Permanente Inventur: Alles was du wissen musst auf einen Blick
Erfahre mehr zur permanenten Inventur. Wir zeigen dir Funktionsweise, Voraussetzungen sowie Vorteile dieser Inventurmethode.
Inhaltsverzeichnis
Als vereinfachtes Inventurverfahren bietet die permanente Inventur zahlreiche Vorteile. Welche das sind, was sich hinter der Inventurmethode verbirgt und welche Voraussetzungen du erfüllen musst, erfährst du in diesem Beitrag!
Die permanente oder auch laufende Inventur ist ein vereinfachtes Inventurverfahren, bei dem die Bestandsaufnahme über das gesamte Geschäftsjahr erfolgt. Im Gegensatz zur Stichtagsinventur werden die Bestände laufend fortgeschrieben und zu einem frei wählbaren Zeitpunkt mit den tatsächlichen Beständen abgeglichen.
Wie funktioniert die permanente Inventur?
Jedes buchführungspflichtige Unternehmen muss in Deutschland jährlich eine Inventur vornehmen. Hierbei werden Vermögensgegenstände sowie Schulden erfasst, bewertet und in die Bilanz überführt. In der Regel wird diese Inventur zum Ende des Geschäftsjahres durchgeführt.
Die permanente Inventur ist ein vereinfachtes Inventurverfahren. Die Besonderheit bei dieser Inventurmethode: Die Inventur kann an einem beliebigen Tag durchgeführt und danach fortgeschrieben werden.
Im Rahmen der Inventur werden deine Bestände körperlich und buchmäßig erfasst. Das heißt, es erfolgt eine körperliche Bestandsaufnahme deiner Vermögensgegenstände und Schulden. Dazu zählst, misst oder wiegst du deine Vermögensgegenstände. Bei einigen Positionen wie beispielsweise Bankkonten oder Darlehen musst du auf Dokumente aus der Buchhaltung zurückgreifen. Die Ergebnisse der Bestandsermittlung werden in einem Inventar festgehalten. Dieser Prozess ist der Ausgangspunkt für die permanente Inventur.
Für die permanente Inventur ist ein effizientes Bestandsmanagement notwendig. Wie du deinen Bestand jederzeit unter Kontrolle hast, erfährst du in diesem Beitrag!
Ab dann können Bestände über das Jahr fortgeschrieben werden. Das heißt, dass jeder Zu- und Abgang dokumentiert wird, beispielsweise mit einem Warenwirtschaftssystem. In einem sogenannten Lagerbuch muss sorgfältig jede Bestandsänderung festgehalten werden. Einmal jährlich muss der Soll-Bestand der Lagerbuchführung mit dem Ist-Bestand verglichen werden. Dabei müssen nicht alle Bestände gleichzeitig überprüft werden.
Ein Händler könnte beispielsweise eine Warengruppe im Januar und eine weitere Warengruppe im Mai desselben Geschäftsjahres erfassen.
Warum sollte ich eine permanente Inventur machen?
Die Flexibilität der permanenten Inventur sorgt dafür, dass dein Unternehmen den Geschäftsbetrieb nicht aussetzen muss. Oftmals kommt es vor, dass Unternehmen bei einer Stichtagsinventur für einen oder mehrere Tage im Jahr den Betrieb stilllegen und sich nur um die Inventur kümmern. Mit einer permanenten Inventur störst du den Betriebsablauf weniger.
Permanente Inventur: Voraussetzungen
Damit du die Vorteile der fortlaufenden Inventur nutzen kannst, musst du zwingend die nötigen Voraussetzungen erfüllen. Vereinfacht gesagt müssen die Bestände zu jedem Zeitpunkt aktuell sein. Damit bestehen hohe Anforderungen an die Lagerbuchführung. Zu den Voraussetzungen für die permanente Inventur zählen:
Jederzeit aktuelle Lagerbuchführung: Du musst ein Lagerbuch führen und alle Zu- und Abgänge einzeln nach Datum, Art und Menge dokumentieren.
