Bestandsmanagement: Definition, Aufgaben, Prozess und Methoden erklärt

Eine optimale Lager- und Bestandsverwaltung ist ein zentraler Erfolgsfaktor für jedes Unternehmen. Ein effizientes Lagerbestandsmanagement hilft dir dabei, die Nachfrage optimal zu bedienen, indem du jederzeit deine Lieferbereitschaft sicherstellst sowie Lieferzeiten und Bestandskosten reduzierst.

Das Wichtigste im Überblick

• Das Bestandsmanagement stellt den optimalen Warenfluss innerhalb und außerhalb des Unternehmens sicher.

• Im Rahmen der Bestandsoptimierung muss eine Balance zwischen der Warenverfügbarkeit und möglichst geringen Lagerkosten gefunden werden, um vorhandene Ressourcen optimal zu nutzen.

• Ein Bestandsmanagementsystem hilft dir dabei, optimale Beschaffungsstrategien zu entwickeln, deine Beschaffungsprozesse zu automatisieren und einen reibungslosen Geschäftsablauf sicherzustellen.

Definition: Was ist die Auftragserfassung?

Das Bestandsmanagement umfasst alle Prozesse zur Überwachung, Verwaltung, Organisation und Optimierung aller Lagerbestände im Unternehmen. Dies umfasst sowohl Rohstoffe und unfertige Erzeugnisse als auch fertige Produkte.

Bedeutung und Aufgaben des Bestandsmanagements

Das Bestandsmanagement ist ein essentieller Bestandteil eines jeden Unternehmens. Sämtliche Prozesse entlang der Lieferkette laufen hier zusammen. Das übergeordnete Ziel des Bestandsmanagements ist die Bestandsoptimierung, indem das Verhältnis zwischen Lagerbestand und Lagerkosten optimiert wird. Im Rahmen einer effizienten Lagerverwaltung gilt es, eine Balance zwischen der Verfügbarkeit sämtlicher Rohstoffe und Waren sowie einer optimalen Kapitalbindung zu schaffen.

Rohstoffe und Waren sollten bei Bedarf sofort verfügbar sein. Ein zu geringer Lagerbestand kann zu Verzögerungen und unzufriedenen Kund:innen führen. Liegt jedoch viel Ware auf Lager, verursacht die Lagerhaltung zusätzliche Kosten und bindet Kapital. Dieses kann nicht mehr zur Deckung anderer Kosten oder für Investitionen genutzt werden.

Aufgaben des Bestandsmanagements

• Überwachung des Lagerbestands

• Analyse und Planung des Bedarfs

• Überwachung der Lagerkennzahlen

• Optimale Bestellmengen identifizieren

• Optimale Bestellintervalle festlegen

• Kontrolle der Lagerkosten

• Organisation der Arbeitsabläufe im Lager

• Ermittlung von Mindestbestand und Meldebestand

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Der Bestandsmanagement-Prozess

• Bedarfsplanung: Im Rahmen der Bedarfsplanung werden die Bedarfe bestimmter Rohstoffe und Waren ermittelt, die zu einem bestimmten Zeitpunkt notwendig sind. Dies geschieht entweder auf Basis bereits verzeichneter oder geplanter Bestellungen oder es werden Verkaufszahlen aus der Vergangenheit herangezogen.

• Bestandsplanung: Die Bestandsplanung stellt die Verfügbarkeit der benötigten Rohstoffe und Waren sicher. Hierbei werden Bestellmengen festgelegt. Um eine Balance zwischen der Warenverfügbarkeit und einer möglichst geringen Kapitalbindung zu gewährleisten, werden verschiedene Bestandskennzahlen ermittelt.

  • Sicherheitsbestand: Minimaler Warenbestand, der zur Deckung von Nachfragespitzen vorrätig sein sollte.

  • Meldebestand: Warenbestand, ab dem eine neue Bestellung ausgelöst werden sollte.

  • Höchstbestand: Maximaler Warenbestand, um das Lager nicht zu überlasten

• Beschaffungsplanung: Die Beschaffungsplanung stellt die kostengünstige und termingerechte Bereitstellung der benötigten Waren sicher. Demnach werden Bestellzeitpunkte und -intervalle festgelegt, um jederzeit ausreichend Bestand vorrätig zu haben.

