Bestandsführung: Definition, Ziele & Aufgaben

Die Bestandsführung ist ein zentraler Unternehmensbestandteil. Eine effiziente Organisation ist unerlässlich, um Lagerbestände und -kosten zu optimieren und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. In diesem Beitrag erklären wir dir, was sich hinter Bestandsführung verbirgt und welche Ziele und Aufgaben sie verfolgt.

Bestandsführung Definition 

Die Bestandsführung ist ein Teilbereich der Lagerhaltung, der sich mit der Organisation sowie Verwaltung des Lagers und der Kontrolle des Lagerbestandes beschäftigt. Hierzu werden alle Güter im Unternehmen in einem Artikelstamm bestehend aus Rohmaterialien, Halb- und Fertigfabrikaten erfasst und mit eindeutigen Artikelnummern versehen.

Die Bedeutung der Bestandsführung

Mithilfe der Bestandsführung sorgst du dafür, dass jederzeit die benötigten Materialien und Produkte zur Verfügung stehen. Dieser Teilbereich der Lagerhaltung stellt durch den Aufbau und die Verwaltung eines Lagers sicher, dass deine Artikel und Materialien ordentlich gelagert werden. Dies verhindert zum einen Schäden und Verlust, zum anderen wird gewährleistet, dass du jederzeit weißt, wo sich deine Waren befinden.

Neben der Verwaltung des Lagers befasst sich die Bestandsführung mit der Kontrolle der Lagerbestände. Hierbei werden die eingelagerten Güter überwacht und analysiert. Dies hilft bei gezielten Abverkäufen von Beständen und stellt sicher, dass rechtzeitig nachbestellt wird.

Ziele 

• Sicherstellung der Warenverfügbarkeit: Die Bestandsführung stellt sicher, dass es zu keinen Engpässen und Lieferausfällen kommt. 

• Kostenkontrolle: Die Optimierung des Lagerbestandes sorgt dafür, dass die Lagerhaltungskosten so gering wie möglich ausfallen.  

• Vermeidung von Fehlbeständen: Eine effiziente Bestandsführung sorgt für weniger Bestandsdifferenzen am Ende des Geschäftsjahres. 

• Reduzierung von Lagerverlusten: Mit Hilfe einer geeigneten Lagerorganisation vermeidest du Schwund im Lager. 

• Verkaufs- und Bestandsprognosen: Die Analyse der vorhandenen Daten aus der Bestandsführung hilft dir dabei, Prognosen zu erstellen.  

Das Bestandsmanagement hat direkten Einfluss auf den finanziellen Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens. Eine effiziente Bestandsführung erfordert die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen (z. B. Einkauf, Produktion und Vertrieb) und läuft im Idealfall digital ab. Mit Hilfe eines Bestandsmanagementsystems können alle relevanten Informationen wie beispielsweise Artikelnummer, Beschreibung, Lagerort und Lagerbestand an einem Ort verwaltet werden. Materialbewegungen werden digital in Echtzeit erfasst, sodass Fehler vermieden und Entscheidungen beschleunigt werden.

Inventur vs. Bestandskontrolle

Eine Inventur ist die Bestandsaufnahme all deiner Vermögensgegenstände und Schulden. Eine Inventur ist damit nicht nur auf dein Lager beschränkt, sondern umfasst alle Unternehmensbereiche. Je nach Inventurmethode werden deine Vermögensgegenstände demnach entweder an einem Stichtag oder kontinuierlich erfasst.

Die Bestandskontrolle umfasst die Planung, Überwachung und Kontrolle deiner Lagerbestände. Hierbei wird darauf geachtet, dass sowohl deine Lagerhaltungskosten so niedrig wie möglich sind als auch die Verfügbarkeit deiner Produkte sichergestellt ist.

In der Praxis kommt es häufig vor, dass die Begriffe Inventur und Bestandskontrolle fälschlicherweise synonym verwendet werden. Unsere Gegenüberstellung zeigt dir die wichtigsten Unterschiede. 

Aufgaben: Wie wird die Bestandsführung durchgeführt?

Eine optimale Bestandsführung ist entscheidend, um Fehlbestände und Lieferengpässe zu vermeiden. Damit dir das gelingt, solltest du folgende Aufgaben gewissenhaft durchführen. 

• Bestandsaufnahme: Die Bestandsaufnahme beinhaltet die Erfassung und Kategorisierung der Materialien und Produkte.

• Wertermittlung: Zeitgleich mit der Bestandsaufnahme erfolgt eine Wertermittlung der vorhandenen Güter und des gesamten Lagerbestands.

• Risikominimierung: Um Bestandsrisiken wie beispielsweise Über- und Fehlbestände oder Verderb zu minimieren, sollten Maßnahmen ergriffen werden. Hierzu zählen zum Beispiel der Abschluss von Versicherungen, dynamische Bestellverfahren, der Aufbau von Sicherheitsbeständen oder die Nutzung verschiedener Verbrauchsverfolgeverfahren (z. B. FIFO, LIFO etc.).

• Bestandskontrolle: Zentrale Rolle für eine optimale Bestandsführung spielen regelmäßige Bestandskontrollen. Jegliche Warenbewegung sollte erfasst und dokumentiert werden. Mit stichprobenartigen Inventuren können mögliche Differenzen zwischen dem tatsächlichen und vom System erfassten Bestand zeitnah identifiziert werden.

• Berichtswesen: Regelmäßige Berichte helfen den Verantwortlichen bei der Entscheidungsfindung und sorgen dafür, dass zu jederzeit ein Überblick über den Bestand und mögliche Herausforderungen herrscht.