GoBD-Checkliste für ERP: So bleibst du mit Xentral compliant
GoBD-Compliance ist Pflicht für jedes Unternehmen mit elektronischer Buchhaltung. Die Checkliste zeigt, wie Xentral Belege, Exporte und Audit-Trails GoBD-konform abbildet.
Xentral erfüllt zentrale GoBD-Anforderungen wie unveränderbare Belegarchivierung, DATEV-Export mit Festschreibekennzeichen und lückenlose Audit-Trails. Die Checkliste deckt Archivierung, Buchhaltungs-Schnittstellen, Zugriffsrechte und Backups ab. So gehst du mit Xentral strukturiert durch die nächste Betriebsprüfung.
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern in elektronischer Form) gelten seit 2015 für alle Unternehmen in Deutschland. Das Bundesministerium der Finanzen hat sie zuletzt mit den BMF-Schreiben vom 11. März 2024 und 14. Juli 2025 aktualisiert. Wachsende Handelsunternehmen brauchen ein ERP-System, das Belege unveränderbar archiviert, Buchhaltungsdaten sauber an DATEV übergibt und jeden Schritt nachvollziehbar dokumentiert. Mit Xentral bekommst du diese Prozesse in einem System, von der Belegarchivierung bis zur revisionssicheren Verfahrensdokumentation.
Was die GoBD für dein ERP-System bedeuten
Die GoBD verpflichten Unternehmen, alle steuerrelevanten Daten vollständig, richtig, zeitgerecht, nachvollziehbar und unveränderbar zu führen. Das betrifft Bücher, Buchungsbelege, Handelsbriefe, Stammdatenänderungen und die Verfahrensdokumentation. Auch E-Mails, gescannte Belege und Kassenbelege fallen unter die Aufbewahrungspflicht, sofern sie steuerlich relevant sind. Die Verantwortung bleibt laut IHK München (2025) immer beim Steuerpflichtigen, auch bei ausgelagerter Buchhaltung. Xentral bildet diese Anforderungen als Cloud-ERP von Haus aus ab.
Belege unveränderbar archivieren
Xentral legt Rechnungen, Stornos und Gutschriften nach der Freigabe automatisch in einem schreibgeschützten PDF-Archiv ab. Ab dem Moment der Freigabe kann kein Benutzer den Beleg mehr ändern oder löschen. Auch eingehende E-Rechnungen werden in der Belegstruktur abgelegt, mit Verknüpfung zum jeweiligen Vorgang. Gescannte Eingangsbelege wie Lieferantenrechnungen landen im integrierten Dokumenten-Management direkt am Datensatz. So entsteht in Xentral pro Beleg ein vollständiger Pfad von der Erfassung bis zur Archivierung.
E-Mails und Kunden-Korrespondenz speicherst du in Xentral direkt am CRM-Eintrag (Kundenstamm). Versand- und Trackingmails aus dem System landen ebenso im Vorgang wie eingehende Tickets oder Antworten der Kunden. Damit deckst du in Xentral auch den Geschäftsbrief-Aspekt der GoBD ab, ohne ein zweites Archiv-Tool zu betreiben.
Buchhaltungs-Export mit DATEV-Festschreibekennzeichen
Xentral erzeugt für die Finanzbuchhaltung Exportdateien im DATEV-ASCII-Format inklusive Festschreibekennzeichen. Das Festschreibekennzeichen markiert einen Buchungslauf so, dass er nach dem Import in DATEV nicht mehr verändert werden kann (gemäß DATEV-Information zur GoBD, 2025). Exportiert werden Rechnungen, Gutschriften, Stornos, Verbindlichkeiten, Bank- und Kassenkonten sowie Debitoren- und Kreditoren-Stammdaten. Damit liefert Xentral deinem Steuerberater einen revisionssicheren Stapel statt manueller Excel-Listen. Xentral ist selbst keine Buchhaltungssoftware, deckt aber die GoBD-konforme Übergabe an die Finanzbuchhaltung ab.
Verfahrensdokumentation und Audit-Trails
Jedes Unternehmen ist nach GoBD verpflichtet, eine Verfahrensdokumentation für jedes datenverarbeitende System vorzuhalten. Die Dokumentation beschreibt, wie Daten erfasst, verarbeitet, archiviert und gesichert werden. Xentral protokolliert alle relevanten Aktionen wie Rechnungsfreigaben, Stornierungen oder Gutschriften mit Zeitstempel und Sachbearbeiter. Diese Audit-Trails für Transaktionen lassen sich weder löschen noch nachträglich bearbeiten. So liefert Xentral die technische Grundlage für die Verfahrensdokumentation, die du als Unternehmer ergänzend ausformulieren musst.
Datensicherheit, Zugriffskontrolle und Backups
Xentral läuft cloud-nativ auf AWS und überträgt alle Daten verschlüsselt per HTTPS. Die Rollen- und Rechteverwaltung erlaubt projektbezogene Zugriffsrechte für jeden Nutzer. Optional ergänzt ein One-Time-Password-Stick (OTP / Einmal-Passwort-Generator) die Anmeldung mit einem zweiten Faktor. Backups laufen automatisiert per FTP auf ein externes System, ergänzt durch DB-Snapshots und manuelle Datenbank-Downloads. Damit bildet Xentral die GoBD-Anforderung „sicher aufbewahrt" über mehrere Sicherungsebenen ab.
