Abschlussquote verdreifachen: Automatisiertes Angebotsmanagement macht's möglich!

Mit einer Softwarelösung, die dein Angebotsmanagement automatisiert, führst du nicht nur mehr Angebote zum Abschluss, sondern nutzt gleichzeitig auch die Digitalisierung, um dein Unternehmen effizienter und kompetitiver zu machen.

Du willst das Management rund um deine Angebote durch Automatisierung revolutionieren? In diesem Artikel erfährst du alles, was du für die Umsetzung eines optimalen Angebotsmanagements im B2C- oder B2B-Vertrieb benötigst!

Der Angebotsmanagement-Prozess

Der ideale Angebotsmanagement-Prozess läuft mehr oder weniger nach einem gleichbleibenden Schema ab: 

Ein Kunde bzw. eine Kundin fragt ein Angebot an, auf das du mit einem individuellen Angebot antwortest. Dieses Angebot nimmt deine Kundschaft entweder an oder lehnt es ab. Auf welche drei großen Teilprozessschritte es hierbei besonders ankommt und wie diese strukturiert sind, haben wir im folgenden für dich zusammengefasst:

Schritt 1: Angebotsvorbereitung

Hierbei werden individuelle Kundenanforderungen zusammengestellt und interne Ressourcen abgeglichen, um die Kundenanfrage bewerten zu können.

Schritt 2: Angebotserstellung

In der Angebotsbearbeitung werden Informationen aus den verschiedenen Bereichen zusammengetragen, um Lösungen für das Kundenanliegen auszuarbeiten. Außerdem werden in diesem Schritt der Liefertermin festgelegt, eine Preiskalkulation durchgeführt und rechtliche Faktoren abgeklärt, bevor das Angebot final erstellt und an den Kunden bzw. die Kundin weitergeleitet wird.

Schritt 3: Angebotsnachbereitung

Nachdem ein Kunde bzw. eine Kundin das Angebot erhalten hat, ist es besonders wichtig, das Angebot zielgerichtet nachzuverfolgen und dabei kundenseitige Rückfragen und Änderungswünsche zu berücksichtigen. Dies geht mit einer regelmäßigen Überprüfung des Bearbeitungsstands einher, um eine anschließende Ursachenforschung für potenziell eintretende Angebotsabsagen durchführen zu können. Schlussendlich folgt in der Regel eine ausführliche Prozessanalyse, die die Basis für Optimierungen des Angebotsprozesses bildet.

Lesetipp: Ein Online-Shop-ERP bringt deinen E-Commerce auf das nächste Level. In diesem Beitrag zeigen wir dir, wie du deinen E-Commerce automatisieren kannst!

Checkliste für dein Angebotsmanagement

Damit du das Management deiner Angebote bestens im Blick hast oder sogar optimieren kannst, haben wir eine Checkliste für dich zusammengestellt:

1. Ordne deine Kund:innen eindeutig deinen Vertriebsmitarbeitenden zu. Gleichbleibende Kontaktpersonen schaffen eine persönliche Atmosphäre.
2. Investiere in Schulung und Weiterbildungen deiner Mitarbeiter:innen in puncto Verhandlungskompetenz, um Kundengespräche zielführend zum Angebotsabschluss zu leiten.
3. Lege schon beim ersten Kundengespräch einen Folgetermin für die Angebotsrücksprache fest, um den Kontakt zu deiner Kundschaft aufrechtzuerhalten und nachfassen zu können.
4. Dokumentiere in einem Protokoll, wann welche Angebote erstellt wurden und wann du beim Kunden bzw. der Kundin Nachfragen anstellen solltest. Nutze hierfür ein modernes Verwaltungsprogramm wie beispielsweise das Xentral ERP.
5. Werte deine Abschlussquote in modernen Verwaltungsprogrammen wie einem ERP-System aus. So kannst du deine zukünftige Angebotsgestaltung Stück für Stück optimieren und deine Effizienz in puncto Verkaufsabschlüsse steigern.

Vermeide diese Fehler beim Angebotsmanagement

Im Bereich Angebotsmanagement kannst du einige Fehler machen, die am Ende viel Geld kosten. 

Falls deine Abschlussquote oder dein angestrebter Gewinn nicht so hoch liegen sollten, wie erwartet, kann das zum Beispiel an folgenden Faktoren liegen:

• Möglicherweise nimmst du viele nur ewig ertragreiche Aufträge an. Das Thema "Auftragsgewinn" ist hier entscheidend.

• Dein Angebot könnte zu unspezifisch sein, wodurch sich deine Kund:innen erst für dein Angebot entscheiden, nachdem du noch einmal nachgehakt hast oder weitere Informationen bereitstellst. (fehlende Kundenorientierung)

• Unter Umständen lässt du das Angebot zu schnell locker, wodurch der Kunde bzw. die Kundin im weiteren Verlauf kein akutes Kaufbedürfnis mehr hat und dein Angebot einfach vergisst. (unzureichende Angebotsverfolgung)

• Dein Fokus könnte zu sehr auf schnellen Vertragsabschlüssen liegen. Manchmal dauern Entscheidungen im Betrieb Tage, Wochen oder Monate.