Aufbewahrungspflicht: Du musst alle relevanten Belege mindestens zwei Jahre und Inventurprotokolle zehn Jahre aufbewahren.
Jährlicher Bestandsabgleich: Einmal im Geschäftsjahr muss eine körperliche Bestandsaufnahme durchgeführt und mit den Buch-Beständen verglichen werden, damit nicht gegen die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung verstoßen wird.
Korrekturpflicht: Bei Inventurdifferenzen muss eine Korrektur der Buchbestände erfolgen und genau dokumentiert werden.
Unregelmäßige Überprüfung: Durch außerplanmäßige Inventuren einzelner Produkte sollte das permanente Fortschreiben der Bestände von den Verantwortlichen kontrolliert werden.
Wie du siehst, können diese Voraussetzungen nur mit einer Lagerverwaltungssoftware erfüllt werden. In diesem Beitrag erfährst du, was du bei einer solchen Software beachten solltest!
Permanente Inventur: Nicht für jede Branche geeignet
Zusätzlich zu diesen strengen Voraussetzungen gibt es für bestimmte Fälle noch Sonderregelungen. Die permanente Inventur ist nämlich nicht für alle Warengruppen und Vorräte erlaubt. Dazu gehören:
Bestände, die unkontrollierten Abgängen in Form von Schwund, Verderb, Verdunstung oder Zerbrechlichkeit unterliegen
Besonders wertvolle Wirtschaftsgüter
Für Unternehmen, die dokumentierte Erfahrungswerte über spontane Bestandsveränderungen vorweisen und diese annähernd schätzen können, besteht möglicherweise eine Ausnahme.
Vorteile der permanenten Inventur
Wenn du die Voraussetzungen der permanenten Inventur erfüllst, kannst du zahlreiche Vorteile dieser vereinfachten Inventurmethode genießen. Der wohl größte Vorteil besteht in der Flexibilität, die dieses Verfahren bietet. Statt auf einen Stichtag angewiesen zu sein und gegebenenfalls den Betriebsablauf zu stören, kannst du die körperliche Bestandsaufnahme frei planen und einzelne Warengruppen an unterschiedlichen Terminen erfassen.
Neben diesem großen Vorteil bietet die permanente Inventur noch weitere Vorzüge, unter anderem:
Geringere Kosten – bessere Planung des Personal- und Arbeitsaufwands, keine externen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter notwendig
Freie Wahl des Inventurzeitpunktes auf Basis der individuellen Unternehmensbedürfnisse
Freiheit in der Bestandszählung – Bestände können erfasst werden, wenn diese am geringsten sind
Geringere Störung des Betriebsablaufs – Vermeidung von Betriebsunterbrechungen oder -stillstand
Erhöhung der Genauigkeit durch fehlender Zeitdruck
Inventurdifferenzen lassen sich durch regelmäßigen Abgleich schneller identifizieren
Regelmäßige Bestandserfassung erlaubt genaueren Blick über Lagerbestände – Echtzeitdaten abrufbar
In diesem Beitrag zeigen wir die, welche Lagergrundsätze es gibt und wie du ein effizientes Lager aufbaust!
Für wen eignet sich die permanente Inventur
Neben den Vorteilen der permanenten Inventur gibt es natürlich auch Nachteile, die man bei der Entscheidung zwischen den unterschiedlichen Inventurverfahren berücksichtigen muss. Zum einen können nicht alle Unternehmen die vereinfachte Inventurmethode nutzen bzw. ist diese nicht für alle Vermögensgegenstände zulässig. Zum anderen ist der buchhalterische Aufwand der stetigen Erfassung aller Zu- und Abgänge hoch.
Der Aufwand lohnt sich für Unternehmen, die über eine Softwareunterstützung wie beispielsweise ein ERP verfügen und Geschäftsvorgänge nahtlos abbilden können.
