Automatische Rechnungserstellung mit Xentral: Das musst du für dein Business wissen

Zu den ältesten erhaltenen Schriftzeugnissen der menschlichen Geschichte gehören tatsächlich Rechnungen: Auf 5.000 Jahre alten Tontafeln aus Mesopotamien verbuchten die Sumerer Lieferungen von Brot und Bier; vor 900 Jahren hielten Adelige in England die Einnahmen und Ausgaben ihrer Ländereien auf sogenannten Pipe Rolls fest und mussten diese zweimal im Jahr öffentlich verlesen.
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Im 21. Jahrhundert angekommen, verzichten wir inzwischen weitestgehend auf Griffel und Pergament. Die Rechnungserstellung erfolgt am PC – entweder händisch und mit viel Kleinarbeit; immer häufiger allerdings voll automatisch, mithilfe einer dedizierten Software.
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Wie die automatische Rechnungserstellung mit Xentral abläuft, wie sie deine Arbeit als Onlinehändler unterstützt und welche Vorteile integrierte Business-Software gegenüber anderen Tools hat, verrät dir unser Senior Expert E-Commerce Nico Wengler in diesem Beitrag.

Die Grundlagen: Warum du deine Rechnungserstellung automatisieren solltest

Beginnen wir mit der Gretchenfrage: Warum lohnt es sich als Onlinehändlerin, bereits frühzeitig auf eine automatische Rechnungserstellung zu setzen? Schließlich kamen Kaufleute jahrhundertelang auch ohne PCs aus, sind Excel und Word da nicht mehr als genug?
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Laut Nico ergeben sich aus einer Automatisierung drei wesentliche Vorteile:
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#1 Fehlervermeidung

Wird die Rechnungserstellung manuell durchgeführt, trägt sie immer das Risiko menschlicher Fehler in sich: ein Vertipper, ein Zahlendreher, ein voreiliger Klick, eine vergessene Information. So steht schnell der falsche Betrag auf der Rechnung, stimmt die Rechnungsnummer nicht oder ist die Adresse fehlerhaft. Meist mit der Folge, dass die Rechnung erneut erstellt oder korrigiert und an den Kunden versandt werden muss, was nicht nur mehr Arbeit bedeutet, sondern sich auch negativ auf das Image eines Unternehmens auswirkt.
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Sollten sogar mehrere Personen für die Rechnungserstellung verantwortlich sein, potenziert sich die Gefahr erneut: Ohne ein einheitliches Tool werden Rechnungen doppelt verschickt oder bleiben mit dem Gedanken liegen, dass der Kollege bzw. die Kollegin sich schon darum kümmern wird.
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Eine automatische Rechnungserstellung schließt all diese Gefahren aus: Die integrierte Softwarelösung weiß immer, welche Rechnungen bereits angelegt und verschickt wurden, greift direkt auf alle Informationen aus der Datenbank zurück und vermeidet somit Rechen- und Rechnungsfehler.
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#2 Kostenersparnis

Weiterhin kostet jeder einzelne Prozessschritt bei der Verarbeitung einer Rechnung Zeit und damit bares Geld: Müssen Mitarbeitende zunächst zwei Dokumente öffnen, die Daten manuell von A nach B copy-pasten, dann den Taschenrechner zücken, um die Zahlen zu kontrollieren und abschließend eine E-Mail aufsetzen, ist das alles andere als effizient.
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Mit einem ERP-System wie Xentral lässt sich der gesamte Order-to-Cash-Prozess vom Auftrag über den Lieferschein bis zur Rechnung mit nur wenigen Mausklicks abbilden. Je nach Systemkonfiguration kann der gesamte Vorgang sogar vollautomatisch ablaufen und damit nicht nur manuelle Arbeit, sondern auch noch mehr Zeit und Geld sparen.
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#3 Skalierbarkeit

Irgendwann erreichen erfolgreiche Unternehmen ein Level, auf dem es logistisch einfach unmöglich wird, die Rechnungserstellung weiterhin händisch abzubilden und nicht zu automatisieren. Gingen beispielsweise beim deutschen Branchenprimus Zalando 2021 über 250 Millionen Bestellungen ein, bedeutete das etwa 700.000 Rechnungen pro Tag.
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Um dieses Volumen zu bewältigen, könnten gar nicht genug Mitarbeitende eingestellt werden. Einer Cloud-Software allerdings ist es einerlei, ob sie pro Stunde 50, 5.000 oder 50.000 Rechnungen erstellen und versenden muss. Sie braucht hierfür lediglich ein wenig mehr Rechenpower und lässt sich dann ganz einfach entsprechend der Wachstumsphase des Unternehmens  skalieren.
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⁠Lesetipp: Die E-Rechnung wird ab wird ab 01.01.2025 in Deutschland verpflichtend - alle Infos dazu.

