Online-Warenwirtschaft: So geht Erfolg im Online-Business

Dein Unternehmen wächst, das Bestellvolumen steigt stetig doch das Handling der Bestellungen wird durch manuelle Prozesse immer mehr verzögert. Du kannst die Kundenanforderungen im Onlinehandel nicht mehr erfüllen und am Ende entsteht Frust auf beiden Seiten - sowohl bei dir als auch bei den Kund:innen. Kommt dir diese Situation bekannt vor?

Gerade wachstumsstarke E-Commerce-Unternehmen klagen immer häufiger über ineffiziente Prozesse. Damit du endlich wieder Ordnung in dein Lager bekommst, dich von Excel-Tabellen befreist und das Management deiner Waren nicht zum Zeit- und Geldfresser wird, solltest du über eine Software-Unterstützung nachdenken.

In diesem Beitrag schauen wir uns das Thema Online-Warenwirtschaft näher an und zeigen dir, wie du deine Warenbewegungen optimierst.
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Bestandteile eines Warenwirtschaftssystems

Mit Hilfe eines WWS verwaltest du alle Prozesse, die mit deinem Lager und der Auftragsabwicklung zu tun haben. Dazu gehören vor allem:

• Wareneingang

• Lagerung

• Warenausgang

⁠Wareneingang

Im Rahmen des Wareneingangs unterstützt die Software den gesamten Prozess des Warenzugangs. Dazu zählen das Lieferantenmanagement, die Disposition sowie die Prüfung und Registrierung der eingegangenen Waren.

Lagerung

Die Lagerverwaltung ist geprägt von Warenbewegungen, die mit einem Warenwirtschaftssystem effektiv organisiert werden. Ein WWS unterstützt bei der Zuordnung der Lagerplätze, der Bestandsführung und Warenauslagerung sowie bei internen Prozessen wie beispielsweise der Inventur.

Warenausgang

Der Warenausgang umfasst alle Aufgaben, die mit dem Verkauf und Transport der Waren zum Endkunden bzw. zur Endkundin zusammenhängen. Mit einem WWS können Lagerplätze der Artikel einfach bestimmt, Aufträge abgewickelt und der Versand sowie das Retourenmanagement organisiert werden.

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Ziel der Warenwirtschaftssysteme

Die effektive Organisation deiner Warenströme mit Hilfe einer Software-Lösung sorgt für den effizienten Einsatz deiner Ressourcen. So stellst du sicher, dass die richtige Ware, zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist. Mit einem optimierten Warenfluss kannst du deine Unternehmensprozesse beschleunigen und dein Unternehmen auf Wachstumskurs bringen.

Die Programme bilden die Artikeldaten nach Absatzkanal geordnet ab und bündeln diese in einem Dashboard. Eine Multichannel-Strategie mit unterschiedlichen Absatzkanälen wie beispielsweise Onlineshop, Marktplatz und stationärer Handel lässt sich so leicht umsetzen.

Die wichtigsten Funktionen einer Online-Warenwirtschaft

Damit eine Warenwirtschaft Cloud-Lösung für reibungslose Prozesse in deinem Unternehmen sorgt, sollten bestimmte Funktionen gegeben sein. Diese sind essentiell für ein aufwandsarmes und umsatzsteigerndes Management deiner Bestände:

• Strukturierung des Einkaufs
  Ein WWS hilft dir dabei, deine Einkaufsprozesse kosten- und bedarfsgerecht durchzuführen. Damit vermeidest du Über- bzw. Unterbestände und sorgst für den optimalen Ressourceneinsatz.

• Wareneingang
  Eine Warenwirtschaft-Software unterstützt nicht nur bei bedarfsgerechten Einkauf deiner Waren, sondern auch beim Wareneingang. Dazu zählen beispielsweise die Erfassung der Ware sowie die Überprüfung der einzelnen Lieferung und Rechnung.

• Lagerwirtschaft
  Sobald die bestellten Artikel eingegangen sind, unterstützt dich eine WaWi-Lösung bei der Strukturierung deines Warenlagers. Dazu erhältst du Vorschläge für einen optimalen Lagerplatz und zur Auszeichnung der Ware.
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• Strukturierung des Verkaufs
  Damit deine Verkaufsaktivitäten im E-Commerce optimal und zeiteffizient ablaufen, ist eine zentrale Datenverwaltung nötig. Ein Warenwirtschaftsprogramm sorgt für das übersichtliche Management der Kundendaten sowie weiterer verkaufsrelevanter Informationen. Außerdem bietet es Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Aktionen wie beispielsweise saisonalen Angeboten und Rabattaktionen.

