Rechnungskorrektur: Anleitung und Tipps

Im Geschäftsalltag werden unzählige Rechnungen geschrieben. Mitunter passieren bei der Rechnungserstellung jedoch Fehler, die eine Rechnungskorrektur erfordern. In diesem Beitrag erklären wir dir, was eine Rechnungskorrektur ist, worauf du bei der Erstellung achten musst und was sie von einer Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinne unterscheidet. 

Das Wichtigste im Überblick:

• Es wird zwischen einer Gutschrift im umsatzsteuerrechtlichen Sinne und einer Gutschrift im kaufmännischen Sinne (Rechnungskorrektur) unterschieden.

• Eine Gutschrift wird vom Leistungsempfänger ausgestellt.

• Eine Rechnungskorrektur wird vom Leistungsbringer ausgestellt.

• Rechnungskorrekturen unterliegen den gleichen formalen Vorgaben im Sinne des § 14 Abs. 4 UStG wie normale Rechnungen. Zusätzlich musst du mindestens durch Nennung der Rechnungsnummer und des Datums eindeutig auf die Ursprungsrechnung verweisen.

Was versteht man unter einer Rechnungskorrektur?

Eine Rechnungskorrektur – auch Storno- oder Korrekturrechnung genannt – bezeichnet eine Anpassung einer bereits gestellten Rechnung. Das leistende Unternehmen korrigiert eine bestehende Rechnung und erstattet entweder Teile des Rechnungsbetrags oder den Rechnungsbetrag als Ganzes.

Beispiele für Rechnungskorrekturen in der Praxis:

• Warenrücknahme

• Preisnachlässe aufgrund von Mängeln

• Falsche Rechnungsangaben

Gründe für eine Rechnungskorrektur

Fehlerhafte Rechnungsangaben

Machst du bei der Rechnungserstellung einen Fehler, solltest du diesen korrigieren. Zu den häufigsten Fehlern in Bezug auf die Rechnungsangaben zählen:

• Fehlende Pflichtangaben gemäß §14 Abs. 4 UStG

• Fehlerhafte Kontaktdaten 

• Unvollständige oder falsche Rechnungsnummer

• Fehlerhafte Steuernummer 

• Fehlerhafte Angaben zu den erbrachten Leistungen

• Fehlendes Leistungsdatum

• Falscher Rechnungsbetrag 

Falsche Beträge oder Umsatzsteuer

Neben den Fehlern hinsichtlich der formalen Rechnungsangaben können dir natürlich auch Fehler bei der Berechnung der Beträge und der Umsatzsteuer unterlaufen. Hierzu zählen folgende Beispiele:

• Unberechtigter Steuerausweis

• Ausweis einer zu hohen bzw. zu niedrigen Umsatzsteuer

• Falschberechnung der Nettobeträge

Abweichungen in den erbrachten Leistungen

Die Kommunikation im Team hakt? Hinsichtlich des Leistungsspektrums sind folgende Punkte gängige Gründe für eine Rechnungskorrektur:  

• Ausweis nicht erbrachter Leistungen 

• Falsch verbuchte Gutschriften

Unterschied zwischen Gutschrift und Rechnungskorrektur

Umsatzsteuerlich wird eine Gutschrift anders behandelt als eine Rechnungskorrektur.

• Gutschrift: Der Leistungsempfänger (Kund:in) ist zum Vorsteuerabzug berechtigt. Wird seitens des leistenden Unternehmens nicht widersprochen, kann der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer als Vorsteuer abziehen. Das leistende Unternehmen schuldet demnach die ausgewiesene Umsatzsteuer.

• Rechnungskorrektur: Die Rechnungskorrektur gilt als Rechnungsberichtigung, welche zu einer Kaufpreisminderung führt. Der Rechnungsaussteller ist in diesem Fall nicht bemächtigt, einen Vorsteuerabzug vorzunehmen. In diesem Fall wird die vom Leistenden gezahlte sowie vom Leistungsempfänger abgezogene Umsatzsteuer nach unten korrigiert.

Wie eine Rechnungskorrektur formal richtig erstellt wird

Eine Rechnungskorrektur unterliegt formal den gleichen Vorgaben wie eine normale Rechnung gemäß § 14 Abs. 4 UStG.