Genervt von manuellen Prozessen? In diesem Video erfährst du, wie du mit Xentral deine Buchhaltung optimierst!

„Alles beginnt mit dem Auftrag“: Automatische Rechnungserstellung in Xentral

Eine automatisierte Rechnungserstellung ist für größere Unternehmen also absolute Pflicht, allerdings auch bereits für Neugründungen und KMU sinnvoll. Zum einen, um peinliche bis teure Fehler zu vermeiden, zum anderen, um Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben im Startup-Prozess freizuschaufeln – Kundenakquise und -bindung zum Beispiel.
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Wie die automatische Rechnungserstellung in Xentral abläuft, erklärt Nico so:
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Variante #1: Prozessbegleitend

Die erste Variante bietet sich vor allem für Unternehmen aus dem B2B-Bereich an. Denn hier ist die Menge an Bestellungen zwar meist noch überschaubar, dafür setzen sie sich allerdings häufig aus zahlreichen Einzelpositionen zusammen und sind besonders voluminös.
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Aus einem Auftrag wird mit ein paar Klicks zunächst der Lieferschein. Aus diesem wiederum lässt sich – ebenfalls in Sekundenschnelle – die Rechnung erzeugen. Im Bedarfsfall können beliebig viele Lieferscheine außerdem zu einer Sammelrechnung zusammengefasst werden. Händler behalten so die volle Kontrolle und Übersicht über sensible Großaufträge, ohne gleichzeitig zu viel Zeit in risikobehaftete Handarbeit investieren zu müssen.
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Variante #2: Automatisiert und eventgesteuert

Weiterhin beherrscht Xentral selbstverständlich auch die vollautomatische Rechnungserstellung, ohne dass Nutzer:innen auch nur einmal manuell eingreifen müsste: Wenn ein Auftrag aus einem der synchronisierten Vertriebskanäle eintrifft, erzeugt unser ERP-System ohne zusätzliches Tätigwerden automatisch den Lieferschein und die dazugehörige Rechnung, digital oder auf Papier.
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Der Clou dabei ist, wann die Rechnung erstellt und verschickt wird. Denn hier stehen unseren Anwender:innen zwei Wege offen:
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Zunächst besteht die Möglichkeit, die Rechnung direkt nach Auftragseingang gemeinsam mit dem Lieferschein erzeugen und versenden zu lassen. Käufer:innen erhalten also bereits Sekunden nach dem Klick auf den Kaufen-Button eine E-Mail und können ihre Rechnung direkt einsehen.
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Allerdings ist das nicht immer die feine englische Art. Gerade, wenn der Versand längere Zeit in Anspruch nimmt, wirkt es unhöflich, Käufer:innen eine Rechnung zu stellen, bevor ihre Ware überhaupt das Lager verlässt. Deshalb lässt Xentral sich unabhängig vom Verkaufskanal auch so konfigurieren, dass eine Rechnung erst dann versendet wird, wenn im Fulfillment das Versandlabel ausgedruckt wird. So fallen der Tracking-Hinweis Dein Paket ist auf dem Weg zu dir und der Rechnungsversand zusammen und erzeugen damit gleich ein besseres Gefühl für Kund:innen.
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Variante #3: Externe Rechnungen

Je nach den von dir verwendeten Verkaufskanälen kann es zuletzt vorkommen, dass du selbst gar keine Rechnung stellen musst, weil der Marktplatz diese Aufgabe übernimmt. Amazon etwa bietet diese Option an.
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Auch hier ist Xentral in der Lage, die Rechnung über seine offene API zu importieren und in dein System mit aufzunehmen. Das händische Einpflegen externer Belege und all die damit verbundenen Risiken gehören also auch in diesem Fall der Vergangenheit an. Besonders deine Finanzbuchhaltung wird dir dafür danken.
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⁠Lesetipp: Wie du mit automatisierter Buchhaltung deine Prozesse noch effizienter gestaltest, erfährst du in diesem Beitrag.

