Mit Bestandsmanagement zu optimierten Lagerbeständen und mehr Effizienz

Das Wichtigste im Überblick 

• Bestandsmanagement sorgt für optimale Lagerbestände und sichert deine Lieferfähigkeit.
• Es hilft, die Kapitalbindung und Lagerkosten zu senken und die Effizienz zu steigern.
• Für wachsende e-Commerce-Unternehmen ist der Wechsel von Excel zu einem ERP-System der entscheidende Schritt.
• Moderne Systeme wie Xentral bieten eine zentrale Lösung für Multichannel-Handel und Prozessautomatisierung.

Was ist Bestandsmanagement? Eine einfache Erklärung für Unternehmen 

Ein effektives Bestandsmanagement ist die systematische Planung, Steuerung und Kontrolle von Warenmengen und Warenströmen. Es zielt darauf ab, Lagerbestände zu optimieren, um die Lieferqualität zu sichern und gleichzeitig die Kapitalbindung zu minimieren. In der Praxis geht es darum, den ewigen Konflikt zu lösen: Du willst immer genug Ware auf Lager haben, um deine Kund:innen zu bedienen, aber nie so viel, dass dein Kapital unnötig im Regal verstaubt.

Für viele wachsende Unternehmen, besonders im e-Commerce, beginnt die Reise im Excel-Chaos. Manuelle Listen, fehleranfällige Übertragungen und kein Echtzeit-Überblick führen schnell zu Überverkäufen oder Lieferengpässen. Professionelles Bestandsmanagement bricht diese Datensilos auf und schafft eine „Single Source of Truth" – eine einzige, verlässliche Datenquelle für dein gesamtes Unternehmen.

Die 5 größten Vorteile: Warum sich optimiertes Bestandsmanagement rechnet 

Ein strategisch aufgesetztes Bestandsmanagement ist kein reiner Kostenfaktor, sondern ein entscheidender Hebel für deinen Unternehmenserfolg. Es bietet dir handfeste wirtschaftliche und operative Vorteile.

1. Kosten deutlich senken: Durch die Optimierung deiner Lagerbestände reduzierst du nicht nur die direkten Lagerhaltungskosten, sondern minimierst auch das im Warenlager gebundene Kapital. Dieses freigesetzte Geld kannst du direkt in Wachstum, Marketing oder Produktentwicklung investieren.
2. Lieferfähigkeit sichern und Kundenzufriedenheit steigern: Nichts ist für Kund:innen frustrierender als ein "Out of Stock"-Hinweis bei ihrem Wunschprodukt. Ein gutes Bestandsmanagement sichert eine hohe Lieferqualität und damit die Zufriedenheit und Loyalität deiner Käufer:innen.
3. Prozesseffizienz massiv erhöhen: Schluss mit manueller Dateneingabe. Automatisierte Prozesse von der Bestellung bis zum Versand sparen wertvolle Zeit. Viele Unternehmen sparen allein bei der Erstellung von Lieferscheinen und Rechnungen 1-2 Stunden pro Tag ein.
4. Überverkäufe im Multichannel-Handel vermeiden: Verkaufst du über Shopify, Amazon und einen eigenen Laden? Ohne zentrale Steuerung sind Überverkäufe vorprogrammiert. Ein zentrales System synchronisiert deine Bestände in Echtzeit über alle Kanäle hinweg.
5. Datengestützte Entscheidungen treffen: Statt aus dem Bauch heraus zu bestellen, liefert dir ein gutes Bestandsmanagement klare Daten für die Bedarfsplanung und strategische Einkaufsentscheidungen.

Die 3 Kernprozesse im Bestandsmanagement: Von der Planung zur Beschaffung

Effektives Bestandsmanagement lässt sich in drei aufeinander aufbauende Kernprozesse gliedern. Gemeinsam bilden sie einen Kreislauf, der sicherstellt, dass du die richtigen Produkte zur richtigen Zeit in der richtigen Menge verfügbar hast.

Der Bestandsmanagement-Prozess 

• Bedarfsplanung (Forecasting): Hier stellst du die Frage: „Was und wie viel werden meine Kund:innen in Zukunft kaufen?" Mithilfe von historischen Verkaufsdaten, Saisonalitäten und Markttrends erstellst du Prognosen (Forecasts), um den zukünftigen Bedarf möglichst genau zu ermitteln.
• Bestandsplanung: Basierend auf der Bedarfsplanung legst du fest, wie hoch deine Lagerbestände sein sollen. Hier definierst du wichtige Kennzahlen wie den Sicherheitsbestand (dein Puffer für unvorhergesehene Nachfragespitzen) und den Meldebestand, bei dessen Erreichen eine neue Bestellung ausgelöst wird.
• Beschaffungsplanung: Dieser Prozess beantwortet die Fragen: „Wann und wie viel soll ich bestellen?" Hier geht es um die operative Umsetzung, also die Auslösung von Bestellungen unter Berücksichtigung von Lieferzeiten, Kosten und optimalen Bestellmengen (Losgrößenberechnung).

