Chargennummer: Dein Guide für Rückverfolgbarkeit & Qualitätssicherung

Das Wichtigste in Kürze 

• Definition und Zweck: Die Chargennummer (oder Losnummer) identifiziert eine Gruppe von Produkten, die unter gleichen Bedingungen hergestellt wurden, und ermöglicht so die Rückverfolgbarkeit und Qualitätssicherung

• Gesetzliche Pflicht: In Branchen wie Lebensmittel, Pharma, Medizinprodukte und Kosmetik ist die Chargenkennzeichnung gesetzlich vorgeschrieben (z.B. EU-Verordnung 178/2002), um die Verbrauchersicherheit zu gewährleisten und gezielte Rückrufe zu ermöglichen

• Aufbau: Es gibt keinen universellen Standard, aber typische Bestandteile sind Produktionsdatum, Standort, fortlaufende Nummer und optional Qualitätskennzeichen. Viele Unternehmen orientieren sich an GS1-Standards

• Moderne Technologien: Barcodes, QR-Codes und RFID-Technologie ermöglichen eine effiziente digitale Verfolgung von Chargen

• Effiziente Verwaltung: Manuelle Methoden sind fehleranfällig; ein ERP-System wie Xentral automatisiert die Vergabe und Verfolgung von Chargennummern und MHDs, unterstützt FIFO-Strategien und sichert so die Compliance und Prozesseffizienz

Was ist eine Chargennummer? Definition und Abgrenzung zur Seriennummer 

Eine Chargennummer fasst eine Gruppe identischer Produkte zusammen, die unter den gleichen Bedingungen hergestellt, verarbeitet oder verpackt wurden. Denk an eine Charge Kekse, die aus demselben Teig gebacken wurde, oder eine Charge eines Medikaments, die im selben Produktionslauf entstand. Alle Einheiten dieser Charge teilen sich dieselbe Chargennummer.

Die Chargennummer ermöglicht die Rückverfolgbarkeit eines Artikels von der initialen Herstellung bis hin zur Nutzung bei Verbraucher:innen. Sie gibt Auskunft über:

• Produktionsort: Wo wurde die Charge produziert?
• Produktionsdatum: Wann wurde die jeweilige Charge hergestellt?
• Produktionsbedingungen: Unter welchen Bedingungen wurde die Charge produziert (z.B. Temperatur, Druck)?
• Qualitätsprüfungen: Welche Tests zur Qualitätssicherung wurden durchgeführt?

Chargennummer vs. Seriennummer: Der entscheidende Unterschied 

Die wichtigste Abgrenzung ist die zur Seriennummer. Während die Chargennummer eine ganze Produktgruppe kennzeichnet, identifiziert die Seriennummer jeden einzelnen Artikel als Unikat.

Die korrekte Kennzeichnung mit der jeweiligen Nummer ist also entscheidend, um den richtigen Zweck zu erfüllen.

Warum ist die Chargennummer so wichtig? Vorteile im Überblick 

Die Chargennummer ist das Rückgrat deiner Qualitätssicherung. Sie ermöglicht es dir, den gesamten Lebenszyklus einer Produktgruppe nachzuvollziehen – von den verwendeten Rohstoffen bis zum Verkauf an den Endkunden. Ihre Bedeutung lässt sich in fünf Kernvorteilen zusammenfassen:

1. Lückenlose Rückverfolgbarkeit 

Du kannst jederzeit nachvollziehen, welche Rohstoffe in welcher Charge verarbeitet wurden, wann und wo die Produktion stattfand und an welche Kund:innen die Produkte geliefert wurden. Diese transparente Lieferkette ist dein Schutzschild gegen Qualitätsprobleme.

2. Gezielte Qualitätssicherung 

Stellst du bei einer Qualitätskontrolle einen Mangel fest, kannst du sofort die gesamte betroffene Charge identifizieren und aus dem Verkehr ziehen, ohne den gesamten Warenbestand prüfen zu müssen. Das spart Zeit, Ressourcen und schützt deine Kund:innen.