• Warenausgang
  Ein Warenwirtschaftssystem unterstützt ebenfalls bei der Auftragsabwicklung. Bestellungen werden von der Kontrolle des Warenausgangs über die Anbindung von Versanddienstleistern bis zum Abschluss des Versands bearbeitet. Mit Hilfe einer scannerbasierten Lagerverwaltung hast du deine Bestände jederzeit im Blick.

Eine Warenwirtschaftssoftware ist modular aufgebaut, sodass einzelne Teilbereiche automatisiert werden können. Diese können individuell dazu gebucht oder entfernt werden. Zusätzlich verfügen solche Software-Lösungen über Schnittstellen zu anderen Systemen wie beispielsweise Lagerverwaltungs-Apps, Shopsystemen oder Online-Marktplätze.

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Die benötigten Daten für eine effiziente Organisation deiner Warenströme bezieht die Software über diese Schnittstellen oder Datenbanken. Für die Datenpflege werden oftmals XML- oder CSV-Dateien genutzt. Somit wird die Zusammenarbeit der Systeme der Datenaustausch sichergestellt.

Vorteile eines Online-Warenwirtschaftssystems

Ein cloudbasiertes WWS sorgt dafür, dass du aufwendige Arbeitsschritte automatisierst und das Management vieler Bereiche der Software überlässt. Damit bist du nicht nur schneller, sondern sorgst für weniger Fehler und behältst den Überblick über deine Bestände. ⁠

Die Vorteile der Online-Warenwirtschaft auf einen Blick

• Ortsunabhängiger Zugriff auf Cloud-Anwendung über Internetbrowser

• Regelmäßige Updates des Systems

• Mehr Übersicht über Lagerplätze, Nachfrage und vorhandene Bestände

• Effektive Organisation der Ein- und Verkäufe

• Vermeidung von Out-of-Stock-Situationen durch vollautomatische Nachbestellung

• Abgabe “einfacher” Zähl-, Bestandsaufnahme- und monotoner Aufgaben

• Gezielter Personal- und Ressourceneinsatz

• Statistiken und Auswertungen in Echtzeit⁠

Alles in allem sparst du mit dem Einsatz einer Online-Warenwirtschaft nicht nur Zeit und Aufwand, sondern auch noch bares Geld. 

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Implementierung einer Warenwirtschaft-Cloud-Lösung

Ein WaWi-System aus der Cloud verschafft dir einige Vorteile, egal ob du ein aufstrebendes E-Commerce-Unternehmen oder bereits etablierter Onlinehändler bist. Eine solche Unterstützung ist jedoch auch mit einem nicht zu unterschätzenden (Kosten-)Aufwand verbunden. Wenn es um die Frage der Implementierung eines passenden Systems geht, spielen einige Faktoren im Vorfeld eine wichtige Rolle.

Zeitpunkt: Wann ist die Zeit für ein WWS gekommen?

Die Anschaffung einer WWS ist mitunter ein großes Unterfangen. Viele Unternehmer fragen sich deshalb, wann der richtige Zeitpunkt dafür gekommen ist. Im Allgemeinen ist die Organisation der Waren innerhalb des Unternehmens für jede Firma egal welcher Größe und in welcher Branche wichtig.

Für Onlinehändler und Logistiker im E-Commerce-Bereich ist dieser Schritt jedoch besonders entscheidend. Die Anforderungen an den Onlinehandel sind in der Vergangenheit stark gestiegen.

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Nicht nur das Bestellvolumen ist stark angestiegen, auch die Kund:innen erwarten heutzutage schnelle Lieferzeiten und ein einfaches Retourenmanagement. Für eine optimale Customer Experience ist die effiziente Organisation deiner Waren das A und O. Das gilt sowohl für Onlinehändler als auch Fulfillment-Dienstleister.

