yfood: 45-fache Menge an Bestellungen mit Xentral

Das ist yfood: Smart Food statt Fast Food

yfood ist ein innovatives Food-Start-up aus München, das seit 2017 gesunde und praktische Mahlzeiten in Form von Trinkmahlzeiten, Pulvern und Riegeln anbietet. Diese Produkte richten sich an Menschen, die sich ausgewogen ernähren wollen, aber aufgrund ihres hektischen Alltags wenig Zeit haben.

Die Gründer Ben Kremer und Noel Bollmann haben mit ihrer Idee einen Nerv getroffen und 2018 einen Deal in der Show „Die Höhle der Löwen“ ergattert. Dieser Auftritt verlieh dem bereits wachsenden Unternehmen zusätzlichen Schwung und verhalf ihm zu einem massiven Wachstum. Frank Thelen bezeichnete yfood als sein erfolgreichstes Investment während der gesamten Show.

Der Auftritt verschaffte dem bereits wachsenden Business einen zusätzlichen Boost: Allein 2019 legte das Unternehmen ein Wachstum von 300 % hin.

yfood gilt als eines der am schnellsten wachsenden Food-Start-ups in Europa. Eine Herausforderung, die der Newcomer nur mit reibungslosen Prozessen bewältigen kann.

Die Challenge: Schnell die Prozesse dem enormen Erfolg anpassen

Mit dem rasanten Wachstum von yfood stießen die anfänglichen Prozesse schnell an ihre Grenzen. Das Unternehmen nutzte Shopify für den Online-Shop und leitete Aufträge direkt an Fulfillment-Partner weiter. Doch mit der steigenden Bestellmenge traten zunehmend Schwachstellen auf.

Anfangs bildete Shopify alle Vorgänge zuverlässig ab. Mit der wachsenden Zahl an Bestellungen liefen einige Prozesse allerdings nicht mehr ohne Probleme. Vor allem die Auslieferung, das Bestellwesen und die Abrechnung ließen sich nicht mehr ohne Weiteres an das schnelle Wachstum anpassen.

Das Unternehmen erklärt rückwirkend: „Wir hatten Probleme mit der Skalierbarkeit und es herrschte ein Mangel an Automatisierung“. Der Wunsch war es ein System zu finden, das Shopify abbilden und gleichzeitig die yfood-Prozesse verbessern kann.

Es wurde schnell klar, dass eine umfassende Lösung benötigt wurde, um die wachsenden Herausforderungen zu bewältigen. yfood musste ein System finden, das sowohl die bestehenden Shopify-Prozesse abbilden als auch die neuen Anforderungen an Skalierbarkeit und Automatisierung erfüllen konnte.

Die wichtigsten Anforderungen an die neue Business-Software waren:

• Tracking der Bestände
• Darstellung aller Prozesse von Produktion bis Auslieferung
• Schnittstellen zu Einzelhandel und Fulfillment
• Automatisierung der E-Commerce-Prozesse
• Support für die Umsetzung individueller Anforderungen
• Kosteneffizienz

Xentral als maßgeschneiderte Lösung

Im August 2018, wenige Monate vor dem Auftritt bei „Die Höhle der Löwen“, entschied sich yfood für Xentral. Die Wahl fiel auf Xentral, da es die Anforderungen an ein agiles und flexibles ERP-System erfüllte.

Zudem hatte Frank Thelen, der später auch in yfood investierte, bereits in Xentral investiert, was die Entscheidung weiter unterstützte. Xentral ermöglichte es yfood, Prozesse zu kombinieren und die Herausforderungen des schnellen Wachstums zu bewältigen.

Die Implementierung von Xentral verlief reibungslos und innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens. Bereits vor dem Auftritt bei „Die Höhle der Löwen“ war das System vollständig integriert und einsatzbereit. Dank Xentral konnte yfood viele Prozesse kombinieren und optimieren, was besonders wichtig war, um den Ansturm nach dem TV-Auftritt zu bewältigen.

Besonders die Funktionen für Importe, Auftragsabwicklung und Kommissionierung brachten große Vorteile. Die Möglichkeit, das Mindesthaltbarkeitsdatum zu verwalten, ermöglichte es yfood, eine First-In-First-Out (FiFo)-Strategie zu fahren, um sicherzustellen, dass keines der Produkte im Lager des Fulfillment-Partners verdirbt.

Das hat sich mit Xentral für yfood verbessert

Dank Xentral bekamen Smart-Food-Fans ihre Drinks, Riegel und Pulver nun zuverlässig nach Hause geliefert oder konnten sie im Supermarkt kaufen – immerhin in rund 30 EU-Ländern. „Xentral hat uns die Möglichkeit gegeben, unser schnelles Wachstum abzubilden“, so das Fazit von yfood.

Die Implementierung des leanen ERP-Systems hat dem jungen Business geholfen, das Tagesgeschäft zu vereinfachen und nicht nur Prozesse zu verbessern, sondern neue aufzubauen. „Am Ende konnten wir mit der Hilfe von Xentral vor allem beim Versand richtig viel Zeit sparen. Xentral war für uns ein wichtiger Facilitator und schneller Partner, um Prozesse zu kombinieren.“

Xentral war im Alltag der Münchner ein wichtiges Tool geworden: Von den rund 120 Mitarbeitenden nutzten Stand August 2021 insgesamt 35 das ERP als aktive User.

Zukunftsvisionen: So geht es für yfood weiter

Die Prozesse sind eingespielt, viele Märkte schon erobert. Gibt es da überhaupt noch Ziele? Selbstverständlich: Zukünftig möchte das Start-up seine Prozesse noch weiter ausbauen und sieht dabei als größte Business-Challenges die Punkte Reporting, Datenanalyse und Datenauswertung. Auch hier könnrte Xentral mit den ERP Analytics in Zukunft unterstützend wirken.

Egal, was als nächstes kommt: Mit einem flexiblen und skalierbaren ERP-System wie Xentral sind Food-Start-ups wie yfood ready für die Zukunft. Falls dich deine Prozesse aktuell stressen und du deswegen keine Zeit mehr für das Wesentliche hast, kann Xentral dein Business mit beispielsweise der ERP Buchhaltung oder einem ERP CRM entspannen.