How-to: Finanz- & DATEV-Prozesse automatisieren mit Xentral

Das Wichtigste im Überblick 

• Xentral automatisiert DATEV-Exporte, Zahlungsabgleich und Mahnwesen und spart so bis zu 20 Stunden manuellen Aufwand pro Monat.
• Intelligentes Auto-Matching und ein strukturiertes Mahnwesen beschleunigen Zahlungseingänge um 23 Prozent bei einer Fehlerquote unter 0,2 Prozent.
• Alle Finanzprozesse sind zentral mit Shop, Lager und Buchhaltung verknüpft und schaffen eine skalierbare Prozesslandschaft.
• Finance-Teams erhalten eine verlässliche Datengrundlage für fundierte Entscheidungen und entwickeln sich vom Verwalter zum strategischen Wachstumspartner.

Warum sich die Automatisierung deiner Finanzprozesse lohnt 

Effiziente Finanzprozesse sind kein Nice-to-have, sondern ein echter Wachstumstreiber. Mit einer integrierten Lösung wie Xentral reduzierst du den manuellen Aufwand in der Buchhaltung typischerweise um 15–20 Stunden pro Monat – Zeit, die dein Team produktiver nutzen kann. Unsere Kund:innen berichten im Durchschnitt von einer Fehlerquote unter 0,2% (statt 3–5%) und einem 23% schnelleren Zahlungseingang durch ein systematisiertes Mahnwesen.

Diese Zahlen beruhen auf Erfahrungswerten aus zahlreichen Projekten mit KMU im Commerce-Umfeld. Sie zeigen, welches Potenzial in der Automatisierung steckt – abhängig von Ausgangslage und Prozessreife.

Kurz gesagt: Du machst dein Finance-Team vom reinen Verwalter zum strategischen Partner für Skalierung, Transparenz und bessere Entscheidungen.

DATEV-Export professionell einrichten 

Der DATEV-Export ist das Herzstück einer effizienten Finanzverwaltung für deutsche Unternehmen. Eine durchdachte Einrichtung spart nicht nur Zeit bei monatlichen Abschlüssen, sondern minimiert auch das Risiko von teuren Buchungsfehlern. Folgende Schritte zeigen, wie du eine solide Grundlage für deine Buchhaltungsintegration schaffst.

Schritt 1: Kontenrahmen und Kontierung festlegen 

Bevor du den ersten Export startest, musst du die Buchungslogik definieren. Das machst du gemeinsam mit deiner Steuerkanzlei:

Was du brauchst:

• SKR03 oder SKR04 als Kontenrahmen (Standard in Deutschland)
• Abstimmung der Erlös- und Aufwandskonten mit deiner Kanzlei
• Klare Zuordnung von Steuerschlüsseln zu Produktkategorien

So gehst du vor:

1. Lege in Xentral den passenden Kontenrahmen fest
2. Definiere für jeden Artikel die richtige Erlöskonto-Zuordnung
3. Hinterlege Steuersätze für verschiedene Länder (wichtig für OSS)
4. Richte Sammelkonten für Payment-Provider ein

Schritt 2: Debitoren und Kreditoren anlegen 

Die saubere Verwaltung von Kunden- und Lieferantenstammdaten ist essentiell für den DATEV-Export.

Debitoren (Kundenstamm):

• Personenkonten für B2B-Kunden mit individueller Debitorennummer
• Sammelkonten für B2C-Transaktionen (z.B. alle Shopify-Kunden)
• Hinterlegung von Zahlungszielen und Skonto-Vereinbarungen

Kreditoren (Lieferanten):

• Eindeutige Kreditorennummern vergeben
• Bankverbindungen für automatische Zahlläufe hinterlegen
• Standard-Kostenstellen zuweisen

Schritt 3: Export-Perioden und Jobs konfigurieren 

Periodische Exports einrichten:

• Definiere den Export-Rhythmus (täglich, wöchentlich, monatlich)
• Lege Stichtage für Monatsabschlüsse fest
• Aktiviere die automatische Belegübermittlung im XML-Format