3. Effiziente Produktrückrufe 

Im Falle eines Problems, etwa einer Verunreinigung bei Lebensmitteln, ermöglicht die Chargennummer einen schnellen und präzisen Rückruf. Statt alle Produkte zurückrufen zu müssen, beschränkst du die Aktion auf die betroffene Charge. Das spart enorme Kosten und schont deinen Ruf.

4. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften 

In vielen Branchen ist die Chargenverfolgung eine gesetzliche Pflicht. Die Chargennummer ist der Nachweis, dass du diese Anforderungen erfüllst und deine Prozesse konform sind.

5. Optimiertes Lager- und Bestandsmanagement 

Die Chargennummer hilft dir bei der Steuerung der Lagerverwaltung, insbesondere in Kombination mit einem Verfallsdatum (MHD). So stellst du sicher, dass ältere Chargen zuerst verkauft werden (First-in, First-out-Prinzip). Das minimiert Lagerverluste durch Verfall und optimiert deine Lagerkosten.

Lesetipp: Mehr zur effektiven Bestandsführung erfährst du in unserem Ratgeber.

In welchen Branchen ist die Chargennummer gesetzlich vorgeschrieben? 

In einigen Branchen ist die lückenlose Rückverfolgbarkeit nicht nur ein Qualitätsmerkmal, sondern eine strenge gesetzliche Regulierung. Die Vorschriften dienen dem Schutz der Verbraucher:innen und sind absolut unumgänglich.

Branchen mit gesetzlicher Chargenpflicht: 

Lebensmittelindustrie

Gemäß der EU-Verordnung 178/2002 (Basisverordnung des Lebensmittelrechts) müssen Lebensmittelunternehmer jederzeit die Rückverfolgbarkeit ihrer Produkte sicherstellen. Die Losnummer ist hier das zentrale Element zur Identifizierung von Produktionschargen verderblicher Lebensmittel.

Pharmaindustrie

Bei Arzneimitteln geht es um die Gesundheit von Menschen. Gesetze wie die Richtlinien der Europäischen Arzneimittel-Agentur (EMA) und die Good Manufacturing Practice (GMP) sehen eine exakte Rückverfolgbarkeit aller Produktionschargen vor. Eine lückenlose Dokumentation ist hier überlebenswichtig, um Fälschungen zu erkennen und die Sicherheit zu garantieren.

Medizinprodukte

Von der Wundauflage bis zum Herzschrittmacher – auch hier muss jeder Produktionsschritt über die Chargennummer nachvollziehbar sein. Die verwendeten Rohstoffe, Produktionsbedingungen und durchgeführten Qualitätstests müssen für jede Charge eindeutig bestimmbar sein.

Kosmetikindustrie

Auch für Cremes, Lotionen und andere Pflegeprodukte gibt es gesetzliche Anforderungen an die Kennzeichnung und Rückverfolgbarkeit. Chargennummern helfen dabei, verunreinigte Produkte zu identifizieren und den Herstellungsprozess zu überwachen.

Automobilindustrie

Die Identifizierung von Bauteilen wird in der Automobilbranche mithilfe von Chargennummern gewährleistet. Hierbei ist vor allem die Rückverfolgbarkeit entscheidend, um fehlerhafte Teile gezielt zurückrufen zu können.

Weitere Branchen

In weiteren Branchen mit hohem Sicherheitsanspruch wie Futtermittel und Spielzeug ist die Chargenverfolgung ebenfalls etabliert oder vorgeschrieben.

Wie ist eine Chargennummer aufgebaut? Struktur und Beispiel 

Der Aufbau einer Chargennummer ist nicht universell standardisiert – jedes Unternehmen kann ein eigenes System entwickeln. Allerdings haben sich in der Praxis bestimmte Strukturen bewährt, die eine logische und nachvollziehbare Kennzeichnung ermöglichen.

