe der USt-IdNr von Absender:in und Empfänger:in

• Korrekter Ausweis der Umsatzsteuer (zum Beispiel gemäß Reverse Charge-Verfahren)

Kann ich Rechnungen auch digital versenden?

Ja, du kannst Rechnungen auch digital versenden, sofern deren Echtheit und Herkunft eindeutig nachvollziehbar bleibt. Ab Januar 2025 wird in Deutschland außerdem die eRechnung eingeführt. 

Welche Rolle spielt die USt-IdNr. bei der Rechnungsstellung?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr) ist elementar für die Rechnungsstellung. Als Ersteller:in einer Rechnung musst du stets entweder deine nationale Steuernummer oder die internationale USt-IdNr angeben – bei Rechnungen ins Ausland jedoch stets die USt-IdNr.

Sie dient dazu, die Umsatzsteuer eindeutig zuordnen zu können. Denn wenn du eine Rechnung stellst, bist du (in der Regel) verpflichtet, auch die Umsatzsteuerschuld zu begleichen. Die USt-IdNr hilft dem Finanzamt dabei, das nachzuvollziehen.