Je mehr Bestellungen am Tag eingehen und je mehr Vertriebskanäle und Lager überblickt werden müssen, desto wichtiger wird die Software-Unterstützung. Wenn du merkst, dass deine manuellen Prozesse langsam zu mehr Problemen führen, ist es höchste Zeit, über die Anschaffung eines Cloud-WaWi nachzudenken.

Kosten: Wie viel kostet ein Warenwirtschaftssystem?

Bei den Kosten der Warenwirtschaftssysteme unterscheidet man grob zwischen On-Premise-Lösungen und Cloud-Software. Beide Arten der Bereitstellung haben ihre Vor- und Nachteile. Aus Kostensicht bietet sich eine Warenwirtschaft-Cloud an. Diese sind in der Regel für vergleichsweise wenige Euro im Monat erhältlich. Diese Systeme bieten Flexibilität, eine leichte Installation und regelmäßige Updates, die im Preis mit inbegriffen sind.

On-Premise-Software ist meist speziell auf ein Unternehmen zugeschnitten und kostet dadurch zum Teil deutlich mehr. Für zusätzliche Services und Updates musst du meist extra zahlen. Dafür erhältst du allerdings ein leistungsfähiges WWS, das sich speziell für große Betriebe lohnen kann.

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Was ist zu beachten?

Die Implementierung geht nicht nur mit der Zeit- und Kostenfrage einher. Oftmals stehst du vor der Entscheidung, ohne konkrete Anhaltspunkte zu haben. Lasse dich auf keinen Fall von großen Namen blenden. Gerade kleine Anbieter bieten oft branchenspezifische Lösungen, die für junge Unternehmen interessant sein können.

Entscheidend ist allerdings, dass du dir im Vorfeld über deine Anforderungen und Ziele im Klaren bist. Welche Kriterien bei der Auswahl einer Warenwirtschaft Cloud-Lösung im Detail zu beachten sind, haben wir für dich im Folgenden zusammengefasst.

So findest du das passende Online-Warenwirtschaftssystem

Die Auswahl einer Warenwirtschaft Cloud-Lösung ist von verschiedenen Faktoren abhängig, die du individuell auf deinen Bedarf abstimmen musst. Damit dir die Auswahl eines passenden Anbieters gelingt, haben wir folgende Tipps für dich.

#1 Individuelle Anforderungen

Im Allgemeinen ist die Auswahl abhängig von deinem Unternehmen und der Branche, in der du dich bewegst. Bist du beispielsweise im Lebensmittelbereich tätig, sind Dinge wie Mindesthaltbarkeitsdaten und die Verderblichkeit der Waren ein entscheidendes Auswahlkriterium für ein passendes Online-WWS. Zudem ist es entscheidend, wie viele Nutzer:innen die Software bedienen sollen und welche Systeme du sonst noch in deinem Unternehmen nutzt. Eine passende Lösung sollte Schnittstellen zu deinen internen Systemen aufweisen und einen effektiven Datenaustausch gewährleisten.

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#2 Allgemeiner Funktionsumfang

Ein weiteres wichtiges Kriterium ist der Funktionsumfang. Die Anforderungen unterscheiden sich zwar auch hier von Unternehmen zu Unternehmen. Trotzdem bist du mit den folgenden Funktionen auf jeden Fall zu Beginn auf dem richtigen Weg:

• Stammdatenverwaltung
  Zusammenfassung aller Daten zu Lieferanten, Artikeln, Lagerorten und Mitarbeitenden, Einkäufen, Rücknahmen und Kund:innen

• Wareneingang 
  Kontrolle und Verwaltung der eingehenden Bestellungen inklusive der schnellen Übertragung der Daten vom Lieferschein in das System

• Lagerhaltung 
  Verwaltung mehrere Lager oder Filialen sowie Umbuchung von Waren auf verschiedene Lagerorte

• Verkauf
  Schnittstelle zum Kassensystem, Shop-System und Online-Marktplätzen inkl. Echtzeit-Datenaustausch

• Retouren
  Übernahme des Retourenmanagement i. S. v. Entgegennahme der Rücksendungen, Zuordnung zu Bestellungen und Einlagerung

• Inventur 
  Erfassung der aktuellen Warenbestände zum Ende des Geschäftsjahrs inkl. Abgleich mit rechnerischen Beständen