Du benötigst Hilfe bei der Berechnung der optimalen Bestellmengen? Unser kostenfreier Kalkulator greift dir unter die Arme!

Methoden zur Bestandsoptimierung: Von ABC/XYZ-Analyse bis Forecasting 

Nicht jedes Produkt in deinem Lager verdient die gleiche Aufmerksamkeit. Um deine Ressourcen gezielt einzusetzen, gibt es bewährte Methoden zur Priorisierung und Analyse deiner Lagerbestände.

Die bekannteste Methode ist die ABC/XYZ-Analyse. Sie hilft dir, deine Produkte zu klassifizieren:

• ABC-Analyse: klassifiziert Produkte nach ihrem Wertbeitrag (Umsatzanteil). A-Teile sind deine Bestseller mit hohem Wert, C-Teile sind langsam drehende Produkte mit geringem Wert.
• XYZ-Analyse: klassifiziert Produkte nach ihrer Verbrauchskonstanz (Vorhersagegenauigkeit). X-Teile haben einen sehr konstanten Verbrauch, Z-Teile einen sehr unregelmäßigen.

Durch die Kombination beider Analysen erkennst du sofort, welche Produkte (z. B. AX-Artikel) eine besonders genaue Planung benötigen und wo du mit weniger Aufwand auskommst (z. B. CZ-Artikel). Dies bildet die Grundlage für eine differenzierte Bestands- und Beschaffungsplanung.

Wie Software & ERP-Systeme dein Bestandsmanagement revolutionieren 

Die Reise vieler Unternehmen beginnt mit Excel-Listen. Das funktioniert, solange du klein bist. Doch mit wachsendem Sortiment und neuen Vertriebskanälen wird dieses System zum Bremsklotz. Der nächste Schritt sind oft Shop-Plugins, die aber meist nur Insellösungen darstellen und keinen ganzheitlichen Überblick bieten.

Die wahre Revolution für dein Bestandsmanagement beginnt mit dem Wechsel zu einem zentralen Cloud-ERP-System. Systeme wie Xentral bieten dabei nicht nur zentrale Steuerung, sondern auch maximale Integrationsfähigkeit: Mit über 200 standardisierten Integrationen, einer Low-Code-Middleware (Xentral Connect) und einer offenen REST API lassen sich Shops, Versanddienstleister, PIMs oder Fulfillment-Dienstleister einfach und zuverlässig anbinden – ohne auf teure Einzelentwicklungen angewiesen zu sein.

Vorteile eines ERP-basierten Bestandsmanagements:

• Eine Quelle der Wahrheit: Alle Bestandsdaten sind zentral und in Echtzeit verfügbar.
• Vollständige Automatisierung: Von Bestellvorschlägen bis zum automatischen Labeldruck.
• 360°-Blick auf dein Business: Verbinde Bestandsdaten mit Verkaufszahlen, Kundendaten und Finanzkennzahlen.
• Skalierbarkeit: Ein Cloud-ERP wächst mit deinem Unternehmen und deinen Anforderungen.

Xentral als zentrale Lösung: Bestandsmanagement für e-Commerce & Multichannel skalieren 

Xentral ist als Lean ERP für wachsende Handelsunternehmen konzipiert – mit allen Kernfunktionen, die du wirklich brauchst, aber ohne unnötige Komplexität. Statt überladener Systeme bekommst du eine Lösung, die sich schnell einführen lässt, skalierbar ist und auf klare Business-Resultate einzahlt. Es bündelt die wichtigsten Funktionen in einer modernen und intuitiven Oberfläche. Das Herzstück ist das „e-Commerce Power-Paket", das Verkauf, Lager (WMS) und Versand nahtlos miteinander verzahnt.

Ein entscheidender Vorteil ist die tiefe Integration in die deutsche Handelslandschaft, zum Beispiel durch die GoBD-konforme DATEV-Schnittstelle. Sie automatisiert die Vorbereitung deiner Buchhaltung, eliminiert manuelle Arbeit und schafft Vertrauen bei deinem Steuerberater.

So startest du mit der Optimierung deines Bestandsmanagements 

Ein professionelles Bestandsmanagement ist kein "Nice-to-have", sondern eine absolute Notwendigkeit für jedes Handelsunternehmen, das wachsen will. Der Weg führt unweigerlich weg von manuellen Prozessen und Datensilos hin zu einem zentralen, automatisierten System.

Indem du deine Prozesse analysierst, die richtigen Methoden anwendest und auf eine skalierbare Software wie ein Cloud-ERP setzt, schaffst du die Grundlage für mehr Effizienz, niedrigere Kosten und zufriedenere Kund:innen. Bist du bereit, den nächsten Schritt zu gehen und dein Bestandsmanagement zu professionalisieren?

Du willst dein Excel-Chaos beenden und alle Prozesse an einem Ort bündeln?  Teste Xentral jetzt kostenlos!