„Wir haben unsere Logistik und Lagerverwaltung deutlich besser im Griff.“
Torge Kahl
Co-Founder DieStadtgärtner
Permanente Inventur vs. Stichtagsinventur
In der Praxis gibt es einige Inventurverfahren, die je nach Branche und Güter zur Anwendung kommen können. Eine gängige Methode ist die Stichtagsinventur. Wie der Name bereits vermuten lässt, fällt diese Inventur auf einen bestimmten Stichtag. In der Regel ist dieser der Bilanzstichtag des Unternehmens. In den meisten Fällen findet die Stichtagsinventur also am Ende oder Anfang des Jahres statt. An diesem Tag werden alle Bestände mittels körperlicher Bestandsaufnahme (messen, wiegen, zählen oder schätzen) erfasst.
Der Aufwand dieser Methode ist nicht zu unterschätzen. Oftmals kommt es vor, dass entweder externe Mitarbeitende für diesen Prozess angestellt und/oder das Geschäft vorübergehend für den Zeitraum der Inventur geschlossen wird.
Fazit
Das vereinfachte Inventurverfahren der laufenden Inventur ist nicht für jedes Unternehmen geeignet. Wer die strengen Voraussetzungen der permanenten Inventur erfüllt, genießt jedoch eine große unternehmerische Freiheit in der Durchführung der Inventur. Eine entsprechende Softwareunterstützung ist zwingend erforderlich.
Schaffe die Voraussetzungen für eine permanente Inventur mit Xentral ERP!
Bist du bereit, deine Lagerverwaltung auf ein neues Level zu heben? Wir haben die passende Lösung!
FAQ – Häufig gestellte Fragen zu Permanente Inventur
Die permanente oder auch laufende Inventur kann über das gesamte Jahr hinweg durchgeführt werden. Bei diesem vereinfachten Inventurverfahren muss die Bestandsaufnahme nicht an einem starren Stichtag erfolgen.
Die permanente Inventur kann und muss ganzjährig durchgeführt werden. Zu Beginn ist eine körperliche Bestandsaufnahme notwendig. Danach können die Bestände einfach fortgeschrieben werden. Eine weitere körperliche Bestandsaufnahme, um Soll- und Ist-Bestand abzugleichen, kann je Warengruppe zu einem beliebigen Zeitpunkt durchgeführt werden.
Zu den Vorteilen der permanenten Inventur zählen:
- Geringere Kosten
- Freiheit in der Bestandsführung
- Geringere Störung des Betriebsablaufs
- Geringere Fehlerquote
- Freie Wahl des Inventurzeitpunkts
Um das vereinfachte Inventurverfahren umsetzen zu können, benötigst du vor allem eine jederzeit aktuelle Lagerbuchführung. Zudem müssen Soll- und Ist-Bestände jeder Warengruppe mindestens einmal im Jahr überprüft werden. Ansonsten gibt es auch bei dieser Methoden Aufbewahrungspflichten der Dokumente sowie eine Korrekturpflicht bei fehlerhaften Buchbeständen.
Im Gegensatz zur permanenten Inventur erfolgt die Bestandsaufnahme bei der Stichtagsinventur an einem festgelegten Stichtag (i.d.R. der Bilanzstichtag). An diesem Tag kommt es aufgrund des erheblichen Aufwands mitunter zu gravierenden Störungen des Geschäftsablaufs, weil das Geschäft teilweise oder ganz schließen muss.
Mehr erfahren
Lagerverwaltung
/
Bestandmanagement
/
Fulfillment
Eigenlager oder Fremdlager: Was passt besser zu deinem Onlineshop?
Welche Option ist die bessere - Eigenlager oder Fremdlager? Unser Experte Nico Wengler klärt auf.
Xentral Funktionen
/
ERP
/
Lagerverwaltung
Mit Lagermanagement und ERP zum optimalen Warenfluss
Digitale Informationsflüsse und automatisierte Prozesse sind Grundvoraussetzungen für den optimalen Warenfluss
Lebensmittel
/
Einzelhandel
/
Multichannel
/
Vertrieb
Eigenes Produkt im Supermarkt verkaufen: So schaffst du es zu dm, Edeka, REWE und Co.!
Das eigene Produkt im Supermarkt zu verkaufen ist quasi der Ritterschlag für junge Unternehmen. Wir zeigen dir, wie du das erreichen kannst!