Typische Bestandteile einer Chargennummer: 

• Präfix: Kennzeichnung der Art der Charge bzw. des Produktes
• Produktionsdatum oder -woche: Zeitliche Einordnung
• Standort: Produktionswerk oder -linie
• Chargen-ID: Fortlaufende Nummer zur eindeutigen Identifikation
• Suffix: Zusätzliche Informationen (z.B. Qualitätstests, Schicht)

Praktisches Beispiel einer Chargennummer: 

LOT-2024-W42-HH-001-Q

Aufschlüsselung:

• LOT = Kennzeichnung als Chargennummer (Lot)
• 2024 = Produktionsjahr
• W42 = Kalenderwoche 42 (Produktionszeitpunkt)
• HH = Standort Hamburg
• 001 = Fortlaufende Nummer der Charge
• Q = Qualitätsprüfung bestanden (optional)

Warum ist ein eindeutiger Aufbau wichtig? 

Ein strukturierter und konsistenter Aufbau deiner Chargennummern ermöglicht dir eine eindeutige Nachverfolgbarkeit deiner Chargen. Mit ihnen kannst du alle relevanten Produktionsinformationen sofort einsehen. Das ist vor allem in Bezug auf eine effiziente Qualitätssicherung und bei eventuellen Rückrufaktionen essenziell.

GS1-Standards für Chargennummern 

Viele Unternehmen orientieren sich an den GS1-Standards, einem weltweit anerkannten System zur Identifikation von Produkten und Chargen. Der GS1-Standard nutzt den GTIN (Global Trade Item Number) in Kombination mit einem Batch/Lot-Identifier (AI 10), um eine international einheitliche Kennzeichnung zu ermöglichen. Dies erleichtert besonders im internationalen Handel die Rückverfolgbarkeit über Ländergrenzen hinweg.

Wie werden Chargennummern erstellt und vergeben? 

Die Vergabe von Chargennummern kann grundsätzlich manuell oder automatisiert erfolgen – mit erheblichen Unterschieden in puncto Effizienz und Fehleranfälligkeit.

Manuelle Vergabe: Fehleranfällig und zeitaufwendig 

Bei der manuellen Vergabe trägt eine Person die Chargennummer bei der Produktion oder beim Wareneingang händisch in ein System (z.B. Excel-Liste) ein. Diese Methode ist extrem fehleranfällig, zeitaufwendig und macht eine lückenlose Rückverfolgbarkeit fast unmöglich. Für wachsende Unternehmen ist dies ein echter Albtraum.

Automatisierte Vergabe: Der moderne Standard 

Moderne Unternehmen setzen auf eine automatisierte Vergabe durch ein zentrales Warenwirtschaftssystem oder ein ERP-System. Chargennummern werden dabei häufig automatisch im Produktionsprozess erstellt. Die Software vergibt nicht nur automatisch eine eindeutige Chargennummer bei der Produktion oder dem Wareneingang, sondern verknüpft sie auch direkt mit allen relevanten Prozessschritten.

Die Vergabe der Angaben zum Produktionsdatum, Produktionsstandort, laufender Nummer und Qualitätskennzeichen erfolgt dabei in der Regel in Echtzeit. Wichtig hierbei ist, dass das jeweilige Produktionssystem auf den Erstellungsprozess der Chargennummer angepasst ist, sodass jede Charge mit einer eindeutigen Kennzeichnung versehen werden kann.

Moderne Technologien für die Chargenverfolgung 

Neben der Chargennummer selbst spielen auch die verwendeten Tracking-Technologien eine wichtige Rolle für eine effiziente Rückverfolgbarkeit:

Barcodes 

Der klassische Barcode ist die am weitesten verbreitete Methode zur Kennzeichnung von Chargen. Er lässt sich einfach drucken und mit handelsüblichen Scannern auslesen. Ideal für die meisten standardisierten Lagerprozesse.

QR-Codes 

QR-Codes können deutlich mehr Informationen speichern als herkömmliche Barcodes und lassen sich auch mit Smartphones auslesen. Sie eignen sich besonders gut für Verbraucher-Transparenz und moderne Track-&-Trace-Systeme.