Export-Job automatisieren: Konfiguration in Xentral

• Export-Format: DATEV XML (nicht CSV!)
• Belegbilder: Automatisch anhängen
• Zeitsteuerung: Jeden 1. des Monats um 8:00 Uhr
• Benachrichtigung: E-Mail an Buchhaltung & Kanzlei

Intelligenter Zahlungsabgleich: Schluss mit manuellen Zuordnungen 

Die tägliche Zuordnung von Zahlungseingängen zu offenen Posten gehört zu den zeitintensivsten und fehleranfälligsten Aufgaben im Finanzbereich. Die Automatisierung des Zahlungsabgleichs mittels Bankanbindung, intelligenter Matching-Logik und PSP-Integration schenkt Unternehmen täglich mehrere Arbeitsstunden zurück.

Schritt 1: Bankanbindung einrichten

Damit Xentral deine Zahlungseingänge automatisch abgleichen kann, braucht das System Zugriff auf deine Bankdaten – idealerweise täglich und sicher. In diesem Schritt richtest du die Bankanbindung ein, um manuelle Kontoabrufe zu ersetzen und mehrere Konten zentral zu verwalten.

• HBCI/FinTS-Schnittstelle für täglichen Kontoabruf
• CSV-Import als Fallback-Lösung
• Mehrere Geschäftskonten parallel verwalten

Schritt 2: Matching-Regeln definieren

Sobald die Kontobewegungen vorliegen, übernimmt Xentral das Matching – also die Zuordnung von Zahlungen zu offenen Posten. Damit das zuverlässig klappt, legst du nun smarte Regeln fest, nach denen das System arbeitet – von Rechnungsnummern über Kundendaten bis zu Sammelüberweisungen. Xentral gleicht Zahlungen automatisch ab anhand von:

• Rechnungsnummer im Verwendungszweck
• Kundennummer + Betrag
• Teilzahlungen und Sammelüberweisungen

Schritt 3: Payment-Provider integrieren

Viele Zahlungen kommen nicht direkt über das Bankkonto, sondern über Payment-Provider wie PayPal, Klarna oder Stripe. Damit du auch diese automatisiert zuordnen kannst, bindest du im letzten Schritt deine PSPs an – inklusive Gebührenlogik, Chargebacks und Echtzeit-Updates.

Systematisches Mahnwesen: 23% schnellere Zahlungseingänge realisieren 

Ein gut organisiertes Mahnwesen ist mehr als nur ein Instrument zur Einforderung ausstehender Zahlungen, es ist ein wesentlicher Liquiditätstreiber für dein Unternehmen. Die strategische Automatisierung dieses Bereichs führt nachweislich zu schnelleren Zahlungseingängen und entlastet gleichzeitig dein Team von unangenehmen Routineaufgaben.

Mehrstufiges Mahnverfahren aufbauen 

Stufe 1: Zahlungserinnerung (7 Tage nach Fälligkeit)

• Freundlicher Ton
• Keine Mahngebühren
• Automatischer E-Mail-Versand

Stufe 2: 1. Mahnung (14 Tage nach Fälligkeit)

• Deutlichere Formulierung
• Mahngebühren: 5€
• PDF per E-Mail + optional Post

Stufe 3: 2. Mahnung (21 Tage nach Fälligkeit)

• Nachdrückliche Aufforderung
• Mahngebühren: 10€
• Androhung rechtlicher Schritte

Eskalationsregeln und Ausnahmen 

Automatische Eskalation:

• Nach definierten Zeiträumen zur nächsten Stufe
• Berücksichtigung von Wochenenden/Feiertagen
• Stopp bei Teilzahlungen

Ausnahmen definieren:

• VIP-Kunden mit individuellen Zahlungszielen
• Reklamationsfälle aussetzen
• Ratenzahlungsvereinbarungen

Skonto richtig handhaben 

Konfiguration in Xentral:

• Standard: 2% bei Zahlung innerhalb 10 Tagen
• Automatische Berechnung des Skonto-Betrags
• Toleranz: ±0,10€ für Rundungsdifferenzen
• Buchung: Automatisch auf Skonto-Konto