Pflichtangaben in einer Rechnungskorrektur

• Name und Anschrift des Leistungserbringers

• Name und Anschrift des Leistungsempfängers

• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

• Rechnungsdatum

• Rechnungsnummer

• Bezeichnung der erbrachten Leistungen

• Leistungsdatum

• Nettobetrag der erbrachten Leistungen

• Hinweis zum Umsatzsteuersatz

• Umsatzsteuerbetrag

Hinzukommen spezielle Anforderungen wie beispielsweise

• Neue Rechnungsnummer mit Bezug auf die fehlerhafte Originalrechnung (inkl. Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum der Ursprungsrechnung)

• Korrektur der Rechnungsbeträge der Originalrechnung als negative Beträge

• Hinweis auf Umsatzsteuerkorrekturen gemäß § 14c UStG

Dokumentation und Archivierung von Rechnungskorrekturen

Erfolgte bereits die Verbuchung der falschen Rechnung, muss die Buchhaltung eine Rechnungskorrektur erstellen. Hierbei musst du darauf achten, dass die Rechnungskorrektur eine eigene Rechnungsnummer erhält. Dies führt zu Veränderungen sowohl auf der Soll- als auch auf der Haben-Seite der Buchführung, sodass insgesamt drei Buchungssätze entstehen.

1. Verbuchung der Originalrechnung mit der ursprünglichen Rechnungsnummer.

2. Buchung der Rechnungskorrektur mit neuer Rechnungsnummer.

3. Verbuchung der richtigen Rechnung mit neuer Rechnungsnummer.

Nach der Umsetzung dieser Buchungsvorgänge ist deine Buchführung wieder korrekt. Es empfiehlt sich, die korrigierte Rechnung gemeinsam mit der ursprünglichen Rechnung abzulegen. Durch die Aufbewahrungspflicht geschäftlicher Dokumente solltest du Rechnungsdokumente für mindestens zehn Jahre sachgemäß archivieren, um im Falle einer Betriebsprüfung die Vorgänge zweifelsfrei nachvollziehen zu können. 

Automatisierung der Rechnungskorrektur mit einem ERP-System

Mit Hilfe eines ERP-Systems wie beispielsweise Xentral können deine Geschäftsprozesse unternehmensübergreifend automatisiert werden. Hiervon profitiert auch deine gesamte Buchhaltung. Statt die Rechnungserstellung, Rechnungskorrektur oder Gutschriftgewährung händisch abzuarbeiten kannst du diese Vorgänge automatisiert in einem übersichtlichen Dashboard bearbeiten. Damit können im Rahmen von Rechnungskorrekturen zum Beispiel Rechnungen komplett oder zum Teil storniert werden. Ebenso ist es möglich, Rechnungskorrekturen oder Gutschriften rückwirkend mit Rechnungen zu verknüpfen. Die Nutzung eines ERPs sorgt für:

• Effizienzsteigerung: Lasse Rechnungen und Korrekturen automatisiert vom ERP-System erstellen und spare dir wertvolle Zeit.

• Fehlerreduktion: Die manuelle Rechnungserstellung birgt eine hohe Fehleranfälligkeit.

• Sicherstellung der Compliance: Steht eine Betriebsprüfung ins Haus kannst du durch die zentrale Verwaltung deiner Dokumente im ERP-System relevante Vorgänge nachvollziehen und auf Nachfragen reagieren.

Das ERP-System sorgt für eine nahtlose Integration deiner Buchhaltungsprozesse in andere Unternehmensbereiche wie beispielsweise das Debitorenmanagement oder die Lagerverwaltung. Musst du eine Rechnungskorrektur im Rahmen einer Warenrücknahme erstellen, wird die Information automatisch an die entsprechende Abteilung gesendet.

Fazit: Rechnungskorrekturen effektiv und gesetzeskonform abwickeln

Preisnachlässe werden umgangssprachlich häufig als Gutschrift bezeichnet. Allerdings gibt es einen großen umsatzsteuerlichen Unterschied zwischen einer Gutschrift und einer Rechnungskorrektur, sodass eine Rechnungskorrektur klar von einer Gutschrift abgegrenzt werden muss. Im Rahmen einer Rechnungskorrektur wird eine fehlerhafte Rechnung korrigiert. Ein Vorsteuerabzug durch den/die Rechnungsersteller:in ist demnach nicht möglich. Vielmehr handelt es sich dabei um eine Kaufpreisminderung und damit einer Umsatzsteuerkorrektur. Formal unterliegt eine Rechnungskorrektur den gleichen Formvorgaben gemäß Umsatzsteuergesetz wie normale Rechnungen. Damit du Rechnungskorrekturen effizient und gesetzeskonform umsetzt, empfiehlt sich die Nutzung eines ERP-Systems. Mit diesem sparst du wertvolle Zeit, reduzierst Fehler bei der Erstellung und stellst die korrekte Archivierung sicher.