Amainvoice: Amazon-Accounting integriert in das Xentral ERP

Wenn dein Amazon-Business erst einmal skaliert und sich die Bestellungen häufen, sind oft auch die ersten Probleme nicht weit: Jede Transaktion muss buchhalterisch und steuerrechtlich korrekt verbucht werden. Ab einem gewissen Punkt ist das händisch nicht mehr zu bewältigen, geschweige denn wirtschaftlich. Mit Amainvoice lässt sich nun ein Tool an das Xentral ERP anbinden, das diesen Wachstumsschmerz lindern kann. Warum die Kombination aus Warenwirtschaft und Amazon-Accounting eine sinnvolle ist, erfährst du von unserem Gastautor und CEO der amaZervice GmbH, Andreas Honisch.

Wie unterscheidet sich das Amazon-Accounting von dem anderer Plattformen?

Anders als beim Betrieb eines eigenen Onlineshops, bestehen beim Amazon-Handel eine Reihe von buchhalterischen Besonderheiten, die ERP-Systeme vor große Herausforderungen stellen. Diese erstrecken sich von der Dokumentation der Auszahlungsabrechnung, über die Handhabung der steuertechnischen Tücken des paneuropäischen FBA-Logistiksystems samt Unterstützung des One-Stop-Shops (OSS), bis hin zur Datenaufbereitung für die Finanzbuchhaltung.

Das Amazon-Accounting ist aufgrund dieser Rahmenbedingungen steuertechnisch wesentlich komplexer als das anderer E-Commerce-Plattformen. Es erfordert bei bestimmten Nutzungspräferenzen zudem eine entsprechende Anpassung der anderen Verkaufskanäle an die Vorgaben des Amazon Marketplace.

Anforderungen an eine Amazon-Accounting-Software

Der wesentliche Unterschied beim Amazon-Accounting ist, dass Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung bei Amazon-Verkäufen nicht direkt zwischen Händler:in und Käufer:in stattfinden. Stattdessen verwendet Amazon einen eigenen Zahlungs- und Abrechnungsmodus. Für ein ERP-System ist dies zwar nicht von Belang, jedoch für die Finanzbuchhaltung. Es erfordert eine spezielle Dokumentation, die dem Steuerberater in Form eines gesonderten Buchungsstapels übergeben wird. Bei Amainvoice wird diese Dokumentation auch als Amazon’sche Auszahlungsabrechnung bezeichnet.

Falls ein Unternehmen außerdem das FBA-Logistiksystem nutzt, sind neben den Umsatzsteuermeldungen auch die Warenverbringungen (ZM, Intrastat und SAF-T) und Warenzustellungen zu dokumentieren und für die Finanzbuchhaltung in einem eigenen Buchungsstapel zusammenzufassen. Das bedeutet, dass beim Amazon-Handel im Bereich Finanzbuchhaltung neben dem Buchungsstapel für Erlöse immer auch der Buchungsstapel für die Amazon’sche Auszahlungsabrechnung erforderlich ist. Nutzer:innen von CEE/PAN-EU müssen darüber hinaus auch noch den Buchungsstapel für die Warenverbringung übermitteln.

Für den länderübergreifenden Handel innerhalb der EU muss die Software außerdem die Umsatzschwellen überwachen und einen Umsatzsteuer-Berechnungsservice integrieren. Dies ist notwendig, um die Umsatzsteuer den Steuerbehörden der jeweiligen EU-Länder zuzuführen bzw. das Accounting entsprechend für den OSS aufzubereiten.

Welchen Mehrwert können Amainvoice und Xentral bieten?

Die Unterschiede zu anderen Plattformen machen eine Amazon-spezifische Accounting-Software wie Amainvoice erforderlich. Mit Xentral lässt sich das komplexe Amazon-Accounting in eine Multichannel-Umgebung integrieren und zusammen mit dem anderer Verkaufskanäle im Xentral-Dashboard darstellen und überwachen.

