Permanente Inventur - was sind die Vor- und Nachteile?

Als vereinfachtes Inventurverfahren bietet die permanente Inventur zahlreiche Vorteile. Welche das sind, was sich hinter der Inventurmethode verbirgt und welche Voraussetzungen du erfüllen musst, erfährst du in diesem Beitrag.

Die Basics: Das musst du über Inventuren wissen, um die permanente Inventur zu verstehen 

Wer ein Gewerbe betreibt, muss auch Buch führen. Dazu gehört auch die Pflicht, sämtliche Vermögensgegenstände des Gewerbebetriebs wert- und mengenmäßig im sogenannten Inventar aufzunehmen. Als Wertgegenstand zählt dabei alles innerhalb eines Unternehmens, dem ein Wert zugeschrieben werden kann – zum Beispiel Bankguthaben, Lagerbestände und Maschinen, aber auch Schulden und andere Verbindlichkeiten.

Natürlich verändern sich die Werte und Mengen im Laufe der Zeit – deswegen gibt es eine Pflicht, alle Vermögensgegenstände regelmäßig erneut aufzunehmen. Das passiert durch Zählen, Wiegen, Messen oder Schätzen im Rahmen der Inventur. 

Klassisch erfolgt die Inventur einmal im Jahr – und zwar immer zum Ende des Geschäftsjahres. Dabei handelt es sich um die Stichtagsinventur. Die Ergebnisse der Inventur dienen dann als Grundlage für weitere Maßnahmen, zum Beispiel für die Erstellung der Bilanz. 

Da eine Stichtagsinventur für manche Unternehmen nur schwer umsetzbar ist, erlaubt das Handelsgesetzbuch (HGB) verschiedene Vereinfachungsverfahren. Eines davon ist die permanente Inventur. 

Im Überblick: Diese Inventurmethoden gibt es 

Deine Inventur kannst du auf verschiedene Arten vornehmen. Damit du die Unterschiede zur permanenten Inventur verstehst, haben wir die verschiedenen Inventurarten für dich zusammengefasst: 

• Die Stichtagsinventur ist die „normale“ Inventur. Dafür zählst, wiegst oder misst du jedes Jahr zum Ende deines Geschäftsjahres all deine Vermögensgegenstände und erstellst daraus dein Inventar. 

• Die verlegte bzw. verschobene Inventur funktioniert ähnlich wie die Stichtagsinventur, erlaubt jedoch etwas mehr Spielraum. Mit ihr darfst du deinen Bestand schon drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Ende deines Geschäftsjahres aufnehmen. 

Bei der Stichprobeninventur musst du nicht mehr den gesamten Bestand aufnehmen, sondern lediglich Stichproben. Den vollständigen Bestand darfst du dann durch Hochrechnung ermitteln.

Permanente Inventur: Definition und Ablauf

Die permanente Inventur ist ein vereinfachtes Inventurverfahren. Sie wird auch als fortlaufende Inventur bezeichnet. Mit ihr erfolgt die Bestandsaufnahme der Vermögensgegenstände im Gegensatz zur Stichtagsinventur nicht nur einmal im Jahr, sondern laufend über das gesamte Geschäftsjahr. Alle Zu- und Abgänge werden taggleich im Lagerverwaltungssystem erfasst, sodass die Bestände laufend aktuell sind. 

Zur Kontrolle erfolgt einmal jährlich ein Abgleich der Buchbestände mit den physischen Beständen – jedoch nicht zu einem vorgeschriebenen Stichtag. Du als Geschäftsinhaber:in entscheidest selbst, wann du die körperliche Bestandsaufnahme deines Inventars vornimmst. Dadurch bist du in der Planung und Umsetzung deutlich freier als bei der Stichtagsinventur: Du zählst deine Bestände, wann es für dich am besten passt – nicht zwingend am Ende des Geschäftsjahres. 

Stellst du bei der körperlichen Bestandsaufnahme Abweichungen zum fortgeschriebenen Buchbestand fest, korrigierst du den Buchbestand. Dieser neue Buchbestand fungiert dann wiederum als Basis für zukünftige Veränderungen: Jeder Zu- oder Abgang wird vom neuen Buchbestand abgezogen bzw. hinzugerechnet.

Gesetzliche Vorschriften und Grundlagen der permanenten Inventur

Dass du eine Inventur machen musst, ist gesetzlich vorgeschrieben. Gesetzliche Grundlage bildet das Handelsgesetzbuch: § 240 HGB besagt, dass jeder Kaufmann einmal im Jahr das Inventar seines Handelsgewerbes aufstellen muss – also eine Inventur durchführen muss.

Grundlage für die sogenannten Inventurvereinfachungsverfahren – wozu auch die permanente Inventur zählt – bildet § 241 HGB. Dabei gelten gleichzeitig auch die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung: Jedes Inventurverfahren muss diesen Grundsätzen entsprechen.

Permanente Inventur: Voraussetzungen für Unternehmen 

Wenn du die permanente Inventur in deinem Unternehmen nutzen möchtest, musst du einige Voraussetzungen erfüllen. Welche das sind, zeigen wir dir jetzt.

1. Du brauchst eine geeignete Buchführung

Eine permanente Inventur funktioniert nur dann, wenn wirklich alle Bestände und Veränderungen sorgfältig erfasst und verwaltet werden. Das bedeutet, dass jeder Zugang und jeder Abgang erfasst, dokumentiert und belegt werden muss. Je nach Unternehmensart und -größe ist das ein großer Aufwand, den du nur mit verlässlicher EDV-Unterstützung bewältigen kannst. 