Aufbewahrungsfristen seit BEG IV
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) ist die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege seit dem 1. Januar 2025 auf 8 Jahre verkürzt (laut BMF-Schreiben zur GoBD, 2024). Jahresabschlüsse, Bilanzen und Inventare bleiben weiterhin 10 Jahre aufbewahrungspflichtig. Handelsbriefe und Geschäftsbriefe haben eine Frist von 6 Jahren. Xentral archiviert alle relevanten Dokumente standardmäßig im PDF-Format, das auch nach Jahren maschinenlesbar bleibt. Die zugrundeliegende Datenbank wird bei jedem Versions-Update mitgepflegt, damit alte Datensätze in Xentral abrufbar bleiben.
E-Rechnung und GoBD seit 2025
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen im B2B-Verkehr empfangen können (gemäß BMF FAQ zur E-Rechnung, 2025). Akzeptiert sind strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL. Eingehende E-Rechnungen müssen unverändert als strukturierter Datensatz aufbewahrt werden, eine bildliche Kopie ist seit dem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 nicht mehr Pflicht. Für den Versand gelten Übergangsfristen: Papier- und PDF-Rechnungen sind bis 31. Dezember 2026 weiter erlaubt, ab 2028 ist der E-Rechnungs-Versand für alle B2B-Umsätze Pflicht. Xentral verarbeitet E-Rechnungen direkt im Belegfluss und archiviert sie revisionssicher.
GoBD-Checkliste: 8 Punkte für deinen Xentral-Check
Diese acht Punkte solltest du in deiner Xentral-Konfiguration vor der nächsten Betriebsprüfung abhaken:
Belegarchivierung: Sind alle Rechnungen, Stornos und Gutschriften nach der Freigabe schreibgeschützt im PDF-Archiv?
E-Mail-Archiv: Wird der gesamte Geschäfts-Mailverkehr über Xentral abgewickelt und im CRM abgelegt?
DATEV-Export: Erzeugt der Export ein GoBD-konformes Festschreibekennzeichen für deinen Steuerberater?
Mehrfirmen-Logik: Sind Buchhaltungs-Daten zwischen Mandanten sauber projektgetrennt?
Verfahrensdokumentation: Existiert eine schriftliche Beschreibung deiner Prozesse, ergänzend zu den Xentral-Logs?
Zugriffsrechte: Sind Mitarbeiter-Berechtigungen rollenbasiert und auditierbar konfiguriert?
Backups: Läuft das automatische FTP-Backup täglich auf ein externes System?
Aufbewahrungsfristen: Werden Buchungsbelege mindestens 8 Jahre, Jahresabschlüsse 10 Jahre archiviert?
Diese Liste ist eine Orientierung für deine Xentral-Konfiguration und ersetzt keine rechtliche Beratung durch deinen Steuerberater.
Häufig gestellte Fragen zu GoBD-Checkliste für ERP: So bleibst du mit Xentral compliant
Xentral schreibt beim DATEV-Export eine ASCII-Datei mit GoBD-konformem Festschreibekennzeichen. Beim Import in DATEV wird der Buchungsstapel als unveränderbar markiert, ohne den Lauf direkt zu schließen. Damit bleibt die Buchhaltung GoBD-konform, ohne den Steuerberater in seiner Arbeit einzuschränken.
Buchungsbelege und Rechnungen sind seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufbewahrungspflichtig, davor galten zehn Jahre. Jahresabschlüsse, Bilanzen und Inventare bleiben bei zehn Jahren. Xentral archiviert alle Belege automatisch im PDF-Archiv und stellt sie über die gesamte Frist abrufbar bereit.
Ja, die Verfahrensdokumentation bleibt deine Pflicht als Unternehmer und kann nicht automatisch durch ein ERP-System erfüllt werden. Xentral liefert die technische Grundlage mit Audit-Trails, Zugriffsprotokollen und Backup-Dokumentation. Dein Steuerberater oder ein spezialisierter Dienstleister hilft dir, daraus die schriftliche Verfahrensdokumentation abzuleiten.
Ja, Xentral verarbeitet eingehende E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD im Belegfluss. Der strukturierte Datensatz wird unverändert archiviert, wie es das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 fordert. Damit erfüllt Xentral die zentrale GoBD-Anforderung an den Empfang elektronischer Rechnungen.
Xentral bietet vier Sicherungsebenen: DB-Snapshot, MySQL-Datenbank-Download, Download des userdata-Verzeichnisses und automatisches FTP-Backup auf externe Systeme. Die FTP-Variante lässt sich täglich planen und bietet die höchste Ausfallsicherheit. So deckt Xentral die GoBD-Vorgaben zur sicheren Datenaufbewahrung über die gesamte Aufbewahrungsfrist ab.