Der vollautomatisierte Finance-Workflow: Von der Rechnung bis zur Buchung 

Die wahre Stärke eines integrierten ERP-Systems liegt in der nahtlosen Verbindung aller Finanzprozesse zu einem durchgängigen Workflow. Wenn alle Module perfekt ineinandergreifen, entsteht ein selbstlaufendes System, das manuelle Eingriffe minimiert und gleichzeitig maximale Transparenz schafft. So sieht der ideale End-to-End-Prozess aus:

Von der Rechnung bis zur Buchung – vollautomatisch 

1. Rechnungserstellung: Automatisch nach Versand generiert
2. Zahlungseingang: Bank-/PSP-Daten werden täglich abgerufen
3. Auto-Matching: System ordnet Zahlung der Rechnung zu
4. Mahnlauf: Bei Verzug startet automatisch das Mahnverfahren
5. DATEV-Export: Monatlich werden alle Buchungen exportiert

Die Vorteile der Automatisierung in Zahlen 

• Zeitersparnis: 15-20 Stunden pro Monat im Finanzbereich
• Fehlerreduktion: Von 3-5% auf unter 0,2% Fehlerquote
• Liquidität: 23% schnellerer Zahlungseingang durch systematisches Mahnwesen
• Skalierbarkeit: Verdopplung des Transaktionsvolumens ohne zusätzliches Personal

Perfektes Zusammenspiel mit deiner Steuerkanzlei 

Ein ERP-System entfaltet seinen vollen Nutzen erst dann, wenn auch die Zusammenarbeit mit deiner Steuerberatung reibungslos funktioniert. Deshalb wurde die DATEV-Schnittstelle in Xentral in enger Abstimmung mit Steuerberater:innen entwickelt – für eine GoBD-konforme, vollständige und fehlerfreie Datenübertragung.

So bekommt deine Kanzlei genau die Informationen, die sie braucht – im richtigen Format, zur richtigen Zeit.

Best Practices für verschiedene Geschäftsmodelle 

Jedes Geschäftsmodell hat seine eigenen Anforderungen an die Finanzprozesse. Was für B2C-Shops mit tausenden Kleintransaktionen optimal ist, muss für B2B-Unternehmen mit komplexen Zahlungsmodalitäten angepasst werden. Die folgenden Branchenbeispiele zeigen, wie du die DATEV- und Finanzprozesse speziell für dein Geschäftsmodell optimieren kannst.

B2C e-Commerce 

• Sammelkonten für Marktplätze: Verbuchung über zentrale Debitorenkonten für Amazon, eBay & Co.
• Automatischer Zahlungsabgleich: Tägliche Zuordnung von PSP-Zahlungen über PayPal, Klarna, Stripe – inklusive Gebühren-Split.
• Skalierbares Mahnwesen: Automatische Erinnerung ab 50 € Rechnungsbetrag, angepasst an Volumen und Kundenwert.
• Retourenmanagement integriert: Gutschrift-Logik direkt in Zahlungsabgleich integriert – ideal für häufige Rücksendungen.

Ideal für Shops mit hohem Transaktionsvolumen und internationalem Vertrieb.

B2B-Handel 

• Individuelle Debitorenkonten: Personenkonten mit eigenen Zahlungszielen, Skonto-Regeln und OP-Logik.
• Wöchentlicher DATEV-Export: Synchronisierung mit Kanzlei nach fixem Prozess, optional mit Belegbildern.
• Persönliches Mahnwesen: Eskalationsstufen mit individualisierter Ansprache – je nach Kundenbeziehung.
• Projektbezogene Buchung: Zuordnung von Aufträgen zu Kostenstellen, Filialen oder Unternehmensbereichen.

Geeignet für Unternehmen mit großem Key Account Management und individuellen Preis- & Zahlungsvereinbarungen.

Hybrid-Modelle (B2B & B2C) 

• Getrennte Workflows: Unterschiedliche Buchungslogik und Zahlungsziele je Kanal.
• Flexible Mahnlogik: Unterschiedliche Mahnintervalle und Gebührenregelungen je Kundengruppe.
• Mandantenfähiger Export: Mehrere Shops oder Marken? Xentral exportiert die Daten mandantenspezifisch zu DATEV.

Empfohlen für Marken mit Online-Shop und Großhandelskunden, die saubere Trennung und Flexibilität brauchen.