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3 Benefits von Amainvoice und Xentral:

• Zentrale Darstellung sämtlicher Umsätze aus allen Verkaufskanälen und Plattformen.
• Abstimmung der steuerlichen Grunddaten zwischen den jeweiligen Systemen (z.B. zur Erstellung der OSS-Meldung).
• Vollständige, lückenlose Buchführung aller Verkaufskanäle digital verfügbar für den Steuerberater.

So funktioniert Amainvoice

Amainvoice erstellt wahlweise via Umsatzsteuer-Berechnungsservice oder integriertem Rechnungstool Rechnungen und Stornorechnungen für Amazon-Verkäufe. Ferner werden die gesamte Amazon’sche Auszahlungsabrechnung und alle paneuropäischen Umsatzsteuermeldungen, OSS-Meldelisten und Listen zu Warenverbringung generiert. Final erstellt Amainvoice vorkontierte Buchungsstapel für die Finanzbuchhaltung im DATEV-Format. Diese werden via digitaler Schnittstelle an den DATEV-Buchungsdatenservice übermittelt.

3 Vorteile von Amainvoice:

• Aufschlüsselung des Amazon’schen Auszahlungsberichts samt Erstellung von Ersatzbelegen für die Finanzbuchhaltung.
• Buchhalterische Aufbereitung aller bestehenden Amazon-Programme (z.B. Commingling VAT, Call of Stock, EFN-UK, Umsatzsteuer-Berechnungsservice).
• Datenaufbereitung entsprechend der One-Stop-Shop (OSS) Regularien inkl. digitale OSS-Meldeliste und Korrekturen.

Wie funktioniert die Integration von Amainvoice in Xentral?

Für die Zusammenführung von Amazon-Accounting und der Administration anderer Online-Plattformen spielt es eine maßgebliche Rolle, ob Amazon-Händler:innen den Umsatzsteuer-Berechnungsservice inkl. OSS oder ein anderes Rechnungstool nutzen.

Dies ist deshalb von Bedeutung, da sowohl Umsatzsteuer-Berechnungsservice als auch OSS das sogenannte Bestimmungslandprinzip nutzen. Dabei werden Rechnungen nicht standardmäßig mit der Umsatzsteuer des Lagerlandes versehen, sondern mit der Umsatzsteuer des Landes, in dem die Ware zugestellt wird. Dies ist bei der Nutzung von OSS immer der Fall.

Wird der Umsatzsteuer-Berechnungsservice inkl. OSS genutzt, benötigt Xentral lediglich die einzelnen Rechnungen und Stornorechnungen aus der Amainvoice-API. Die Darstellung im Xentral-Dashboard erfolgt dabei jedoch nur informativ. Die gesamte Amazon-Dokumentation wird Amainvoice überlassen.

Xentral sorgt seinerseits dafür, dass alle Rechnungen und Stornorechnungen von Nicht-Amazon-Plattformen entsprechend der im Umsatzsteuer-Berechnungsservice/OSS vorgenommenen Einstellungen erstellt werden. Außerdem überprüft das ERP, ob die Rechnungen mit der Umsatzsteuer des dazugehörigen Landes versehen sind. Sobald der Umsatzsteuer-Berechnungsservice verwendet wird, bestimmt dieser auch das Land, an das die Umsatzsteuer für Verkäufe über Nicht-Amazon-Plattformen zu entrichten ist.

Was den Datensupport für die Finanzbuchhaltung betrifft, ist keine weitere Verknüpfung von Xentral und Amainvoice erforderlich. Beide Systeme übergeben ihre jeweiligen Buchungsstapel für die Finanzbuchhaltung unabhängig voneinander an den DATEV-Buchungsdatenservice. Danach kann dein Steuerberater bzw. deine Steuerberaterin die Weiterverarbeitung übernehmen.