• Controlling
  Basis für Geschäftsentscheidungen durch Bereitstellung von Daten wie z. B. Abverkaufsstatistiken nach Sortimentsbereich, Artikel, Mitarbeitende und Filialen

• Schnittstelle zu Buchhaltung und CRM
  Automatisierung der Buchhaltung und des Kundenmanagements durch Anbindung externer Programme

#3 Budget-Entscheidung

Hast du deinen individuellen Bedarf aufgestellt und Anbieter mit passendem Funktionsumfang gefunden, ist das Budget mitentscheidend. Vor allem für junge E-Commerce-Unternehmen stellt sich die Frage, ob es eine Komplettlösung sein soll oder eine kostengünstige Software mit eingeschränktem Funktionsumfang.

Komplettlösungen sind oft teuer und gerade für junge Unternehmen zu umfangreich. Einfache Softwarelösungen mögen für den Beginn und deine jetzigen Anforderungen ausreichen, stellen dich bei deinem weiteren Wachstum aufgrund des geringeren Funktionsumfangs jedoch vor Probleme.

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Als Faustregel kannst du dir merken: Vermeide teure Komplettlösungen, die nur einen Unternehmensbereich automatisieren. Diese lösen zwar für einen bestimmten Teilbereich wie die Warenwirtschaft deine Probleme. In Summe hast du jedoch später einzelne Insellösungen für verschiedene Teilbereiche wie beispielsweise die Buchhaltung, die Produktion und das Kundendatenmanagement. Diese musst du dann miteinander verbinden, um eine effektive Organisation deines Unternehmens sicherzustellen.

Eine passende Lösung kann daher ein ERP-System darstellen, das all deine Unternehmensbereiche vernetzt und auch als Cloud-ERP zur Verfügung gestellt werden kann. Was es damit auf sich hat und welche Vorteile ein ERP im Vergleich zu einem Online-Warenwirtschaftssystem bietet, schauen wir uns im Folgenden an.

Vergleich ERP - Warenwirtschaftssystem

Enterprise Resource Planning (ERP) wird oftmals mit WaWi gleichgesetzt. Dies ist jedoch nicht korrekt. Während ein Warenwirtschaftssystem vorrangig auf den Warenfluss im Unternehmen abzielt, umfasst ein ERP-System alle Unternehmensbereiche. Mit Hilfe einer ERP-Software setzt du deine Ressourcen ganzheitlich effizient ein und optimierst deine Geschäftsprozesse.

Ein ERP zielt von vornherein auf die gesamte Ressourcenplanung in deinem Business ab - von der Beschaffung über die Produktion bis hin zur Buchhaltung. Das System agiert somit als zentrale Schaltstelle deiner Firma.

Vergleich ERP-Warenwirtschaftssystem auf einen Blick

ERP Warenwirtschaftssystem: Mit Xentral durchstarten

Die effiziente Organisation deiner Warenflüsse ist ein entscheidender Erfolgsfaktor im E-Commerce und darüber hinaus. Wer für eine optimale Customer Experience sorgen will, muss die Kundenanforderungen erfüllen und zum Teil übertreffen, um einen Wettbewerbsvorteil zu erzielen.

Warenwirtschaftssysteme sind eine effektive Unterstützung bei der Organisation deiner Warenbewegungen und bieten dir einige wesentliche Vorteile. In der Betrachtung der Online-Warenwirtschaft solltest du allerdings einen schritt weiter gehen und den Blick auf dein gesamtes Unternehmen richten.

Lesetipp: Du stehst vor der Frage, ob du ein ERP kaufen oder mieten solltest? Wir haben die Antwort für dich!

Ein ERP-System ermöglicht dir die ganzheitliche Automatisierung all deiner Geschäftsbereiche und der dazugehörigen Aufgaben. Die Warenwirtschaft ist dabei ein zentraler Bestandteil dieser Systeme. ERP-Software richtet sich an unterschiedliche Branchen wie beispielseweise E-Commerce, Einzel- und Großhandel, Produzenten, Hersteller und viele mehr.

In welche Richtung der Vergleich ERP - Warenwirtschaftssystem für dich auch ausfällt, die Nutzung einer Software wird deine manuellen Prozesse obsolet machen und dein Business auf die nächste Stufe heben.