2. Deine Vermögensgegenstände sind für eine permanente Inventur geeignet

Ob du die permanente Inventur nutzen darfst, hängt auch von deinen Waren und Vermögensgegenständen ab. Besteht bei deinen Waren beispielsweise ein erhöhtes Risiko durch Schwund, Verdunsten, Verderb oder hohe Zerbrechlichkeit, ist die permanente Inventur für dein Unternehmen nicht geeignet. Auch bei besonders wertvollen Vermögensgegenständen darfst du die permanente Inventur nicht anwenden. 

3. Du musst die Kontroll- und Aufbewahrungsfristen einhalten 

Bei der permanenten Inventur musst du zwar keine strengen Stichtage einhalten, jedoch gibt es einige andere wichtige Fristen. So musst du auch ohne festen Stichtag jede Position deines Inventars mindestens einmal im Geschäftsjahr körperlich zählen und aufnehmen. Die Protokolle über diese jährlichen Bestandsaufnahmen musst du mindestens 10 Jahre aufbewahren. Auch die einzelnen Buchungsbelege für die Veränderungen deines Bestands musst du mindestens zwei Jahre aufbewahren.

Vor- und Nachteile der permanenten Inventur

Ist die permanente Inventur wirklich so viel einfacher durchzuführen als die Stichtagsinventur? Wir sagen: Kommt darauf an. Denn die permanente Inventur hat zwar viele Vorteile, aber auch ein paar Nachteile. Damit du weißt, was dich erwartet, haben wir die wichtigsten Vor- und Nachteile der permanenten Inventur für dich zusammengefasst. 

Die Vorteile der permanenten Inventur: 

1. Mehr Flexibilität bei der Inventur: Wann der richtige Zeitpunkt für die körperliche Aufnahme deiner Bestände ist, entscheidest du mit der permanenten Inventur selbst. Dabei kannst du die Positionen deines Inventars auch aufteilen – du musst nicht alles auf einmal aufnehmen. 

2. Geringere Kosten: Durch die freie Einteilung der Bestandsaufnahmen kannst du deine Kapazitäten so planen, wie es gerade zu deinen Unternehmensbedürfnissen passt. Mitunter kannst du sogar vollständig auf zusätzliches Personal verzichten und stattdessen Leerläufe deines Stammpersonals für die Inventur nutzen. 

3. Geringere Störung deines Betriebsablaufs: Die Stichtagsinventur erfordert oft, den Betrieb für ein paar Tage stillzulegen, um den Bestand aufnehmen zu können. Das ist bei der permanenten Inventur in der Regel nicht notwendig.

4. Genauere Ergebnisse: Da du die Bestandsaufnahme der permanenten Inventur frei planen kannst, verhinderst du Zeitdruck. Dadurch senkst du auch das Fehlerrisiko durch einfaches Verzählen. 

5. Besserer Überblick: Durch die permanente Inventur kannst du taggleich ablesen, wie groß dein Bestand ist. Das gibt dir einen optimalen Überblick über deine Lagerbestände. 

Die Nachteile der permanenten Inventur: 

1. Laufender Aufwand: Bei der permanenten Inventur erfasst du alle Zu- und Abgänge deines Inventars taggleich. Im Vergleich zur Stichtagsinventur bedeutet es also einen höheren buchhalterischen und organisatorischen Aufwand, alle Bestandsveränderungen taggenau zu verbuchen. 

2. Nicht für alle Unternehmen zulässig: Die permanente Inventur darf nur unter bestimmten Voraussetzungen angewendet werden. Welche das sind, haben wir dir in diesem Artikel bereits erklärt. 

3. Kontrollaufwand: Auch bei der permanenten Inventur ist jedes Jahr eine physische Bestandsaufnahme zur Kontrolle notwendig. Im Idealfall führst du diese Kontrollen unangekündigt durch, damit die Kontrollfunktion gegeben bleibt.

Permanente Inventur anwenden: Praxisbeispiel 

Die Theorie der permanenten Inventur kennst du jetzt. Aber wie sieht es in der Praxis aus? Werfen wir einen Blick auf ein Beispiel der permanenten Inventur, damit du es dir besser vorstellen kannst: 

Beispiel: 

Du betreibst einen Online-Shop mit Sportartikeln. Bei einer Bestellung entnimmst du die Artikel aus deinem Lager und versendest sie an deine Kunden. Du möchtest nun die permanente Inventur nutzen. Dafür nimmst du den gesamten Lagerbestand erstmalig auf. 

Immer, wenn du nun einen Artikel verkaufst oder eine neue Lieferung erhältst, dokumentierst und belegst du diese Bestandsveränderung in deinem Lagerverwaltungssystem. 

Nun ist die jährliche Bestandsaufnahme fällig. Aus Erfahrung weißt du, dass im Winter besonders viele Bestellungen eingehen. Du wartest deswegen bis April – denn hier ist in der Regel wenig los und dein Lager ist nach der Hochphase im Winter besonders leer. Dadurch musst du weniger Artikel zählen und störst gleichzeitig nicht den gewohnten Geschäftsablauf. 

Die Ergebnisse der körperlichen Bestandsaufnahme gleichst du mit den Werten aus deinem Warenwirtschaftssystem ab. Dabei stellst du fest, dass es nur bei einem Posten eine Abweichung gibt. Du korrigierst diese Position in deiner Buchhaltung.

Unser Fazit 

Das vereinfachte Inventurverfahren der laufenden Inventur ist nicht für jedes Unternehmen geeignet. Wer die strengen Voraussetzungen der permanenten Inventur erfüllt, genießt jedoch eine große unternehmerische Freiheit in der Durchführung der Inventur. Eine entsprechende Softwareunterstützung ist allerdings zwingend erforderlich.