• Deine Kund:innen möchten zu einem späteren Zeitpunkt kaufen.

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Du siehst, das größte Potenzial liegt in der Angebotsnachverfolgung. Ist diese strukturiert und organisiert, kannst du die Abschlussquote bei deinen Angeboten um mindestens 20% anheben. Um das zu schaffen, brauchst du nicht nur ein gutes CRM-System, sondern auch eine Software, die dir mit weiteren Funktionen zum Angebotsmanagement unter die Arme greift.

Was macht eine gute Angebotsmanagement-Software aus?

Eine Angebotsmanagement-Software hilft dir dabei, deinen Angebots- und Ausschreibungsprozess zu verwalten. So kannst du zum Beispiel schnell solide Geschäftsvorschläge oder Antworten auf Ausschreibungen erstellen, die an die individuellen Bedürfnisse des Kunden oder der Kundin angepasst sind. Der Fokus liegt immer darauf, dass du dein Angebot schnell und flexibel verschicken kannst, die Nachverfolgung im Blick hast und deinen Kund:innen das Gefühl gibst, dass du dich exzellent um sie kümmerst.

Ein Angebotsmanagement-System als Softwarelösung zu nutzen, ist sinnvoll, wenn du das Verfassen von Angeboten, deren Nachverfolgung und das Kundenbeziehungsmanagement digitalisieren, optimieren und automatisieren willst, während deine Kundschaft dich als professionellen Geschäftspartner bzw. professionelle Geschäftspartnerin wahrnimmt.

Funktionen und Features, die ein solches Angebotsmanagement-System normalerweise aufweist, sind zum Beispiel:

• Markenvorlagen und ausgefüllte Formulare für eine schnelle Bearbeitung von Anfragen und Nachverfolgungen
• Verschiedene Textbausteine für die Angebotserfassung
• Kompatibilität auch mit Mobilgeräten
• Tools für das Kundenbeziehungsmanagement
• Intelligente Berichterstattung von Informationen für genaue Performance-Analysen
• Schnelle und komfortable Belegerstellung
• Direkter E-Mail-Versand des Belegs

Je nach Programm sind die Funktionen häufig noch spezifischer auf dein Unternehmen und die Branche, in der du tätig bist, ausgerichtet. 

⁠Lesetipp: Du möchtest nicht nur dein Angebotsmanagement, sondern auch deine Beschaffung oder gleich deinen ganzen Vertrieb automatisieren? Wir zeigen dir, wie das geht und worauf du achten solltest!

Vorteile des automatisierten Angebotsmanagements

Das automatisierte Angebotsmanagement hat viele Vorteile für dein Unternehmen. Mit einer geeigneten Softwarelösung kannst du dein Angebotsmanagement automatisieren und professionell aufsetzen. In welchen Hinsichten du dabei konkret von einem automatisierten Angebotsmanagement profitierst, haben wir für dich übersichtlich zusammengefasst:

• Einfache Angebotserstellung, -nachverfolgung und Vertragsabschluss
• Abgabe monotoner und fehleranfälliger Aufgaben
• Besseres Kundenbeziehungsmanagement
• Effizientere Arbeitsweise
• Zentrale Lage aller Daten rund um dein Angebot an einem Ort
• Optimierung des gesamten Prozesses durch Nutzen einer einzigen intuitiven Softwareanwendung mit vielen Funktionen
• Schnelle Handlungsmöglichkeiten durch Vorlagen und das Automatisieren der Angebotserstellung, z.B. durch Pitches, Vorschläge oder Präsentationen

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Fazit: Mit automatisiertem Angebotsmanagement dank Xentral ERP zum Erfolg

Durch den hohen Automatisierungsgrad und die Verwaltung deines Angebotsmanagements in einer Software hast du immer die neuesten Daten, Veränderungen und Möglichkeiten im Blick und sorgst für bessere Angebote, zufriedene Kund:innen und ein erfolgreiches Unternehmen!

Die ERP-Lösung von Xentral bietet dir zahlreiche Funktionen für das automatisierte Management deiner Angebote an. Je nach Branche deines Unternehmens kannst du außerdem von weiteren Features für dein jeweiliges Angebot profitieren. ⁠Insgesamt stehen dir im Xentral ERP über 1.500 Schnittstellen und Erweiterungen zur Verfügung, die sich von E-Commerce Onlineshops und Marktplätzen über Finanzen bis hin zu Versand und Fulfillern erstrecken. So kannst du Xentral in dein Unternehmen einbinden und deine bisher genutzten Schnittstellen und die darin enthaltenen Daten und Informationen behalten.

Alles in allem hilft dir Xentral dabei, nicht nur alle Bereiche deines Unternehmens zu optimieren, sondern auch Angebote zu erstellen, die deine Kund:innen überzeugen und dich keinen unnötigen Mehraufwand kosten.

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