Wird der Umsatzsteuer-Berechnungsservice nicht verwendet, ist die Überwachung der Umsatzschwellen erforderlich. Hierbei tauschen Amainvoice und Xentral via API permanent die jeweiligen Lieferdaten aus, um die Wertgrenzen aller Verkaufsplattformen zu addieren. Sobald die Umsatzschwelle überschritten wurde, melden sowohl Amainvoice als auch Xentral diese Information an das Unternehmen, damit eine Registrierung für das One-Stop-Shop-Verfahren erfolgen kann. Der Datensupport für die Finanzbuchhaltung funktioniert bei Nichtnutzung und Nutzung des Umsatzsteuer-Berechnungsservices identisch.

Best Practise: Xentral und Amainvoice bei Buah

Buah verkauft gefriergetrocknete Früchte als Topping für Müsli, Joghurt oder zum Snacken. Durch das Verfahren bleibt das Obst besonders lange haltbar und behält einen Großteil seiner Vitamine. Auf den Zusatz von Zucker und andere Aromen verzichtet das Unternehmen völlig. Mit seinem Geschäftsmodell ist Buah überaus erfolgreich. So erfolgreich, dass das Unternehmen über die DACH-Region hinaus expandiert. Dabei setzt man unter anderem auf eine Kombination aus Amainvoice und Xentral.

„Der Vertrieb auf Amazon ist super interessant für uns, um neue Kunden zu gewinnen! Mit der Verbindung zu Xentral behalten wir den Überblick über alle Artikel, Bestellungen und Rechnungen. Um auch beim internationalen Versand Steuersicherheit zu haben, nutzen wir auch die Schnittstelle mit Amainvoice und sind super zufrieden.”

Lesetipp: Du willst noch mehr erfahren? Unseren kompletten Customer Case mit Buah kannst du hier nachlesen.

Die Amainvoice-Xentral-Lösung mittels Schnittstelle bietet E-Commerce-Unternehmen die Möglichkeit, das komplexe Amazon-Accounting in ihre Multichannel-Umgebung bzw. ein ERP-System einzubinden. So kannst du das Accounting deines Amazon-Business und das anderer Kanäle zentralisieren und in einem System überwachen. Die Kombination aus Account-Software und ERP ermöglicht zudem die Aufbereitung und Übermittlung deiner Daten an Finanzbehörden und/oder Steuerberater:innen, was dir den Buchhaltungsaufwand spürbar vereinfacht.

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FAQ: Häufig gestellte Fragen zu Amainvoice und Xentral

Was sind Amainvoice und Xentral?

Amainvoice ist eine Amazon-spezifische Accounting-Software, die an die Besonderheiten des Marktplatzes angepasst ist. Dieser unterscheidet sich steuertechnisch stark vom Accounting anderer E-Commerce-Plattformen. Xentral ist ein ERP-System, das es ermöglicht, die Komplexität des Amazon-Accounts zusammen mit dem anderer in einer Multichannel-Umgebung zu integrieren.

Welche Vorteile bieten Amainvoice und Xentral?

Die Kombination aus Xentral und Amainvoice ermöglicht ein zentralisiertes Monitoring der Zahlungsvorgänge mehrerer Verkaufskanäle in nur einem Dashboard. Zudem können beide Systeme ihre jeweiligen Buchungsstapel an den DATEV-Buchungsdatenservice übermitteln, wo sie von Steuerberater:innen weiterverarbeitet und/oder von Finanzbehörden überprüft werden können.

Wie ist Amainvoice in Xentral integriert?

Amainvoice und Xentral kommunizieren mittels einer API-Schnittstelle miteinander und vergleichen permanent, ob geltende Umsatzschwellen in den Zielländern der Händler:innen überschritten worden sind. Ist das der Fall, melden beide Systeme, dass eine Registrierung zum One-Stop-Shop-Verfahren (OSS) erfolgen sollte. Gleichzeitig werden Accounting-Informationen von Amainvoice im Xentral-Dashboard dargestellt. Die Wiedergabe erfolgt aber rein informativ, die eigentliche Datenübermittlung an den DATEV-Service geschieht autark.