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Bestandsmanagement: Methoden

• Periodisches Bestandsmanagement: Das periodische Bestandsmanagement bezeichnet eine Methode der Buchhaltung bei der der Bestand zu Beginn einer Periode erfasst und Bestandsveränderungen über die Zeit dokumentiert werden.

• Barcode-Bestandsmanagement: Barcodes im Bestandsmanagement helfen dabei, Waren zu identifizieren und zusätzliche Informationen wie beispielsweise Lieferanten- und Produktinformationen oder Bestandszahlen bereitzustellen. Mit Hilfe von Barcode-Scannern kann das Bestandsmanagement so effizienter gestaltet werden.

• Bestandsmanagement via RFID: Mit Radio Frequency Identification (RFID) ist es einem Unternehmen möglich, Seriennummern von Waren drahtlos zu übertragen, detaillierte Produktinformationen abzurufen und Produkte zu verfolgen. Mit der RFID-Technologie wird die Effizienz des Bestandsmanagements erhöht, da Warenbewegungen automatisch erfasst werden.

Tipps für dein Bestandsmanagement

• #1 Nutze ein Bestandsmanagementsystem: Die Steuerung deiner Bestände ist je nach Lagergröße eine Herausforderung. Mit einem Bestandsmanagementsystem tauscht du Zettel und Stift gegen automatisierte Prozesse und schaffst dir den nötigen Freiraum, um dich auf die wirklich wichtigen Sachen zu konzentrieren. 

• #2 Identifiziere und eliminiere unnötige Kostenträger: Analysiere deinen Bestand und identifiziere Ladenhüter, die selten verkauft werden und damit unnötig Kapital binden. 

• #3 Optimiere deine Prozesszeiten: Wareneingang, Qualitäts- und Warenprüfung, Dokumentation, Transport, Wareinausgang, Lieferung – all diese Arbeitsschritte nehmen Ressourcen in Anspruch. Versuche, Arbeitsschritte zusammenzufassen oder Wege zu verkürzen, um deine Prozesszeiten zu verringern. 

• #4 Sichere deine Bestände ab: Du solltest für jeden deiner Artikel einen Sicherheitsbestand definieren. Pauschale Vorgaben für den gesamten Bestand sind in einer schnelllebigen Zeit kaum mehr ausreichend, um Out-of-Stock-Situationen zu vermeiden.

• #5 Arbeite mit Prognosen: Moderne Softwarelösungen helfen dir heutzutage dabei, die Bedarfsplanung zu optimieren. Durch Einblicke in Echtzeit-Daten hinsichtlich Verkaufszahlen, Produktions- und Beschaffungszeiten und Bestandszahlen kannst du genauere Bestellungen auslösen.

Was ist Bestandsmanagement im Produktionsmanagement?

Das Bestandsmanagement produzierender Unternehmen umfasst nicht nur die Absatzperspektive, sondern auch die Produktionsplanung. Im Rahmen des Produktionsmanagements muss sichergestellt werden, dass genügend Rohstoffe für die Produktions- und Lieferkette vorhanden sind und die produzierten Güter optimal eingelagert werden können. Auch hier gilt es, eine Balance zwischen der Verfügbarkeit der Güter und einer möglichst geringen Kapitalbindung zu finden.

Unterschied Bestandsmanagement und Bestandsführung?

Die Bestandsführung beschäftigt sich mit der Organisation und Verwaltung des Lagers. Hierbei handelt es sich um einen Teilbereich der Lagerverwaltung, der sich beispielsweise mit der Bestandsaufnahme, der Wertermittlung und der Bestandskontrolle beschäftigt.

Fazit

Das Bestandsmanagement ist eine zentrale Funktion in deinem Unternehmen, um deine Lieferbereitschaft sicherzustellen. Es gilt, den hohen Anforderungen der Kund:innen gerecht zu werden, verschiedene Ziele möglichst in Einklang zu bringen und Bestände effizient zu steuern. Was in der Theorie einfach klingt, ist in der Praxis aufgrund der teilweise komplementären Ziele und sowohl interner als auch externer Faktoren durchaus komplex. Es empfiehlt sich daher, für die Verwaltung, Organisation und Steuerung von Lagerbeständen und der Supply Chain auf eine Software-Lösung zurückzugreifen.