RFID-Technologie 

Radio-Frequency Identification (RFID) ermöglicht das kontaktlose Auslesen von Chargendaten ohne direkte Sichtverbindung. Diese Technologie ist besonders in der Logistik und bei hochautomatisierten Lagern im Einsatz, da mehrere Tags gleichzeitig ausgelesen werden können.

Serialisierung 

In einigen Branchen (z.B. Pharma) geht der Trend zur Serialisierung, bei der jede einzelne Verpackungseinheit zusätzlich zur Chargennummer eine eindeutige Seriennummer erhält. Dies ermöglicht eine noch genauere Rückverfolgung bis auf Einzelproduktebene.

Wie optimiert ein ERP-System wie Xentral die Chargenverwaltung? 

Die manuelle Verfolgung von Chargennummern in Excel-Listen ist für wachsende Unternehmen keine tragfähige Lösung mehr. Genau hier kommen moderne ERP-Systeme ins Spiel.

Das zentrale Nervensystem deiner Chargenverwaltung 

Ein ERP-System wie Xentral agiert als dein zentrales Gehirn und automatisiert die gesamte Chargenverwaltung. Statt Daten manuell zu übertragen, vernetzt die Software alle Bereiche deines Unternehmens – von Einkauf und Lager über die Produktion bis hin zum Versand.

So funktioniert die Chargenverwaltung mit Xentral ERP: 

Artikelstammdaten-Konfiguration

Du legst für jeden Artikel fest, ob er chargen- oder seriennummernpflichtig ist. Das System erkennt dann automatisch, wann eine Chargennummer erforderlich ist.

Automatisierte Erfassung

Beim Wareneingang oder nach Abschluss eines Produktionsauftrags fordert das System automatisch die Eingabe der Chargennummer und des Verfallsdatums (MHD). So kann nichts vergessen werden.

Lückenlose Nachverfolgung

Diese Informationen werden dann bei jeder Lagerbewegung, Kommissionierung und jedem Verkauf mitgeführt. Mit nur einem Klick siehst du, welche Charge sich wo im Lager befindet oder an welche:n Kund:in sie ging.

FIFO-Steuerung

Das System unterstützt dich aktiv beim First-in-First-out-Prinzip, indem es bei der Kommissionierung automatisch die ältesten Chargen vorschlägt. So minimierst du Lagerverluste durch Verfall.

Rückruf-Management

Im Ernstfall kannst du binnen Sekunden alle betroffenen Chargen identifizieren und nachvollziehen, welche Kund:innen beliefert wurden. Das beschleunigt Rückrufaktionen erheblich.

Besonders in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie ist diese kombinierte Verwaltung von Chargennummern und MHD entscheidend, um Compliance sicherzustellen und Lebensmittelverschwendung zu vermeiden.

Erfahre mehr über die Lagerverwaltung mit Xentral und wie du deine Produktionsprozesse optimieren kannst.

Fazit: Ohne Chargennummer keine Kontrolle 

Die Chargennummer ist weit mehr als nur eine administrative Pflicht. Sie ist ein mächtiges Werkzeug für die Qualitätssicherung, das Risikomanagement und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Sie schafft Transparenz in deiner Lieferkette und gibt dir die Sicherheit, im Ernstfall schnell und gezielt handeln zu können.

Die manuelle Verwaltung ist jedoch ein Relikt der Vergangenheit. Moderne Lösungen wie das ERP-System von Xentral automatisieren die Chargenverwaltung, minimieren Fehler und geben dir die volle Kontrolle zurück. So sicherst du nicht nur deine Compliance, sondern optimierst auch deine Prozesse in Lagerverwaltung und Produktion.

Entdecke jetzt, wie du mit Xentral deine Chargenverwaltung automatisierst und deine Prozesse sicher machst. Mehr zur erfolgreichen ERP-Implementierung in deinem Unternehmen erfährst du in unserem Guide.