Flexibel und individualisierbar: Für welche Shops und Marktplätze kann Xentral die automatische Rechnungserstellung übernehmen?
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Wo wir gerade über externe Player reden: Häufig werden wir gefragt, ob Xentral sich für ein bestimmtes Shopsystem oder einen einzelnen Marktplatz eignet. Dazu Nico:
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Es spielt keine Rolle, welches Shopsystem du nutzt – Shopify, WooCommerce oder auch Shopware – oder ob du als Multi-Channel-Händler auch auf Amazon Marketplace, Ebay oder bei Kaufland.de aktiv bist: Mit seiner offenen API lässt Xentral sich an so gut wie jedes System anbinden und zur automatisierten Rechnungserstellung nutzen.
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Dabei werden auch die Besonderheiten der einzelnen Marktplätze berücksichtigt. Auf Amazon etwa hast du, wie bereits erwähnt, die Möglichkeit, Rechnungen vom Marketplace erzeugen zu lassen. Solltest du von dieser Option lieber keinen Gebrauch machen wollen, dann findest du in Xentral die entsprechende Einstellung. Zum Beispiel, um deine Rechnungen in einem einheitlichen Corporate Design zu halten: Mit nur einem Klick werden die Rechnungen deiner Kundinnen und Kunden in deinem System erzeugt und anschließend automatisch über Amazon verschickt.
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⁠Lesetipp: In diesem Beitrag erfährst du mehr über das 1x1 der Online-Buchhaltung!

Authentizität und Wiedererkennungswert: Kann ich für automatisch erstellte Rechnungen mein Corporate Design verwenden?

Was uns direkt zum nächsten Thema führt: Wie es bei der automatisierten Rechnungserstellung grundsätzlich mit der Implementierung des hauseigenen Designs aussieht, haben wir schon beantwortet. Schließlich sorgt dein Firmenlogo für mehr Markenbekanntheit und einen guten Social Proof. Nico erklärt:
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Selbstverständlich ist es möglich, dein Logo, deine Schriftart sowie eigene Texte für deine automatisierten Rechnungen zu verwenden. Dabei bestehen zwei Möglichkeiten:
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Entweder, du legst in den Grundeinstellungen deines Xentral-ERP ein PDF als Designvorlage fest. Grundsätzlich wird dann immer dieses verwendet, egal über welchen Kanal und Marktplatz deine Rechnungen verschickt werden.
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Oder, du passt das Design für jeden Vertriebsweg einzeln an. Das macht zwar einmalig etwas mehr Arbeit, ist aber zum Beispiel dann sinnvoll, wenn dein Entwurf mit dem Layout eines Marktplatzes kollidiert. Sollte dein Logo sich etwa unschön mit dem Datum einer Kaufland-Rechnung überschneiden, hast du hier die Möglichkeit zur kanalspezifischen Korrektur.

Automatisierte FiBu: Wie arbeiten Xentral und deine Buchhaltung mit Datev zusammen?

Da eine clevere Überleitung vom Corporate Design zur Buchhaltung sogar für uns unmöglich ist, werfen wir unsere letzte Frage einfach so in den Raum: Wie greifen deine Finanzbuchhaltung und die automatisierte Rechnungserstellung in Xentral ineinander? Nico fasst es so zusammen:
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Zum Xentral ERP-System gehört selbstverständlich auch ein Modul für deine Debitoren- und Kreditoren-Buchhaltung. Dadurch werden alle automatisch erstellten Rechnungen immer auf die entsprechenden Buchungskonten gebucht.

Lesetipp: Du möchtest nicht nur deine Buchhaltung optimieren, sondern auch deinen Vertrieb automatisieren? Wir haben dir dazu das Wichtigste zusammengefasst!
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„Entsprechende Buchungskonten“ wiederum bedeutet, dass du die volle Kontrolle über deine Konten hast: Ob du ein einziges Erlöskonto führen, separate Konten für jeden Vertriebskanal, für einzelne Waren oder sogar für bestimmte Kund:innen anlegen möchtest, spielt keine Rolle. Jede Konfiguration ist möglich und jede Rechnung wird richtig verbucht.
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Ebenso individuell und problemlos erfolgt die Übermittlung an deine Datev-Lösung und infolgedessen an deine Steuerberatung. Du kannst ein vollständiges Erlöskonto synchronisieren, sämtliche Einzelkonten oder nur ausgewählte Konten übertragen. Ein paar Mausklicks reichen aus, um alle relevanten Daten über die Schnittstelle zu exportieren. Mit einer automatisierten Rechnungserstellung optimierst du also auch große Teile deiner Finanzbuchhaltungsprozesse, vermeidest zahlreiche Fehler und entsprichst so den gesetzlichen Vorgaben.

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